<ol id="ebnk9"></ol> 
北京首信股份有限公
司
檔案
管理
文書歸檔工作程序
工 作 內 容 工 工作 作 程序 標 總 裁 辦 公 室 各 業 務 部 門 準
平時 1、熟悉公司的機構設置 歸卷 及職能、歸檔文件的范圍。
準備
2、購置必要的裝具。
3、擬制當年歸卷類目表。
根據本部門的業務情況及上年形成文件情況， 準備好本部門平時歸卷的類目卷夾。
每年一月份完成當年文件材料歸卷的準備工作，類目齊全。
平時 1、 將審批完的呈批件及歸卷
時退各部門文件管理員。
2、 將以股份公司名義的發文分類歸入卷盒。
1、 文件管理員將本部門的各類文件分類歸入相應的類目卷盒。
2、 合同、協議簽完一周內向總裁辦歸檔。
3、 指導本部門做好賬外文件的平時歸卷工作。
1、 歸卷準確及時。
2、 每季有檢查。
3、 發文正件與底稿齊全。
1、 按公司檔案分類原則和整理方法，對平時歸卷的文件文件 進行檢查和調整。
材料 2、 剔除不需歸檔的文件和重份文件。
的整 3、 排列卷內文件，對卷內文件太多的卷，進行適當分卷理
(每卷在 150 頁以內)。
4、 按卷內文件排列順序編寫件號和每件的頁號。
5、、拆除文件上的金屬物。
6、對無裝訂線的窄邊文件進行加寬。
7、修復破損文件。
8、取齊文件右側和下沿，按單份文件進行裝訂。
調整后的案卷符合質量要求(詳見質量標準)。
填寫 目 1、計算機打印卷內目錄。
錄 2、填寫備考表（填寫方法 和 參見“案卷質量要求” ）。
備 3、將整理好的案卷裝盒?？?表裝盒擬
1、字跡清晰、準確無誤。
2、卷內目錄、備 考表各欄填寫齊全。
3、卷內目錄與文件相符無誤。
寫 根據卷內文件內容擬寫案卷題名，題名 案 包括文件的制發機關、主題內容、文種。
卷 題名 標題結構完整，概 括全面、簡明扼要， 能充分揭示卷內文 件的主題內容，便 于查閱。
移交 1、填寫移交清單一式兩份，向總裁辦 歸檔 移交。
2．雙方履行簽字手續，各保存一份。
按時移交，清點無誤，手續完備。
填寫 1、 按規定逐項填寫 案卷 封面欄目。
封皮 2、填寫卷內文件的 案卷號、目錄號。
封面各欄及卷內文件的案卷號、
目錄號填寫準確 無誤、無漏。
排列 1、按《郵電工業企業檔案實 案卷 體分類辦法》進行排列案卷。
與編 2、編制檔號。號
1 案卷排列符合規定。
2、檔號編制準確無誤。
編制案卷 目錄 1、 按檔號編制案卷目錄 。
移交 2、 在公司保存一年后，向首歸檔
信集團總部移交歸檔。
3、 交接雙方清點無誤后，履行簽字手續，各保存一份案卷目錄。
1、 案卷目錄清晰無誤。
2、 移交手續完備。
附件二
關于歸檔案卷的質量要求
總的質量要求: 遵循文件材料的形成的規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值, 便于保管和利用。具體應做到以下幾點: 一、 歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料, 均應收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數及每份文件的頁數, 均應齊全完整。
二、 遵循文件的形成規律和特點, 層次分明。在歸檔的文材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個項目的材料, 要把項目從立項到結束形成的材料組在一起, 準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程,盡量做到一事一卷。
三、 卷內文件的排列: 卷內文件材料應保持文件之間的有機聯系,區別不同情況進行排列, 密不可分的文件材料應依序排列在一起, 即:批復在前, 請示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會議記錄依會議時間順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結論性的文件在前,依據性的文件在后； 產品銷售合同應按銷售產品種類組卷, 再按供貨時間依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組
卷, 卷內文件依其重要程度排列?？萍嘉募呐帕袌绦?GB/T11822-89 國家標準。
四、 區分不同價值: 各類文件根據其不同的內容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據不同的保管期限分別組卷。文件數量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。
五、 跨年度材料的處理: 除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外, 不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的請示與批復, 放在批復年立卷； 沒有批復放在請示年立卷, 跨年度的規劃放在針對的第一年立卷, 跨年度的總結放在針對的最后一年立卷； 跨年度的會議放在開幕年立卷。
六. 具有長期保存的案卷, 卷內文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或復印, 連同原件一同歸檔。
七. 卷內文件的編號：每一本案卷的卷內文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”, 并將件號和每件文件的頁數填寫清楚。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。
八、 裝訂與裝盒：卷內文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進行裝訂。然后，按“件”號順序排列裝盒，一盒為一卷。
九、卷內目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應填寫卷內目錄。卷內目錄表的各項要填寫齊全。
序號：填寫文件的件號。
文號：填寫文件制發機關的發文字號,合同可填寫合同號。責任者：應填寫文件形成的部門或以印章為準。
題名：填寫文件標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明文件內容的標題，應根據文件內容自擬標題，外加〔〕；會議記錄應在卷內目錄的文件題名下寫明會議的主要內容。合同、協議在此欄內填寫合同內容及對方單位。
日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責任者、年、月、日的文件要考證清楚責任者和年、月、日。
頁號：填寫每份文件的頁數。
十、 備考表的填寫: 每個案卷必須附有備考表。卷內文件的情況說明, 都應填在備考表內, 若無情況可說明,也應將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領導
或案卷質量審核者簽名。
十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應根據卷內文件內容擬寫題名。題名 主要由三個部分組成：文件的主要制發機關、案卷內文件主題（文件中心內容）
和文種。也可突出年代特征，即：在制發機關后加文件形成的年代。用印有 “北京首信股份公司”卷盒的股份公司內部文件，可以省略文件制發機關。
十二、 歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內容, 攝制人。照片要連同底片一起歸檔。
十三. 歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。
股份公司檔案實體體系圖
首信股份有限公司檔案全宗 黨
行
經
政
營
生
產技術管理類(D) 產
科
學技
基
設
會
群
本
備
計
工
管
管
品
術
研究類
建
儀
檔
作
理
理
設
器
案
類
類
類
類
類
類
類
(A) (B) (C) (E) (F) (G) (H) (I)
紙質檔案
聲、像檔案
?。ㄤ浺?、錄像、照片 ）
電子檔案
?。ü獗P、軟盤 ）
?。?（G 、R）
?。?/p>
實物檔案
?。í勂?、證件）
?。?（SW）
?。?/p>
說明：股份公司的黨群工作類檔案主要是各種協會的管理、其它方面由集團總部管理。
附件三
檔案實體分類編號辦法
1 總
則
1.1
為了貫徹執行國家檔案局頒發的《工業企業檔案分類試行規則》和 《郵電工業檔案實體分類編號辦法》,提高檔案管理的科學化、規范化和標準化水平, 更好地為企業經營生產、管理工作服務、特制定本辦法。
1.2 檔案分類原則, 是以公司全部檔案為對象, 根據管理職能,結合檔案內容和形成特點, 保持檔案之間的有機聯系, 便于科學管理和開發利用。
2 檔案類別的設置
2.1
檔案的類別共設置十個大類, 即: 黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、
會計檔案類、干部職工檔案類。
2.2
根據職能活動和檔案形成的特點, 每個大類下設置若干個二級類目( 屬類 ), 不設置三級類目( 詳見附表 )。
2.3
錄音、錄像、照片、計算機軟盤( 磁盤 )和其它非紙質載體形式的檔案, 其形成和反映的內容、作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯系, 不單獨設置類目, 視其內容特征同紙質載體檔案對應分類編號。
2.4
各部門根據分類辦法組織整理案卷, 以利于分類標識和管理。
3 分類標識方法
3.1
企業檔案實體分類的標識符號采用英文字母順序標識一級類目( 大類 )； 采用阿拉伯數字“ 雙位制”標識二級類目( 屬類 )。
3.2
檔案實體排架和編號要反映十個基本大類, 從實際出發, 做到科學合理, 經濟實用, 保證利用檔案的系統性、有效性。
3.2.1
黨群工作類（A）、行政管理類（B）、經營管理類（C）、生產技術管理類（D）的案卷排架, 按大類一年度一屬類進行排列, 不區分保管期限特征( 但同一屬類內按照永久、長期、短期順序排列 )，案卷順序號按大類流水編號,流水號編制到“999”時, 重新從“1” 另行編號, 并用案卷目錄號加以區別。
檔案編號( 檔號 )由全宗號、目錄號、分類號、案卷順序號構成 (全宗號是檔案館給企業的編號，故企業暫不標識 )。
檔案編號( 檔號 )標識舉例示意:
A1. A12. 010 ┃ ┃┃ ┃ ┃ ┃┃ ┃ ┃ ┃┃ ┗━━━━案卷順序號 ┃ ┃┃ ┃ ┃┗━━━━━━━━分類二級類目( 屬類代號 ) ┃ ┗━━━━━━━━━分類一級類目( 大類代號) ┗━━━━━━━━━━━━目錄號（A 類的第一本目錄）
3.2.2
產品類（E）、科研類（F）、基本建設類（G）、設備儀器類（H）的案卷排架
a)
根據公司產品特點, 產品檔案原則上按大類一屬類一項目進行排列, 案卷順序號按屬類流水編號（適用于手機產品）, 同樣將順序號編制到“999” 時重新從“1” 另行編號。對于項目少的產品,可以將多種屬類混合流水編號, 用分類號加以區別，流水編號辦法同前。
b)設備儀器類，按設備類、儀器類分別排架, 各按技術性文件和管理性文件分別流水編號, 不同屬類用分類號區別, 流水號編制辦法同前類。
c)產品、基建、設備儀器類檔案的編號由目錄號、分類號、項目( 型號 ) 代號、案卷順序號構成。舉例示意: E1. E21. C2000. 001 ┃ ┃┃ ┃ ┃ ┃ ┃┃ ┃ ┗━━━━━案卷順序號 ┃ ┃┃ ┗━━━━━━━產品型號( 項目代號 ) ┃ ┃┗━━━━━━━━━━━分類號二級類目( 屬類 ) ┃ ┗━━━━━━━━━━━━分類號一級類目( 大類 ) ┗━━━━━━━━━━━━━━目錄號（產品檔案第一本目錄）
3.2.3
科學技術研究類按大類分科研課題排列, 案卷順序號按大類流水編號, 流水編號辦法同前四大類編制辦法。
檔號( 檔案編號 )由目錄號, 分類號, 課題代號, 案卷順序號構成。
3.2.4
會計檔案的排架編號, 按大類一屬類一年度進行排列, 案卷順序號按屬類流水編號, 流水編制到“999” 時, 重新從“1” 另行編號,用目錄號加以區別。
檔號( 檔案編號 )由目錄號、分類號、案卷順序號構成。
3.2.5
干部職工檔案類, 按《干部檔案工作條例》的有關規定，分干部、工人順序編號。
3.2.6 特殊載體檔案，按載體類別分別編號。即：按照片、錄音帶、錄像片、軟盤、光盤、實物分別編號，用特殊載體（TZ）•
類別[照片（Z）、錄音帶（Y）、錄像帶（X）、軟盤（R）光盤（G）、實物（SW）]•順序號標識。
示例：TZ•R R• 001； ；
TZ•Z Z• 001……。
4 附
則
本辦法由總裁辦負責實施并解釋。
附表：檔案實體分類編號表
檔
案
實
體
分
類
編
號
表
一級 類目名稱 二 級 類 目名 稱 分 類號 基 本 范 圍 黨 群 黨務綜合 黨委綜合性工作，黨委有關會議，黨員代表大會，黨 A11 委辦公室及其他黨務性工作等。
工作類 （A）
組織工作
宣傳工作
A12
A13 黨的組織建設，整黨建黨，黨員及黨員中層干部管理， 黨費管理，統戰工作等。
理論教育，各種工作活動宣傳，思想政治工作，精神文明建設等。
紀檢工作 A14 黨風治理，黨紀檢查，案件審理工作等。
工會工作
A15 職工代表大會，職工民主管理，勞動競賽，勞動福利， 女工工作，文體活動，組織建設，會費管理，先進職 工管理，技術比賽。
共青團 工作
A16 組織建設，思想政治工作，團員大會，團員管理，團費管理，青少年工作等。
協會工作
A17 協會業務綜合性管理工作，各專業學會，協會工作， 各群眾團體活動工作等。
政務工作
B11 綜合性工作，政策法規，司務會議，經理辦公室工作， 文秘機要保密工作，干部會議，信息工作，機構設置。
行政管理類 （B）
人事管理
勞動管理
教育工作
B12
B13
B14
人事業務綜合管理，干部、職工管理，干部考核任免、聘用，職稱評定、聘任，獎懲、出國政審，勞務出口， 離退休管理工作等。
勞資綜合管理，定編定員、勞動調配，勞動工作計劃與統計，工資管理，勞動保護等。
教育業務綜合管理，普通教育，中專和職業教育，職工在職業務技術教育和培訓等。
審計監察
B15 審計業務綜合管理，專項審計工作活動，法律事務， 政紀監察，違紀案件審理工作等。
檔
案
實
體
分
類
編
號
表
一級 類目名稱 二 級 類 目 名 稱 分 類號 基 本 范 圍
行政管理類 （B）
武裝保衛
行政事務
外事工作
B16
B17
B18 社會治安，民兵工作，槍支彈藥管理，消防、交通管理，刑事案件審理，人防工作等。
職工生活福利，房產管理，食堂，商店，幼兒園，第三產業管理工作，醫療衛生，衛生監督與管理職工防病治病，計劃生育工作等。
外事業務綜合管理，企業涉外活動（出訪，考察，外賓接待，商務意向談判，）等。
綜合管理
C11 企業改革，企業發展規劃，經營戰略決策，經營方針、目標管理，企業改制、投資管理，承包合同，市場預 測，經營法規，企業管理制度，工作標準等。
經營管理類 （C）
計劃統計
財務管理
物資管理
C12
C13
C14 綜合計劃管理，企業中、長期經營計劃，年（季）度計劃，各項專業計劃，各種計劃、統計報表，綜合性統計分析，進出口計劃管理工作等。
財會業務綜合管理，資金固定資產產權管理，成本管理，價格管理，財務計劃、會計管理，稅務、外匯、關貿、信貸和優惠政策管理等，資產評估
物資綜合業務管理，物資供應，倉庫管理，廢舊物資處理、進口物資合同等。
產品銷售
C15 市場分析，用戶調查，商務洽談，產品銷售合同（包括出口合同）、協議，用戶工程設計、安裝、開通， 售后服務、廣告宣傳等。
生產技術管理類 （D）
生產調度能源管理安全管理環境保護 D11 D12 D13 D14 生產組織，調度指揮工作，外協加工等。能源消耗定額管理，節能降耗工作等。
安全生產管理，工傷事故處理，職工安全教育等。環境保護檢測與控制，污染治理等。
案
實
體
分
類
編
號
表
一級 類目 二 級 類 目 分 類 基 本 范 圍
名稱 名 稱 號
生產技術管理類 （D）
科技管理
質量管理
計量管理
標準化工作
檔案和信息管理
D15
D16
D17
D18
D19 科技綜合管理，新產品、新技術綜合開發，科技成果 管理，技術革新、技術改造、合理化建議，工藝管理， 專利管理，技術體制，技術引進，技術轉讓、技術合 作合同、協議等。
全面質量管理，貫徹 iso2000 標準體系管理、產品質量檢測與控制工作等。
計量綜合管理，各種計量檢測工作，計量晉級與復查工作等。
企業技術標準化管理工作，各種技術標準檔案等。
企業檔案管理工作，各類基本數據管理，計算機信息系統管理性工作，技術情報、圖書、資料管理，各種專業會議、出國考察帶回的文件資料。
基本范圍內每項產品（型號）應包括從產品立項開發、設計、試制、鑒定；工藝工裝、加工制造生產、檢驗、包裝、商標、廣告、產品技術成果創優、獎勵等全過 程及 OEM 產品的文件材料。
產品類 （E）
電話機
電報、電傳機打印機
傳真機
綜合業務數字網終端機 E21 E22 E23 E24 各種類型各種制式電話機。
收、發報機，各種類型的電傳機、打印機各種用途各種類型傳真機。
ISDN 終端機及配套設備。
辦公自動化終端機 E25 辦公自動化終端機及配套設備。
檔
案
實
體
分
類
編
號
表
一級 二 級 分 類目 類 目 類 名稱 名 稱 號
基 本 范 圍
載波通信設備
E31 明線、電纜、微波用載波通信設備，特定用途載波通信設備，各種配套設備等。
數字通信設備
E32 脈碼調制復用、復接、終端，再生中繼，增量調制， 轉換設備等各種配套設備。
產品類 （E）
特高頻 （含短波）
通信設備
微波通信設備
光纖通信設備
衛星通信設備
E33
E34
E35
E36
特高頻通信機，倒換架，無人中繼機，數字特高頻通信機，各種配套設備，短波通信設備等。
各種頻段模擬數字微波通信設備，各種配套設備等。
光端機、光中繼、光電合一通信設備，各種光纖傳輸設備，各種配套設備等。
地球站主設備，衛星通信各種配套設備。
移動通信設備
E37 模擬數字移動通信系統基臺、移動臺及配套設備，尋呼系統尋呼臺，尋呼器及配套設備等。
電報通信設備
E38 載波機，轉換設備，用戶電報集中器，轉報系統，調度架，配線架及各種配套設備等。
數據通信設備
E39 數據復用，數據轉接，調制解調，數傳，數碼通信數據復接交換及各種配套設備等。
電 纜 E41 各種電纜（含非通信電纜）及配套產品
光 纜 E42 各種光纖電纜及配套產品
電 桿 E43
檔
案
實
體
分
類
編
號
表
一級 二 級 分 類目 類 目 類 名稱 名 稱 號
基 本 范 圍
局用電話交換設備
E52 市內電話交換設備（縱橫縱制、準電子、程控交換機）
及其配套設備，長市農電話交換設備及其配套設備， 會議匯接調度電話設備等。
產品類 （E）
用戶電話交換設備
非話業務交換設備
通信電源
通信儀表
E53
E54
E61
E71
各種用戶電話交換機及其配套設備等。
電報交換機、傳真匯接交換臺等非話交換設備及其配套設備等。
整流器，配電屏，組合電源，變換器，逆變器遠供電源，穩壓器，變壓器等及其配套設備。
傳輸測試，數字通信設備測試，光通信測試，微波測試，電報、傳真測試，線路檢測及通用測試儀器儀表等。
元器件 E81 電子元件，機電元件，電子器件等產品。
制版設備
E91 照排機（圖文、平面式激光、地圖、激光照排機）， 圖片輸入機等產品。
非通信 產品
E92
各種非通信用產品（含民用產品）
長途電話 交換設備 各種人工、半自動、全自動長途電話交換設備及其配 E51 套設備。
檔
案
實
體
分
類
編
號
表
一級類目名稱
基本建設類 （G）
二 級 類 目 名 稱
基建綜合管理 生產用房生活用房 分類號
G11 G12 G13
基 本 范 圍
每個單項工程項目應包括工程前期依據性文件工程勘探測繪，設計施工，竣工驗收，工程創優全過程的文件材料。
基建綜合管理，房地產憑證，紅線圖，總平面圖，總管線網分布圖等。
生產廠房，庫房，動力用房，管理工作用房及生產輔助性用房和設施等。
生活住宅、生活福利建筑設施及其附屬建筑設施等。
社會公用建筑設施
G14
屬于企業產權的社會公用建筑設施等。
設備儀器類 （H）
設備綜合管理
加工設備
專用設備
H11
H12
H13 每臺設備、儀器儀表應包括購置報批，購置合同，到貨開箱驗收，安裝調試運行，維修及管理全過程的文件材料。
設備管理業務綜合，工作計劃、總結，指標考核，設備轉讓、報廢，固定資產折舊等。
金屬切割機床，鍛壓機械，鑄造機械，木工機械，工業爐窯及其他專用設備等。
半導體器件、電真空器件，無線電元件，整機裝配專用設備及其他專用設備等。
科學 技術研究類 （F）
按科研課 題（或科研課題代號）
每個科研課題應包括課題立項、研究準備、研究試驗、 F11 總結鑒定、成果報獎、推廣應用全過程的文件材料。
動力設備 工業鍋爐及輔助機，供氣、供水設備，發電設備，內 H14 燃機，輸配電設備等。
超重運輸設備，通用機械，試驗及其他設備，電器設 通用配套設備 H15 備等。
非生產設備 H16 綜合設備。
電子計算機 H17 各種電子計算機。
檔
案
實
體
分
類
編
號
表
一級 二 級 分 類目 類 目 類 名稱 名 稱 號
基 本 范 圍
設備儀器類 （H）
儀器儀表綜合管理
電子儀器儀表
電 工 、 熱工儀表
計量標準儀器
H21
H22
H23
H24 儀器儀表綜合管理，工作計劃、總結，指標考核，儀器儀表轉讓、報廢，固定資產折舊等。
郵電工業生產用各種各類電子儀器儀表及通用儀表， 專用儀器儀表等。
各種電工、熱工儀表等。
計量標準用儀器儀表，力學、光學、化學、長度等計量標準及儀器等。
會計 憑證 檔案 賬簿類 報表 （I）
清冊 I11 I12 I13 I14 各種會計憑證。各種財務賬簿。各種財務報表。
會計移交清冊，會計檔案清冊，會計檔案銷毀清冊等。
干部檔案 J11
干部職工檔案類 （J）
工人檔案
離退休職工檔案
死亡職工檔案
J12
J13
J14
<ol id="ebnk9"></ol>