2023年采購合同管理制度【五篇】（完整）

近些年來，國家為適應市場經濟發展的要求，培養應用型合格人才，對高職院校辦學加大了投資力度，促進了高職院校的發展。在政策的扶持下，高職院校得到了更多建設資金，在教學設備、儀器、辦公設施等方面的物資采購日下面是小編為大家整理的2023年采購合同管理制度【五篇】（完整）,供大家參考。

采購合同管理制度范文第1篇

關鍵詞:零星物資采購;合同管理;規范性;內部控制

引言

近些年來，國家為適應市場經濟發展的要求，培養應用型合格人才，對高職院校辦學加大了投資力度，促進了高職院校的發展。在政策的扶持下，高職院校得到了更多建設資金，在教學設備、儀器、辦公設施等方面的物資采購日益增多。盡管高職院校按照《政府采購法》來執行物資采購，但是在部分零星物資采購的過程中依舊存在著一些問題，特別是零星物資采購合同管理的規范性不夠，制約了采購來的設備物資發揮其應有的作用，而且也容易產生廉政風險［1］。高職院校必須認真研究，采取有效措施來加強零星物資采購合同管理，提高采購合同管理的規范性。

1高職院校零星物資采購的特點與方式分析

1．1高職院校零星物資采購的概念

高職院校零星物資的采購是指國家創辦的高職院校為滿足學校教學、管理等工作需求，依據一定的程序開展對教學、實驗、實習和辦公等過程中一些耗材、設施、維修等零星物資和服務的購買，其單次采購的總費用一般不高于10萬元。這種采購的主體是高職院校，采購的內容是高職院校辦學或者辦公所需設備物資以及相關服務等。除了設備設施的采購外，高職院校中的一些服務項目(如物資的報廢處理、設備的搬遷、咨詢服務等)也屬于零星物資采購的范疇［2］。

1．2高職院校零星物資采購的特點

高職院校零星物資采購雖然也屬于政府采購的范疇，但是與一般的政府采購相比，有著不同的特點。(1)單次采購的物資價值小。高職院校采購的零星物資大都是價值不大，單次采購一般在10萬元以下，有的采購甚至只有一、兩萬元或甚至幾千元。這就容易造成投標方的投標興趣不大，特別是在設備及維修工程上，參加采購的企業不多，有時還會造成公開招標的失敗。(2)高職院校的零星物資采購計劃性不強。雖然高職院校資金使用大都納入了地方的財政預算，其物質采購的資金需要在年度預算中體現，但是由于零星物資采購大都是一些臨時性和突發性的物資需求，難以在前一年制定下一年度預算時加以準確確定［3］，這就容易造成年度預算中很難完全體現出零星的物資需求，也就不好科學地安排零星物資的采購計劃，使得其采購的計劃性不強。

1．3高職院校零星物資采購的方式

高職院校零星物資采購由于其單次采購的價值較小，往往達不到《政府采購法》及地方采購規定中公開招標的標準;同時，它又需要利用國家資金，因此必須符合《政府采購法》的要求。采購方法一般是邀請招標、競爭性談判或者詢價以及單一來源采購。其中單一來源采購是在只有一家供應商的情況下高職院校才選用的零星物資采購方式［4］。

2高職院校零星物資采購合同管理存在的問題

2．1高職院校零星物資采購的合同管理

高職院校的零星物資雖然單次采購的價值不高，但是長期累計的數量較多，其最終形成的價值也是可觀的。例如，一個部門的打印機所使用的打印紙雖然不多，但是全校各個院系和部門一年累計使用的打印紙就非常多了，累計價值也較大。為了對這些零星物資加強管理，需要按照國家的法律法規和高職院校的制度，對這些零星物資采購的立項、采購方式的選擇和合同的訂立及歸口管理、合同履行等環節實施嚴格的管理［5］，以保證采購合同的合法性與規范性，確保合同得到有效執行。

2．2高職院校零星物資采購合同管理規范性欠缺及原因分析

從我國高職院校開展零星物資采購的實踐來看，采購合同管理在整體上欠缺規范性(如表1所示)。高職院校零星物資采購缺乏規范性的原因，有以下幾點:(1)重視度不夠，缺少對合同的統一管理。由于零星物資單次采購的價值小、計劃性不強，造成了人們對其重視程度不足，認為能夠買來使用即可，忽視對其規范性管理。在實際操作中，缺少合同歸口管理部門，也未對零星物資采購合同進行統一的分類和連續編號管理。(2)零星物資采購制度不夠完善。高職院校簡單地遵循一般的《政府采購法》的規定來開展零星物資的采購工作，往往造成不適應現實情況的難題［6］。如選擇公開招標方式進行采購，因單次采購的合同價值太小，供貨商往往不愿意參與公開投標。(3)對采購合同的前期準備工作缺乏管理。高職院校缺少對零星物資采購的立項論證，工作準備不足，對采購的必要性以及相關采購的內容、物資的技術規格參數等研究不透徹，合同要求不明確。(4)采購合同的內部控制機制不完善。高職院校采購主管部門與監管部門對零星物資采購合同的管理沒有形成完善的管理體系，內部控制機制不規范，管理職責不清，合同風險控制不力，對合同的審核存在漏洞。對于影響重大或法律關系復雜的合同文本，未經組織業務部門、法律顧問、財會部門等相關部門進行聯合審核。

3加強高職院校零星物資采購合同管理規范性的對策研究

高職院校零星物資的采購合同管理不僅關系到采購物資的有效使用，以及院校的教學與科研工作，而且也是高職院校反腐倡廉制度建設中的一項重要內容，關系到校風、黨風建設，應該從黨風廉政建設的高度來認識高職院校零星物資采購的合同管理，認真研究和采取有效措施來實現合同管理的規范性。

3．1高職院校要從全校廉政建設的高度來認識零星物資采購的合同管理工作

高職院校應加強領導，明確零星物資采購管理的歸口部門。為了便于實施統一管理，可由校國有資產管理部門或者單獨設立的招標采購管理部門來統一負責零星物資的采購工作。

3．2建立與完善零星物資采購的合同管理制度

從零星物資采購的立項、技術論證和采購過程管理以及合同驗收、物資使用等各個環節完善制度建設，聽取各院系、部門、社會采購管理部門和供貨商以及招標機構的意見，集思廣益，對不適合高職院校實際情況的采購與合同管理制度進行修改，使得采購合同管理制度能夠適用于高職院校的零星物資采購。明確相關制度規定，要求各部門、院系提前做好各項零星物資的采購計劃，并將其列入年度預算。

3．3采購主管部門須強化零星物資采購的合同管理工作

由高職院校的零星物資采購主管部門統一零星物資的采購公告，實施統一公開招標，以避免各院系單獨采購零星物資因合同價值過低，供貨商投標意愿不強的弊端。主動與供貨商溝通交流，合理選擇采購方式，根據情況規范使用競爭性談判和邀請招標以及詢價等方式，盡量避免采用單一來源的采購方式［7］。

3．4采購監管部門應加強對零星物資采購的監督檢查力度

高職院校的紀委、監察部門以及效能建設管理部門都是零星物資采購合同的監管部門，應認真履行內部控制職責，加強采購立項、招投標、驗收等環節的合同監管工作［8］。在重要和價值較高的零星物資采購中，監察部門或者校招標采購管理辦公室要牽頭組織采購部門、國資管理部門、財務部門等，邀請相關專家共同提前審核招標文件與評分辦法，防止采購中出現違法肢解、規避招標以及評分歧視等行為。同時，監管部門要積極參與零星物資招投標和進場驗收環節的監督，發現采購不符合規范要求或者采購物資不符合合同條款，要立即指出并要求相關單位及時予以整改，以確保零星物資采購合同管理的規范性。

3．5合同的歸口管理

各高職院校的專業與發展歷史不同，管理機制也不一致，所設立的部門也不相同，這使得對零星物資采購的合同管理部門也有差異性。有的學校由采購管理辦公室管理零星物資采購合同，有的學校由校長辦公室管理，也有的院校由監察或審計部門管理。為便于統一歸口管理，可設立校采購管理辦公室來負責校零星物資采購合同的管理;同時采購申請部門要負責合同的執行情況管理，組織對物資進校后的檢查和驗收，并邀請校采購管理辦公室、財務部門、國有資產管理部門等共同參與，各部門均同意驗收合格后方可按照合同規定進行付款。

4結語

采購合同管理制度范文第2篇

[關鍵詞]電力物資采購；
合同管理；
采購合同風險；
應對措施

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0066-01

1 電力物資采購合同風險的分析

電力物資采購合同管理的各個環節都存在風險，筆者認為可以將其歸納為如下幾個方面（見表1）。

2 電力物資采購合同風險的應對措施

2.1 構建完善的電力物資采購合同管理內控制度

第一，電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門的設置和相關人員的職責進行界定，在組建內部組織機構時考慮必要的控制措施，從而使組織設置自開始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個原則：一方面是不相容職務分離，即授權與執行分離、執行與審核分離、執行與記錄分離等；
另一方面是組織機構相互牽制，即部門在授權范圍內職權不受外界干預、合同需經不同部門會簽并保證在有關部門進行相互檢杳等。

第二，電力物資采購合同管理的授權批準控制。在電力物資采購活動發生前，電力公司要根據相關標準和規定，對相關部門及人員處理業務的權限進行控制，對采購合同的合法性及合規性進行審批，從而確保各項活動的發生都經過正當授權，促使合同管理活動的合法及有效。

第三，電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關人員素質考核的控制，貫穿于人員招收、培訓以及使用的過程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務相適應（包括主管機構及人員、合同承辦及管理人員、相關法律部門人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。

2.2 發揮內部審計作用來促使合同管理內部控制的完善

第一，制定電力物資采購合同管理的審計監督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計監督辦法，對合同管理工作的合法性、規范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關的內控制度的建立健全及有效性進行審查和評價。在電力物資采購合同管理的審計監督過程中，電力公司要高效執行合同管理審計監督辦法，結合電力物資采購合同管理的實踐活動來及時發現合同條款中存在的不嚴密、不規范及其他問題，為電力物資采購合同管理有效實施過程控制提供依據。

第二，事前、事中和事后審計的緊密結合。內部審計要以電力物資采購合同管理的事前審計和事中審計為切入點，以事后審計為落腳點，采用合適的審計方法，從需求計劃、供貨商資質、合同簽訂、合同履行、合同終結等環節進行全過程的審計監督，從而對采購過程合同管理狀況提出審計意見。

第三，開展專項審計。對重點項目或電力物資采購金額較大的項目，內部審計部門要組織實施合同管理方面的專項審計，針對合同管理的授權控制、組織控制、責任控制、目標控制、流程控制以及法紀控制制度進行測試和評價，對不健全或已過時的控制制度，提醒相關管理部門進行及時制訂或修訂，從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。

2.3 構建閉環式的電力物資采購合同管理

電力物資采購合同管理屬于動態管理，從合同簽訂前的準備工作到履行終結，電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環境之中。為此電力公司要根據在內部審計及日常工作中發現的問題，根據電力物資采購合同管理及內控管理的相關對應，圍繞電力物資采購合同管理的周期，將合同訂立、合同執行、合同變更、合同付款、合同結算、合同履行、合同歸檔分析等納入統一管理，建立嚴謹完善的合同管理業務流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門職責明確，合同管理相關的各部門可全程跟蹤合同的會簽、審核、執行、統計、分析等過程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態，從而切實提高電力物資采購合同管理的規范性和效率。

2.4 其他措施

第一，加強電力物資采購合同履約過程的管理。電力公司要加強電力物資采購合同的履約管理，嚴格按照電力物資采購合同約定的設備生產工期和質量標準等履行合同，同時在電力物資采購合同履行過程中，做好相關資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對設備的生產進度、質量以及付款狀況進行認真系統的積累和管理，遇到有糾紛發生的情況，也可以在協商不能解決的條件下，為準確及時運用法律解決問題提供證據材料。

第二，提高電力物資采購合同管理人員的素質。一方面，電力物資管理部門應定期聘請相關法律人員、財務人員及電力技術人員等舉辦諸如合同法規、合同知識和財會、電力物資等方面基本知識的培訓，對電力物資采購合同管理部門的相關領導及合同經辦人員進行重點培訓，為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎（只有促進各級管理人員增強風險意識，才能有效防范電力物資采購合同風險）；
另一方面，電力公司要通過重點培訓以及培養，造就一支具備相應專業背景，熟悉電力物資采購合同管理環節、掌握企業管理流程、具備合同相關管理知識的合同管理和合同經辦人員隊伍，并保持其隊伍的相對穩定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識的更新，定期進行合同管理相關知識的培訓，促進合同管理和合同經辦人員隊伍的相對穩定性，防止合同管理及經辦人員隨時指派的情況發生。

3 結語

市場經濟條件下加強電力物資采購合同的風險應對，對于電力公司防范經濟風險、促進自身的法制化、科學化及規范化具有重要意義。筆者認為，電力公司只要從構建完善的電力物資采購合同管理內控制度、發揮內部審計作用來促使合同管理內部控制的完善、構建閉環式的電力物資采購合同管理、強電力物資采購合同履約過程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質等方面入手，就可以有效應對電力物資采購合同中發生的各種風險，切實提高自身的風險控制和管理能力。

參考文獻

[1] 蔣旭東.電力物資采購合同風險管理研究[J].經濟視野，2013（24）.

[2] 董付梅.電力物資采購合同管理流程探討[J].中國電力教育，2012（33）.

采購合同管理制度范文第3篇

【關鍵詞】內部控制 酒店采購

一、HY酒店采購業務流程現狀

HY酒店是一家國有四星級酒店，隸屬于XY集團（以下簡稱“投資集團”）下屬的BX酒店集團（以下簡稱“酒店集團”）。HY酒店設有餐飲部、客房部、財務部等八個部門。

HY酒店的采購業務分別由三個采購主體進行：

一是投資集團內的專業采購公司WX公司，負責投資集團內所有公司的辦公用品、辦公家具等通用性物資及所有設備的采購;

二是酒店集團采購部，負責酒店生產原材料采購，包括餐飲用的肉類、海鮮、蔬菜、水果、等以及客房用的一次性用品、布草等;

三是HY酒店財務部下設的采購組，負責上述兩項以外的物資采購，如維修用的配件材料等。采購組設置采購主管、驗貨員、倉庫管理員崗位。

HY酒店采購業務主要環節具體如下：

（一）采購計劃

酒店于每年11月制定下一年度通用性物資及所有設備的采購計劃，報酒店董事會審批。

（二）申請采購

1.生鮮類食材由餐飲部的廚師填寫紙質《每日市場采購單》，在每天晚上8點30分前提交驗貨員，由驗貨員傳真給供應商訂貨。

2.除生鮮類食材以外的物品，由使用部門填寫紙質《采購申請單》，經使用部門經理、財務部經理、酒店總經理順序審批后交采購主管執行采購。

（三）供貨商選擇、定價與訂立合同

1.酒店的食材及客房用品由酒店集團統一以招標的方式選定供應商，并與供應商簽訂框架協議，確定供應價格，各下屬酒店根據實際需求向供應商訂貨、結算。

2.酒店通用性物資及所有設備的采購由WX公司直接作為供應商，酒店與WX公司簽訂采購合同。

3.除上述兩項以外的其他物資，如維修用的配件材料，由采購主管在市場上直接采購，未簽訂合同。

（四）驗收

1.酒店每天購進的食材由餐飲部廚師與驗貨員共同驗收，驗貨員將驗收后的貨物清單錄入酒店管理信息系統。

2.除食材以外的其他物資、設備，由倉庫管理員驗收，倉庫管理員將驗收后的貨物清單錄入酒店管理信息系統。

（五）付款

采購人員定期與供應商對賬，根據發票、進貨單據填寫《支票申請單》，經成本會計、財務部經理、總經理順序審批后交出納辦理付款手續。

二、HY酒店采購業務流程內部控制存在的問題

雖然，HY酒店在采購業務流程中建立了一系列內部控制制度，來規范采購行為，但以《企業內部控制應用指引第7號――采購業務》（以下簡稱“《應用指引》”）及相關規范的要求來看，還是存在一些問題，主要有：

第一，采購計劃不完整。酒店每年的采購計劃僅包括通用性的物資和設備購置，而食材、維修所用的配件材料都沒有制定采購計劃。根據《應用指引》：“采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導致企業生產停滯或資源浪費”。采購計劃不完整將導致庫存安排的不合理，進而影響酒店的產品與服務。

第二，采購申請制度不完善。按照《應用指引》：“企業應當建立采購申請制度，依據購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序?！本频晔褂玫娜忸?、蔬菜等食材具有采購次數頻繁，使用量難以預計的特點，但是HY酒店僅憑餐飲部廚師填寫的《每日市場采購單》就進行訂貨，沒有進行職責權限劃分，缺乏必要的審批程序，不利于風險管控。

第三，酒店維修所用的配件材料采購流程缺失。配件材料采購是HY酒店自行組織采購的主要內容，但該項采購業務在計劃、選擇供應商、定價、訂立合同等各個環節均存在缺失，存在一定的管理漏洞。

第四，驗收與倉庫保管職責未分離。在驗收的環節中，倉庫管理員即負責驗收貨物又負責倉庫保管，驗收與倉庫保管職責未相互獨立。

第五，供應過程管理及采購業務后評估制度的缺失。根據《應用指引》“企業應當加強物資采購供應過程的管理，依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案”，同時《應用指引》強調企業應當建立采購業務后評估制度。但是這兩個環節在HY酒店的采購業務流程中都沒有建立。

三、HY酒店采購業務流程內部控制改進措施

（一）編制完整的采購計劃

酒店應把食材、維修配件材料等納入每年采購計劃，這樣才能使采購部門完整掌握需求信息，統籌安排，避免與生產經營不協調。由于酒店業務具有不可預知性，有多少客人入店、客人喜好什么類型的餐食，設施設備發生故障的時間、頻率，都是不可預計的，因此，食材、維修配件材料的采購計劃還要從年度計劃分解為季度計劃和月度計劃，根據實際業務發生情況、庫存量，進行動態調整，制定與實際情況相符的采購計劃。

（二）完善請購制度

食材的申請采購環節要進行職責權限的劃分，建立相應的申請審批程序，食材的歸口管理部門是餐飲部，餐飲部負責人應承擔起確認采購需求的責任，因此，應由餐飲部廚師填寫采購申請單據，經餐飲部負責人審批后再提交給驗貨員進行訂貨。

（三）建立配件材料采購完整的業務流程

1.建立供應商選擇機制。酒店首先應建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，按照生產廠家商經銷商批發商專業供應商的篩選順序，確定合格的供應商清單;其次，建立供應商管理信息系統和淘汰制度，對所供應的物資或勞務的質量、價格及服務等進行實時管理和考核評價，根據考核結果對供應商進行合理調整。

2.合理確定采購價格。酒店應將常年所需的、品種相對確定、數量消耗有規律的配件材料信息進行匯總，采取每年一次性集中招標采購的方式，確定品種、價格，實際需要時，按實際數量采購。

3.訂立采購合同。按照規定權限簽署配件材料的采購合同，明確雙方權利、義務和違約責任，保證產品的質量。

（四）驗收和保管職責分離

驗貨員及倉庫管理員的工作職責應重新界定，驗貨員不僅要負責食材的驗收，而且要負責酒店其他物資的驗收，但不接觸入賬記錄;另一方面，倉庫管理員應僅僅負責倉庫保管的職責，錄入貨物入庫信息。通過重新界定驗貨員、倉庫管理員的崗位職責，對驗收、保管職責進行分離。

（五）建立供應過程管理及采購業務后評估制度

采購主管應根據采購合同建立合同臺賬，跟蹤采購合同中主要條款的履行情況，對異常情況采取必要措施，保證需求物資的及時供應。建立采購業務的后評估制度，定期對采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質量、等采購供應活動進行專項評估和綜合分析，以便及時發現采購業務薄弱環節，不斷優化采購流程。

參考文獻

[1]中華人民共和國財政部等制定.企業內部控制規范.北京.中國財政經濟出版社，2010年.

采購合同管理制度范文第4篇

關鍵詞:物資采購；
管理；
控制

內部控制是現代企業管理的一項重點工作任務，是企業為了提高經營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規有效遵循、規避生產經營風險，由企業管理層及其員工共同實施的一個管理過程。而物資采購環節又是企業實施內部控制管理工作的重點，因為采購直接關系到生產的質量，關系到企業的成本和利潤，是企業實現低成本，高效益的重要環節。那么，如何才能通過加強內部控制管理工作的有效實施，來提高采購工作的管理水平呢?

筆者認為，要通過加強內部控制管理工作的有效實施，來提高采購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求，即:正確認識是前提、制度保障是基礎、程序合理是重點、執行有效是關鍵。只有做到這些，并結合各自企業實際，予以適當的完善和補充，才能真正達到通過加強內部控制管理來提高企業采購管理水平的目的。

一、正確認識，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的前提

從企業管理層到具體的采購業務部門每一名工作人員對采購內部控制管理工作的重要性有個正確的認識，是保證內部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。管理層要著眼于企業的科學發展，善于從宏觀層面審視采購內部控制管理工作，并納入重要的企業議事日程。采購業務部門的工作人員要以高度的責任感，認真履行崗位職責，服從服務于采購工作的內部控制管理要求。也就是說，企業的一切管理工作，應遵循內部控制管理要求；
企業的一切決策，應統馭在完善的內部控制體系之下；
企業的一切活動，都不能游離于內部控制管理之外。這既是完善現代企業管理的要求，更是全面提升企業經營管理水平的需要。

二、制度保障，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的基礎

建立完善的物資采購內部控制管理制度，既是滿足提高采購管理水平的需要，也是完善現代企業制度的需要，同時更是全面提升企業經營管理水平的需要；
建立完善的內部控制制度體系，通過內部控制管理制度來規范和管理采購程序和標準，并開展定期的評價和維護，必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經營風險、實現經營管理目標等幾個方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化公司內部經營管理、全面提升管理水平的客觀要求；
建立完善的內部控制制度，能夠使企業的經營活動全過程均處于受控狀態，確保采購業務工作有章可循，有法可依，促進采購工作的規范運轉。

三、程序合理，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的重點

內部控制管理工作其實質是強化企業的過程管理和流程管理，因此制定嚴密合理的采購業務管控程序就是提高采購管理水平的重點。包括采購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業務的分析與考核等管控節點。

(一)采購計劃、方案的編制與審定環節。

這一環節可以使企業最大限度地控制采購預算，其一般管理控制程序為采購部門根據企業生產經營需要，提出物資采購的申請，倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃，經財務管理部門審核后報采購主管領導審定。采購部門根據采購計劃編制采購方案，采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。這一環節的管理控制重點是檢查采購方案是否經采購部門負責人審核，是否明確采購物資的具體數量、質量要求、交貨期、采購方式等，相關審定是否符合權限。

(二)供應商的選擇與價格確定環節。

是采購管理控制工作的重點，可以使企業的采購預算資金得到有效的使用，使企業經營成本降低，并直接關系到企業的經營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據審定的采購方案，通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格。這一環節的管理控制重點為采購是否經過詢比價、有無詢比價記錄，通過招標方式采購的是否符合招標管理規定，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式，應集中采購的是否有違規自行采購的現象，相關審定是否符合權限。

(三)合同簽訂與管理環節。

這一環節可以規避采購風險，保證企業的合法利益。主要通過合同范本管理，提高合同管理工作的規范化，降低合同簽訂風險；
通過資質信用管理，建立供應商誠信檔案體系，降低了履約風險；
通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；
通過合同會簽管理，提高合同審批效率，規范業務流程；
通過合同履行管理，加強經營過程的控制能力，提升公司精細管理水平；
通過合同統計分析管理，提高公司經營決策自我分析能力。這一環節內部控制管理的重點是檢查相關部門是否對合同進行審核，簽訂的合同是否送交財會、法律等相關監管部門。

(四)物資驗收入庫環節。

采購物資到貨后，物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點，質檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據檢驗合格的報告辦理入庫手續，編制入庫單，登記庫存明細帳。這一環節的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全，驗收入庫是否符合不相容要求，庫存明細賬登記是否及時。

(五)采購付款與往來核對環節。

財會部門應依據采購合同、入庫單、發票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關單據，經采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核，財會部門根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續，采購款支付應經相關領導審批后辦理。這一環節的內部控制管理重點是檢查財務入賬手續是否齊全，暫估入賬是否及時合理；
檢查采購款支付的依據是否齊全，與合同約定是否相符，相關審批是否符合權限。

(六)分析與考核環節。

在“分析”環節上，企業采購部門應會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率、質量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進行分析，并向企業有關會議報告；
在“考核”環節上，企業應建立與采購相關的考核辦法，定期對采購管理情況進行考核。

四、執行有效，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的關鍵

在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上，是否能夠有效執行就是關鍵。一是可以通過拓寬監督管理渠道，來保證內部控制管理工作的實施，企業紀檢監察、審計等監督管理部門要切實發揮監督的職能作用，對采購業務要由事后監督向事前、事中的監督進行轉變，并要充分發揮職工群眾監督的作用，督促和約束采購部門的工作效率和工作質量，促進內部控制管理的有效運行。另外，還可以通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執行力，明確相關部門及員工在內部控制管理工作中應承擔的責任，加大員工內部控制管理制度執行情況的考核力度，對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力，以致造成后果的人員進行責任追究，并視情節輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內部控制管理意識，以此來提升管理人員的業務水平和對內部控制管理制度的履行意識。

綜上所述，通過加強內部控制管理，來提高采購管理水平，是企業改革與發展的要求，是企業提升綜合市場競爭能力的要求，需要我們在工作實踐中科學運用，不斷完善和提升。

參考資料

采購合同管理制度范文第5篇

關鍵詞：工程項目；
采購過程；
管理方法

1機電設備采購控制管理的重要性

工程項目中的機電設備采購控制管理是工程管理的發展和延續，是工程項目管理的有機組成部分。采購控制的管理工作性質決定了其主要是負責對工程項目過程中質量、進度和費用三者之間的控制和管理，以尋求最合理的方式，實現三者和諧統一，從而使資源配置達到期望目標，這是工程管理中的重中之重。通過對采購的每個環節進行過程管理，可以使采購工作更細致化，有利于控制整體采購質量。機電采購過程的范圍是比較廣泛的，涉及合同、質量、費用、速度、物流以及索賠管理等，因此控制管理要做好必須滲透到采購過程的每個細節。

2控制管理每個采購環節

2.1設備選擇環節

因為機電設備技術含量高，所以相關采購人員一定要具備較強的專業知識，學會從多渠道獲得要采購設備生產商的信息，比如行業雜志、電腦網絡、各種行業廣告等。采購人員要了解哪些生產企業的設備處于行業領先，哪些企業生產的設備口碑較好，哪些企業的設備性價比最高，在心中有了一定選擇范圍后，就應該實地去廠家了解設備情況，對企業設備性能進行實地考察，從而為工程選擇最適宜的設備。如果設備價格特別昂貴，可以采用招標的方式。通過認真完成上述工作，我們就可以對買到不良產品的風險進行控制。

2.2合同制定環節

合同是工程項目合同體系的重要組成部分，直接影響采購的進度和質量，地位十分重要。工程合同分為兩類：一類是工程師制定的商務合同；
一類是設計工程師編制的技術合同，采購人員要實現兩種合同的很好銜接。工程的采購合同應當首先參照技術合同，在采購合同中一定要標明機電設備的技術指標和質量要求以及制造標準，以確保貨物能夠達到采購方的應用要求。采購人員不僅要有相應的設備知識也要對合同制定流程熟練掌握，不斷提高自身的業務能力。只有很好地制定了合同才能對整個采購過程進行有效控制。

2.3采購進程

機電設備的采購過程管理是指保證供貨商能夠按時發貨，不影響工程進度的管理工作。這個工程要做好，不僅對供貨方的設備生產速度提出要求，還要求采購方對設備加工進程和運輸過程進行跟蹤監督。如果發現有延遲交貨的跡象，就要進行督促，保證設備能夠在合理時間內送達，不至于影響工程進度。在這個過程中采購人員主要負責與供貨商的溝通與監督工作，協調工程方與供貨商之間的關系，實現各方的平衡，保障在合同期限之內到貨，從而實現對交貨日期的有效控制。

2.4采購設備的質量

質量管理就是對供貨商所提供的機電設備質量進行管理，使其達到合同要求。由于機電設備專業性比較強，所以應該配有相關技術人員和有長期操作此類設備的老工人。貨物到后一定要嚴格檢測，以采購訂立的合同為檢測標準，核對設備的尺寸、型號是否和合同一致，如果有條件應該進行通電實際應用測試，實際檢查一下其運行指標能否達到合同標準，還要檢查設備是否有正規的質量合格證，各種證書是否齊全。只有通過供貨商和工程管理方的共同努力，才能保證設備在出廠時符合合同質量要求，從而達到對設備質量控制的目的。

2.5付款環節

在采購過程中，費用管理通常采用事前預付款、貨到付余款以及留存保證金三層分劃的方式。這對保證采購雙方的利益都是十分有利的，既保證供貨商的利益，又保護了工程管理方的利益。因為對貨物質量的檢測不可能面面俱到，有些產品質量問題必須經過一定時間的使用才能顯露出來，而且機電設備屬于故障率比較高的一類設備，在三包期內出現故障的概率很大，這時候產品保障金在產品使用過程中產生故障時就可以很好保障工程管理方的利益。給予供貨商一定的壓力，這是保障合同有效實施最行之有效的手段，也同時控制了出現資金風險的概率。

2.6控制增補采購的次數

雖然造成工程實際進度和預定進度偏差的因素很多，但是根據作者多年的工作經驗來看，增補采購是造成工程進度延誤的主要因素之一。增補采購通常是由于工程設計在施工中改變或者施工不合理導致設備損壞造成的。因此必須避免設計變更，施工前應該認真多次論證施工方案是否合理。還要提高操作設備人員的責任心和技能，增加對設備的維護，避免超負荷運行機電設備，從而達到對增補采購次數進行控制

2.7運輸環節

還要做好物流管理，國內一般實行供貨商進行交貨，這時采購管理人員做好監督、督促工作即可。但是涉及到進口設備的話，供貨商一般只負責把貨物送到港口，其他運輸工作交給采購方來做。這時采購方一定要做好運輸方案，主要包括以下工作：根據運輸要求預定合適的運輸車輛；
確保貨物運輸包裝合理；
辦理各種運輸手續；
規劃合理的運輸路程，避免在運輸中出現不能通行的情況；
控制物流費用；
控制運輸流程，以免耽誤工期。在制定好初步方案后，還要對方案進行優化，確保運輸工作又快又好，從而對達到對采購運輸環節的有效控制。

3結束語

機電設備采購是工程管理中的重點，是一項復雜而又細致的工作，需要廣大采購人員提高責任心，用心去做。采購控制管理是工程項目管理在采購職能上的延伸，因此可以采用科學控制管理原理，使整個采購過程更加科學、合理。在管理過程中，應該對采購過程不斷評估和改善，認真做好采購過程中的每個細節，控制整個采購過程平穩進行。由于機電設備有價格高、故障率高、制造周期長的特點，所以在采購控制管理的每個環節中都應該有針對性的進行調整，以滿足機電設備采購的特點。做好機電設備采購工作意義重大，廣大采購過程管理人員應該認真負責，同時應該不斷開動自己的腦筋，設計出質量更高的采購控制方案。

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