2023年檔案管理三合一制度【五篇】

機關檔案工作是機關行政管理的一個組成部分，其職責與任務確立，必須按照依法依規原則來明確。1.1法定職責與任務的一般性規定。法定職責與任務的一般性規定，是指檔案法律法規和規章中有關機關檔案工作的原則性規下面是小編為大家整理的2023年檔案管理三合一制度【五篇】,供大家參考。

檔案管理三合一制度范文第1篇

1 明職責

機關檔案工作是機關行政管理的一個組成部分，其職責與任務確立，必須按照依法依規原則來明確。

1.1 法定職責與任務的一般性規定。法定職責與任務的一般性規定，是指檔案法律法規和規章中有關機關檔案工作的原則性規定。這些一般性規定，是對機關檔案工作職責與任務的最基本要求，是各機關檔案工作必須執行的一般性要求。

1.2 法定職責與任務的特殊性規定。是指專業法律法規和專業規章中對系統內、專業內機關檔案工作的一些原則性規定。是對系統內、專業內機關檔案工作職責與任務的特殊性要求，也是系統內、專業內各機關檔案工作必須執行的特殊性要求。

1.3 職責與任務的行政性規定。職責與任務的行政性規定，是指國家檔案行政主管部門和上級業務、行業主管機關對機關檔案工作職責與任務的具體要求。這些要求相對于法律法規和規章來說，對機關檔案工作的規定性要求更具體，更符合本機關和本行業檔案工作的實際情況。

對于一個機關來說，在確定本機關檔案工作的職責與任務時，要充分了解上述三方面規定。原則上系統內、專業內無行政性規定的，以法律法規和規章中一般性和特殊性規定為準。系統內、專業內有行政性規定的，原則上以行政性規定為準，因為這些專業、行業的行政性規定更符合系統內、專業內機關檔案工作實際，更具有針對性。但鑒于有些行政性規定形成時間的原因，難免會產生行政性規定滯后于法律法規和規章一般性、特殊性規定的情況，這就需要在行政性規定的基礎上，以法律法規和規章的一般性、特殊性規定作補充，來完善本機關檔案工作的職責和任務。當行政性規定與法律法規和規章的一般性、特殊性規定相沖突時，應當請示上級業務主管和行業主管機關給予答復，上級業務主管和行業主管機關無答復的，應以法律法規和規章的一般性、特殊性規定為準。

2 立機制

按照《檔案法》、《機關檔案工作條例》有關規定精神，機關檔案工作應實行統一集中管理機制，即在一個機關內，對其內部機構及其所屬單位的檔案工作實行統一管理，對機關各類載體的檔案實行集中管理。統一集中管理機制包含四個方面的含義：

2.1 統一管理網絡。就是在一個機關內形成對檔案工作實行統一領導、統一管理機構的有效管理格局。實行統一領導，就是機關內要明確一位領導統一主管機關檔案工作，并在此基礎上，組建機關檔案工作領導小組，統籌機關檔案工作發展規劃和任務；
解決檔案工作所需的人、財、物等實際問題；
協調機關內部各部門和所屬單位的檔案工作。統一管理機構，就是機關內要建立統一的檔案管理機構――機關綜合檔案室，明確其職責和任務，防止機關內檔案工作機構重疊，工作各自為政情況的發生。

2.2 統一管理制度。制度是管理機制有效運行的保障，沒有統一的管理制度，再好的管理機制也很難有效地運行，可見，統一的檔案管理制度對機制的運行是多么的重要。具體到一個機關來說，就是由機關綜合檔案室根據檔案法律法規、行政規章和黨的方針、政策，制定統一的檔案管理規章制度，以機關正式文件形式，供機關內設機構和所屬單位執行。

2.3 統一監督指導。對機關內部和所屬單位檔案工作進行監督指導，是《檔案法》賦予機關檔案部門的職責，是必須履行的職責。只有認真履行監督指導職責，才能夠實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

2.4 集中統一管理全部檔案。對機關形成的全部檔案實行集中統一管理，是《檔案法》、《機關檔案工作條例》對機關檔案工作的最基本要求，也是有效組織和管理機關檔案工作，充分發揮機關檔案作用的自身內在需求。因此，對于一個機關，無論產生形成多少門類和載體的檔案，都應按照要求由機關綜合檔案室實行集中統一管理。

要有效地組織和管理好機關檔案工作，就必須有強有力的組織管理和協調機制，來保證機關檔案工作各項職責與任務的有效實施。實踐證明，如果沒有一個強有力的組織管理和協調機制，僅靠機關檔案部門和檔案員自身的努力，是做不好機關檔案工作的，也很難實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

3 建機構

建立與機關規模、職能活動相適應，設置合理的檔案工作機構，是有效組織和管理好機關檔案工作，保障管理機制有效運行的核心動力和重要推手。

3.1 建立機關檔案工作領導小組。建立機關檔案工作領導小組，明確領導小組職責，是實現本單位檔案工作統一領導、統籌規劃、有效組織和管理的基本保證。機關檔案工作領導小組的主要職責有以下幾個方面：一是定期召開機關檔案工作協調會議，研究解決機關檔案工作中遇到的問題；
二是負責機關檔案工作發展規劃、計劃、規章制度的審核，組織檔案法規、方針政策和業務規范文件的學習、貫徹和落實；
三是負責機關檔案鑒定、銷毀和受限檔案利用的審批工作；
四是監督檢查本機關文件歸檔和檔案的接收、移交工作；
五是負責本機關檔案工作內調外聯工作。

3.2 設置機關綜合檔案室。機關綜合檔案室是對機關檔案工作實行有效組織和管理的具體執行部門，是機關檔案工作法定職責與任務的具體承辦機構，也是集中保管機關全部檔案的保管場所。設置機關綜合檔案室包括以下幾方面內容：一是明確機關綜合檔案室職責與任務。二是選擇合適檔案保管和辦公場所。三是配置相應檔案保管保護設施和設備。機關應根據保管檔案的需要，配置足量的檔案柜架；
根據機關檔案工作需要，配置必要的檔案保護和數字化設備，以利于綜合檔案室工作開展。四是配置專兼職檔案員。機關專兼職檔案員是機關綜合檔案室職責和任務的具體執行者，配備好檔案專兼職工作人員關系到機關檔案工作職責和任務能否落實好、實現好的關鍵所在。

4 定制度

機關檔案工作制度是機關有關檔案工作的工作規范和準則。具體到一個機關，主要包括三方面內容：

4.1 綜合性檔案工作制度。綜合性機關檔案工作管理制度是指對機關檔案工作總體性進行綱領性規范的原則性規定。主要包括三方面的內容：一是本機關檔案工作領導體制、管理機制、發展規劃等方面的原則性規定。如，機關檔案工作發展規劃、機關檔案工作實行統一集中管理原則等。二是機關綜合檔案室和內設機構職責任務、管理權限及專兼職檔案員任職要求方面的原則性規定。如，專兼職檔案員任職條件、綜合檔案室職責等。三是對機關檔案工作內容、范圍、形式及相應保障措施的原則性規定。如，機關檔案工作規范化管理標準、檔案災害應急方案等。綜合性檔案工作制度都是一些原則性規定，其具體的措施需要在業務性檔案工作制度中完善和細化。

4.2 業務性檔案工作制度。業務性檔案工作制度包括一般性規定和專門性規定兩個方面。一般性規定也就是平時說的機關綜合檔案室七項制度，即，文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案移交制度。專門性制度是指針對機關檔案工作各環節工作的一些具體性規定，如，檔案庫房管理制度、電子文件歸檔制度、會計文件歸檔制度等，此類制度是對綜合性檔案工作制度的具體細化和補充。各機關可根據本機關業務的不同，制定出符合本機關檔案工作實際的各種管理制度，以利于機關檔案工作的規范化管理。

4.3 輔檔案工作制度。輔檔案工作制度是指為保證機關檔案工作有效組織和管理的一些行政性規定。如，檔案員崗位責任制、機關檔案工作目標任務考核辦法等。

制定機關檔案工作制度是有效組織和管理機關檔案工作的重要手段，是機關檔案工作形成持續發展長效機制的重要保證。實踐證明，沒有有效的制度約束機制，就談不上對機關檔案工作的有效組織和管理。

5 規范化

實行規范化管理是有效組織管理機關檔案工作應有之義，是組織管理好機關檔案工作的內在要求。

5.1 工作管理制度化。用統一的管理制度來覆蓋機關檔案工作的各個管理環節，使之成為機關各項管理制度的有機組成部分，是機關檔案工作規范化管理的重要前提，也是形成機關檔案工作規范化管理約束機制的重要保證。

5.2 工作環節程序化。工作環節程序化是實現機關檔案工作規范化管理的關鍵措施。工作環節程序化，就是將機關檔案工作各個工作環節，按照其內在的邏輯關系，編制成具有相對確定程序的過程。對機關檔案工作實行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分調研分析各工作崗位任務、職責權限以及本崗位與其他崗位關系基礎上，繪制各崗位程序化運行圖，并編制運作說明，使各崗位檔案員清楚自己的工作任務、職責權限，明白自己的管理行動線路，了解自身崗位與其他崗位之間的協作事項，通力合作，只有這樣，才能將機關檔案工作程序化管理貫徹到底。

5.3 工作質量標準化。工作質量標準化就是將機關檔案工作各個環節用統一的標準來衡量，使所做的每一項工作都有章可循，協調統一。一個機關如果沒有統一的質量標準來衡量，各內設機構自行其是，會造成工作上的混亂。如，各內設機構歸檔電子文件格式不統一、著錄項目不一致等，就會導致電子檔案檢索和利用上的困難，使原來的工作成為無效的勞動。由此可見，盡管機關內各部門的工作環節和工作內容不同，但其衡量工作的質量標準必須是相同的。要對機關檔案工作實行規范化管理，就必須通過制定和貫徹各種標準，使機關內各部門的分工合作有一個統一的準則和依據，成為其不可缺少的紐帶。

6 勤督導

6.1 勤指導。機關檔案工作的主管領導、專兼職檔案員是機關檔案工作職責任務的具體執行者，要實現對機關檔案工作的有效組織和管理，關鍵在主管領導和專兼職檔案員的執行能力。而執行能力的關鍵，在于對機關檔案工作職責任務、管理機制、管理制度、工作程序、工作質量要求的理解認知程度。為此，必須使指導工作經?；?，不厭其煩開展指導工作?？梢允菍C關檔案工作目標任務、管理機制、工作制度的學習講解，也可以是對工作程序、規范標準的培訓、講座。但不論采取什么形式，都必須圍繞對上述問題的認知理解來進行，提高其執行的自覺性和執行能力，確保對機關檔案工作組織管理的有效實施。

檔案管理三合一制度范文第2篇

銀行緊緊圍繞上級行檔案工作的安排部署，長期以來。市分行的高度重視下，嚴格按照國家有關檔案工作的法律、法規和總行的檔案工作規章制度，堅持檔案集中統一管理原則，不斷加大我行的檔案工作力度，努力提高檔案工作管理水平，科學保管各類檔案，做到檔案管理與業務發展有效結合，以充分發揮和利用檔案資源的使用價值。今年，結合我行檔案工作現狀，特別是5.12汶川大地震對我行檔案工作造成嚴重影響的實際情況，確立了一年一進步，三年一大步”力爭年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”工作目標。

我們主要做了以下幾方面工作：

（一）加強領導，落實責任，強化檔案工作組織建設。

一是明確部門，落實責任。由綜合管理部門負責全行檔案日常工作管理及年度目標考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時向行領導匯報。二是配備精干高效，結構合理，數量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續開展。三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發展規劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業務的發展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業務發展的需要，我們及時對相關的管理制度、辦法、操作流程進行了梳理，確保檔案管理與業務發展的有效結合。上半年，按照上級行的總體安排部署，并結合我行實際，我們制定了檔案管理三年目標規劃，確立了“一年一進步，三年一大步，力爭年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。四是檢查監督日?；?。我們按期對全行的檔案工作及檔案管理情況進行檢查監督，及時發現問題，及時整改。五是努力加強檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高了員工的檔案法制意識，在全行上下形成良好的檔案工作環境。

（二）強化檔案標準化管理，努力提高檔案管理質量。

一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統一管理原則，我們對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理；
二是規范操作流程，強化管理制度。我們在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。三是重視全卷宗的建設。我們正在逐步建立內容充實，規范的全宗卷。四是做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。

（三）堅持“防治結合，以防為主”的方針，加強檔案安全工作

我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置，堅持“防治結合，以防為主”的方針。一是重視對檔案實體的安全管理檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對檔案實體進行安全檢查，檢查檔案實體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現象，并做好檢查記錄，及時發現問題，及時匯報處理，保證了檔案實體的安全。二是重視檔案庫房設施的硬件建設。今年根據檔案工作需要，增配了一臺微機，并準備按檔案管理標準建設檔案庫房以及帶監控錄像設備的借閱室，但由于地震原因，這些工作未能按計劃進行。三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查，確保了所配備設施的正常運行；
通過定期或不定期檢查庫房環境，定期測記溫濕度變化，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜，確保了庫房溫濕度適宜，庫房清潔衛生，檔案無蟲霉滋生現象。

檔案管理三合一制度范文第3篇

我們主要做了以下幾方面工作：

（一）加強領導，落實責任，強化檔案工作組織建設。

一是明確部門，落實責任。由綜合管理部門負責全行檔案日常工作管理及年度目標考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時向行領導匯報。二是配備精干高效，結構合理，數量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續開展。三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發展規劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業務的發展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業務發展的需要，我們及時對相關的管理制度、辦法、操作流程進行了梳理，確保檔案管理與業務發展的有效結合。上半年，按照上級行的總體安排部署，并結合我行實際，我們制定了檔案管理三年目標規劃，確立了“一年一進步，三年一大步，力爭年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。四是檢查監督日?；?。我們按期對全行的檔案工作及檔案管理情況進行檢查監督，及時發現問題，及時整改。五是努力加強檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高了員工的檔案法制意識，在全行上下形成良好的檔案工作環境。

（二）強化檔案標準化管理，努力提高檔案管理質量。

一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統一管理原則，我們對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理；
二是規范操作流程，強化管理制度。我們在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。三是重視全卷宗的建設。我們正在逐步建立內容充實，規范的全宗卷。四是做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。

（三）堅持“防治結合，以防為主”的方針，加強檔案安全工作

我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置，堅持“防治結合，以防為主”的方針。一是重視對檔案實體的安全管理檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對檔案實體進行安全檢查，檢查檔案實體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現象，并做好檢查記錄，及時發現問題，及時匯報處理，保證了檔案實體的安全。二是重視檔案庫房設施的硬件建設。今年根據檔案工作需要，增配了一臺微機，并準備按檔案管理標準建設檔案庫房以及帶監控錄像設備的借閱室，但由于地震原因，這些工作未能按計劃進行。三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查，確保了所配備設施的正常運行；
通過定期或不定期檢查庫房環境，定期測記溫濕度變化，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜，確保了庫房溫濕度適宜，庫房清潔衛生，檔案無蟲霉滋生現象。

檔案管理三合一制度范文第4篇

關鍵詞：人事；
檔案；
保管制度；
實施方案

一、檔案和人事檔案的含義

檔案是由相關的文件進行有條件的轉化而逐步形成的。文件是檔案能夠形成的基石，檔案是文件的結合和組成，它是一部只管記錄每個人人生經歷的歷史記錄.。

人事檔案是我國對于公民管理的一項有特色的制度。他是我們每個人身份，學歷的證明。是證明我們存在的證據。這個證據與我們的相關利益直接掛鉤，工資，退休保障，醫療保障等等。

二、人事檔案的特點

人事檔案的管理是一件政策性機密性極強的工作，在現如今這個市場經濟占主導地位的今天，人事檔案的管理能夠對于資源的充分合理配置起到關鍵的作用。

人事檔案有以下特征：

第一，保密性。人事檔案記錄的是有關個人功過的事情，是個人可以向組織交代但是卻不能向他人表明的有關個人的隱私問題。個人檔案一方面記載的是個人的過去，另一方面記載著一個人的品質，是組織認識和了解這個人的最客觀的依據。因此，人事檔案是黨和國家的重大機密，是不能被透漏和公開的，也是不能被個人看到。

第二，動態性。人事檔案是伴隨著一個人的出生，成長，衰老和死亡的。人事檔案記錄的是一個人的一生，是伴隨著每個人的發展而不斷補充的。所以，人事檔案的管理者要及時的填補好檔案的空缺，盡量縮短由于個人經歷的變化所帶來的檔案的變化的時間差。

第三，現實性。人事檔案是根據一個人的現實狀況而編定的，是每一個人現實情況的真實寫照。也是相關部門對個人進行了解的有效地真實的途徑。

第四，真實性。真實性是人事檔案存在的基礎和前提，是人事檔案必須具備的品質。只有做到真實，用人單位才能放心的根據人事檔案的內容去了解一個人的品行與價值，才能更好的幫他去實現它的

價值。

三、人事檔案制度及內容

（一）人事檔案保管制度

第一，對于檔案機密的保存。對于現代企業的競爭情報戰已經是勝負的關鍵，所以，作為對于檔案的管理對于企業來說就十分的重要。它是企業的一個信息資源庫，是一個企業的生命線。所以，要有效的安全的保管檔案。

第二，維護人事檔案的完整性，防止檔案的破壞。人事檔案的完整性是有效的的證明一個人價值的依據。所以在檔案的管理上，人事檔案的完整性就十分的必要。

第三，人事檔案使用的便捷性。人事檔案的管理最終奧歸結到檔案的使用上，因此，可以說人事檔案的管理與人事檔案的利用舊身份的密切。

（二）人事檔案管理的基本內容

對于人事檔案的保管制度的建立應該寓意的是高度的重視。人事檔案管理制度包含著以下幾個方面：材料細分制度、檢查制度、信息傳遞制度、信息保密制度、統計制度。

第一，材料歸檔與細分。根據相關的規定，對于新的信息材料應該及時的歸檔。首相應該檢查，所屬的信息是否真實有效，然后向相關的信息進行有效的細分和歸類，根據其屬性，內容，日期找到其相應的歸放的位置，進行核對后，將相關信息進行歸檔。

第二，檢查制度。對于相關的人事檔案信息，要求準確無誤的同時更加要求能夠有效地進行保管。定時的打開查看信息是否有蟲蛀等損毀現象，并且，做好檔案管理的認識安全工作，防止人事檔案被盜現象的發生。

第三，信息專遞制度。一般由于工作的調動或學籍的調動，人事檔案都要進行進一步的調動，所以，在人事檔案需要進一步盡情調動的情況下，需要進行如下的操作：取出應轉走的檔案，在檔案的抵賬上進行相關的注銷，將檔案密封后轉入新進單位，在收到檔案后進行核對，核對無誤后在回執上簽字并退回。

第四，信息保密制度。對于檔案的管理，應該派專人進行，以防止在檔案的管理過程中出現的任何問題的預防。在企業的管理中也應該制作相關的規定，對于檔案的管理，防止任何人把檔案帶到公共

場合。

第五，人事檔案的統計制度。要求定期對人事檔案進行統計。對于相關的信息進行查缺補漏。

三、如何加強檔案的管理

第一，應該增強管理的意識，增強責任感，加強管理人員的相關素質。

第二，建立健全檔案的管理制度。

第三，掌握相關的科學技術，用科學的手段對于檔案進行相關的管理。

參考文獻

[1] 李多.市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D].合肥：安徽大學，2005.

檔案管理三合一制度范文第5篇

一、辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏完善的制度。新時期，事業單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發揮。傳統的辦公室檔案管理工作只是單一地對檔案進行整理、歸檔，沒有利用當前最新的科技進行管理、分類，主要是由于管理制度不完善或是在執行過程中辦公室人員不按規定進行，使得管理制度成為一種擺設，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發揮。

（二）專業人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業單位工作中占據著非常重要的地位。但是在當前的辦公室檔案管理工作中，很多的領導沒有重視，導致了從事檔案管理工作的人員專業技術不強，對新知識和新技術的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發揮。

（三）檔案管理設備落后。當前，由于事業單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對于一些高科技和電子產品的引進較慢，導致了辦公室設備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導致檔案管理工作混亂的一個重要因素。

二、新時期加強辦公室檔案管理規范的措施

（一）建立科學合理的規章制度。制度建設是保障，只有建立了科學、合理的規章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進行。新時期，辦公室檔案管理工作要適應時展的需求，在制定新的檔案管理制度的時候要摒棄原來規章制度的束縛，在制度的內容和形式方面要做到創新，堅決杜絕形式化現象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據可循。另外，在制定規章制度的時候要充分將現代化的手段結合進去，使檔案管理制度更具安全性、科學性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷毀制度，對于一些保存到期的檔案，要按照規定及時銷毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發揮。

（二）加強辦公室檔案管理人員的綜合素質培養。辦公室檔案管理人員的綜合素質決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關人員的綜合素質。首先，要加強檔案管理人員專業知識和技能的學習。其次，檔案管理人員還要具備現代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時一定要嚴格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質，必須要加強對工作人員的專業知識培訓，讓他們時刻對知識進行更新，尤其是計算機專業知識的更新，這是因為信息技術已經滲透到了各行各業中，只有讓檔案管理人員掌握了先進的計算機知識才能促使檔案管理朝著規范化的方向發展。

（三）加強檔案管理信息化建設。加強辦公室檔案管理信息化建設是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現辦公室檔案管理的科學化、規范化、制度化，必須要將信息技術與傳統的紙質檔案管理相結合，實現辦公室檔案管理的現代化。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，電子檔案由兩種形態構成，一種是直接以數字模式產生的數字信息檔案，另一種是通過對紙質檔案進行再加工后形成的原件數字檔案。數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還不完善，影響了辦公室檔案的發展。

三、檔案規范化管理的意義

（一）檔案的規范化管理是實現檔案科學管理的客觀要求。由于辦公室檔案管理是一項非常復雜的工作，通過規范檔案管理過程，能夠節省大量的勞動力和時間，減少不必要的成本投入，同時還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當前科學技術飛速發展的時代，檔案管理更要實現規范化，這樣才能保證檔案管理工作的質量，為其他部門提供最真實、可靠的數據，提高辦公室檔案管理的效率。

（二）規范檔案管理工作能夠促進現代管理手段的豐富。辦公室檔案管理工作的規范化有效地提升了現代化技術的使用。在對檔案管理進行規范化的過程中，需要計算機的參與，這就提升了各部門之間信息交流的水平，同時也提升了檔案管理的利用效率。