綜合檔案歸檔管理規定

　 綜合檔案歸檔管理規定

　 編

　號：

　KDKG/PK-102 版

　本：

　A/0

　 2009 年 12 月 31 日發布 2009 年 12 月 31 日實施

　武漢凱迪 控股投資 有限公司 發 布

　目

　錄

　1 目 目

　的 的 ............................................................................................................................................ 1 2 范 范

　圍 圍 ............................................................................................................................................ 1 3 定 定

　義 義 ............................................................................................................................................ 1 4 職 職

　責 責 ............................................................................................................................................ 1 5 程 程

　序 序 ............................................................................................................................................ 1 5.1

　綜合檔案類目設置 ........................................................................................................................... 1 5.2

　綜合檔案形成與收集 ....................................................................................................................... 2 5.3

　綜合檔案整理 ................................................................................................................................... 2 5.4

　綜合檔案歸檔 ................................................................................................................................... 3 6 相關文件 ........................................................................................................................................ 4 7 記 記

　錄 錄 ............................................................................................................................................ 4 綜合檔案歸檔資料分類標準 ................................................................................................................... 5

　1 目

　的

　 為加強公司檔案標準化管理，保證檔案歸檔的及時性、完整性，以更好地服務于公司生產和經營管理需要，特制定本規定。

　2 范

　圍

　 本規定適用于武漢凱迪控股投資有限公司（以下簡稱控股公司）及各系列公司（以下簡稱系列公司）綜合檔案的歸檔、立卷、整理工作。

　3 定

　義

　綜合檔案：是指本公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資和黨、政、工、團工作等方面檔案。

　4 職

　責

　4.1 綜合檔案管理員 a) 負責依據國家及行業綜合檔案相關法規、標準，結合公司實際情況制定、完善綜合檔案分類標準； b) 負責對歸檔工作進行指導和監督，督促各部門按規定及時辦理歸檔移交手續。

　c) 負責控股及各系列公司科技檔案的驗收、立卷、排架、編目等全過程工作。

　d) 負責對異地公司/各電廠檔案管理的培訓、指導及監督檢查工作。

　4.2 控股公司各中心/部門、各系列公司相關部門 a) 負責按本規定要求完成本部門（項目）業務所涉及檔案資料的收集和歸檔工作。

　b) 部門（項目）負責人是本部門（項目）檔案資料歸檔完整性、及時性的第一責任人。

　 c) 各部門（項目）應指定一名專、兼職檔案管理員負責文件資料的搜集和歸檔，并對其歸檔文件材料的完整性、準確性、系統性負責。

　5. 程

　序

　5.1 綜合檔案類目設置

　5.1.1 公司檔案一級類目參照《電力工業企業檔案分類規則》設置，共分 10 大類，其中：0 至 5 大類為綜合檔案，6 至 9 大類為科技檔案。綜合檔案一級類目包括：

　0

　黨群工作檔案 1

　行政管理檔案

　2 經營管理檔案 3 生產技術管理檔案 4

　會計檔案 5

　人事檔案 5.1.2 結合控股及各系列公司的經營模式及業務范圍，對 0 至 5 大類在各專業進行進一步細劃，形成各專業歸檔資料分類標準，包括：實體分類原則、分類方法、類目標識和類目設置、歸檔份數、保管期限、責任部門等。

　5.2 綜合檔案形成與收集

　5.2.1 綜合檔案是公司檔案的重要組成部分，各職能部門應嚴格按照綜合檔案歸檔范圍進行過程資料的收集和保管。

　5.2.2 綜合檔案管理員應積極跟蹤檔案形成過程，主動指導、督促各部門做好文件材料的整理，并按時歸檔。

　5.3

　綜合檔案整理

　5.3.1 歸檔要求 a）各部門資料管理人員應按附表《綜合檔案歸檔資料分類標準》對文件資料進行分類、組卷，保證文件資料的完整性和系統性。

　b）歸檔文件材料原則上應為原件，作為憑證作用的必須為原件，對外來文件無原件的， 以最初接收的文件視為原件。

　c）歸檔文件材料應字跡清楚，簽字蓋章手續完備，文件載體和書寫材料應達到永久性保存的要求，書寫不得使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水。

　d）文件整理應遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

　e）歸檔文件材料主要以件為單位進行整理，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，來文與復文可為一件。

　f）密不可分的文件材料可裝訂在一起，排列一般正文在前，附件在后；復文在前，來文在后。

　g）歸檔文件采用“保管期限—年度—問題”分類法進行分類，即先將文件按保管期限分類，再在保管期限下面按年度分類。

　5.3.2 案卷編目 a）立卷后，每個案卷內應附有卷內目錄（見 KDKG/PG101-03）、卷內備考表（見

　KDKG/PG101-04）和案卷脊背，案卷封面不做填寫。

　b）卷內目錄、卷內備考表應采用 A4 幅面（長×寬為 297mm×210mm）70g 以上白色書寫紙制作。案卷脊背用 A4 紙打印后粘貼。

　c)

　檔案編號執行《檔案編號管理規定》（KDKG/PK-104）。

　5.3.3 頁號的編寫 卷（件）內文件必須使用 HB 鉛筆或打碼機在有書寫內容的頁面編號，頁號從“1”開始。單面書寫的文件頁號在右上角；雙面書寫文件的頁號，正面在右下角，背面在左下角。卷內目錄、備考表不編寫頁號。

　5.3.4 案卷裝訂 裝訂應統一在左側，用棉線或不銹鋼釘，同時保證整齊、牢固，裝訂時要剔除金屬物， 然后裝入檔案盒。

　5.3.5

　案卷裝具 采用國家檔案管理部門規定的卷盒、卷夾等形式。卷盒的外表尺寸為310mm×220mm，厚度為 20、30、40、50mm。卷夾的外表尺寸為 310mm×220mm，厚度一般為 20-30mm。文件資料一般使用硬式檔案盒，藍圖一般使用檔案袋，卷盒、卷夾應采用無酸產品。

　5.4 綜合檔案歸檔流程

　5.4.1 各部門專、兼職資料員負責過程檔案的日常收集、整理，參照附表“綜合檔案歸檔分類標準”所列歸檔內容要求建立部門級資料清單，以保證歸檔資料及時、完整。

　5.4.2 各部門專、兼職資料員按照附表“綜合檔案分類標準”要求及時歸檔，填寫“歸檔文件材料移交清單”（見 KDKG/PG101-01），經部門負責人審核后，將歸檔資料、“歸檔文件移交清單”（電子版、紙質版各 1 份），移交信息中心檔案管理部。

　5.4.3 信息中心檔案管理員與移交人員共同清點移交資料，完成歸檔驗收工作。

　5.4.4 信息中心檔案管理員進行案卷整理、排架，編制“檔案檢索目錄”，“檔案檢索目錄”表式附后。

　5.4.5 綜合檔案一般于次年一季度歸檔，公司資質、榮譽證書等實物檔案及重要申報材料即時歸檔，歸檔時間、責任人執行“附表《綜合檔案分類標準》”。

　5.4.6 歸檔部門按照《保密法》及有關規章制度的要求，對需劃密的文件材料，填寫“歸檔文件密級登記表”（KDKG/PG102-01），注明密級、保密期限，連同歸檔文件一同交檔案管理部。

　6 相關文件

　6.1《檔案管理程序》 7 記

　錄

　7.1 綜合檔案歸檔資料分類標準

　歸檔文件密級登記表

　歸檔資料描述

　表格編號 KDKG/PG102-01- 歸檔數目 共 件，其中文字材料 件，圖紙

　 件 記錄編號

　立卷人

　立卷部門

　清單頁數 共 頁，第 頁 審核人

　審核人意見

　接收人

　接收部門

　接收日期

　序號 檔號 密級文件材料名稱及描述 密級 保密期限 份數 頁數

　綜合檔案歸檔資料分類標準

　分類號

　科目名稱

　卷內文件內容

　歸檔份數

　保管期限

　歸檔時間

　歸檔部門/ / 責任人

　電子 正本 副本 圖紙 重要 一般 0 0

　 黨群工作

　 01

　黨群工作綜合

　 02

　黨務工作綜合

　 020

　 黨務工作 黨委綜合性工作

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前 歸口管理部門負責人 黨委會

　1

　 長期 短期 其他事務性工作

　1

　 長期 短期 03

　組織工作

　 030

　 組織工作 組織建設

　1

　 長期 短期

　 次年 3 月末之前

　 歸口管理部門負責人 黨員干部管理

　1

　 長期 短期 黨費管理

　1

　 長期 短期 其他事務性工作

　1

　 長期 短期 04

　紀檢工作

　 040

　 紀檢工作

　 紀委工作安排、計劃、總結

　1

　 長期

　 短期 次年 3 月末之前 歸口管理部門負責人 05

　工會工作

　 050 工會工作 職代會、工作記錄、勞保福利、文體活動等

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前 部門負責人 06

　共青團工作

　 060

　 協會工作

　 各專業學會、協會工作

　1

　 長期

　 短期 次年 3 月末之前 歸口管理部門負責人 1 1

　 行政工作

　 10

　行政管理綜合

　 11

　董事會、股東會、監事會工作

　 110

　 董事會工作 董事會決議、會議紀要

　1

　 永久、 長/短期

　 次年 3 月末之前

　 董事會秘書 董事會相關工作形成的資料

　1

　 永久、 長/短期

　 111

　 股東會 股東會決議、會議紀要

　1

　 永久、 長/短期 股東會相關工作形成的資料

　1

　 永久、 長/短期

　 112

　 監事會 監事會決議、會議紀要

　1

　 永久、 長/短期 監事會相關工作形成的資料

　1

　 永久、 長/短期 12

　行政事務

　 120

　 各公司、部門工作計劃、總結 行政工作計劃、總結、通知、規定、辦法等

　1

　 永久、 長/短期

　 次年 3 月末之前

　 總經部負責人

　 公司內部整頓形成的相關資料

　1

　 永久、 長/短期

　 121

　 會議紀要、決定 總經理辦公會紀要

　1

　 永久、 長/短期 各專題會議紀要、協調會

　1

　 永久 長/短期 次年 3 月末之前

　122 技術資質 申報資料

　1

　 永久 長/短 申報工作結 經辦部

　分類號

　科目名稱

　卷內文件內容

　歸檔份數

　保管期限

　歸檔時間

　歸檔部門/ / 責任人

　電子 正本 副本 圖紙 重要 一般

　 期

　 束后 1 周內

　 門負責人 年檢資料

　1

　 永久 長/短期 資質證書

　1

　 永久 長/短期 辦結后 2 個工作日內

　 123

　 工商管理 注冊資料

　1

　 永久

　辦理完畢 1 個周內

　 經辦部門負責人 公司章程、驗資報告

　1

　 永久

　辦結后 2 個工作日內 營業執照

　1

　 永久

　組織機構代碼證

　1

　 永久

　國、地稅證

　1

　 永久

　124

　 法律事務 訴訟案件資料

　1

　 永久 長/短期

　 辦理完畢 1 個周內 經辦部門負責人 法律事務相關的資料

　1

　 永久 長、短期

　 125

　 文秘機要工作 政府、外單位來文、重要函件

　1

　 永久 長/短期

　 次年 3 月之前

　 總經部負責人 公司的對外發文、重要函件

　1

　 永久 長/短期 機要保密工作

　1

　 永久 長/短期 用印記錄

　1

　 永久 長/短期 126 公司大事記

　 1

　 永久 長/短期 每季度最末月前 13

　外事工作

　 13

　 外事工作 外事活動的計劃

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前 經辦部門負責人 外事工作管理工作

　1

　 長期 短期 14

　資產

　140 土地管理 土地買賣及相關資料

　1

　 永久

　辦結后 2 個工作日內

　 經辦部門負責人 141 房產管理 房產買賣及相關資料

　1

　 永久

　142 設備管理 設備臺帳、明細

　1

　 永久 長期 次年 3 月之前 15

　公共關系

　 150 重要領導視察資料

　 1

　 長期 短期

　 次年 3 月末之前

　 經辦部門負責人 151 重要客戶、相關方考察資料

　 1

　 長期 短期 152 重大慶典資料

　 1

　 長期 短期 153 媒體報道、宣傳

　 1

　 長期 短期 154 公司宣傳畫冊、錄像

　 1

　 長期 短期 159 其他

　 1

　 長期 短期 16

　審計、監察工作

　 160

　 監察工作 監察工作計劃、總結

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前

　 審計中心 監察會議紀要、記錄

　1

　 長期 短期

　 次年 3 月末之前 案件處理材料

　1

　 長期 短期 161 審計工作 各專項審計工作（包括審核過程記錄、審計報告）

　1

　 長期 短期 17

　后勤福利

　分類號

　科目名稱

　卷內文件內容

　歸檔份數

　保管期限

　歸檔時間

　歸檔部門/ / 責任人

　電子 正本 副本 圖紙 重要 一般 170 后勤福利工作 后勤福利相關規定、決定

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前 部門負責人 2 2

　 經營管理

　 20

　經營管理綜合

　 21

　經營決策

　 210

　 重大經營戰略決策 規劃戰略、重要戰略決策

　1

　 長期

　次年 3 月末之前

　 部門負責人 公司中、長期規劃、計劃

　1

　 長期 短期 年度計劃

　1

　 長期 短期 各項專業發展計劃

　1

　 長期 短期 211 公司改革 公司改革相關資料

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前 部門負責人 212 經營目標管理

　 1

　 長期 短期

　 次年 3 月末之前 經營部門負責人 213 年度預算、資金計劃

　 1

　 長期 短期 214 各類經營統計報表

　 1

　 長期 短期 22

　物資管理（項目除外）

　 220 物資管理工作 年度采購、分配計劃

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前

　 招標采購部門負責人

　 221

　 物資供應 招標、投標

　1

　 長期 短期 招標或合同簽訂后 1 周內 合同、協議

　1

　 長期 短期 來往函件

　1

　 長期 短期 222 供應商/分包商 供應商/分包商名單及考察評價記錄

　1

　短期 次年 3 月末之前 23

　營銷管理

　 230

　 銷售管理工作 營銷計劃、總結

　1

　 長期 短期

　 次年 3 月末之前

　 市場部門負責人 營銷管理的規定、通知

　1

　 長期 短期 231 市場信息及推廣 市場分析、用戶調查

　1

　 長期 短期

　 232

　 營銷工作 銷售合同、協議、函件

　1

　 長期 短期 投標或合同簽訂完 2 周內

　 投標、招標、議標的商務文件

　1

　 長期

　 短期

　 233

　 銷售相關工作 售后服務

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前 統計、報表

　1

　 長期 短期 24

　投資項目開發（未核準項目）

　 240

　 投資項目開發管理 投資項目開發管理計劃、總結

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前

　 投資開發部門負責人 投資項目開發管理的規定、通知

　1

　 長期 短期

　 241

　 投資基礎信息 項目立項申請資料、請示、報告

　1

　 長期 短期

　 投資項目終止后 1 周內 投資環境及技術基礎信息

　1

　 長期 短期

　242 委托咨詢招標及合同 招標、議標記錄、合同

　1

　 長期 短期 243 咨詢報告及批復

　 1

　 長期 短期 249 其他

　 1

　 長期 短期 次年 6 月之前 25

　與其他企業相關投資方面資料

　3 3

　 生產技術管理

　 30

　生產技術管理綜合

　分類號

　科目名稱

　卷內文件內容

　歸檔份數

　保管期限

　歸檔時間

　歸檔部門/ / 責任人

　電子 正本 副本 圖紙 重要 一般 31

　生產管理

　 310

　 生產管理工作 生產協調會、計劃、總結

　1

　短期

　 次年 3 月末之前 項目或生產管理部門 項目檢查

　1

　短期 311 其他

　 短期 32

　技術管理

　 320

　 技術管理工作 技術管理工作的規劃、計劃

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前

　 部門負責人 重要的通知、文件

　1

　 長期 短期 321 合同、協議 （具體項目入科研檔案）

　 1

　 長期

　合同簽訂完 1 周內 322 技術創新 申報材料及認定證書

　1

　 長期

　辦理完畢 1 周內 部門負責人 323 技術引進

　 1

　 長期

　324

　 專利申報 專利申報材料

　1

　 長期

　經辦人 專利證書

　1

　 長期

　325 學術論文

　 1

　 長期

　33

　安全環保

　 330

　 安全環境管理 安全環境管理的計劃、總結、通知

　1

　短期

　 次年 3 月末之前

　 業務主管部門負責人 安全教育培訓、取證

　1

　短期 331 勞動保護

　 1

　 長期

　332 安全環境事故調查、處理

　 1

　 長期

　處理完畢后 1 周內 333 環保及污染治理

　 1

　 長期

　次年 3 月末之前 334 統計報表

　 1

　 長期

　339 其他

　 1

　 長期

　34

　質量管理

　 340

　 質量管理工作 質量管理的計劃、總結、通知

　1

　短期

　 次年 3 月末之前

　 業務主管部門負責人 質量管理培訓、取證

　1

　短期 341 計量及設備檢定

　 1

　短期 342 產品及工程創優

　 1

　 永久

　活動結束后 2 343 質量回訪及反饋

　 1

　 長期

　次年 3 月末之前 344 QC 小組活動

　 1

　 長期

　 業務主管部門負責人 345 質量事故調查、處理

　 1

　 長期

　處理完畢后 1 周內 346 統計、報表

　 1

　 長期

　次年 3 月末之前 349 其他

　 1

　 長期

　35

　標準化管理

　 350 標準化管理工作 標準化管理工作的計劃、總結、通知

　1

　 長期

　次年 3 月末之前 業務主管部門負責人 351 管理標準 各公司、部門管理標準

　1

　 長期

　352 技術標準 各公司、部門技術標準

　1

　 長期

　353 體系內審及監督

　 1

　 長期

　分類號

　科目名稱

　卷內文件內容

　歸檔份數

　保管期限

　歸檔時間

　歸檔部門/ / 責任人

　電子 正本 副本 圖紙 重要 一般 354 外審及認證

　 1

　 長期

　359 其他

　 1

　 長期

　36

　信息工作

　 360 信息管理工作 信息管理工作的計劃、總結、通知

　1

　 長期 短期 次年 3 月末之前 部門負責人 361 信息化

　3510

　 信息系統項目實施 立項請示、批復

　1

　 長期

　項目結束后 1 個月內 部門負責人

　 招、投標、合同

　1

　 長期

　招標或合同簽訂后 1 周內 招標采購部門負責人 需求分析報告

　1

　 長期

　項目結束后 1 個月內

　 部門負責人 驗收報告

　1

　 長期

　操作手冊及使用說明

　1

　 長期

　3511

　 信息系統運行維護 設備清單

　1

　短期

　 次年 3 月末之前

　 部門負責人 故障處理記錄

　1

　短期 數據備份

　1

　短期 系統信息安全問題記錄

　1

　短期 3512 軟件資料

　 1

　 長期

　次年 3 月末之前 部門負責人

　 3513

　 檔案工作 檔案管理標準

　1

　 長期

　次年 3 月末之前

　 部門負責人 檔案工作的計劃、總結

　1

　 長期

　鑒定申請、報告；鑒定清冊

　1

　 長期

　銷毀審批表及銷毀記錄

　1

　 長期

　檔案基本情況、統計表

　1

　 長期

　歸檔移交清單

　1

　 長期

　3514 圖書資料工作

　 1

　短期 3515 情報工作

　 1

　短期 3519 統計

　 1

　 長期

　4 4

　 財務管理及財務審計

　 41

　財務審計綜合

　 42

　財務管理

　 420 財務管理工作 財務管理制度、規定、辦法、通知

　1

　 長期

　次年 6 月末之前

　 部門負責人

　 421

　 財務工作 流動資金核定、結算

　1

　 長期

　固定資產的新增、報廢、調撥

　1

　 長期

　財務收支計劃、利潤、年度決算

　1

　 長期

　稅收

　1

　 長期

　43

　會計賬務

　 430

　 會計賬務 報表

　1

　 長期

　次年 6 月末之前

　 部門負責人 賬冊

　1

　 長期

　憑證

　1

　 長期

　會計檔案移交清冊

　1

　 長期

　44

　財務審計工作

　 440 審計工作 審計工作的通知、規定、計劃、總結

　1

　 長期

　次年 6 月末之前 部門負責人

　分類號

　科目名稱

　卷內文件內容

　歸檔份數

　保管期限

　歸檔時間

　歸檔部門/ / 責任人

　電子 正本 副本 圖紙 重要 一般

　 專項審計的通知、報告、總結、證明材料

　1

　 長期

　45

　融資管理

　 450

　 融資管理工作 融資計劃

　1

　 長期

　次年 6 月末之前

　 部門負責人 融資方案

　1

　 長期

　授信、融資申請材料及批復

　1

　 長期

　5 5

　 人力資源管理

　 50

　人力資源管理綜合

　 51

　人力資源管理基礎

　 510 規劃、計劃

　 1

　 長期

　次年 3 月末之前 部門負責人 511 管理規定、辦法、通知

　 1

　 長期

　52 組織管理

　 520 公司二級組織機構設置 組織機構設置成立、撤銷、合并、更名、變更隸屬關系

　1

　 長期

　次年 3 月末之前

　 部門負責人 521 三定方案

　 1

　 長期 53

　人事管理

　 530

　 招聘 人才庫

　1

　短期

　 次年 3 月末之前

　 部門負責人 招聘計劃、招聘及錄用記錄

　1

　短期

　 531

　 勞動關系管理 員工勞動合同

　1

　 長期

　保密協議及相關材料

　1

　 長期

　532 員工獎懲

　 1

　 長期

　533 員工異動

　 1

　 長期

　534 員工檔案

　 1

　 長期

　535

　 工資管理 工資計劃、總結、會議紀要

　1

　 長期

　工資的定級、工資計算等

　1

　 長期

　獎金、津貼

　1

　 長期

　536 考評管理 考評記錄

　1

　 長期

　537 職稱及個人資質管理

　 1

　 長期

　538 教育培訓 教育培訓計劃、總結等

　1

　短期