2023年度辦公室檔案管理【五篇】

辦公室檔案管理是單位穩定高效發展的重要保證。建立系統、科學、民主的管理制度對于企事業單位的發展極為重要。企事業單位辦公室檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識以適應企事業單下面是小編為大家整理的2023年度辦公室檔案管理【五篇】,供大家參考。

辦公室檔案管理范文第1篇

關鍵詞：企事業單位；
辦公室檔案；
規范管理；
內容；
發展方向；
意義；

文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01

辦公室檔案管理是單位穩定高效發展的重要保證。建立系統、科學、民主的管理制度對于企事業單位的發展極為重要。企事業單位辦公室檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識以適應企事業單位標準化、規范化、科學化運行的需要.

一、規范辦公室檔案管理工作的主要內容

（一）規范辦公室檔案管理工作的前提-―制發公文。絕大多數的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與公文，直接影響其質量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規范式的質量問題。所以，制發公文是辦公室檔案工作規范化的根本性前提，必須處理好其標準，提升實際操作中的辦公室檔案質量，好為將來實行規范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規定，選擇質量上乘，規格尺寸統一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發的簽發手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，在行文中避免簡稱及不標準的字，有助于未來規范管理及運用信息化檢索方式的實行。

（二）規范辦公室檔案管理工作的準則――立卷歸檔。公文相似、重復及無序的立卷組合給規范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構成，要運用立卷歸檔作為規范辦公室檔案工作的準則，延續我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現實工作里；
應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項內容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現混亂及無序而無法立卷歸檔。二需確立重點及合理分工?，F實操作里應重視資料及文件的區別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類型或有關聯的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現，由此提升辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為將來規范式的辦公室檔案工作奠定基礎。

（三）規范辦公室檔案管理工作的保障――案卷質量。在實際操作中可看出，辦公室檔案的價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢娏⒕矸绞郊把b訂案卷對規范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質量至關重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質量關，有效管理其辦公室檔案。

二、辦公室檔案工作的發展方向

（一）做好辦公室檔案工作標準――依法治檔?，F代化管理辦公室檔案設施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時俱進、持續變革，方可順應時代新趨勢，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續不斷地發展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發揮其影響力。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規。各部門也應相應健全相關辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理

（二）增進辦公室檔案工作目標――運用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運用是體現其自身價值的徑直辦法，搞好其開發更是辦公室檔案管理的主要表現所在，它已成當今社會主要的缺一不可的信息資源。要增強辦公室檔案的有效開發運用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應時代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務渠道，提升其運用的水平以促進辦公室檔案工作健康發展。

三、規范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質及效率，更是其茁壯發展的基礎，有助于將歷史保存還原其真實性。另一方面，規范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個單位在發展進程里所取得成績，作為探討其運營成果及發展觀提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領導是否能把握住本單位整體運營情況與及時調整運營政策。所以，在我國規范好企事業單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運營成果及發展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經濟的不斷發展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現實意義。在信息化迅速發展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發展里的現實作用及戰略意義。實際工作里出現的無責任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無用論不斷影響整個企事業單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統至新型過渡階段出現阻礙，不利于企事業單位的健康發展。因此，必須規范對辦公室檔案工作的管理。

四、結束語

現代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規范的標準不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時俱進地將辦公室檔案工作管理規范化，方可順應時代需求，為將來的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無，特別是對當今信息化下的企事業單位來說，更是推動其機制朝著良性方向發展有力基礎。所以，規范好辦公室檔案工作勢在必行。

參考文獻：

辦公室檔案管理范文第2篇

一、鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的特點分析

（一）鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理重在收集、保存資料。檔案文書管理具有較強的安全性和完整性，在具體落實此項工作的過程中，能夠針對發生的人物和事實過程進行記載，以及相關文件和資料進行收集，在此基礎上采用人工分類的方式對資料進行分類、歸檔處理，如此可以將單位內的人事信息、事件信息及其他信息良好地保存下來。這充分說明了鄉鎮（辦事處）辦公室對檔案文書具有收集和保管的職責。

（二）文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。通過對鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理做進一步分析，可以確定所進行的一系列檔案文書管理工作，其中涉及較多文書工作內容，如文件的搜集、文件等級分配、文件運轉、文件催辦等，這在一定程度上促進了文書工作的形成，為更好地展開文書工作創造了條件。

（三）鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書種類繁雜。鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理還具有檔案文書種類繁多的特點。之所以這么說，是因為辦公室檔案文書管理工作需要對單位相關的人事、事件、文件等進行收集、整理、分類、歸檔等處理，這勢必會對各類檔案文書進行處理，如人事檔案、行政檔案、收發文件、責任書等。

二、改進鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的策略

考慮到鄉鎮（辦事處）檔案文書管理實施的重要性及其具有以上特點，對其予以優化、改進，應當側重于以下幾方面，即：

（一）規范辦公室檔案管理制度。在辦公室檔案文書管理越來越重要的情況下，必須要保證此項工作規范化、合理化、標準化的落實，如此才能充分發揮其管理作用，提高檔案文書的使用價值。當然，要想實現這一目標，就要規范辦公室檔案管理制度，明確檔案文書管理標準，建立規范化的管理程序、細化管理流程，進而約束、規范檔案文書管理，從而保證各項檔案文書管理工作有序、有效推進，提高檔案文書管理的有效性。所以，規范辦公室檔案管理制度，可以有效地約束和規范檔案文書管理工作，這對于提高鄉鎮（辦事處）檔案文書管理工作水平有很大作用。

（二）強化檔案文書的收集。作為檔案文書管理最基本的工作，檔案文書收集是否全面在一定程度上決定檔案文書管理的效果。出于提高辦公室檔案文書管理工作水平的考慮，應當注意強化檔案文書收集工作。也就是詳細了解鄉鎮（辦事處）工作動態，及時收集各種類型人事和事件信息，按照規范格式進行記載，合理分類，妥善保管；
對于收文和行文的程序進行規范；
對資料進行目錄編號，入庫的檔案應盡可能完整。特別要注意對具有保存價值的公文、材料、圖表及會議文件等進行綜合立卷，進而對其進行統一管理，以便后續工作之中能夠再次應用這部分檔案文件。

（三）提高辦公室檔案文書人員專業素質。作為負責鄉鎮（辦事處）檔案文書管理的主要人員，辦公室檔案文書人員的工作能力、專業素質、管理經驗等方面或多或少都會給檔案文書管理帶來一定影響。出于提高檔案文書管理工作水平的考慮，應當注意提高辦公室檔案文書人員的整體水平。為此，應當建立制定檔案文書工作制度，規范工作程序，以此來規范檔案文書人員的工作行為，保證檔案文書管理工作的質量和效率；
定期或不定期開展培訓活動，對檔案文書人員進行檔案知識培訓、管理能力培訓、素質教育等，不斷提高檔案文書人員的工作能力，規范化、標準化、合理化地落實各項檔案文書管理工作，提高檔案文書管理工作水平。

辦公室檔案管理范文第3篇

關鍵詞：醫院辦公室；
檔案管理；
工作探討

醫院辦公室檔案管理工作經過長時間的發展和改革，逐漸的在實踐中獲得完善和發展，辦公室檔案作為醫院多年的綜合性材料，對于提高醫院的綜合競爭能力，促進醫院的穩定發展具有重要的意義和作用；
醫院辦公室檔案的管理質量直接決定著醫院檔案的完整程度，對于醫院的綜合進步具有關鍵性作用，隨著社會科技的發展，醫院逐漸采取科學的管理模式對檔案進行綜合整理，通過引進先進的技術，建立數字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發展和改進，但是醫院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問題，本文結合相關的問題和應用進行分析，希望能夠提高醫院辦公室檔案管理水平。

1 醫院辦公室檔案管理工作特點

1.1 檔案館內容的復雜性

隨著科學技術的不斷發展，醫院辦公室的檔案管理水平也逐漸發展，在對傳統的檔案形式進行保留和整理的過程中，通過科學技術，建立相關的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫院工作種類繁瑣，因此醫院辦公室檔案管理也存在眾多的復雜類型，根相關的調查和分析，我國醫院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復雜類型，首先，醫院辦公室檔案管理的過程中，業務指導類的檔案數量較多，眾所周知，醫院作為基醫療衛生服務建設行業，工作內容復雜、繁重，而且受到醫院自身的原因影響，醫院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務直接導致醫院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎性信息記錄，受到時代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫院辦公室檔案管理過程匯中，對于新的制度要求、操作標準、都需要及時的補充和發展。

1.2 相關的醫患關系檔案影響性大

醫院作為公共醫療服務衛生機構，面向的是整個社會的廣大人民群眾，所以醫院辦公室檔案管理中存在大量的醫患關系的檔案，隨著社會綜合素質水平的提升，社會群眾對于醫療機構的衛生水平和技術問題都有了很大的提升，在進行醫療活動的過程中，患者與醫生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫患檔案不僅與檔案管理水平有關，而且能夠直接反映出醫院本身的醫療技術問題和道德文化問題，因此，針對這樣的問題，醫院要積極做好醫患關系的檔案，加強醫患關系檔案的整理和保存。在醫院發生醫療事故或者引發醫療糾紛的問題時，相關的調查問題和解決處理都會從醫院辦公室的檔案管理進行，成為處理問題和糾紛的重要依據。

1.3 醫生調任、晉升類的檔案處理

醫院工作過程中，醫生會經常出現晉升、離職等問題，作為醫院的主體工作者，加強醫生的檔案管理也是醫院辦公室檔案管理的方面；
為了能夠積極推動完整的檔案管理體系，醫院辦公室要積極保證三個方面的醫生方案問題：首先，加強檔案完整性，醫院辦公室檔案管理的人員流動相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫院辦公室檔案工作人員的穩定才能保障檔案管理工作的完整性和穩定性；
與此同時，加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會的不斷進步，醫院辦公室檔案管理工作需要跟隨時代的步伐進行改革，逐級向著信息化和科技化的法相進行轉變，這樣的發展趨勢也是檔案管理的重要發展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。

2 醫院辦公室檔案管理目前存在的問題

2.1 檔案管理人員緊缺

在醫院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點不同，醫院領導很容易將醫院的所有重心放在硬件建設和發展上，缺乏對于管理層面的認識，特別是很容易造成檔案建設的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業人才進行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現工作人員的職責不明確，保管制度不及時不嚴格等問題出現，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。

2.2 現代管理軟件水平不足

在電子技術和通信技術不斷發展的當今社會，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進行錄入和編寫在一定程度上已經極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫院檔案管理的要求，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對于醫院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強現代化的檔案管理模式，從而提高醫院辦公室檔案管理的效率。

2.3 檔案收集以及歸檔不及時、不規范

醫院作為醫療服務場所，檔案數量相對于其他行業的檔案管理而言具有很大的復雜性，醫院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個部門的相關資料，檔案管理相當巨大，管理任務很重；
由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進行及時、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫院的總體管理水平。

3 醫院辦公室檔案管理的應用

通過上面的醫院辦公室檔案特點和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫院辦公室檔案管理工作對于醫院發展具有重要的意義和作用，加強檔案管理是促進醫院穩定發展的重要保障；
下面將結合醫院辦公室檔案管理的現狀對醫院辦公室檔案管理的應用進行分析，醫院辦公室檔案管理主要存在以下幾個方面的應用。

3.1 優質的檔案管理是醫院文化建設的重要部分

醫院辦公室檔案管理是醫院建設和發展的重要部分，對檔案進行合理化的管理，能夠積極提升醫院的品牌形象，提高醫院的綜合競爭能力；
在實際工作過程中，掌握檔案管理的行管細節，能夠積極減少醫患問題的出現，領導應該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強各項規章制度外，要積極對檔案價值進行合理的開發，提高醫院辦公室檔案管理的強度和力度。優質的醫院辦公室檔案管理能夠積極推進醫院總體水平發展，提高醫院的品牌效應，加強競爭能力。

3.2 完善醫院辦公室檔案管理促進醫院建設發展

辦公室檔案管理工作的重心應該積極推進檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；
與此同時，要定期對醫院辦公室檔案管理工作進行定點的抽查和監督，從而確保整個檔案管理的工作質量。對于一些醫患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價值開發，仔細分析其內部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報告，從而為以后工作做出指導性的意見。

總而言之，醫院辦公室檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，對于醫院的具有重要作用，醫院檔案管理工作是一項長期的、系統的工作，能夠切實推進醫院的發展，完善醫院內部的建設發展，因此應該對其進行重視，并不斷的在實際過程中推動醫院檔案管理工作。

參考文獻

[1]舒放.實施精細化管理，提高醫院辦公室行政效能[J].中國醫藥導報，2013，10（25）：159-161.

辦公室檔案管理范文第4篇

【關鍵詞】辦公室；
檔案管理；
措施

一、辦公室檔案管理概述

（一）辦公室檔案管理的含義。辦公室檔案管理包含著多方面的內容，其中既有檔案的整理和收集，又包含使用現代化的管理技術使檔案的利用價值得到發揮。隨著我國經濟的快速發展和科學技術的日益進步，辦公室檔案管理工作也要與時俱進，改變過去傳統的管理方法，采用先進的管理理念，加強與相關單位之間的交流溝通，并借鑒成功的管理經驗。采用上述辦法有利于強化辦公室檔案管理工作，提高其工作效率，與此同時還能夠節省管理成本，使檔案的價值得到充分的發揮，最終更好地為社會服務。

（二）強化辦公室檔案管理的重要性。第一，滿足時代的發展需要。辦公室檔案管理是信息產業的重要組成部分，有利于人們更便捷地查詢資料，尤其是信息社會的發展，辦公室檔案管理工作顯得更加重要。要想更好地發揮檔案管理的作用，必須實現與社會實際情況的緊密結合。檔案管理的價值只有依托社會實際才能得到發揮，否則是沒有任何價值的。因此，辦公室檔案管理必須注重并結合社會的需求，只有這樣才能更好地為社會服務。第二，推動檔案事業的健康發展。檔案管理工作具有連續性、持續性的特點，因此在工作中要根據檔案管理的工作特點，采取恰當的管理手段。檔案管理是確保檔案事業發展的重要手段，因此必須做好檔案管理工作。同時檔案的形成是一個連續的過程，需要經過一定的時間，因此為確保檔案的完整性，需要對檔案進行歸檔和保存工作，并對其進行系統全面的管理。此外，檔案管理工作的有序發展，離不開管理員的參與，因此還需要高素質的管理人員。第三，有利于檔案事業的健康發展和社會經濟的快速發展。檔案在社會發展中起著重要的作用，與人們的生產生活密切相關，并且有利于促進經濟發展，所以說辦公室發揮著重要的作用。由于檔案記載的是以往的真實事件，能夠為人們的生產生活提供指導，因此做好檔案管理工作有利于推動經濟的發展，進而促進社會的可持續發展。

二、做好辦公室檔案管理工作的措施

（一）建立健全完善的辦公室檔案管理制度。做好辦公室檔案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有專門保存檔案的庫房，分門別類地進行存放。并且為保證檔案的安全，需要將其放到二樓以上，并將一樓的門窗進行加固處理。對于重要的內部文件，需要將其單獨存放，并及時跟進檔案的保密期限。根據檔案的機密程度和時間的推移，對檔案進行相應的升高密級、降低密級、解密等等的處理。將沒有保密意義的文件整理出來，并重新進行規整。除此之外，對檔案的管理程序過程至少需要兩名工作人員，這樣有利于彼此之間的相關監督，還需要在檔案的存放處安裝監控裝置，更好地保證其安全。

（二）提高賓館工作人員的綜合素質?，F階段，我國賓館檔案管理工作人員大多數都是兼職的，專業素質不高，所以，需要加強其專業培訓，提高其專業技能?？梢圆捎貌煌朗褂貌煌姆椒ǘㄆ趯芾砣藛T進行技能培訓，提高專業能力。根據賓館檔案管理工作的特點，需要從以下幾方面入手：第一，對其口語進行培訓，提高其技能。第二，提高管理人員的責任心，提高其做好賓館檔案管理工作的自覺性。第三，做好賓館文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。所以，需要定期對賓館檔案管理人員進行專門的技能培訓，從而不斷提高其檔案管理技能。

（三）提高賓館檔案管理人員的責任意識。賓館檔案保密管理工作的有效開展，需要各個管理人員的共同努力。單位領導要密切關注檔案的保密管理工作，每個員工要對自己負責的工作負責，強化其保密意識。為保證賓館檔案保密工作的有效落實，需要嚴格執行獎懲制度，對于在工作中由于自己的過失造成影響的人員必須承擔相應的責任，同時對于有利于賓館保密工作開展的員工給予適當的物質獎勵。通過采取有效措施，提高賓館檔案保密人員的工作積極性，從而全身心地投入到工作中去，進而有利于促進賓館檔案管理工作的有序開展。

（四）做好檔案的收集工作。辦公室檔案工作中最重要的環節為檔案收集，因此為更好地開展檔案管理工作，必須做好檔案的收集工作。第一，實現檔案范文的規范化，根據不同的類別對檔案進行編排整理，并且按照不同的門類進行保管。第二，規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號，提取檔案主題詞，做好附件的處理工作，這樣有利于以后方便快捷地查找檔案。第三，對檔案進行目錄編號，這樣有利于以后檢索工作的有效進行，然后在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。

三、結語

綜上所述，隨著我國經濟的快速發展，單位內部的運行管理體系不斷發展，辦公室檔案管理作為內部管理的一項重要環節，需要采取有效措施保證檔案管理工作的有序開展，如建立健全完善的辦公室檔案管理制度、提高管理人員的綜合素質、做好檔案的收集工作等等。

辦公室檔案管理范文第5篇

關鍵詞：文書檔案；
檔案管理；
問題；
措施

文書檔案是社會發展歷程的記載，客觀反映了問題的處理過程、規范管理及科學決策的實施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書檔案的收集與歸檔從屬一項具有較強技術性與服務型的工作。近年來，隨著時代的不斷發展，文書檔案在各個單位、各個公司的各項工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文書檔案的完整性與真實性，不斷提高檔案立卷的質量，才能更好的開發與利用檔案信息的資源，從而為社會提供更好的服務。

1 文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理的重要性

文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。

1.2 文書檔案載體多樣，內容豐富

作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。

1.3 文檔工作一體化

文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質量直接影響著檔案的質量和檔案工作。

2 當前文書檔案管理存在的問題

2.1 文書檔案管理制度不規范

當前，許多企事業單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；
或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；
或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業單位發展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業創造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規范。

2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區分也有聯系，既有分工也有統一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現在現實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統一。

2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。

3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施

辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業務工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業務效率和業務質量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應該從規范體制、充分運用計算機技術、提高人員素質等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。

3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。

3.2 建設“自動化”系統，實現一體化管理

在自動化環境下，將實現淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規范。在自動化系統的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實現文書、檔案工作合二為一的實現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。

3.3 強化檔案管理人員的培訓

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

4 結束語

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。辦公室人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認識，提高單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規范銜接，加強部門間協作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的保證。

參考文獻