<ol id="ebnk9"></ol> 
電子商務 企業組織架構 全套 職責制度 及崗位設計 2020-2021 完整版匯編 編號：LZH/JYQX-ZD02d-2020
作者 ：玖月瓊兮 2020 年 年 7 月 月 X 日
目 目 錄 第 第 1 章 電子商務公司組織結構設計的程序 ................................................................................. 4 1.1 概述 ...................................................................................................................................... 4 1.2 組織結構的重要性 .............................................................................................................. 4 1.3 企業病的根源 ...................................................................................................................... 5 1.4 如何設計合適的組織結構 .................................................................................................. 7 1.5 電商企業組織結構設計原則及內容................................................................................. 11 第 第 2 章 電商企業主要崗位職能設計 ........................................................................................... 16 2.1 組織架構 ............................................................................................................................ 16 2.2 運營部職能 ........................................................................................................................ 17 2.3 商品部職能 ........................................................................................................................ 17 2.4 推廣部職能 ........................................................................................................................ 17 2.5 營銷部職能 ........................................................................................................................ 17 2.6 銷售部職能 ........................................................................................................................ 18 2.7 物流部職能 ........................................................................................................................ 18 第 第 3 章 電商企業行政管理制度 ................................................................................................... 19 3.1 印章管理規定 .................................................................................................................... 19 3.2 公文管理規定 .................................................................................................................... 23 3.3 信息管理規定 .................................................................................................................... 32 3.4 合同管理規定 .................................................................................................................... 36 3.5 會議管理規定 .................................................................................................................... 50 3.6 人力資源制度 .................................................................................................................... 57 3.6.1 員工招聘、甄選管理制度 ........................................................................................ 57 3.6.2 員工培訓考核管理制度 ............................................................................................ 59 3.6.3 錄用與辭退管理制度 ................................................................................................ 66 3.6.4 員工作息、休假管理制度 ........................................................................................ 71 3.6.5 員工獎懲管理制度 .................................................................................................... 85 3.6.6 員工調動管理制度 .................................................................................................... 94 3.6.7 員工檔案管理制度 .................................................................................................... 96 3.6.8 人才儲備管理制度 .................................................................................................... 98 3.6.9 崗位資格認可管理制度 .......................................................................................... 102 3.6.10 干部的任職、調整管理制度 ................................................................................ 103 3.7 檔案管理制度 .................................................................................................................. 106 3.8 保密制度 .......................................................................................................................... 115 3.9 辦公用品管理規定 .......................................................................................................... 119 3.10 辦公設備管理規定 ........................................................................................................ 122 3.11 局域網管理規定 ............................................................................................................ 126 3.12 車輛管理規定 ................................................................................................................ 131 3.13 出差管理規定 ................................................................................................................ 135 3.14 企業文化建設管理大綱 ................................................................................................ 145 3.15 商標管理規定 ................................................................................................................ 148 3.16 VIS 形象識別系統管理規定 .......................................................................................... 162 3.17 網站與文化信息采編管理規定 .................................................................................... 166
3.18 部門協作事項限時完成規定 ........................................................................................ 172
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 4
第 第1章 章
電子商務公司 組織結構設計的程序 1.1 概述 組織結構設計是企業管理的常用手段，組織設計指的是建立或改造一個組織的過程，即對組織活動和組織結構的設計和再設計，是把任務、流程、權力和責任進行有效組合和協調的活動。在平日的運營當中企業往往總是通過組織設計，為企業的全體員工一一指派職責并協調其工作，以期在達成企業經營目標的過程中獲得最佳的工作績效。
組織設計的結果是形成新的企業組織結構。其內容包括：
1、各崗位職務的專業化，部門的劃分，以及直線指揮系統與職能參謀系統的相互關系等方面的工作任務組合。
2、建立職權指揮系統、控制幅度和集權分權等部門與部門、人與人之間相互影響、協調和控制的機制。
3、建立最優化業務流程和信息流，以及相應的最有效的協調和管理手段，形成一套管理機構，以及與之相配套的支持系統，如領導制度、管理程序、工作標準、規定制度等。d
組織設計的基本功能就是要協調組織中全體人員與該組織的任務、目標之間的關系，使該組織適應企業完成目標的需要，最大限度地發揮全體人員的能量與積極性，成為一個具有凝聚力的整體。
1.2 組織結構的重要性
組織結構對企業的重要性不言而喻，從表面上看，企業面臨著很多不良的組織結構帶來的問題，如：責任不清、權限不明、越級報告、
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 5
部門主義、目標紊亂、機構臃腫、管理僵化、運營失控。發展迅速的企業更是經常遇到這樣的問題，企業發展的速度太快，企業的組織結構經常跟不上其發展。而這些都需要科學的組織結構設計來解決問題。
從構建企業的的內部秩序來說，組織結構設計可以保障公平責權利的分工以降低內耗，達到企業內部的秩序構建的目的。
從企業的運營效率而言，企業的運營效率=崗位效率+系統協同，企業需要組織結構設計將工作進行分解至每個崗位上，以專業化的分工來加快企業運營的速度。同時需要組織結構設計中的協調機制來進行崗位與崗位之間的、部門與部門之間的有效協同，通過協同來整合各個部門、各個崗位的工作以達成整個企業的目標。
非常明顯的是：結構效率優先于運營效率，單個個體再大的本事，再高的素質，在一個失效或低效的組織中工作都是痛苦的。缺乏科學的組織結構企業將會在部門扯皮等內耗當中痛苦的生存。
1.3 企業病的根源 當企業出現病癥的時候，最容易被忽視但卻可能是最根本的問題是，企業的組織結構不再適合企業的發展。之所以容易被忽視，是因為在傳統的管理理論中我們通常認為，有很多合理的組織結構模型可以供選擇：例如職能制、矩陣式、事業部制、母子公司體制、超矩陣式等。所以在組織結構設計的時候，企業家們會自覺或不自覺的采取一種耳熟能詳的或者公認的組織結構形式。尤其是當看到很多成功的企業也在采用類似的組織結構時，企業家們會更加安心。但是完美的組織結構理論這一溫情脈脈的面紗背后，冰冷的現實時刻在提醒我們，
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 6
不存在一種普適的、絕對正確的組織結構。
組織結構的本質是為了實現企業戰略目標而進行的分工與協作的安排，它是讓人們有效的一起工作的工具。因此，不同的戰略、不同的時期、不同的環境必然需要配合不同的組織結構。不同的戰略：組織結構是戰略實施的載體，戰略不同組織結構必然隨之調整。就像蝸牛與羚羊，蝸牛的戰略是當危險來臨就縮進硬殼里面，所以蝸牛需要背著房子到處走；羚羊的戰略是當危險來臨就要快速奔跑離開，所以羚羊就需要強健的四肢。如果讓羚羊背上房子，又怎么能實施快速奔跑的戰略呢？ 不同的發展階段：在企業發展的不同階段，隨著組織規模的擴大和能力的改變，組織結構也需要相應變革來適應組織的發展。在創業階段，企業需要快速反應來保證生存，組織結構需要簡單，圍繞主要職能來設置部門，如果組織結構過于臃腫、部門過多，就會造成流程割裂、效率低下，企業的生存就會出現問題。當企業發展壯大，如果仍然粗略的設置組織結構，就會造成重要職能薄弱或缺失，企業就會缺乏相應的能力，企業的發展就會受到影響。就像人小的時候，如果穿過大的鞋，就會舉步維艱，怎么也跑不快；當長大成人，如果再穿小時候的鞋，跑的過程中一定會受到束縛、疼痛難忍。
不同的環境：企業面臨的環境決定了組織結構的特征。就像沙漠的干旱和風沙決定了駱駝需要高高的駝峰儲存水分和養料，海水的高阻力決定了魚兒的流線型身軀。如果把企業視作人體，組織結構就像是骨架，當骨架產生扭曲變形的時候，人體必然會產生病痛，甚至會
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 7
使某些部位無法正常運作。因此，當企業出現問題的時候，一定不能忘記思考問題背后的問題——組織結構是否已經不適合企業。
1.4 如何設計合適的組織結構 雖然有很多關于組織結構設計的理論，但在現實的管理中企業仍然異常困惑：究竟選擇什么樣的組織結構才是合適的？理論上完美的組織結構，為何卻難以實施？如何設計合適的組織結構 1.時刻牢記一條法則和八大原則 一條法則就是德魯克在《21 世紀的管理挑戰》中所說的：沒有唯一正確的組織結構，只有普遍適用的組織原則。組織結構的本質是為了實現企業戰略目標而進行的分工與協作的安排，組織結構的設計要受到企業戰略、內外部環境、人員素質、企業生命周期等因素的影響，并且在不同的環境、不同的時期、不同的使命下有不同的組織結構模式。因此，只要能實現企業的戰略目標，增加企業對外競爭力，提高企業運營效率，就是合適的組織結構。且不可迷信所謂先進的組織結構模式，也不可照搬照抄優秀企業的組織結構。
八大原則是指：
服務戰略和目標的原則、專業化原則、統一指揮原則（命令一元化原則）、分工協調原則、有效管理幅度原則、層級原則、集分權原則、責權對等原則。這八條原則是組織結構設計的基本原則，已有許多相關的論述，在此不再贅述。
2.注意組織結構設計的五大要素 組織設計不是一張密密麻麻的組織結構圖那么簡單，在一個個方
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 8
框之中其實暗含著“職能結構”、“職權結構”、“層級結構”、“部門結構”和“管理流程”等五大要素，只有這五個方面都協調清晰，組織管理才能順暢。
1）職能結構：是指實現組織目標所需的各項業務工作以及比例和關系。其考量維度包括職能交叉（重疊）、職能冗余、職能缺失、職能割裂（或銜接不足）、職能分散、職能分工過細、職能錯位、職能弱化等方面。設計職能結構包括兩個層次，一是基于公司關鍵價值鏈的主流程所需的一級職能設計，包括主流程的各個環節，再增加對于關鍵控制點的檢查和控制，即構成了一級職能，這也往往是劃分部門職能的依據；二是在主流程之外的其他流程和輔助流程所需的職能設計，這往往是設計崗位職能的依據。
2）層次結構：是指管理層次的構成及管理者所管理的人數（縱向結構）。其考量維度包括管理人員分管職能的相似性、管理幅度、授權范圍、決策復雜性、指導與控制的工作量、下屬專業分工的相近性等。管理層次是從最高管理機構到最低管理機構的縱向劃分，其實質是組織內部縱向分工的表現形式，主要是各種決策權在組織各層級之間的劃分。右圖展示了在集權程度不同的公司里，各類決策是如何在各層次之間劃分的。一般的，管理層級的多少取決于公司的規模、組織的分散程度、管理者的能力、員工素質、市場環境的復雜性、公司集權程度等因素。管理層級如果過多，最直接的結果會導致信息失真、決策緩慢、反應遲鈍、官僚主義嚴重，附帶的還可能會使組織臃腫、管理效率低下、組織成本過高。
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 9
3）部門結構：是指各管理部門的構成（橫向結構）。其考量維度主要是一些關鍵部門是否缺失或優化。從組織總體型態，各部門一、二級結構進行分析。部門結構的設計有三個方面，首先是依據一級職能設立部門，在設立部門的時候需要遵循的原則包括：分工協調原則、最少部門原則、目標統一原則、指標均衡原則等，最重要的原則是面向客戶原則。其次是部門之間的橫向關系設計，部門關系包括協調協作和監督制約，橫向協調是調節組織部門之間關系的重要手段，制約機制的設計就是從反面來預防部門行為偏離航向。最后是部門內部結構的設計，包括部門二級職能劃分和崗位設置。崗位設置需要依照以下原則進行：因事設崗、工作豐富化、最少崗位數、客戶導向、規范化與系統化以及基于一般性規律。
4）職權結構：是指各層次、各部門在權力和責任方面的分工及相互關系。主要考量部門、崗位之間權責關系是否對等。職權設計就是全面正確的處理上下級之間和同級之間的職權關系，把各類型的職權合理分配到各個層次和部門，建立起集中統一、上下左右協調配合的職權結構。職權設計主要包括：
Ø 按照專業分工，各部門所享有的相應職權； Ø 按照在各項工作中同級部門之間的協作關系，各自享有的相應職權，如決定權、確認權、協商權； Ø 按照有關部門之間的橫向制約關系所確定的監督權。
職權設計成功的關鍵在于設計一個能夠在組織運作過程中發揮優勢的動態模型，能夠及時根據環境變化，作出適當的自我修復與調
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 10
整。其難點在于參謀職權和職能部門職權的設計。
5）管理流程：是指組織結構不但需要符合企業的核心業務流程，還需要與企業的管理流程相配套，組織結構中的各個部門需要借助流程進行有機鏈接，既明確各自的合理分工，又規定跨部門合作的流程規則，部門設置不合理、部門之間壁壘重重是引發管理流程問題的重要來源。
3.遵循組織結構設計的流程 組織設計是一個系統工程，進行企業組織設計時，要在總體上進行把控，進行系統縝密的全過程分析。組織設計的總體流程框架如圖：
1）組織結構設計前期 這一階段主要是判斷和分析當前組織結構的問題所在，并明確組織結構變革設計的方向和目標。首先通過組織戰略梳理明確組織目標，從而為組織結構變革設計確定最基礎的原則；然后通過組織外部環境分析和組織生命周期分析明確影響組織結構的外部因素；最后結合公司關鍵價值鏈和主流程的梳理，形成對組織結構的診斷結論：企業的組織結構有哪些地方已經不再適合企業發展，需要從哪些方面進行改進。
2）組織結構設計中期 這一階段主要是按照前期分析的結果，遵照組織結構設計“八大原則”，對職能結構、層次結構、部門結構、職權結構和管理流程進行詳細設計?？偟膩碚f，在精簡高效的原則下，把各職能歸并到合適的部門和崗位，并且使各職能之間的縱向匯報關系、橫向協調關系和
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 11
監督制約關系得以明確，最終形成流暢的管理流程。使得組織結構既能夠對外在環境的變化有著自動的適應性，又保持相對的穩定性來保證組織業務的正常開展。
3）組織結構設計后期 組織結構設計的后期主要是對設計方案進行模擬運行和風險分析，并依據企業資源能力狀況確定實施方案。組織結構變革的風險主要在于既得利益群體的反彈、舊習慣的慣性、業務開展受阻、人員能力與新的組織結構不匹配等等。通過對設計方案進行模擬運行，可以考量新的流程是否順暢、組織內部溝通關系是否過于復雜等，能夠發現設計方案的不足之處。組織結構調整會帶來資源重新調配。因此，在對組織結構設計方案進行模擬運行的時候，還要看到對相應的資源調配的影響，如場地資源：辦公場所，物流配送場地與路程；機構拆分對設備集中使用的效率的影響；關鍵的人力資源的拆分等。最關鍵的是要考量現有的人員能力是否足以支撐新的組織結構，是否符合新的職能要求和管理要求。如果資源不能支撐變革，設計再完美的方案仍然是一紙空文，無法得到順利實施。
1.5 電商 企業 組織結構設計原則及 內容
1、明確企業的戰略
企業的組織是承接戰略的主要任務進而幫助企業完成戰略的，在進行組織結構設計之前企業需要對戰略進行認真的思考。企業需要在對局勢有所判斷的前提下制定自己企業結構化、體系化、邏輯貫通、行動協同的企業戰略：選定競爭領域、設計盈利模式、強行分配資源
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 12
以實現對競爭對手的超越及企業的長遠發展。
2、確立組織設計的基本原則
在進行正式的組織結構設計之前，確立設計的基本原則也是必不可少的。
組織結構設計的原則主要分為兩大類：
一類是戰略對組織提出的基本原則：不同的戰略對組織提出來要求是不一樣的，因此戰略對組織設計提出的原則也不盡相同。
如構筑以創新性為核心優勢的企業組織設計的基本原則應該有：組織結構扁平、松散，可以隨時重組以支持新領域的開發。
試圖以低成本為競爭優勢的企業在組織設計時強調標準化、簡單化。
第二類是組織設計當中應該注意的一般原則：企業任務目標導向原則、有利于分工協作的原則、集分權適度的原則、責權利結合的原則、有效幅度的原則和精干高效的原則等。
3、組織的主要工作分析
組織結構實際上是企業經營的工作分解到各個機構、各個員工身上的結果。企業進行組織結構設計的時候理應進行整個企業的工作分析，在此階段要明確基于我們的戰略，我們的主要工作是什么？
4、工作的合理劃分
分工產生效率，在明確了組織的工作是什么之后如何較為完善地將企業的工作分解到每個部門和每個崗位中去是企業組織結構設計當中的另外一個問題。
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 13
進行崗位劃分的時候崗位設立的依據是對管理職能、業務流程和工藝設備要求的合理分工，并以實現組織目標所必須從事的一項經常性工作為基礎。此外崗位設立還應依據員工的知識、技能和經驗以及工作量的多少。崗位的范圍應設計得足夠大，以強化責任，減少協調和提高任職的挑戰性與成就感。設立崗位的權限要集中，對設立職務的目的、工作范圍、隸屬關系、職責和職權，以及任職資格作出明確規定。
部門劃分的主要方法有：按職能部門化；按產品或業務部門化：以利潤為中心劃分部門；區域部門化；客戶部門化；設備部門化等。
在部門劃分的過程中，要明確各部門的責任、權力、工作范圍的過程，明確各部門的責任、權力、工作范圍，以避免成績爭著搶，問題沒人管。在流程過程中，保證各項業務活動的獨立性、操作性，即某一個活動能夠體現在部門職能中，而且是獨立的，不被分解的，是可操作的。避免部門與部門之間各種職能的重復、交叉或者脫節。
工作的合理劃分得出的成果一般是組織結構圖、部門權限和員工的崗位說明書。
5、合理的協同機制
企業是基于目標的一個組織，企業在進行分工過后，還需要進行協同以整體運作獲得競爭力。德魯克在《管理實踐》中說，“任何企業必須成為一個真正的整體，并且將個人的努力融會成一種共同的努力。每個成員的貢獻是不同的，但每個成員的貢獻必須融成一個整體，產生出一種整體的業績”。
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 14
那么如何建立合理的協同機制？對于企業，合理的協同機制的建立都需要什么呢？
建立協同機制主要通過以下幾種方式來進行：
?。?）明確“各部門之間的價值排序”，明確各部門在價值創造的流程中的“決定與被決定”關系，確定組織的權威。如以市場為導向的企業，應該以業務推廣部門為核心，把市場競爭作為企業發展的動力，約束和激勵各個部門的行為；使之直面市場的機會和挑戰，使企業成為一個以市場為龍頭的組織。力圖以推出具有高技術含量的企業應該將研發部當成龍頭，所有的部門包括銷售部門基于研發進行工作如產品推廣。
?。?）建立基于戰略目標任務的“計劃和預算”體系。通過科學地制定計劃預算來提高之間的協同發展。讓各部門將精力集中到自己應該做的工作上面來，鐵路警察各管一段，在我職責內的事情我做好，確保流轉往下一個流程的成果的完備性，最終快速地通過計劃與預算實現整個企業的協調運營。
?。?）協調機構的設置、例會等制度來進行協調也是一種可行的辦法?？梢酝ㄟ^工作小組的設立和一些例會制度的建立使各個部門有一個相互協調的舞臺。
需要注意的是，企業的組織結構勢必隨著企業的成長和環境的不斷變化而不斷進行調整。真正理解組織結構設計精華的企業勢必是不斷根據需要調適自己的組織結構的企業。
當企業出現經營業績逐漸下滑、產品質量遲遲不能提高、浪費和
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 15
消耗嚴重、新的管理措施總是難以實施、管理效率下降、員工不滿情緒增加等等諸多問題的時候，企業家們首先想到的是什么？常見的思考方式會認為，這些可能是人員素質問題、激勵措施問題、績效考核問題或者是制度不完善，更進一步的，或許還會認為是企業戰略不清晰、是企業執行力不夠或者是企業文化需要重塑？于是，企業往往會采取執行力培訓、文化重塑、戰略轉型、績效管理改革、薪資改革等等手段，甚至會解聘和更換員工。這些措施本身毫無問題，但是卻往往只能起到短暫的作用，甚至解聘和更換員工都無法徹底解決問題。那么，究竟是什么困擾著企業的發展？我們需要找到問題背后的問題。
Copyright description: Der Autor dieses Artikels ist September Qiongxi (Baidu ID: September Qiongxi).Dieses Dokument ist nur für Online-Bürger zu lernen und nach dem Herunterladen zu arbeiten.Niemand sonst darf dieses Dokument wieder ins Internet hochladen.Verstöße müssen untersucht werden! Die letzten acht Nummern meines Diploms: null sechs null null null drei zwei neun;Zhen huan.
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 16
第 第2章 章
電商 企業 主要 崗位 職能 設計
2.1 組織架構 運營總監 運營部 運營主管 項目運營 商品部 商品專員 推廣部 推廣主管 活動專員 直通車專員 鉆展專員 營銷部 美工組 策劃組 銷售部 銷售主管 售前客服 售后客服 物流部 分銷部 聚劃算
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 17
2.2 運營部職能 ? 負責團隊內部資源的由上到下地整合，計劃，組織，跟進團隊的運營事務，掌控全局，綜合統籌，把控團隊方向。
2.3 商品部職能 ? 根據市場銷售趨勢，定制銷售貨品，預見市場流行趨勢，快速準確下單訂貨，跟進貨品到貨周期，分析貨品數據，注意商品的動銷率。
2.4 推廣部職能 ? 根據流量指標，通過直通車、鉆展、活動等手段，提高店鋪流量，增強營銷效果同時降低費用。
2.5 營銷部職能 ? 負責項目推廣定位和主題策劃設計工作，通過自身主題式營銷和結合淘寶活動，增強買家的購物體驗，同時增強營銷效果，提供店鋪轉化
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 18
率。
2.6 銷售部職能 ? 直接面對消費者，以最優的服務態度，利用銷售技巧，尋找和滿足買家的需求點，并提供良好的售后服務，提供買家良好的顧客體驗。
2.7 物流部職能 ? 管理庫存，安排配貨、發貨等物流相關事項。
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 19
第 第3章 章
電商企業 行政管理制度 3.1 印章管理規定
XXX 電商有限公司 制度文件 文 件 編號 ：
Q/XXX-XZ
-2012 第 1 版（2012）第 0 次修訂 印章管理規定 第 1 頁 共 7 頁
1．總則 1.1
為了確保電商公司印章的正常、安全使用，明確有關人員職責，特制定本制度。
1.2
電商公司印章包括：代表公司法定名稱的公章及鋼印、法人名章、合同專用章、財務專用章、領導人手章或個人名章、校對章、戳記等。
1.3
電商公司印章管理指對以上各類印章在克制、啟用、頒發、保管、使用、廢止、銷毀等環節的管理。
1.4
電商公司印章管理原則：誰用印，誰申請；誰批準，誰負責；規范管理，責任到人。
2．印章的克制 2.1
電商公司的印章，由電商公司行政部負責辦理克制。公司各職能部門需克制印章時，應先由本部門申請，說明用途，并詳細寫明印
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 20
章的名稱、式樣和規格，經行政部審核并報總裁批準后，由行政部負責辦理克制。
2.2
克制印章須持有電商公司的正式公函，并到持有公安部門頒發的特種行業營業執照的單位克制。
2.3
取送重要印章時，必須有專人前往，以確保取送安全。
3．印章的啟用與頒發 3.1
電商公司有關印章的啟用，由行政部報總裁審批后啟用。
3.2
印章啟用時，應當向有關單位發出正式啟用印章的通知，注明正式啟用日期，并附印模（用藍色印泥），同時報上級單位備案。頒發單位和使用單位都應當把啟用印章日期的材料和印模立卷歸檔并永久保存。在啟用印章的通知規定的啟用日期之前，印章不許啟用。
3.3
頒發印章時，必須辦理登記、移交手續，并留下印模。
4．印章的保管 4.1
公司公章及鋼印、法人名章、領導人手章或個人名章、合同專用章由行政部負責管理（分別由機要秘書、行政主辦保管）；財務專用章由財務部 XXX 電商有限公司 制度文件 文件編號：Q/XXX-XZ
-2012 第 1 版（2012）第 0 次修訂 印章管理規定 第 2 頁 共 7 頁
負責管理（原則上由財務負責人保管）；公司各職能部門的印章由各職能部門指定專人管理。
4.2
電商下屬公司的印章，由各公司參照本規定自行管理。
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 21
4.3
印章保管實行專人保管，責任到人。印章必須存柜加鎖保管，原則上印章不得帶離辦公室。特殊情況下，公章及其他重要印章需外帶時，須經總裁批準，并由印章保管人隨行監印。
4.4
印章保管人應明確職責，保證印章的正常使用和絕對安全，防止印章被濫用、盜用和丟失。
4.5
印章保管人要注意印章的保養，及時進行清洗，以確保印鑒清晰。
4.6
印章保管人不得將印章委手其他人員代管、代蓋。
4.7
印章保管人產生變動，應辦理登記、移交手續，并留下印模。
5．用印的審批 5.1
公司各職能部門及下屬單位有關事務需蓋公司公章的，應由經辦人填寫用印審批表，經所在單位領導簽字后按以下審批權限用?。?/p>
5.1.1
以公司名義發出的重要公文、函、證件以及合同、擔保書等重要法律文書，必須由總裁簽發?？偛糜袝媸跈嗟?，可由被授權人簽發。
5.2.2
一般性證明、介紹信、表格由行政部負責人審批用印或授權鑒印人直接審核用印。
6．鑒印與登記 6.1
用印時，鑒印人應認真審核審批程序，審閱了解用印內容，同時要審查存材料是否齊全，留存材料應歸卷備檔。對確無材料可留存的，要詳細記載用印情況。
6.2
每次用印都須由鑒印人負責登記。登記項目包括：用印日期、編號、內容摘要、批準人、用印部門、承辦人、鑒印人、用印數量以及留存材料等項。
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 22
6.3
不允許出現蓋有印章的空白憑證，在特殊情況下需使用蓋有印章的空 XXX 電商有限公司 制度文件 文件編號：Q/XXX-XZ
-2012 第 1 版（2012）第 0 次修訂 印章管理規定 第 3 頁 共 7 頁
白憑證時，要由總裁特別批準，使用人在事后必須報告使用情況或辦理注銷手續。
6.4
用印審批單等有關用章依據材料由鑒印人妥善保存，定期存檔。
6.5
用印方法：公司印章應蓋在文件正面；除特殊規定外，蓋公司章時一律應用朱紅印泥；蓋印文件必要時應蓋騎縫印。
7．印章的停用及銷毀 7.1
電商公司公章在公司名稱變更、機構撤銷、印鑒缺損等原因時，必須停止使用。
7.2
正式印章停用或作廢，要正式發文通知。公章保管部門應認真做好印章停用后的善后工作，作廢的舊印章用紅色印泥留印模。
7.3
舊印章停用以后，由原保管部門負責清查全部印章，并把清查結果報告行政部，由行政部決定舊印章的處理辦法。重要印章由行政部請示電商公司領導后決定處理辦法。
7.4
舊印章銷毀應根據不同的情況做不同處理，具體方式有：
7.4.1
切角封存。
7.4.2
直接銷毀。
7.4.3
屬于領導個人的手章，退還給領導本人。
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 23
7.5
銷毀廢舊印章時，要有主管印章的人員監銷。所有銷毀的廢舊印章都要留下印模進行保存，以備日后查考之用。
8．附則 8.1
本規定由電商公司行政部負責解釋。
8.2
本規定自發布之日起施行。
3.2 公文管理規定 XXX 電商有限公司 制度文件 文件編號：Q/XXX-XZ
-2012 第 1 版（2012）第 0 次修訂 公文管理規定 第 1 頁 共 7 頁
1. 總則 1.1
為規范電商公司的文件管理，提高辦文速度和發文質量，確保電商公司文件收發及傳遞的嚴肅、及時、有效，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制定本規定。
1.2
本規定適用于電商公司及下屬各公司，下屬各公司可參照本規定制定細則辦法。
2．管理職責 2.1
電商公司各類文件由行政部歸口管理。
2.2
文件管理范圍：公司上報下發的各種文件、函電、資料，上級
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 24
來函、來電、來文，同級來函、來電、來文。
2.3
文件管理內容：收文、發文、登記、分轉、傳閱、催辦等。
3．收文的管理 3.1
文件的簽收 3.1.1
凡來公司公啟文件（除電商公司領導親啟的外）均由前臺登記簽收后交行政部機要員拆封。在簽收和拆封時均要注意檢查封口和郵戳。對于封口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
3.1.2
對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
3.2
文件的編號保管 3.2.1
行政部機要員對上級來文拆封后應及時附上《文件會簽單》進行傳閱，并分類登記編號、保管。電商公司領導親啟文件須由公司承辦或歸檔的，電商公司領導啟封后，也應交行政部辦理正常手續。
3.2.2
電商公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交行政部機要員，按 3.2.1 辦法進行處理，不得個人保存。
XXX 電商有限公司 制度文件 文件編號：Q/XXX-XZ
-2012 第 1 版（2012）第 0 次修訂 公文管理規定 第 2 頁 共 7 頁
3.3
文件的閱批與分轉 3.3.1
凡是正式文件均需由行政部負責人根據文件內容和性質閱簽
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 25
后，由機要員送承辦部門閱辦，重要文件應呈送電商公司領導親自閱批后分轉承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即辦。
3.3.2
一般函、電、單據等，由行政部機要員直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。
3.3.3
為加速文件運轉，機要員應在當天將文件送到電商公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過 2 天（特殊情況例外）。
3.4
文件的傳閱與催辦 3.4.1
傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回住處或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
3.4.2
閱讀文件應抓緊時間，閱批文件一般不得超過 2 天，閱后應簽名以示負責。如有電商公司領導的“批示或擬辦意見”，行政部應責成有關部門和人員按文件所提要求和電商公司領導批示辦理有關事宜。
3.4.3
閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
3.4.4
文件閱完后，應送交行政部機要員，切忌橫傳。
3.4.5
行政部機要員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得行政部同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
4．發文管理
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 26
4.1
發文的規定 4.1.1
電商公司上報下發正式文件的權力集中于行政部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
XXX 電商有限公司 制度文件 文件編號：Q/XXX-XZ
-2012 第 1 版（2012）第 0 次修訂 公文管理規定 第 3 頁 共 7 頁
4.1.2
電商各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文，應按正常發文程序，并將文件底稿交行政部審核。
4.1.3
涉及兩個以上電商公司領導分管范圍的文件，須由總裁批準簽發。其余文件均由分管領導批準簽發，發文應報備總裁。
4.2．公文種類：
4.2.1
決定：對重要事項或重大行動做出安排； 4.2.2
通告：在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項； 4.2.3
通知：批轉下級、轉發上級和不相隸屬單位的文件；發布規章；傳達要求下級辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項；員工職務任免和聘用等相關事宜； 4.2.4
通報：表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者其它情況； 4.2.5
報告：向上級有關單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級領導的詢問； 4.2.6
請示：向上級領導請求批示、批準審核； 4.2.7
批復：答復下級單位請示事項； 4.2.8
函：同級或不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 27
等； 4.2.9
會議紀要：記載和傳達會議情況和議定事項。
4.3．公文格式 4.3.1
公文一般由發文字號、秘密等級、緊急程度、標題主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄送單位等部分組成。
4.3.2
發文字號：包括單位代字、年份、序號。凡以“電商公司”名義制發的文件，其發文字號統一由行政部按業務分工統一歸口以“XXX(201X)X 字 X 號”發文（從 01 開始編）。
各業務分類代字如下：
行政綜合類——辦
人力資源類——人 財
務
類——財
項
目
類——地 投
資
類——投
商貿國貿類——商
XXX 電商有限公司 制度文件 文件編號：Q/XXX-XZ
-2012 第 1 版（2012）第 0 次修訂 公文管理規定 第 4 頁 共 7 頁
4.3.3
緊急文件應當標明“特急”、“急件”。
4.3.4
文件標題應準確簡要地概括文件的主要內容，一般應當標明發文機關，并準確標明文件種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
4.3.5
文件如有附件，應當附在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。
4.3.6
文件除會議紀要外，應加蓋公章。印章加蓋應騎年壓月。
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 28
4.3.7
成文時間，以領導人簽發的日期為準。
4.3.8
文字從左至右橫寫、橫排，使用簡體字。
4.3.9
文件用紙統一采用 A4 型。
4.4
行文規則 4.4.1
各單位的行文關系，應根據相互間的隸屬關系和職權范圍確定，其中：
4.4.1.1 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位，切勿多頭主送。如需同時送其它單位，應當用抄送形式。
4.4.1.2 “報告”中不得夾帶請示事項。
4.4.2
受雙重領導的單位向上級機關請示，應當寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負責答復。
4.4.3
草擬公文應當做到：
4.4.3.1
情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
4.4.3.2
人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。
4.4.3.3
結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“㈠”，第三層為“1”，第四層為“⑴”，第五層為“①”。
4.4.3.4
用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。
XXX 電商有限公司 制度文件 文件編號：Q/XXX-XZ
-2012 第 1 版（2012）第 0 次修訂 公文管理規定 第 5 頁 共 7 頁
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 29
4.4.3.5
公文中的數字，除成文時間，部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
4.5
行文范圍 4.5.1
凡是以電商公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
4.5.2
電商公司下發文件主要用于：
4.5.2.1
公布電商公司規章制度； 4.5.2.2
轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的電商公司文件； 4.5.2.3
公布電商公司體制機構變動或干部任免事項； 4.5.2.4
公布電商公司有關重要工作的決定； 4.5.2.5
發布有關獎懲決定和通報； 4.5.2.6
其他有關電商公司的重大事項。
4.5.3
電商公司上行文、外發文主要用于：
4.5.3.1
對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定； 4.5.3.2
同兄弟單位聯系有關公司投資開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
4.6
行文程序 4.6.1
凡以“電商公司”名義制發的公文，其文稿由各有關部門草擬，經部門負責人審簽（如與其它部門業務有關，還要進行會簽），交行政部復核、編號、制文，呈總裁或被授權分管領導簽發。
4.6.2
行政部認真審核正文電子檔，區分發文字號、主送抄送單位，并把握好發文正文一件事項（規定）一篇發文的原則性，形成正式的
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 30
發文稿后，蓋章，并按主送與抄送要求及時做好發送工作。
經簽發的文件，由行政部蓋公章，進行登記，據以分發，并正文存檔。
XXX 電商有限公司 制度文件 文件編號：Q/XXX-XZ
-2012 第 1 版（2012）第 0 次修訂 公文管理規定 第 6 頁 共 7 頁
4.6.3
對下屬公司上傳的各類請示類文件，按審簽流程經電商公司領導審批后，由主辦部門根據審批意見擬定回復函，可以“XXX［20XX］復（X）字 XX 號” 制發（其中代字按 4.3.2 執行）。
電商主辦部門將會簽意見、回復函正式稿報送至電商公司行政部，經電商公司行政部審核無誤蓋章后，由電商主辦部門及時作好主送與抄送工作。
4.6.4
電商各部門因工作需要與其他職能部門、下屬公司書面聯系，達成工作事項，以提高工作效率的，由主辦部門擬定聯系函，經分管領導審批簽字后再自行下發。
4.6.5
審批文件，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其它人傳閱、會稿簽名閱，應當視為同意。
4.6.6
傳遞保密公文，必須采取專制措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸保密文件，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
4.6.6
以公司名義簽發的事務性文件，由負責部門起草，電商分管領導審核，總裁批準后簽發。
電商企業組織架構與管理制度全套資料匯編
作者：玖月瓊兮 31
4.6.7
以部門名義簽發的文件通常以函的形式由各相關部門起草，經部門負責人審核、分管領導批準后簽發，并向總裁報備。
4.6.8
電商公司所有對外...
<ol id="ebnk9"></ol>