檔案服務外包工作規范第4部分：檔案整理服務(征求意見稿)

　0ICS 點擊此處添加 ICS 號 點擊此處添加中國標準文獻分類號

　 DA 中 華 人 民 共 和 國 檔 案 行 業 標 準 DA/T 68.4—202X

　 檔案服務外包工作規范 第 4 部分：檔案整理服務

　Specifications on the work of archive service outsourcing—— Part 4：Archive Ordered service 點擊此處添加與國際標準一致性程度的標識 （征求意見稿）

　XXXX - XX - XX 發布 XXXX - XX - XX 實施 國家檔案局

　 發 布

　DA/T 68.4—202X I 前

　言 DA/T 68《檔案服務外包工作規范》分為如下部分：

　——第1部分：總則； ——第2部分：檔案數字化服務； ——第3部分：檔案管理咨詢服務； ——第4部分：檔案整理服務； ——第5部分：檔案保管服務； ——第6部分：檔案銷毀服務； …… 本部分為DA/T 68的第4部分。

　本部分按照GB/T 1.1—2020給出的規則起草。

　本部分由國家檔案局提出并歸口。

　本部分起草單位：

　本部分主要起草人：

　DA/T 68.4—202X 2

　檔案服務外包工作規范 第 4 部分：檔案整理服務

　1 范圍 本部分規定了檔案整理服務外包相關方的工作，包括發包方工作規范、承包方工作規范、信用評價與質量監督等要求。

　本部分適用于機關、團體、企業事業單位和其他組織開展傳統載體檔案整理服務外包工作。涉密檔案整理服務外包應遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》及《國家秘密載體印制管理辦法》等保密管理相關規定。

　2 規范性引用文件 下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　GB/T 22119

　信用服務機構 誠信評價業務規范 DA/T 68.1

　 檔案服務外包工作規范

　第1部分：總則 3 術語和定義 下列術語和定義適用于本文件。

　3.1 檔案整理服務 依據合同約定，發包方委托承包方對指定的檔案實體提供規范化整理服務的行為。檔案整理服務內容主要包括鑒別審核、分類排列、修整組合、編號編目、裝訂裝盒等。

　3.2 整理服務項目組 承包方根據發包方的業務需求、檔案特點及其管理要求，為完成發包方的檔案整理任務而建立的工作組。

　4 發包方工作規范

　4.1 總體要求 發包方應按照DA/T 68.1的規定，堅持合法、安全、可控原則開展檔案整理服務外包工作。結合各地區政策和實際，選定符合條件的承包方，簽訂合同和保密協議，履行組織、管理、檢查、驗收責任，做好對發包方全過程、全方位的管控。

　4.2 前期準備 4.2.1 發包方應確定與檔案整理工作量匹配的場所、設施、設備。

　4.2.2 發包方應指定專人負責與承包方的對接，有序推進檔案整理服務外包工作。

　DA/T 68.4—202X 3 4.2.3 發包方應審定承包方的整理服務方案，明確工作內容、工作要求、應遵守的規章制度，與承包方做到權責明晰。

　4.2.4 發包方應與承包方履行檔案的交接手續，做好清點交接工作并形成交接文據。交接文據上應區分類型，標明數量、密級、移交人、接收人和移交時間等項目。

　4.3 人員管理 4.3.1 發包方應對承包方整理服務項目組人員進行登記，登記表參照 DA /T 68.1 總則 附錄 B。

　4.3.2 發包方應對承包方整理服務人員的情況進行監管，承包方整理服務項目組人員的調整應經發包方同意并登記。

　4.3.3 發包方應將整理服務項目組以外的人員均作為訪客管理。

　4.4 場所管理 4.4.1 檔案整理場所一般應選擇在發包方的辦公地點。場所應配備供存放私人物品的專柜。

　4.4.2 發包方應對整理場所設專人管理或委托承包方專人管理。

　4.4.3 發包方應對整理場所進行定期或不定期的巡查，確保外包工作安全可控。

　4.4.4 整理場所應安裝視頻監控系統。視頻監控系統應覆蓋檔案整理場所的門窗、檔案存放區、整理區，實施全方位監控，監控應避免直接攝錄檔案實體和電腦屏幕。

　4.4.5 檔案整理場所設于發包方辦公地點之外的,發包方應定期檢查視頻監控系統, 將視頻監控數據及回放記錄移交發包方保存。視頻監控數據自產生之日起保存不少于 6 個月；發包方應定期對視頻進行回放檢查，在刪除視頻監控數據之前，要留存視頻回放記錄。

　4.4.6 訪客進出整理場所不得攜帶具有拍照、錄音、錄像功能的設備。應由專人全程陪同并履行登記手續。（參見附錄 A）

　4.4.7 外單位來訪的人員進入整理場所應經發包方審批（參見附錄 B）。

　4.5 設備管理 4.5.1 發包方應做好信息設備和存儲設備入場檢查登記、離場檢查登記手續。

　4.5.2 在整理場所內的信息設備、存儲設備，嚴禁連接互聯網，必須采用技術手段或專業物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。

　4.5.3 在整理服務項目組撤場前，發包方應對承包方攜帶的信息設備、存儲介質做好信息安全檢查，清除整理服務過程中產生的所有信息。

　4.6 過程管理 4.6.1 發包方應加強對承包方檔案服務過程中安全保密工作的監督檢查，及時消除安全隱患。

　4.6.2 發包方應對承包方的實施質量進行監督檢查，對照整理服務方案開展實地抽查工作，必要時引進第三方機構進行服務監管。

　4.6.3 發包方應及時回應承包方在整理服務過程中出現的有關問題并給予協助解決。

　4.6.4 發包方每月聽取進度匯報，當實施進度與計劃出現偏差時，及時溝通并解決問題。

　DA/T 68.4—202X 4 4.6.5 服務過程中，發包工作量與合同約定發生變化時，應及時與承包方溝通，必要時簽訂補充協議。

　4.6.6 發現檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的，應及時向檔案主管部門報告。

　4.7 項目驗收 4.7.1 項目完成后，發包方應在收到承包方提出的驗收申請后，及時組織驗收。

　4.7.2 檔案數量較大、服務周期較長的項目，發包方可組織階段性驗收。

　4.7.3 發包方根據國家有關標準規范、招投標文件、合同、整理服務方案等作為驗收依據。

　4.7.4 發包方可從檔案工作責任制和管理制度落實情況、整理場所設施設備配置使用情況、人員管理情況、整理服務質量情況、合同履行情況等方面進行驗收。

　4.7.5 整理服務質量情況的檢查比例一般不少于各類檔案發包任務總量的 5%，重點可從排列的合理性、目錄的規范性、檔號編制的準確性、裝訂裝盒的牢固美觀性等方面進行評價。

　4.7.6 驗收通過后，發包方應出具驗收報告，與承包方做好檔案的清點、接收并辦理書面交接手續。

　4.7.7 驗收未通過的，發包方應出具驗收意見并要求承包方限期整改。

　4.7.8 項目自終驗合格后進入質保期，質保期一般不少于一年。

　5 承包方工作規范 5.1 總體要求 承包方應按照DA/T 68.1的要求，加強目標與原則管理、戰略管理、資源管理、業務管理、安全管理，遵循有關標準規范，優質高效地完成檔案整理服務工作。

　5.2 開工準備 5.2.1 承包方應與發包方充分溝通，深入了解發包方的歷史沿革、機構職能、擬發包項目的概況、服務內容、服務時間、服務數量、分類方案、管理現狀等信息，必要時形成會議記錄。

　5.2.2 承包方應編制整理服務方案，主要包括服務目標、服務依據、人員配置、服務時間、服務地點、整理方法，以及進度控制、質量控制、安全保密措施等，并提交發包方審核確認。

　5.2.3 承包方應對整理服務項目組人員進行崗前培訓和技術交底。

　5.2.4 承包方應制定現場管理、保密管理、安全管理等制度。

　5.3 人員保障 5.3.1 承包方應根據招投標文件、合同等約定，成立整理服務項目組，按發包方要求配備具有相應知識水平和業務技能的項目經理和整理人員，并保證項目組成員在服務過程中的穩定性。中途更換應征得發包方同意并及時向發包方登記。

　5.3.2 承包方有責任對整理服務項目組人員進行背景調查，確保社會關系清楚，歷史清白。

　DA/T 68.4—202X 5 5.3.3 承包方應對檔案整理服務項目組人員進行安全保密教育，簽訂勞動合同和保密責任書（保密協議）。保密協議條款可參照 DA/T 68.1 總則附錄 C。

　5.4 場所管理 5.4.1 承包方可對發包方提供的整理場所提出合理化建議。

　5.4.2 承包方應與整理服務項目組的負責人簽訂承諾書，對整理場所負直接管理責任。

　5.4.3 工作期間，整理場所應封閉管理，未經允許不得隨意進入。

　5.4.4 整理場所應整潔有序，私人物品不得帶入整理場所。

　5.5 作業管理 5.5.1 承包方應掌握所承接檔案類型的整理標準和規范，依規做好檔案整理服務的鑒別審核，分類排列，修整組合，編號編目，裝訂裝盒等操作環節步驟。

　5.5.2 承包方在整理服務過程中應形成相應的工作流程單，對檔案整理服務各操作環節或步驟做好相應記錄，保證檔案整理服務過程的可追溯性。

　5.5.3 承包方在整理服務過程中，發現問題情況應向發包方出具工作聯系單。（參見附錄 C）

　5.5.4 承包方在整理服務過程中應建立質檢管理機制，落實質檢人員，對各操作環節或步驟進行質檢，質檢情況可形成項目問題跟蹤表。（參見附錄 D）

　5.5.5 承包方應每月向發包方匯報整理服務進展情況。

　5.5.6 承包方需攜帶信息設備、存儲設備進入整理場所的，應經發包方安全檢查，形成進場記錄，并指定專人管理。

　5.5.7 承包方在整理過程中發現需要調整分類方案，或發包工作量與合同約定發生變化時，雙方應及時溝通，必要時簽訂補充協議。

　5.5.8 承包方應將整理服務過程中形成的備查資料或認為不需要歸檔的文件，應登記造冊，供發包方審定、處置。嚴禁擅自銷毀文件。

　5.5.9 在檔案整理過程中需要提供利用檔案的，承包方應協助做好相關工作。

　5.5.10 承包方在整理服務過程中，應落實好檔案安全和保密制度，確保檔案實體和信息安全，保守國家秘密，保護發包方的知識產權、商業秘密和個人隱私安全。

　5.5.11 未經發包方允許，承包方應嚴禁將檔案或檔案復制件帶離整理場所，不得帶入有信息錄入傳播功能的設備；不得以任何形式泄漏、傳播、公布檔案信息；不得無故查看及討論檔案內容。

　5.6 交付撤場 5.6.1 項目完成后，承包方應提出驗收申請，配合發包方開展驗收工作。驗收不合格的，應根據驗收意見積極配合整改直至通過驗收。

　5.6.2 通過驗收后，承包方應及時辦理移交手續。

　5.6.3 承包方撤場前應將檔案實體、電子目錄、整理說明、紙質目錄、工作臺帳、存儲設備、辦公設備、耗材、辦公用品、工作場所鑰匙等做好移交，并將目錄、整理說明、移交清單歸入全宗卷。

　DA/T 68.4—202X 6 5.6.4 承包方攜帶進場的信息設備、存儲設備等須經發包方安全確認，方可帶離。

　5.6.5 由承包方安裝的視頻監控系統，應將監控數據和回放記錄移交發包方保存。發包方應對監控數據做好安全保密工作。

　5.6.6 承包方退場前應向發包方有關人員做好整理成果的使用和保管、統計等方面的指導、培訓。

　5.7 后續管理 5.7.1 服務項目形成的招標文件、投標文件、合同文件、整理服務方案、工作聯系單、驗收報告、客戶滿意度調查表、核算材料、支付憑證等文件材料是承包方的服務成果，應及時做好自行歸檔。

　5.7.2 根據驗收意見，整改不足之處，進一步提升服務能力。

　5.7.3 承包方應以發包方需求為中心，在整理服務流程中按照 PDCA（計劃-實施-評估-改進）循環執行，持續提升服務質量和用戶滿意度。

　5.7.4 在質保期內，承包方應依據合同約定對發包方進行回訪，向發包方提供技術指導，總結項目情況并持續改進。

　6 信用評價與質量監督 6.1 信用評價 6.1.1 發包方可對承包方的工作質量進行評價，必要時出具評價意見。

　6.1.2 承包方應根據企業信用評價情況建立服務信用評價檔案。

　6.1.3 承包方應配合檔案主管部門、保密行政管理部門及其他部門，做好業務管理、安全保密等各項檢查。

　6.2 服務質量監督 6.2.1 發包方檔案整理服務外包工作應接受國家有關部門的監督。

　6.2.2 承包方從事檔案整理服務，應保證資質證書有效，并接受國家有關部門的監督。

　6.2.3 檔案主管部門要依法履行行業監管責任，督促檔案服務外包單位落實管理責任，檢查檔案服務外包中的檔案安全、服務質量、管理措施和條件保障等情況。

　6.3 服務質量投訴 6.3.1 承包方應建立服務質量投訴機制，對外公布投訴聯系方式。

　6.3.2 承包方應按照 GB/T 17242 的要求建立投訴受理機構，定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　6.3.3 發包方和承包方發生服務質量爭議時，雙方應協商處理，協商不成的，可向國家有關部門進行投訴或申訴，申請仲裁或可向法院提請訴訟。

　DA/T 68.4—202X 7

　 附

　錄

　A （資料性附錄）

　訪客進出整理場所登記表

　日期 姓名 身份證號碼 所屬單位 聯系方式 進入事由 進入時間 離開時間 備注

　DA/T 68.4—202X 8 附

　錄

　B （資料性附錄）

　外單位人員進入整理場所審批表

　 申請進入 人員姓名

　 性別

　 身份證號

　 聯系電話

　 單位名稱

　 陪同人員

　 進入事由

　 場所管理 負責人意見

　簽字：

　 年

　月

　日 發包方 意見

　簽字：

　 年

　月

　日

　DA/T 68.4—202X 9 附

　錄

　C （資料性附錄）

　工作聯系單

　編號：

　日期：

　項目名稱

　聯系單位及部門

　聯系人

　聯系內容說明 序號 問題 解決方案（共同協商）

　處理結果

　 備注

　承包方移交人（簽字）

　發包方接收人（簽字）

　注：一式二份，雙方各執一份。

　DA/T 68.4—202X 10 附

　錄

　D （資料性附錄）

　項目問題跟蹤表 項目名稱：

　 檢查時間：

　質檢發現的問題

　 解決方案

　整改期限

　經驗總結

　質檢負責人 (簽字) 年

　月

　日 項目負責人 (簽字) 年

　月

　日