農商行信貸業務檔案管理辦法模版

　農商行信貸業務檔案管理辦法

　第一章

　總則

　第一條

　為保障信貸業務的安全性、合法性，有效落實貸款責任，防范貸款風險，提供清收處置貸款的法律依據，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔保法》、《貸款通則》等法律法規及《農商行信貸業務管理基本制度》等制度規定，制定本辦法。

　第二條

　信貸業務檔案是指農商行在信貸業務的受理、調查、審查、審議、審批、發放和貸后管理過程中形成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，主要包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等。

　第三條

　信貸業務檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。

　第四條

　本辦法所稱信貸業務是指表內外信貸業務，包括貸款、貼現、承兌、信用證、保函等信貸業務品種。

　第五條

　本辦法所稱借款人是指在農商行辦理信貸業務的企事業法人、其他經濟組織及自然人客戶。

　第六條

　信貸業務檔案管理須遵循以下原則：

?。ㄒ唬┬刨J檔案資料必須真實、完整和合法；

?。ǘn案管理的原始材料賬冊化，必備資料標準化，移交檔案制度化，貸款資料信息化；

?。ㄈ﹪栏駡绦姓l貸款、誰立卷，誰建檔、誰管理；

?。ㄋ模┌凑铡掇r商行信貸業務基本操作流程》規定收集整理信貸業務檔案。

　第七條

　貸款本息結清之前，檔案由信貸業務部門管理；貸款本息結清之后，統一移交檔案部門管理。

　第八條

　信貸業務檔案管理工作接受上級信貸部門、檔案管理部門的指導、監督和檢查。

　第九條

　本辦法所稱的農商行包括縣級聯社和轄區辦貸網點，其中：縣級聯社是指縣（市、區）農村商業銀行、農村合作銀行、農村信用合作聯社，轄區辦貸網點是指縣級聯社轄區有權辦理和經營信貸業務的分支機構。

　第二章

　信貸業務檔案管理人員職責

　第十條

　農商行應篩選熟悉信貸業務、責任心強、嚴守秘密的專（兼）職人員擔任信貸業務檔案管理員，負責信貸檔案的立卷、保管和移交歸檔工作，做到科學管理、有效利用，嚴防毀損散失，確保信貸業務檔案的完整與安全。

　第十一條

　信貸業務檔案管理人員的職責：

　(一)嚴格執行國家政策和法律法規，認真學習和鉆研檔案管理業務，提高業務素質；

　(二)負責收集、整理和保管信貸業務檔案資料；

　(三)辦理檔案借閱登記手續；

　(四)對已超過保管期限的檔案進行鑒定，按程序對超過保存期限和無保存價值的檔案進行銷毀。

　第三章

　信貸業務檔案的內容

　第十二條

　信貸業務檔案分為權證類檔案、要件類檔案、管理類檔案、保全類資料和綜合類檔案。

　第十三條

　權證類檔案是指采用抵（質）押擔保方式辦理的信貸業務，能夠證明對抵（質）押物享有所有權和處置權的要件。主要包括：

?。ㄒ唬┑?質)押物評估報告和作價依據；

?。ǘ┑?質)押物所有權、使用權證或證明文件；

?。ㄈ┮艳k理抵(質)押登記的他項權證或有關證明文件；

?。ㄋ模┑郑ㄙ|）押物清單；

?。ㄎ澹嗬|押的各種有價單證；

?。┑?質)押物保險單；

?。ㄆ撸┑?質)押公證書；

?。ò耍┢渌Y料。

　第十四條

　要件類檔案是指辦理信貸業務過程中產生的能夠證明信貸業務合法性、合規性的基本要件。主要包括：

?。ㄒ唬┬庞玫燃壴u定報告及授信資料；

?。ǘ┬刨J業務申請書；

?。ㄈ┬刨J業務調查、審查報告；

?。ㄋ模├蕼y算表；

?。ㄎ澹┬刨J業務審批表；

?。┵J審會會議紀要；

?。ㄆ撸┥霞壒芾頇C構審批(咨詢)意見；

?。ò耍┵J款意向書；

?。ň牛┵J款承諾函；

?。ㄊ┬刨J業務借款合同(協議書)、借據、擔保合同(擔保協議)或擔保函；

?。ㄊ唬┵J款本息催收通知及回執；

?。ㄊ┵J后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報告；

?。ㄊ┢髽I經營活動分析報告；

?。ㄊ模┍ＷC金進帳證明材料；

?。ㄊ澹┵J款五級分類相關資料，包括認定表(季度)、風險分類報告等；

?。ㄊ┥婕百J款審查、審批、發放的其他必要資料。

　第十五條

　管理類檔案是指借款人、擔保人的基本資料。主要包括：

?。ㄒ唬┢髽I法人營業執照、事業單位登記表、企業資質登記證、特種行業經營許可證、組織機構代碼證、開戶許可證、國（地）稅務登記證、貸款卡等證明材料復印件，以及以上資料的最新年檢證明；

?。ǘ┢髽I法人最近注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本及簡歷，法人授權證明書，企業章程復印件，印鑒卡，企業變更登記有關文件的復印件；

?。ㄈ┢髽I各期財務報表，企業轉制、改組等重大行為的相關資料，客戶資料數據采集表，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等；

?。ㄋ模┕潭ㄙY產項目貸款還應包括項目建議書及批準文件、可行性研究報告及批準文件、項目建設批準文件、項目資本金及項目自籌資金落實到位的證明材料、項目融資意向書、項目竣工及決算報告、其他需要歸檔的文件；

?。ㄎ澹┙杩钊撕蛽Ｈ艘环交螂p方為自然人的，包括借款人、保證人及配偶的有效身份證件、居住證明或戶口本的索引卡、財產及收入狀況證明、同意提供擔保的書面文件、財產共有人承諾函等。

　第十六條

　保全類檔案是指信貸資產風險管理、處置等相關資料。主要包括：

?。ㄒ唬┵J款訴訟全過程的相關資料；

?。ǘ┮晕锏仲J資產清單、權屬證明、抵貸協議、法院裁定書；

?。ㄈ┢髽I兼并、破產的有關資料及證明文件等；

?。ㄋ模┐魤馁~核銷的相關資料。

　第十七條

　綜合類檔案是指農商行內部管理資料。主要包括：農商行內部有關信貸業務的各類報表、賬冊，授權及轉授權文件，行業分析資料，信貸分析報告，調查檢查報告，審計稽核報告等。

　第四章

　信貸業務檔案的收集整理

　第十八條

　信貸員是信貸檔案收集的第一責任人，對信貸檔案的真實性、完整性、及時性負責，并負責完成信貸檔案資料的收集、整理工作。

　第十九條

　信貸檔案實行一戶一檔、一筆(項)一卷，即一個客戶除權證類以外的所有檔案均要存放于一處，一筆業務(一個項目)的檔案設為一卷(一個借款合同項下分次發放的視同一筆)。每個客戶檔案內再分為立卷區和歸檔區，在立卷區存放執行中業務的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區存放已經執行終了業務的要件類、管理類、保全類檔案。

　權證類檔案存放區域為權證區，有價單據視同現金保管。執行中借據由會計部門保管，執行終了的借據按照要求歸檔，其他權證類檔案存放于檔案庫加鎖保管。

　綜合類檔案存放區域為綜合區。

　第二十條

　業務發生后，責任信貸員要在 3 個工作日內整理好貸款原始資料，登記信貸管理檔案臺賬，編制信貸員

　檔案移交清單，經雙方簽字確認后，將全部資料移交給信貸業務檔案管理員。

　其中權證類資料責任信貸員應建立登記簿，在業務發生時移交給信貸業務檔案管理員并簽收，同時填寫收據，一式兩份，一份給抵（質）押人，一份存檔留底。貸款歸還結清后，憑此收據將權證類原件退還客戶。

　第二十一條

　信貸業務檔案管理員對責任信貸員移交的信貸業務檔案進行整理、立卷，要求在 2 個工作日內完成。

　第二十二條

　信貸檔案整理的基本要求：

　 (一)遵循檔案資料的形成規律和特點，保持資料之間的有機聯系，區別不同保管價值，以便保管和利用；

　(二)歸檔的檔案資料種類、份數及每份文件的頁數要齊全完整；

　(三)在歸檔資料中，應將每份資料的正件與附件、復印件與原稿、請示與批復、轉發文與原件等立在一起，不得分開；文電應合一立卷，同時按照批復在前、請示在后，處理性決定、判決性文件在前，依據材料在后的順序要求進行資料歸檔；

　(四)卷內資料應按排列順序，依次編寫頁碼和卷號，統一在每頁正面的右上角或背面左上角填寫頁碼；

　(五)卷內資料要去掉金屬物，對破損的資料應進行托裱、修補，字跡易擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應使用

　標準的檔案封皮，采用三孔一線的方法裝訂，不能裝訂的案卷，如定期統一報表等，應使用標準的報表封面、封底，用細線裝訂；

　(六)按規定逐件填寫《卷內文件目錄》。

　第五章

　信貸檔案的保管調閱

　第二十三條

　信貸業務檔案必須有專用庫房和柜架保管，庫房、柜架要堅固，并有防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲等功能。庫房內不能存放與信貸業務檔案無關的物品，要定期對檔案資料進行檢查，發現問題及時解決，確保資料安全。

　第二十四條

　信貸業務檔案管理員將已結清的信貸檔案轉入該借款人的歸檔區保管。填寫檔案皮的歸檔號，將檔案裝入歸檔區對應年度的檔案盒中，填制檔案盒封面，建立已歸檔檔案保管清冊。

　第二十五條

　農商行應建立檔案調閱管理制度。調閱檔案時，按照檔案保密和調閱管理規定，嚴格執行調閱范圍和履行調閱手續，保證檔案的完整和安全。農商行保存的信貸業務檔案主要供內部使用，只能現場調閱，一律不得外借。

　第二十六條

　農商行內部人員調閱信貸業務檔案應填寫調閱單，建立調閱登記簿，登記調閱人姓名、調閱日期、調閱內容等；非信貸專業人員需要調閱信貸業務檔案的，需經信貸部門和縣級聯社（或辦貸網點）負責人簽字同意。

　第二十七條

　公安、紀檢、司法等部門處理案件，需查閱檔案時，必須持有縣級及以上主管部門的相關手續，經縣級聯社負責人批準后方可查閱。查閱時，檔案管理人員必須在場陪同，不準將檔案交給查閱人放任不管，查閱人需索取有關證據和資料時，需經有權批準人同意后方可抄錄和復制，嚴禁將原件抽出借走。查閱檔案的介紹信要粘貼在原件后保管，并將查閱日期和有關情況在案卷封底作詳細記錄，同時登記“借閱信貸業務檔案登記簿”，由信貸部門負責人、有權批準人和檔案管理人員共同簽章，以備查考。

　第二十八條

　信貸業務檔案管理人員及有關信貸人員調離時，對經管的檔案資料(包括年內臨時保管的文件資料)，要逐件填寫交接清單，在相關部門負責人的監督下，辦理交接手續，以明確責任，確保信貸業務檔案資料的完整。

　第二十九條

　因業務需要提取權證類檔案時，信貸員要填制重要抵押、質押檔案出庫單，經有權人審批同意，由信貸業務檔案管理員到會計部門辦理必要的出入庫手續。

　第三十條

　信貸業務檔案管理員要妥善保管信貸業務檔案，嚴格遵守保密制度，不得違章借出信貸業務檔案或透露檔案內容?？h級聯社要定期檢查各類檔案的保管情況，檢查間隔至少為每季一次，并書面記錄檢查結果。

　第三十一條

　信貸業務檔案應按照不同的保管期限進行保管。

　信貸業務檔案的保管及銷毀清冊為永久保管。

　第六章

　信貸檔案的銷毀

　第三十二條

　檔案保管期滿后應進行銷毀，具體步驟包括整理、審批和銷毀。

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　根據檔案管理規定，符合銷毀條件的，由檔案管理部門（人員）提出銷毀意見，編造信貸業務檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

?。ǘn案管理部門（辦貸網點）負責人在信貸業務檔案銷毀清冊上簽署意見后上報縣級聯社。

?。ㄈ╀N毀前的整理?？h級聯社信貸部門和檔案管理部門經審核同意銷毀后，信貸人員及檔案管理人員必須進行嚴格的整理和審閱。

?。ㄋ模┛h級聯社信貸和稽核部門共同組成鑒定小組進行鑒定，提出存毀意見，報有權人審批。對需銷毀的檔案共同派員監銷。在銷毀信貸業務檔案前，監銷人應按照銷毀清冊上所列內容清點核對。銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況書面報告縣級聯社理（董）事長。

　第三十三條

　對保管期滿但仍具有一定查考利用價值的信貸檔案，應視情況繼續保管 3 年以上，確無保存價值時方可進行銷毀。

　第七章

　附則

　第三十四條

　違反本制度規定的，依據《農商行工作人員違規行為處罰辦法》進行處罰。

　第三十五條

　本辦法由農商行負責解釋。

　第三十六條

　本辦法自下發之日起執行。