設備臺帳和檔案管理

　1 1、 、 設備臺帳和檔案管理

　 設備臺帳、設備帳冊和設備檔案是設備管理的基礎，建立設備臺帳和檔案統稱為設備建檔。

?。?）建檔設備的范圍、編號、系統：

　 A、建檔設備的范圍：

　 單臺設備價值在 2000 元以上的都要單獨建檔。價值低于 2000 元的設備，原則上不建檔，歸入一般固定資產登記范疇；有些設備雖然低于 2000 元，但卻是關鍵設備或主要設備的主要輔助設備，或是批量較大、較重要的，也要歸入建檔設備范圍。

　 B、設備的編號：

　 為了便于設備的統計和管理，對建檔范圍內的所有設備都要編號，原則是一臺設備一個編號，對流水線、成套設備也應按功能盡可能的單機編號。編號確定后不再變動，所配備的電動機等附屬設備，統一于主機編號；不再另外單獨編號。編號按《設備統一分類及編號目錄》進行編制。機電設備分機械設備和動力設備兩項，共 10 大類，每一大類又分為若干分類，每一分類又分為若干小組，并分別用數字代號表示；設備編號由類別號和三位順序號兩組數字組成，兩組數字之間為一橫線，表示如下：

　鍋爐編號：670-001

　電梯編號：263-001 離心水泵：661-001、002、……等。

　 C、設備系統

　 為便于設備系統分類管理和統計，將酒店所有設備依據其所服務的內容劃分13 大系統，其代號原則上取漢語拼音第一個字母，個別取英文的第一個字母，分別是：

　G——鍋爐系統；

　L——冷凍空調系統；

　F——配電系統；

　D——電梯系統；

　 C——廚房系統；

　R——弱電系統；

　X——消防系統；

　Y——洗衣設備系統；

　T——工具設備系統；

　J——給排水系統；

　S——運輸車輛系統；

　P——印刷機械系統；

　Q——其他設備系統； （2）設備臺帳：

　設備檔案管理方面的臺帳主要由機電設備匯總表、設備卡、風機盤管設備匯總表、客房冰箱設備匯總表、電視機設備匯總表、設備登記卡（俗稱活絡卡）及設備編號牌等構成。

　 A、機電設備匯總表：

　此表是酒店機電設備分類統計臺帳。

　a、臺帳編制：按《設備統一分類及編號目錄》中分類號分類、分頁順序由大到小排列填寫； 如：客梯 263-001 至 263-003：P1 貨梯 264-001 至 264-002：P2

　 每一類別也按設備的順序號大小，由小到大填寫。

　 如：1 號客梯 263-001

　第一行

　 2 號客梯 263-002

　第二行

　 3 號客梯 263-003

　第三行 b、表格填寫：

　 設備類別：設備類別就是《設備統一分類及編號目錄》中十大類別，也就是設備編號第一個數字所代表的中文類別含義。

　 管理類別：按設備在實際使用中所起的作用及危險程度將所有設備分為 A、

　B、C 三類，實施分類管理；關鍵設備（A）約占酒店全部設備的 5%~10%；主要設備（B）約占全部設備的 10%~20%；一般設備（C）占全部設備的大多數。

　 關鍵設備（A）——該設備如不能正常運行，將影響整個酒店的正常運行。例如：鍋爐、電梯、消防、空調。

　 主要設備（B）——該設備如不能正常運行，將影響關鍵設備或一個部門的正常運行。如：水泵等。

　一般設備（C）——除以上提到的以外的設備。

　對特種設備、壓力容器和危險性較大的設備的管理級別不得低于 B 類。

　設備名稱：是該設備銘牌上寫的名稱。

　制造單位：應填寫到產品的產地，即廠名和所在地。

　其他要求：應根據實際填寫機電設備匯總表，編制相應目錄，裝訂成冊。

　c、管理：

　 對酒店設備管理應每年對照帳面復核一次；設備的移動、報廢、調撥都應在備注中注明。酒店應設立設備的總臺帳，各使用部門可根據實際另做部門臺帳。

　 B、設備卡

　 是該臺設備的主要技術參數及運行維修記錄卡，按一臺設備一張卡的原則。凡是機電設備匯總表上的每臺設備均要填寫設備卡。

　 設備卡的填寫：

　a、設備名稱、類別、編號、管理類別。

　b、配用電機：指該設備的主要電機。將輔助電機填入下面的“主要技術特征及附件”欄中。

　c、主要技術特征及附件：是指該臺設備的主要技術參數及主要附件。例如：水泵的揚程、轉速、流量、效率、電梯的速度、層數等主要附件的參數。

　d、檢修記錄：扼要記錄設備在運行過程中大修，一、二級保養及事故處理情況。記錄應由專人根據維修單和維修情況統一填寫。

　e、設備卡的右上角：按照設備所屬的系統（即 13 大設備系統）編系統號。

　設備卡按系統號，分系統編制造冊存放，并在冊外標志設備系統號（即

　10 大系統代號）。

　每一系統中再分別按設備的類別和順序號大小排列。

　設備跨系統調動時，設備卡中的安裝地點和右上角的系統號都要相應變更，此卡也應存放至調動后所屬設備系統的設備卡冊中。

　為考慮今后電腦管理，特設條形碼粘貼處。

　 C、風機盤管設備匯總表、電視機設備匯總表、客房冰箱設備匯總表：

　風機盤管、電視機、客房冰箱因數量較多，而且維修保養和更新大多數是批量進行，因此這類設備不單獨列入機電設備匯總表，也不單獨填寫設備卡?？头勘湓O備匯總表，表中設備、管理類別、設備編號的編制要求與機電設備匯總表相同。

　 D、設備登記卡，用于設備資料的縮微，方便查閱、統計和管理。

　 a、編制：設備登記卡按照 13 大設備系統，分系統進行登記編制，編制

　造冊和方式與設備卡相同。

　 b、填寫：設備登記卡上的類別應填寫設備類別，即設備統一分類及編

　號目錄中的十大設備類別。

　 空格中用英文字母填寫設備所屬的 13 大系統號。

　 主項號欄用英文字母填寫管理類別。

　 設備名稱、設備編號填寫同設備卡。

　 設備調動變更應重新填寫設備登記卡，每年復核一次。

　 E、機電設備編號牌

　酒店根據酒店統一格式印制編號牌，粘貼于每臺設備的銘牌旁，上 面刻該臺設備的設備編號，設備管理類別，以便核對統計用。

　 F、設備資料檔案 凡建檔范圍內的所有設備都必須具有技術資料檔案。

　 a、設備資料包括：說明書，各種圖紙，計算書，各類測試報告，合同

　副本，使用登記證，合格證，安裝、竣工驗收資料及批準文件等。

　 b、組卷和存放：

　設備資料原則采取按同型號設備分冊編制組卷。對有些不便拆開的成套設備資料，可用復印件或在卷內備考表中注明原件在某某卷內。

　組卷設備資料按 13 大系統歸檔，存放順序同設備卡，并填寫檔案卷內目錄、備考表，在案卷外標寫檔案號及在檔案盒背脊上標寫系統號。

　 c、檔案號原則上與設備編號相同。但同型號規格設備組在同卷內，檔

　案號只取其中一臺設備的設備編號作檔案號，同型號規格的其他設

　備的檔案號也用該設備的檔案號。

　 如：有三臺同型號規格客梯，其設備編號分別為：

　263-001 檔案號 263-001 263-002 檔案號 263-001

　263-003 檔案號 263-001

　 d、設備資料檔案管理

　設備資料檔案應有專人管理，負責資料的收集、整理、造冊填寫歸

　檔和管理。

　酒店設備的所有資料都是酒店的財產，應及時移交設備檔案管理人員，使用部門用復印件。個別設備的資料，如確實很多，復印不便時，可先由設備檔案管理人員立卷歸檔，然后使用部門辦理長期借閱手續，并妥善保管；所有新購置設備的開箱，應事先通知設備檔案管理人員到場后方能啟封。箱內所有有關資料應立即移交設備檔案管理人員并由其整理歸檔，使用部門用復印件。新建、改建項目竣工驗收以后，有關圖紙資料、審報批準文件、有關合同以及投入運行后的年檢報告等，都應及時移交設備檔案管理人員整理組卷、歸檔。

　所有遺缺資料由原項目經辦人員負責對外索取補充，設備管理或項目經辦部門負責按檔案管理要求將設備資料立卷。

?。?）設備帳冊 應按要求建立設備帳冊，做到帳物相符，帳表相符。