農商行檔案管理辦法模版

　農商行檔案管理辦法

　第一章

　總則

　第一條

　為加強農商行（以下簡稱省聯社）檔案管理，維護檔案真實、完整與安全，充分發揮檔案在省聯社工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《檔案管理條例》，結合省聯社的工作實際，制定本辦法。

　第二條

　本辦法所指檔案，是指省聯社在各項工作中形成的具有保存價值和查考價值的文件材料、電子文檔、聲像、實物等不同載體的歷史記錄。

　第三條

　省聯社對在工作中形成的檔案進行集中統一管理，不得分散保存，以確保檔案完整、準確和有效利用。

　第四條

　本辦法適用于省聯社機關各處室、直屬中心。各辦事處（市聯社）檔案管理工作可參照本辦法執行。

　第二章

　機構設置與職責

　第五條

　 省聯社辦公室負責省聯社的檔案管理工作，在業務上接受同級地方檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。

　第六條

　省聯社辦公室下設檔案室，配備專職檔案管理人員，負責集中統一管理省聯社的檔案工作及指導監督省聯社各處室、直屬中心檔案材料的積累、整理和歸檔工作。

　第七條

　各處室、直屬中心設兼職檔案員，負責本處室、本機構文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作。

　第八條

　檔案管理工作的主要職責：

?。ㄒ唬┴瀼貓绦悬h和國家有關檔案工作的法律、法規及政策；

?。ǘ┙⒔∪珯n案工作的規章制度；

?。ㄈ┦占?、整理工作中形成的各種文件材料、音像材料和實物，并進行歸檔；

?。ㄋ模┘薪y一管理各種門類和載體的檔案，為省聯社的各項工作和研究提供服務；

?。ㄎ澹┱莆绽脵n案的情況，總結利用檔案的經驗，提高檔案管理水平；

?。┒ㄆ趯n案進行檢查、鑒定，對符合銷毀條件的予以銷毀，并按規定做好向檔案館的移交工作，維護檔案的完整與安全；

?。ㄆ撸┺k理領導交辦的其他有關檔案業務的工作。

　第三章

　歸檔范圍

　第九條

　凡是反映省聯社主要工作活動，具有查考和利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。包括：上級機關的文件材料、省聯社的文件材料及同級單位和非隸屬單位的文件材料。

　第十條 條

　需歸檔的上級機關文件材料包括：

　 （一）上級機關關于金融工作的指示、決定、命令、規定、辦法、通知等。上級機關領導針對省聯社工作或要求執行的有關批示件及相關材料;

?。ǘ┥霞墮C關領導視察、檢查省聯社工作時形成的題詞、講話、照片、座談記錄等重要文件材料及聲像材料。

　第十一條

　需歸檔的省聯社文件材料包括：

　 （一）各種發文。省聯社的發文、省聯社與有關單位的聯合發文；各種發文的簽發稿、印制稿及重要文件的修改稿;

　 （二）各種會議材料。省聯社黨委會議、社員大會、理事會、社務會、主任辦公會及省聯社召開的全省性會議形成的會議記錄、會議紀要、會議簡報、會議通知、典型材料以及會議討論和參閱的有關材料及重要音像制品等;

　 （三）日常工作中形成的各類請示、報告、工作計劃和總結、調研報告等;

　 （四）重大案件的相關材料;

　 （五）主辦的簡報和各種匯編材料;

　 （六）各類年度統計報表和統計分析資料;

　 （七）年度財務報表、憑證、賬簿、審計、財產、物資、科技設備、固定資產移交清冊及基建項目等文件材料;

　 （八）團委、工會等組織機構在工作活動中形成的重要文件材料及音像制品;

　 （九）重要的人民來信、來訪材料，處理重要人民來信、來訪形成的記錄、信函、摘要單、處理報告等;

　 （十）反映本單位重要活動的大事記、機構沿革、年鑒、剪報、展覽照片、有關的音像材料。各種獎狀、獎杯、獎旗、獎牌、獎證及有特殊保存價值的題詞等實物;

　 （十一）本單位干部任免、調配、錄用、轉正、定級、調資、退休及各類人事和勞資文件材料(由人力資源處按有關規定保管和移交);

　 （十二）與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;

　 （十三）有關出國人員的審批和有關外事活動中形成的重要文字材料、聲像材料及有價值的資料。

　第十二條

　需歸檔的同級單位和非隸屬單位的文件材料包括：同級單位和非隸屬單位制發的非省聯社主管業務但需要執行或辦理的文件材料等。

　第十三條

　凡不具有查考和利用價值的文件材料不需歸檔，不需歸檔的文件材料包括：上級機關的文件材料、省聯社的文件材料及同級單位和非隸屬單位的文件材料。

　第十四條

　不需歸檔的上級機關文件材料包括：

　 （一）上級機關印發供參閱、不需要辦理的文件材料;

　 （二）征求意見、未定稿等文件材料，供工作參考的抄件。

　第十五條

　不需歸檔的省聯社文件材料包括：

　 （一）無查考利用價值的事務性、臨時性文件材料；

　 （二）未經會議討論或未經領導審閱的各種文件材料，一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件、負責人修改稿除外）；

　 （三）詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信及無特殊保存價值的信件；

　 （四）為作參考從各方面收集的各種材料。

　第十六條

　不需歸檔的同級單位和非隸屬單位的文件材料包括：同級單位或非隸屬單位送來僅作參閱、不需要執行和無查考價值的文件材料。

　第十七條

　省聯社檔案室應按照本辦法于每年第一季度，對上年度屬于歸檔范圍的各類載體進行收集、整理和歸檔，上半年完成歸檔工作。

　第四章

　檔案的整理

　 第十八條

　整理檔案的流程為：分類、裝訂、標注頁碼、排列、加蓋檔號章、編目及裝盒。

　第十九條

　檔案的分類

　 （一）按年度

　 將歸檔文件材料按其形成的年度分開。不同年度的文件材料一般不得放在同一年度整理?？缒甓鹊奈募牧习匆韵乱巹t辦理：請示與批復不能分開，歸入批復年；請示未作批復的，歸入請示年；跨年度的規劃，歸入規劃期的第一年；跨年度的總結，歸入總結期的最后一年；跨年度的會議文件，歸入會議開幕年；各類案件的文件材料歸入結案年。

　 （二）按機構

　將歸檔文件材料按其形成或承辦的部門分開。

　 （三）按保管期限

　 按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。不同保管期限的文件材料分開整理。檔案保管期限分為永久、定期（分為 30 年、10 年）兩種。

　第二十條

　檔案的裝訂

　 （一）歸檔文件材料按件裝訂。原則上每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正件與附件為一件；報表、名冊、

　圖冊等，一冊（本）為一件；請示與批復為一件；報告（如有批示應附辦理件）為一件；來文與復文為一件；文電應合一整理。

　 （二）裝訂時，按下列要求進行排列：正文在前，原稿在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后；重要法規性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在正本定稿之后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后；漢文本在前，民族文本在后；各類案件的文件材料，其結論、決定性的文件在前，依據性材料在后。

　第二十一條

　標注頁碼

　每件歸檔文件要標注頁碼，按頁編號，每張紙為一頁，一頁一號，空白頁不計頁號。頁號要用鉛筆依次標注在每頁的右上角，最后在首頁右上角畫圓圈并在圈內標總頁數。

　第二十二條

　排列

　歸檔文件材料應按年度──機構──保管期限分類的基礎進行排列。不同年度的文件材料，按年代先后順序排列。不同機構的文件材料，按機構序列排列，機構內每個部室承辦的文件材料，按時間、重要程度等因素排列。不同保管期限的文件材料，按永久、定期的順序排列。

　第二十三條

　加蓋檔號章

　歸檔的文件應逐件在首頁上端的空白位置加蓋檔號章。檔號章一般應包括以下基本項目：全宗號、年度、期限、件號、頁數、主辦單位等內容。填寫檔號章項目時字跡、用筆材料均應符合存檔要求。

　 （一）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號；

　 （二）年度：填寫文件歸入的年度，以 4 位阿拉伯數字標注公元紀年；

　 （三）期限：即保管期限，標注歸檔文件保管期限為“永久”、“定期 30 年”、“定期 10 年”；

?。ㄋ模┘枺和缓袃葰w檔文件的排列順序號；

　 （五）頁數：本件歸檔文件的總頁數，應與首頁右上角的總頁數相同；

　 （六）主辦單位：歸檔文件的主辦單位或部門；

　 （七）填寫檔號章時數字應使用阿拉伯數字，用筆應為藍黑、碳素墨水鋼筆或碳素自來水筆。

　第二十四條

　編目

　歸檔文件應依據分類方案和盒號、件號順序編制歸檔目錄。

　 （一）歸檔文件材料應逐件編目。歸檔文件目錄包括以下基本項目：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注。

　1、件號：每件歸檔文件的流水號；

　2、責任者：填寫制發歸檔文件材料的組織或個人；

　3、文號：填寫歸檔文件材料的發文字號；

　4、題名：填寫歸檔文件的標題，沒有標題或標題不規范的，可以自擬標題，外加“〔〕”號。標題概括要準確；

　5、日期：填寫歸檔文件的形成時間，以 8 位阿拉伯數字標注年月日；

　6、頁數：填寫每一件歸檔文件材料的頁數，文件材料中

　有圖文的頁面為一頁，空白頁不計入頁數；

　7、備注：填寫歸檔文件需說明的情況。

　 （二）歸檔文件目錄用紙尺寸采用國際標準 A4 型。

　 （三）歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構等項目。

　第二十五條

　裝盒

　歸檔文件應按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同年度、不同機構、不同保管期限的歸檔文件不得裝入同一盒內。

　 （一）填寫檔案盒封面

　檔案盒封面項目包括文件材料辦理的起止日期、件數、保存期限、全宗號、盒號。

　 （二）填寫檔案盒盒脊

　檔案盒盒脊項目包括全宗號、年度、保管期限、機構、盒號。

?。ㄈ┨顚憘淇急?/p>

　備考表置于盒內文件材料之后，用于填寫本盒內文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等需說明的情況，同時應注明整理人、檢查人和日期。

　第二十六條

　實物檔案的整理規則

　 錄音、錄像檔案應裝在特制的盒內或套內，并在盒套外面貼上標簽。錄音帶盒上需標注編號、檔號、講話人姓名、職務、主要內容和錄制日期、密級、講話時間、地點等；錄像帶盒上需標注帶編號、檔號、題目（中心內容）、攝制單

　位、攝制日期、地點、密級等。與錄音、錄像內容有關的文字材料應同時歸檔。照片檔案文字說明要齊全，其成分包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。與之相關的文書檔案，要在案卷目錄和卷內目錄上注明互見號。

　第二十七條

　各處室、直屬中心移交歸檔的文件材料應符合下列要求：

　 （一）文件材料應齊全完整；

　 （二）印件及定稿應分別標記頁碼；

　 （三）批量接收整理完畢的專業檔案（會計、基建、稽核、監察、技術資料等）應有完整的移交目錄；

　 （四）照片、磁帶、光盤、實物等向辦公室移交時，應附文字說明，注明時間、地點、人物（或內容）、制作者；

　 （五）各處室擬制、修改公文，書寫所用紙張及字跡材料必須符合歸檔要求。辦公室接收歸檔的文件材料應當履行移交手續。

　 第五章

　檔案的保管與利用

　第二十八條

　辦公室接受檔案時，應進行審查，根據歸檔目錄查點清楚，并及時記錄入庫。

　第二十九條

　非檔案管理人員不得進入檔案庫房。

　第三十條

　檔案的借閱

?。ㄒ唬n案借閱人員應填寫《借閱檔案登記簿》；

?。ǘ┙栝喨藛T應保持檔案原貌和整潔，不得在檔案文件上畫杠、圈、點等，嚴禁涂改和撕頁；

?。ㄈ┙栝喨藛T不得將所借檔案轉借他人或給無關人員閱讀；

?。ㄋ模┙栝喨藛T如出差或調動工作，應將所借檔案全部歸還檔案部門；

?。ㄎ澹┙栝喨藛T歸還檔案時，檔案管理人員應當面核查無誤后，在《借閱檔案登記簿》上注銷并簽字；如發現歸還的檔案中有缺頁現象，應立即要求借閱人彌補；如有遺失，應由借閱人所在部門寫出書面報告，按有關規定處理。

　第三十一條

　檔案的復制

?。ㄒ唬┢胀n案復制應當在檔案室復制；

?。ǘ┩鈫挝粡椭茩n案資料，須持單位介紹信，經辦公室主任批準后辦理；

?。ㄈ┥婷軝n案一般不得復制。特殊情況需復制的，機密（含）以下檔案，須經本單位分管檔案工作的社領導審批。

　第三十二條

　辦公室應根據檔案保存資料的數量，設置必需的檔案專用庫房和密集架。

　第三十三條

　辦公室應當根據工作需要，配備管理檔案所需的復印機、掃描儀、收錄機、照（攝）像機、去濕機、打印機、空調和電子計算機等設備。

　第三十四條

　檔案室應當堅固，并有防盜、防光、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫等設施；檔案管理人員要適時調整檔案庫房內溫度，保持通風、整齊、清潔。

　第三十五條

　檔案室內消防安全設施必須齊備，嚴禁煙火。各種易燃、易爆物品一律不準帶入檔案庫房，也不準在庫房附近堆放。

　第六章

　檔案的鑒定、銷毀和移交

　第三十六條

　檔案的鑒定、銷毀

　 （一）定期進行檔案鑒定工作，由辦公室和有關業務部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案重新鑒定，把確已失去利用價值的檔案編制清冊，報經分管社領導批準后銷毀；

　 （二）對已批準銷毀的檔案，必須在歸檔總目錄上予以注銷，銷毀檔案應與本單位安全保衛、保密部門聯系，嚴格執行雙人簽字和雙人監銷制度。

　第三十七條

　檔案的移交

　 （一）根據中華人民共和國《檔案法實施辦法》的規定，省聯社的檔案自形成之日起滿 20 年的，向同級國家綜合檔案館移交；

?。ǘ﹩挝粰C構撤銷、合并或有重大變化時，必須將全部檔案進行認真整理，請示上級主管部門和當地檔案行政管理部門后，妥善辦理移交或代管手續，不得散失。

　第七章

　獎勵與處罰

　第三十八條

　省聯社各類檔案受《檔案法》的保護，機關各處室、直屬中心和員工都有保護檔案完整與安全的義務，任何個人不得侵占、轉讓、損毀檔案。

　第三十九條

　有下列情形之一的，可給予表彰和獎勵：

?。ㄒ唬n案的收集、整理、提供利用工作做出顯著成績的；

?。ǘn案的保護和現代化管理做出顯著成績的；

?。ㄈn案管理技術和現代化管理做出重要貢獻的；

?。ㄋ模┇@得上級檔案部門表彰的。

　第四十條

　有下列行為之一的，依法給予行政處分：

　 （一）將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；

　 （二）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；

　 （三）檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　第八章

　附則

　第四十一條

　本辦法由省聯社負責解釋、修訂。

　第四十二條

　本辦法自印發之日起執行。