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摘 要: 隨著高等院校內部管理體制改革的不斷深化,系部辦公室的樞紐作用日益顯現。如何更好地發揮系辦公室的綜合協調作用,更好地服務于教學、科研工作,服務于高校的發展事業,是高校管理工作者必須探討和解決的問題。要進一步做好系辦公室工作,必須有創新意識,圍繞系部辦公室的特點,形成一個創新發展的思路。
關鍵詞: 高等院校系部辦公室工作 新特點 工作創新發展思路
隨著高等教育的快速發展,高校的教學、科研和日常行政管理工作面臨著很多新的問題,承上啟下、上傳下達、綜合協調的系部辦公室也發揮著越來越重要的作用。同時高等院校作為一個特殊的社會組織,在推進內部管理體制改革過程中,為充分發揮和調動各基層組織的積極性,逐步形成了具有高校特色的院、系兩級管理的運行機制,系部辦公室也有著自身的特點。
一、高等院校系部辦公室工作的新特點
目前,我國高等教育及高校的改革和發展正呈現出前所未有的蓬勃局面,高等教育信息量大面廣,發展變化日新月異。在這種新形勢下,系部辦公室也呈現出以下幾個方面的新特點。
1.面臨更多的挑戰。
隨著社會發展的步伐加快,不斷更新的信息要求系部辦公室轉變成為一個能夠快速反應的信息系統,保證高校各類信息上傳下達,并且要及時、準確、全面,充分發揮信息的宣傳、參謀、服務、引導等功能,為廣大師生員工和社會大眾提供便利、快捷的服務,這是新時期高校辦公室工作管理的必然要求和主要任務。隨著管理體制改革的日益深化,高校面向社會參與競爭謀求生存與發展的風險和機遇越來越多,高校和學校領導對信息的需求也必然更加迫切,必然要求加強系部辦公室的反應能力。這也是系部辦公室面臨的新的挑戰。
2.工作范圍逐步擴大。
在高校不斷深化改革與事業不斷發展的形勢下,系部逐步成為相對獨立的教學和科研單位,類似于二級學院,一般由系領導、教研室、學生管理科、系辦公室等組織構成。系部辦公室工作已由過去涉及面相對簡單,逐步拓展到學校各個領域。從與院部機關聯系的角度看,系辦公室工作幾乎涉及學校黨委、后勤、人事等各個行政部門。隨著近年來高校評估工作的展開,系部辦公室還負責本專業評估工作的總體協調、資料收集工作,負責評估網站的維護與更新。另外,近年來教育部注重實踐教學,高校的專業實驗室的建設步伐加快,相當多的工作也安排由系部辦公室處理。
3.工作內容不斷增加。
系辦公室已由傳統的負責教務、考務、學生學籍成績管理工作,逐步拓展到教學、科研、專業圖書資料、師生管理和后勤服務等諸方面的組織、協調、服務、管理工作。同時,有很多檔案文件管理需要系統化、規范化和信息化,如師資檔案、固定資產統計、教學檔案、各種院發的文件等,需要建立電子檔案,實現無紙化辦公。另外,系部辦公室還負責對外聯絡、實踐基地的建設等具體工作,工作內容多而雜。
4.工作要求進一步提高。
近年來,隨著學生數量的劇增,教師隊伍也不斷壯大,教學、教務、科研、行政、后勤管理和服務的性質也發生了較大變化,辦公室人員承擔的工作任務成倍增長。同時,社會生活節奏的加快和信息科技的發展,使得系部辦公室工作節奏越來越快,工作要求也越來越高,這也越來越要求辦公室工作人員應主動積極地相互配合。系部日常公務運轉,包括每天事務的安排,一些比較重要和重大事情的布置、催辦與落實,各種信息的上傳下達,與外部四面八方的聯系溝通等,都主要靠辦公室運作這些工作。只有提前準備,相對獨立地開展,才能使高校發揮其橋梁紐帶和參謀助手的作用。
二、系部辦公室工作創新發展思路
1.樹立創新觀念。
創新是一種工作方法,做任何工作都需要強調求實創新、與時俱進。辦公室的工作地位和性質決定了它具有服從性和服務性等特點。按程序辦事,按領導的意圖辦事,但這并不意味著辦公室人員事事都要依賴領導,處處只能被動應付,同樣需要發揮自己的主觀能動性和創造性。同一件事情,不同的人去辦,效果不同,結果也不盡一樣,這就是主動性、創造性在起作用。隨著辦公室工作的內涵不斷豐富,外延不斷擴大,不斷涌現的新事物和新問題使以往的習慣做法、工作經驗和程序規范已經不能完全適應形勢發展的需要。這就要求辦公室人員適應新的形勢,解放思想、實事求是、與時俱進、開拓創新,在觀念、思路上有所更新,在方法、措施上有所創新,不斷探求解決問題的新途徑和新方法。只有這樣,才有可能形成新思想、新觀念和新對策,不斷提高自己的工作質量,提升自己的工作能力。
2.強化和調整系部辦公室的工作職能。
在強化職能的同時努力轉變辦公室的工作職能是高校辦公室面臨的新課題。系部辦公室一般負責日常事務性工作和重大活動的組織安排,主要是進一步找準辦公室工作的位置,強化辦公室的基本職能,更好地服務于系部中心工作。轉變工作職能,就是要把辦公室的職能定位到必須由辦公室承擔的工作職責上來,做到權責分明,要根據工作的需要對一些工作進行必要的調整,合理調配辦公室的資源,要根據學校及系部改革和發展面臨的新形勢、新任務,進一步強化審核把關、督促檢查、信息調研等方面的工作職能,從實際出發,準確定位自身的職能,把該管的事管住、管好。
3.加強各種信息的開發,要充分利用信息手段搞好系部辦公室的工作。
當今社會是信息化的社會,加強各種信息的開發,必須實現信息工作手段的現代化。隨著互聯網的迅速普及和網絡技術的飛速發展,信息化的社會要求系部辦公室也要運用信息技術,努力推行電子政務,全面實現辦公室工作的自動化、網絡化、電子化、無紙化。充分利用校園網、教務系統、后勤管理系統等優勢,實現信息資源共享,預見性地主動為領導和各職能部門進行決策提供更便捷的信息咨詢服務,真正發揮信息工作的決策效益和經濟效益,用信息來為工作服務,努力滿足不同層次對信息的需求。要善于總結工作中的新思路,形成經驗,予以宣揚,對可能出現的新情況、新問題,要盡早掌握,及時匯報,以便妥善解決。
另外,信息工作要做到職責分明,嚴格把關,真材實據。特別是檔案信息要加強開發制作數據庫,實現計算機檢索。各類信息經鑒別、分析、篩選、綜合加工處理后,提煉出對系部決策和指導工作有重大參考價值的綜合信息,并且重要信息要及時向上級報送。
4.加強作風建設,提高服務質量。
在新的形勢下,更好地發揮院系辦公室的作用,更好地服務于教學、科研,服務于學校的發展,也是在實踐中一直努力探索的問題。為師生服務、為教學科研服務是辦公室的核心工作。因此,辦公室人要切實堅持和培養雷厲風行、求真務實的良好作風,快事快辦,急事急辦,特事特辦。對能辦的事情,要熱心辦、趕快辦、認真辦;對可辦可不辦的事情,也要努力辦;對不能辦理的事情,要做好細致的解釋工作,讓師生諒解,感受到溫暖。在實際工作中,緊緊圍繞中心工作,積極開展調查研究,及時了解和掌握各方面的情況,體察師生所愿所想、所憂所慮,以人為本,以學生為本,當好領導的參謀和助手,當好廣大師生的貼心人。
5.加強對系部辦公室人員的培訓。
高等院校應定期開設業務培訓班,提升辦公室人員的能力,并使之制度化和規范化。比如,開設系統的實際操作與應用等,通過校園局域網,接受上級指示,通過網絡完成上級布置的工作,嫻熟地利用教務系統、管理系統、資產管理系統等不斷更新知識。同時,可以加強兄弟院校的交流,學習借鑒行之有效的辦法和經驗,積極運用現代科技手段,特別是互聯網、辦公管理系統等以提高辦公室的工作質量和效率。目前高校在辦公網絡和校園網的建設方面取得了很大進步,如大力推進系部辦公室自動化建設,提高辦公室工作人員的計算機及其網絡的應用和辦公自動化水平,積極運用現代信息技術轉變辦公室的工作方式,毫無疑問,這些對于提高工作質量和效率,加強信息資源的開發利用與共享十分有益。
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