煤業集團檔案管理制度

　X XX 煤業集團公司檔案管理制度

　 第一章

　總則

　第一條 為規范公司檔案管理,保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細則。

　 第二章

　文件材料歸檔范圍

　第二條 公司級歸檔的文件材料：

　一、集團公司和上級機關的文件材料 1、集團公司和上級機關召開的需要貫徹執行的會議主要文件材料； 2、集團公司和上級機關頒發的屬于本公司主管業務并執行的文件； 3、集團公司和上級領導人等對本公司工作的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像等材料； 4、集團公司代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本； 5、集團公司和上級機關轉發公司的文件（包括報紙、刊物轉載）； 6、集團公司和上級機關轉發給本公司的電子文檔。

　二、公司級的文件材料 1、公司成立、更名、啟用印信（含印鑒使用記錄）、有效證件和設立、變更的申請、審批、登記、請示上級機關的批復文件及其組織機構、人員編制和各部門、礦對公司的請示與批復等文

　件材料；公司頒發的（包括轉發及與其他單位聯合頒發的）各種正式文件的簽發稿、印制稿，重要文件的修改稿；公司制定的章程、工作條例、制度及公司黨委、工會、團委在工作活動中形成的重要文件材料； 2、總經理辦公會議、黨政聯席會議、總經理工作會議及專業會議記錄、紀要及本公司召開的工作會議和專業會議領導人講話材料，典型發言、會議簡報及公司的電子文件（包括紙質文件）等材料；公司的工作計劃、總結、報告及各部門月度、年中、年度工作計劃總結；公司、各部門、礦領導在公務活動中所形成的重要信件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與本公司有關的未經文書處理登記的文件材料； 3、公司、礦井內容重要的員工來信、來訪材料，領導的指示和本公司調查所形成的報告、材料。公司、礦辦理的干部、工人的轉移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根； 4、公司、礦總體規劃設計、立項文件、項目核準文件;項目選址、征地、拆遷、移民文件;勘查許可證、土地使用證、建設用地規劃許可證、采礦許可證、煤炭生產許可證、安全生產許可證、礦長安全生產許可資格證、礦長資格證、營業執照等文件材料；

　5、公司的干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任，黨員、團員、干部、工人名冊、報表，員工錄用、轉正、定級、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等文件材料； 6、公司的歷史沿革、大事記、年鑒及反映本公司重要活動

　的剪報、照片、錄音、錄像、榮譽獎勵證書等文件材料。

　7、公司財務管理、財務報表、憑證、賬簿及資金信貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯系函件等），上級檢查各部門、礦形成的審計、監察等文件材料； 8、公司的地質調查資料匯編，礦產儲量，煤礦地質測量及勘探工作，礦井儲量管理、礦區及各礦地質地形圖，綜合地層柱狀圖，地質工作原始資料等文件材料；煤田地質綜合性材料，踏勘，找煤、普查、詳查地質報告、附圖、附表、附件及礦產資源開發利用方案，環境影響評價報告，地質災害影響評估報告、土地復墾方案等文件材料； 9、公司、礦改擴建工程項目招投標管理性文件（參建、施工、監理、檢測等單位的資質及資質審查確認等文件材料;各參建單位個人職業資格證書復印件、現場指揮人員名冊、質量管理體系和責任、人員配置及招、投標文件、澄清文件、答疑文件、評分表、中標通知書等招投標過程中形成的文件，以及與合同相關的解釋性、補充性文件等相關文件材料。不含礦建、土建、安裝及設備合同等文件材料）； 10、公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等管理性文件材料。（工程合同協議、政府批文、項目合同以及購地、移民、拆遷、安置、補償協議，與設計、監理、質檢等單位簽訂的合同、協議，合同執行過程中形成的文件與合同相關的解釋性、補充性文件等相關文件材料）； 11、公司、礦改擴建工程可行性研究報告、初步設計、設計說明書、設計圖紙、工程概算書及主要機電設備器材目錄;施工

　組織設計，施工圖設計;工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙改擴建工程施工、竣工、驗收（竣工驗收申請報告，施工總結，監理總結，質量監督評審、工程決算報告、質量認證報告及單項工程或項目總體驗收報告）及公司、礦解決有關糾紛、征用土地等文件材料。

　三、部門級文件材料 1、各部門報請總經理批復的工作聯系單、工作計劃、總結、統計報表、簡報、營銷報表； 2、各部門例會重要的會議紀要； 3、各部門與其相關業務單位重要的函件； 4、各部門重要的招投標文件； 5、人事勞資檔案及信息管理資料； 6、各部門儀器、設備維修保養資料； 7、各部門客戶、特約商家資料及重要的信息； 8、財務會計憑證、帳冊、月度、年度財務報表； 9、各部門在建設項目中的可行性調研報告、設計方案、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷的文件、圖紙、合同、協議，以及建設單位項目的施工、監理、竣工和驗收管理工作的文件、圖紙、資料等。

　四、礦級文件材料 1、礦重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統計報表； 2、礦在安全、生產、質標、計量、環保、信息、勞動、安全、衛生、消防、生活、福利、多經等各項管理活動中產生的文件、圖紙、資料（照片、錄相、光盤）等文件材料；

　3、礦在改擴建項目中的可行性調研報告、設計方案、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷的文件、圖紙、合同、協議資料，以及建設單位項目的施工、監理、竣工和驗收管理工作的文件、圖紙、資料等； 4、礦財務會計憑證、帳冊、月度、年度財務報表、預算、決算等文件材料；

　5、礦黨群、行政、經營、生產技術、基建、技改、審計、設備儀器、干部職工、聲像、榮譽實物、電子文檔等文件材料； 6、礦黨政會議記錄、紀要，大事記、簡報及刊物等文件材料。

　 第三章

　歸檔權限與時間

　第三條 公司辦公室負責檔案的管理，對其他部門、礦井的檔案管理工作進行督促和指導，并設立專門檔案室，配備專人管理檔案工作。

　第四條 各部門、礦井均應指定一名主管兼職檔案管理，負責本部門的文書、科技材料歸檔管理，并保持相對穩定，人員變動應及時通知公司辦公室。各部門、礦井形成的文書、科技檔案材料原則上由本單位兼職檔案管理員負責收集、立卷和歸檔。

　第五條 公司檔案室應配置必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。

　第六條

　各部門、礦井承辦人員需借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料手續。

　第七條

　一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成

　的文書、科技檔案材料，由主辦部門收集歸卷，會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　第八條 歸檔時限，各部門、礦兼檔案員就文書、科技電子文件歸檔工作應做到每日進行。歸檔前將文件資料分類，分組放置在待辦卷宗內，每季度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

　1、文書檔案材料一般應在辦理完畢后歸檔，最長時間不得超過第二年三月。

　2、科技檔案材料，周期長的可分階段、單項歸檔，基建檔案（一式五套），礦基建工程、技改項目竣工驗收前三個月內歸檔，工程竣工后兩個月由工程承辦部門辦理移交手續；在基建項目竣工設備檔案在設備購進開箱驗收、安裝、調試、運行使用后隨即歸檔，移交檔案室。

　3、會計檔案材料在會計年度終了后整理立卷，由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

　4、聲像載體的文件材料及照片檔案、電子文檔歸檔時間，在完成制作后兩個月內歸檔，并辦理移交手續。

　5、實物檔案的歸檔在次年 1 月底前，辦理移交手續。

　第四章

　整理立卷歸檔

　第九條

　文件材料整理歸類按煤炭工業企業檔案分類表進行（見附件一）。

　1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。

　2、歸檔材料應完整、齊全，歸檔入卷文件把正文、底稿、

　附件請示和批復放在一起。

　3、歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件。

　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

　5、卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　6、整理文件時應遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　7、歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。

　8、案卷整理的幅面應以 A4 紙為準(210mm*297mm),材料過窄或小于 A4 幅面的粘貼在 A4 的幅面并留出左側裝訂線；材料過寬應按 A4 的幅面折疊整齊，折疊時盡量減少折疊次數，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認的，應附抄件。

　9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂，應在歸檔文件左側預留出寬度為 1cm 的裝訂區域。

　10、歸檔材料必須文字清楚，嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理。

　11、存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。

　12、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補或托裱后再歸檔，修裱時應注意盡量保持文件的原貌。

　第十條 歸檔文件材料的移交 1、檔案室對于日常抄送副件進行登記，并依據登記情況于每季度末定期與各部門、礦兼職檔案管理員辦理文件檔案的交接手續。接收檔案必須履行手續,填寫移交清冊,一式兩份，寫明案卷標題,卷內文件頁數，案卷數量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門、礦與檔案室各自存檔。

　2、移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。綜合管理部檔案室逐一核對后，對電子文檔進行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號+文件標題”。同一檔案中有多個電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內。

　第十一條 檔案的保管 1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全。

　2、公司檔案管理人員應定期清潔并檢查檔案案卷狀態，保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

　3、每年須定期對檔案進行一次清理， 清除不必要保存的材料， 對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　 第五章

　檔案名稱、編號

　第十二條 檔案名稱應簡明扼要，以表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不能籠統含糊。

　第十三條 檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　第十四條 檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　第十五條 檔案編號規則按國家檔案編號大綱執行。

　1、公司內歸檔文件的檔號結構為“全宗號—類別號—年度—保管期限—文件類型—盒號—件號”。

　2、每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。

　3、每一檔案盒內首頁應設“文件存檔目錄”，文件歸檔時依序編號、登錄。

　4 、 檔 號 的 表 示 方 式 如 下 ：

　XX 煤 業 集 團 公 司 ad-de-fg-2013-00 -00 1) “恩施 XX 煤業集團公司”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號。

　 2) “ad”表示文檔歸屬部門名稱，即類別號，如：黨群類、行政類、經營類等等。

　3) “2013”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在年度，以 4 位阿拉伯數字標注公元紀年，如：2013。

　4) “de”表示保管期限。如：長期、二年。

　5) “fg”表示類型名稱（大類/小類）。例如：綜合管理部月報，煤礦生產進度表，會議記錄等等。

　6) “00 – 00”表示文件檔號。即盒號、件號。

　5． 新檔案應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序（文書一般以文件時間從前到后排列順序），以此來編列檔號。

　6． 檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。

　7． 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。

　 第六章

　檔案編目裝盒

　第十六條 歸檔文件逐件編目。文件目錄設置檔案件號、文件題名、文號、主要內容、頁數、日期、經辦人、存檔地點等項目(附件 4) 第十七條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫，請將卷內目錄放在卷首。

　第十八條 裝盒。將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，一盒內的文件數量無限制，以裝滿一盒為準。

　第十九條 裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》。填寫時須使用碳素墨水書寫，字跡工整、要素齊全。

　第二十條 不同保管期限的文件應分開裝盒，不得混裝。

　第二十一條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統一填寫，并標明檔案盒內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

　 第七章

　檔案的鑒定與保管期限

　第二十二條 檔案的鑒定。從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。

　第二十三條 檔案的保管期限。文件保存期限除政府有關法令或集團公司及本公司其他規章特者之外，一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

　1、長期保存：

　1) 公司章程； 2) 公司名冊； 3) 公司組織規程及辦事細則； 4) 公司會議紀錄； 5) 公司 財務報表； 6) 政府機關核準文件； 7) 公司不動產所有權及其他債權憑證； 8) 公司工程設計圖； 9) 公司其他經核定須永久保存的文書。10) 公司預算、決算書類； 11) 公司會計憑證； 12) 發展計劃資料； 13) 期滿或解除之合約；

　2、二年保存：

　1) 結案后無長期保存必要者。2) 一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、文件。

　 第八章

　檔案密級

　第二十四條 文書、科技檔案分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質、內容不同劃分不同密級，并據此界定檔案調閱權限。

　1． “絕密”文書含：公司之相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同、其他經核定為絕密的文書。

　2． “機密”文書含：公司各類經濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、公司會議紀要（決議）、公司不動產所有權及其他債權憑證、公司重要工作計劃、重要會議紀要。

　3． “密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

　4． “普通”文件含：部門工作聯系單、公司內部發文、公司宣傳資料、各部門、礦在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。

　 第九章

　檔案借閱、利用工作

　第二十五條 公司中層以上管理人員如需借閱一般工作業務相關的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當天歸還；如需再借，應辦理續借手續。

　第二十六條 各部門、礦其它員工因業務需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的，須填寫《檔案調閱審批單》并經部門負責人和分管領導簽字許可后，方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應有相關部門負責人和分管領導簽字許可。

　第二十七條 如需借閱公司人事、財務、合同等資料必須經總經理批準許可。

　第二十八條 檔案管理員依據《檔案調閱審批單》，為借閱人

　調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。

　第二十九條 借閱的檔案原則上在公司內使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。

　第三十條 借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

　第三十一條 檔案管理部門應主動向各部門、礦員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、專題技術信息等。

　第三十二條 檔案管理員應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求。

　第三十三條 做好公司檔案統計工作。

　第三十四條 政府有關部門依法執行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協助。

　 第十章

　檔案的銷毀

　第三十五條 對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，銷毀清冊經綜合管理部負責人批準，方能銷毀。該清冊永久保存；銷毀時要有二人以上監銷，關在清冊上簽字。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式。

　第三十六條 公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

　第十一章

　附則

　第三十七條 對于不及時歸檔資料的合作單位，不予結算付款；對不及時歸檔資料的部門、礦，給予 500 元/件處罰。

　第三十八條 對借閱檔案資料不及時歸還的，給予 50 元/天處罰；對違反保密規定造成泄密的，按照有關法律法規之規定予以處罰。

　第三十九條 對檔案保管不善，造成損毀、丟失的，對責任部門、責任人追究經濟與法律責任。

　第四十條 檔案部門采用檔案信息系統對檔案進行管理，提高管理效率。

　第四十一條 本辦法由公司辦公室解釋、補充，由公司總經理批準頒行。