工程檔案文件管理

　工程檔案文件管理 第一節 文件和資料的控制 一．文件和資料的范圍 本項目文件和資料按其應用范圍可分為滿足工程施工的文件和資料，滿足質量體系運行的文件和資料兩大類。前者又可分為：法規標準類；招標文件、施工合同類；設計文件類；施工管理類；其它類。

　二．件和資料的管理 項目技術部負責文件和資料的管理和控制，確保各有關工作場所使用的文件和資料是有效版本，防止使用作廢文件。

　1. 文件和資料的批準和發放 文件和資料在發布前應按規定由授權人審批其適用性。由項目編制的文件和資料一般由項目經理或其授權人審批。

　工程技術科根據需要擬定文件發放清單，交總工程師審批后發放，文件領用人在《文件發放(領用)表》上簽字領取。

　2. 文件和資料的更改、修訂 由文件更改提出單位填寫《文件更改申請單》，說明更改原因，更改方式，對重要的更改(如技術參數)還應附有充分的證據。

　文件的更改應由原審批人審批。當不能由原審批人完成時，可由原審批部門安排有資格的人審批，但必須給審批人提供原有文件的備份資料或背景材料。

　文件更改批準后，將有關材料傳遞至技術部，由技術部發出《文件更改通知單》并檢查更改執行情況。

　技術部在“受控文件清單”上注明文件修訂狀態。

　3. 文件和資料的標識 質量體系類：采取加蓋“受控文件”章或“編號”進行標識。

　法規類：采用加蓋“有效版本”、“無效版本”及“編號”作為標識。

　設計文件類：采用“編號”進行標識。

　施工管理類和其它類：均采用“編號”進行標識。

　作廢文件蓋“作廢”印章，需保留的作廢資料加蓋“作廢保留”、印章作為標識。

　4. 文件和資料的編號 由內業制訂本項目《文件編號規定》，按此規定進行文件編號。

　5. 文件的借閱和復印 需要借閱文件的人員，在技術部辦理借閱登記手續；借閱者要在約定的時間內歸還文件，到期不歸還由技術部負責追回；原版文件一律不外借，以免丟失損壞。

　需要復印文件的單位填寫《文件復印申請單》，經其主管領導審批后，由技術部統一復印并做好標識后按文件發放規定發放。

　6. 文件的有效版本控制 受控文件清單由技術部統一管理,以確保在質量體系運行的各個場所都使用有效版本的文件。

　每三個月公布一次文件和資料更改一覽表；技術部每月一次到各單位檢查受控文件使用情況，重點查文件和資料的有效性，發現問題要立即按要求處理。

　各類失效和作廢的文件和資料由技術部負責收回并銷毀,需要保留的作廢文件和資料加蓋“作廢”、“作廢保留”印章后由技術部歸檔管理。

　7. 施工圖等設計文件的控制 施工圖等設計文件由技術部統一從甲方領取,按工作需要和有關規定發放至各施工場所、部門。

　圖紙變更、設計變更通知單等設計修改文件，技術部統一領取后進行編號、登記、發放。圖紙使用部門/人員應在更改部位做好標識，確保更改到位。

　圖紙等設計文件的重要變更，必須由駐現場設計代表批準后以書面形式確認(如：鋼筋代換、結構修改等)；一般性的非結構性的變更由現場監理工程師批準后以書面形式確認，并報設計單位備案。

　如甲方對設計文件的變更另有規定，執行甲方規定。

　8. 文件和資料的保存：各職能部門、作業隊的文件和資料應由專人負責管理，妥善保存，要有防潮、防火、防盜防蟲、防丟失措施；凡軟盤文件必須備份，防止丟失。

　9. 外來文件的控制：外來文件的管理和控制按公司 ISO9001-2008 版質量體系文件規定執行。

　10．形成記錄、建立臺帳

　第二節 竣工資料管理措施 一．認真貫徹執行重慶市關于工程檔案資料管理的規定，對工程從開工到竣工全過程，必須按檔案具體內容、整理方法、填寫程序、紙張規格等，作到規范和標準，使檔案資料能夠在工程竣工后，準確反映出工作情況可靠的依據。

　二．項目經理和總工程師負責領導和督促本單位和專業單位的有關部門、項目管理人員認真履行各自的職責，定期進行檢查、督促，確保檔案資料的完整，準確。

　三．工程施工的技術資料，土建和安裝均應同建設單位、設計單位、質檢站、建材生產廠家，應密切配合，使各類資料能及時、準確、完整的按規定完善歸檔。

　四．項目技術負責人負責指導內業技術人員作好工程施工各類資料的辦理、收集、整理、匯編工作，并按歸檔資料的規定，必須字跡清楚、圖樣清晰。施工中，對隱蔽、技術核定、材料代換、通知等應及時辦理簽字手續；分部分項工程和單位工程質量檢查評定，由專職質安員逐項填寫，并有質量評定人員和技術負責人簽字。質量保證資料由內業逐項檢查填表后，經工程負責人簽字。

　五．資料驗收與工程竣工驗收同步進行，在工程竣工驗收后三個月內，按要求數量向監理單位提交完整的、符合要求的工程技術檔案資料，經監理單位簽認后提交業主檔案管理部門。