淺談辦公室行政工作的提升

摘要：辦公室作為機關單位的重要辦事機構，肩負著極其重要的責任。辦公室工作質量好壞、效率高低，直接影響著機關單位的正常運作。本文從辦公室的行政工作職責入手，就辦公室工作的提升提出幾條建議，以期能夠創新工作方法、推進服務規范、提高隊伍素質，從而推進辦公室行政管理質量和水平。

關鍵詞：辦公室；行政管理；職能提升

隨著社會的不斷發展，機關單位內部綜合性事務性工作的重要性日益顯現。盡管辦公室行政工作是基礎性工作，但辦公室是機關單位的第一道“窗口”，也是溝通部門和聯系上下級單位的重要紐帶，在機關單位中發揮著舉重若輕的作用。因此，機關單位必須要重視辦公室行政工作的提升，充分發揮辦公室職能，最大限度的發揮辦公室工作人員的整體合力，開創團結向上、積極奉獻、努力作為的工作氛圍。

一、明確辦公室行政工作職責要求

辦公室作為機關單位的綜合性辦事服務部門，其整體工作職能體現在“參謀、服務、協調”三方面。這三方面功能的發揮如何，關系著黨委、政府各級部門的正確決策，關系著重大決策和重點推進工作是否能否落實到位，關系著各部門的工作能否齊心協力完成，更關系著一個地區的社會經濟持續穩定健康發展。

在機關辦公室的行政事務人員一般包括：辦公室輔助管理人員、各類場所管理人員、文秘人員、值班員、收發員、機要員、文印員等協助發揮行政和機關職能的工勤人員。行政事務人員的工作范圍則包括：辦公室管理、館室場所管理、辦公資料管理、文秘工作、值班工作、文件資料收發、機要工作、文印工作、安全與應急處置工作、機關日常事務管理。

做好辦公室行政工作，首先要全面了解單位的情況，對單位的內設機構、部門職責、人員分工等基本情況都能掌握到位，才能處事不慌，胸有成熟。在工作理念上，要隨時謹記“事小不輕為、事雜不亂為、事急不盲為、事難不怕為”的理念，及時推進落實重要事項，快速處理反饋突發事項，了解跟進督辦專題事項，落實到位具體事項。

二、處理辦公室行政工作中的三個關系

辦公室的工作量較大，工作內容又是千頭萬緒，在復雜的工作中如何提高辦事質量和效率，需要注重處理好三個關系。

一是處理好內外平衡的關系。辦公室工作面對的是整個系統，其中包括上下級領導和上下級單位，應盡量平衡協調內外關系，工作中內外重點都要抓，同時也要兼顧全局，促進工作協調發展。二是處理好重點工作與日常工作的關系。對于重點工作與日常工作，不僅兩手都要抓，更要合理分配時間，根據輕重緩急，統一制定工作列表，對于一些重要、緊急的工作要投入大部分精力重點處理。三是要處理好個人與集體的關系。一個優秀的工作團隊，離不開合理的分工和配合，在集體中要充分發揮出個人的作用與才能，但要注意不盲從、不越位。

三、探析辦公室行政工作的提升路徑

（一）抓住重點環節，創新工作方法。雖然機關單位的辦公室工作千頭萬緒，但萬變不離其宗，其基本職能就是維持整體工作高速穩定運轉。抓住重點環節的工作，重點在于綜合好各方面的情況，并協調好各方面的關系。

一是抓督察督辦。督查工作不能只停留在計劃表上，也不能滿足于例行的一份督察報告，其關鍵在于督查的內容是否能夠真正落實到位。對于落實工作踏實、效果突出的部門，要及時提出表揚；對于落實不夠到位的部門，要反復督，反復查，一查到底，查到落實為止。通過貼近實際情況的督查，推動機關各項工作有力落實，提高督查工作的實效。通過建立健全督查督辦工作的責任、檢查、通報、整改、考核等制度，形成完整的督察督辦工作體系，確保工作成效。二是抓調查研究。圍繞“貼近實際、深入一線”的總體思路，重點做好三大類調查研究：政策類調研，決策性調研，經驗性調研。要圍繞工作中心目標做好調查研究，必須深入基層，掌握第一手信息，充分利用辦公室聯系上下級單位的網絡體系，為領導提出針對性強、可行性高的工作方案、具體建議，切實提高調研成果在領導決策中的轉化率。三是抓綜合協調。辦公室工作其實是“一盤棋”的整體工作，要將“胸中有全局，手中無小事”的思想貫徹融入到工作的各個環節之中，只有站在全局的高度，切實聽取各方意見，通盤考慮整體情況，才能積極調動各方積極性，形成強大合力。

（二）健全管理制度，推進服務規范。辦公室作為機關單位的綜合部門，應加強規章制度的建設，通過一套健全而又切實可行的規章制度，將辦公室的辦事規程、行為準則以條紋的形式確定下來，將辦公室人員行為一并納入管理規范，讓一切運轉活動有法可依、有章可循，從而推進服務的規范化。

規范管理，建章立制，要注意三個“把握”。一是要注意把握政策性和時效性的關系，多一些標準，少一些概念，多一些定量，少一些定性，將操作規則細化到每一項具體事務的處理上。大到要事決算、分工安排、財務賬目，小到公文傳閱、車輛調度、值班安排等都要有章可循，每天的工作井然有序。二是要注意把握制度化與人情化的關系，極端化的制度不可談，理想化的制度也不存在，好的管理制度在大框架的統一下，應有一定量的自主權，可以根據實際情況創造性的開展工作。把握好崗位責任制的原則，明確各崗位的權責，有利于發揮每個人的主觀能動性，使辦公室人員各司其職、各盡其能，高效高質完成各自承擔的任務，從而避免推諉扯皮、拖拉不絕的現象。三是要注意把握獎懲關系，對工作成績優異者，要給予評優或獎勵；對工作平庸者，要鼓勵其繼續前進；對瀆職失職者，要根據情節輕重適當處罰。合適的獎懲，可以有效杜絕“干多干少一個樣，干好干壞差不多”等不良風氣。

（三）加強作風建設，提高隊伍素質。作為機關單位運轉的重要紐帶，辦公室在提高行政工作效率和工作質量等方面，肩負著重要責任，這就要求辦公室工作人員必須加強作風建設，提高政治覺悟，強化奉獻精神，學精業務本領，嚴明紀律觀念。

一是要主動學習黨的路線方針政策，自覺在思想上、政治上同黨中央保持一致，在匯報總結、發文擬稿、協調工作、服務群眾時，都能自覺以黨的政策為準繩，做貫徹執行黨的路線方針政策的模范。二是要有克己奉公、為民奉獻的精神，在工作中擺正自身位置，把管理寓于服務之中，以提供合格的服務作為管理工作的要務。能夠主動為領導服務，為基層服務，為群眾服務，放平心態，不圖名，不為利。三是要發揚實事求是的精神，機關工作不是坐在辦公室就能做到一百分的，要盡可能深入到基層一線去，通過一手調研，才能了解實際情況，掌握最新動態，向領導提供最全面、最準確、最及時的信息。四是要保持謙虛謹慎熱情的態度，在日常工作中特別是面對群眾來訪時，要能做到熱情待人，從根本上杜絕“門難進、臉難看、事難辦”的現象，及時做好記錄并向相關部門傳達，切不能態度冷淡或盛氣凌人。

四、結語

總之，在機關單位的運轉過程中，辦公室扮演著重要的角色，其行政工作水平高，則可以更好地保證各項工作任務順利推進。這就要求辦公室的領導和辦事人員都要在工作中勤學、勤思，最大限度的調動每個人的主觀能動性，實現運轉的高效化，保證單位穩定發展。

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