干部檔案知識

　干部檔案知識 一、收集干部人事檔案材料的具體要求是什么？

　答：為了能經常地、有計劃地進行材料的收集，各檔案管理部門必須做到主動、及時、準確、保質、按量的要求。

　主動。就是主動與形成材料單位或部門聯系，主動上門索要材料，做到手勤、嘴勤和腿勤。

　及時。就是盡快地將新形成的、新發現的材料收集歸檔。

　準確。就是檔案材料收集的范圍要準確，收集材料必須屬于檔案內容的材料，應嚴格按照中央組織部規定的范圍收集。

　保質。就是要保證收集的材料準確、完整、齊全。不得掉頁少份，缺頭少尾，或者手續不全。

　按量。就是要按照規定的份數收集歸檔。

　二 、 如何填寫《干部履歷表》？

　1 1 ．填寫《干部履歷表》是否需要填寫草表，并經審核？

　答：凡正式填表前，都必須先填寫草表或草稿。對表內所列項目，要實事求是地認真填寫，填好后須經組織認真審查核對。如不符合填表要求的，可退還本人修改補充，然后再按干部管理范圍需要份數發正式表填寫。填寫時字跡要端正、清楚，個別項目填不下時，可加附頁。表內項目本人沒有的可寫“無”。

　 2 2 ．《干部履歷表》能否由別人代填或填寫復??？

　答：凡具備文字能力，都應由干部本人自己填寫。如本人確實不能填寫，可由別人代筆，但需經本人簽名蓋章。書寫時一律用鋼筆或毛筆，不得使用圓珠筆。凡上送和歸入本人檔案的《干部履歷表》一律不準復印。

　 3 3 ．《干部履歷表》填好后，由誰在審查機關蓋章欄內加蓋章？

　答：根據（組通字〔1988〕1 號）的通知精神，凡經組織審閱同意后的《干部履歷表》（包括本單位的主要領導同志）都由所在單位的黨組織或組織、人事部門加蓋公章，然后按干部管理范圍、份數要求送交干部人事檔案管理部門，歸入正本和副本的第 1 類。

　4 4 ．《干部履歷表》是否要貼照片？

　答：《干部履歷表》上都要貼本人照片。按填表份數每份貼一張近期免冠一寸正面半身照片。

　 5 5 ．“學歷”一欄應如何填寫？

　答：“學歷”是反映干部所受到的教育程度，而不是干部現有的文化水平和工作能力。在“學歷”欄中，應填寫所受教育的最高學歷。如填寫高中、中專及其以上學歷時，須填清楚是畢業還是結業、

　肄業。凡是上過各種職工學習、業余學校、廣播電視學校、函授學校和自學的，填寫時應有國家教育部門或經其認可的有關部門、單位出具的“學歷證明”為依據，不得填寫“相當某某學歷”。如填表時還在學校學習、尚未畢業或結業的，仍應填原學歷。在校學習情況可在“學習簡歷”欄內詳細填明。

　 6 6 ．“姓名”和“出生年月日”兩 欄應如何填寫？

　答：“姓名”欄中“現名”，應填寫現在通常用的姓名，用字一定要固定，文字要規范，不得用同音字代替，更不能隨便更改；“曾用名”，在自己歷史上曾用過的姓名（包括主要筆名），書寫時應按使用先后順序填寫。

　 “出生年月日”欄一律用公歷填寫，凡習慣上用陰歷填寫，檔案內也有記載，經組織同意，可以換算公歷后填上。如要更改年齡的，應按有關規定辦理。

　 7 7 ．如何確認干部的出生日期？

　答：干部的出生日期是客觀存在的自然情況，不得隨意更改。要求更改出生日期，必須有確鑿證據。在認定干部出生日期時，應依據中共中央組織部（干檔字〔1989〕1 號）和中共中央組織部、人事部、公安部聯合下發的《關于辦理干部退（離）休等手續認定出生日期問題的通知》（組通字〔1990〕24 號）精神辦理。

?。?）凡干部居民身份證同本人檔案記載的出生日期一致的，均可作為干部本人出生日期的依據。

?。?）凡干部居民身份證同本人檔案記載的出生日期不一致的，有關部門可會同干部常住戶口所在地登記機關進行查證。查實的出生日期按干部管理權限和戶口管理權限批準后，即可作為認定干部本人出生日期的依據。查證材料應歸入本人檔案。

?。?）對無法查實的，應以干部檔案或戶口檔案中最早的材料記載的出生日期為依據。

　 8 8 ．“原籍”與“出生地”欄應如何填寫？

　答“原籍“系指干部本人祖居的地方。一般填到本人的上一代，即父母一輩，按現在的行政區劃詳細填寫，由?。ㄗ灾螀^、直轄市）到街道或鄉村。

　“出生地”是指本人出生在何地，按實際情況填寫。如在“云浮”出生的，應填寫“廣東省云浮市”。

　 9 9 ．如何確定參加工作時間？

　答：應按每個干部的實際情況確定。

　建國前參加革命工作時間，是指在中國共產黨領導下以革命工作為職業的時間，即在根據地、解放區是指脫離生產以革命工作為職業的時間：在敵占區是由我黨組織決定以公開社會身份為掩護，實際從事地下革命工作的時間：以及參加被中央組織部和地方黨委組織部所認定的黨的外圍組織等的時間，并經組織認定。

　建國后的，應分別按參加工作（包括參軍當戰士、進入全民所有制（含公私合營）企業、事業單位、農村插隊）時間和脫產當干部時間（以工代干現已批準當干部的，從代干時間算起）填寫。

　 10 ．“何時何處參加過何學術團體，擔任過何職務”欄應如何填寫？

　答：建國后凡參加學術團體者應填明何年何處參加何種學術團體，擔任過何職務，如參加過幾個學術團體，都應按要求分別填寫清楚。

　 11 ．“有何特長和愛好”欄應如何填寫？

　答：應填寫本人專業以外的長處和愛好。如本人學習的專業是經濟管理，但善長電子技術?？商顚?ldquo;善長電子技術”。

　 12 ．“參加過哪些國際性的政治、經濟、科學文化等活動”欄應填哪些內容？

　答：應填清何年何地以何種身份參加過哪些國際性的政治、經濟、科技、文化（包括學習、考察）等活動，活動的起止年月，內容是什么，所在國別或國際組織名稱都應填寫清楚。如擔任過某種職務，也應填上；多次參加活動的應按要求分別填寫。

　 13 ．“何時何地何原因受過何種獎勵”欄應如何填寫？

　答：凡是受過表彰或被授予各種榮譽稱號的（包括科技和業務獎勵），均應填明何時何處何原因受何種榮譽或獎勵，多次受到榮譽和獎勵的，應按時間順序分別填寫。

　 14 ．“何時何地何原因受過何種處分”欄應填寫哪些內容？

　答：凡受過各種黨紀處分或行政處分的，均應填寫清楚何年何處因何原因受過何種處分。如處分被撤銷應注明何時經何部門決定撤銷。凡在“文革”中因冤假錯案被處分或所作的結論，已被復查平反的，表上一律不予填寫。

　 15 ．“家庭主要成員”欄應如何填寫？

　答：“家庭主要成員”系指本人的直系親屬（父母、配偶、子女）和長期在一起生活的受本人撫養或供養的其他人。填寫時應將每人的姓名、單位、職業和政治情況分別填寫清楚。父母如已去世，亦應說明。

　 16 ．“國內外主要社會關系”欄應怎樣填寫？

　答：應填寫與本人來往較多，關系密切（包括國外和港、澳、臺地區）的親屬、親友及其他人。填寫時還應寫清楚每人姓名，在何處從事何種職業，以及關系如何。

　 17 ．“學習簡歷”欄應從何時填起，包括哪些范圍？

　答：應從開始上學時填起，包括上過各種業余學校，出國留學、進修等學習經歷。填寫中等專業教育及其以上學歷時，要寫清楚所在院校、系、專業的名稱和本（專）科畢業或結業、肄業。證明人應填寫與本人熟悉的同學或教師。如還在學校學習尚未結業或畢業，亦應寫清楚。

　 18 ．“參加革命工作前后履歷”欄應如何填寫清楚？

　答：填寫前后履歷時，起止時間要前后銜接，地區和部門應填寫全稱。如在一個單位內職務變動的都應另起一項填寫，兼職較多的可填寫主要職務。參加工作后學習經歷可在履歷中簡要填寫，以保

　持履歷的連貫性。在學習期間承擔過社會工作的，應將其職務填上。證明人應填寫熟悉本人情況的直接領導人或一起工作的同級同事。臨時離開工作單位連續半年以上的均應作為一段經歷填寫。

　 19 ．“參加人民代 表大會、政治協商會議、中國共產黨及民主黨派、群眾團體代表大會的情況”欄應如何填寫，可包括哪些范圍？

　答：系指本人曾參加過哪屆縣級以上會議的情況，范圍應包括中央、?。ㄖ陛犑?、自治區）、區、縣一級。“身份”是指以代表、候補代表或委員的資格出席會議。“職務”是指當選為何職務，如“中共中央候補委員”、“云浮市人大常務委員會委員”、“云浮市政協常委”等。

　 20 ．“其它需要說明的問題”欄需填寫什么內容？

　答：此欄主要指表內沒有填寫的項目，而又需向組織說明的問題，或有些項目與過去填寫有不一致、需要補充說明的問題。

　三 、 如何確定參加工作時間？

　答：應按每個干部的實際情況確定。

　建國前參加革命工作時間，是指在中國共產黨領導下以革命工作為職業的時間，即在根據地、解放區是指脫離生產以革命工作為職業的時間：在敵占區是由我黨組織決定以公開社會身份為掩護，實際從事地下革命工作的時間：以及參加被中央組織部和地方黨委組織部所認定的黨的外圍組織等的時間，并經組織認定。

　建國后的，應分別按參加工作（包括參軍當戰士、進入全民所有制（含公私合營）企業、事業單位、農村插隊）時間和脫產當干部時間（以工代干現已批準當干部的，從代干時間算起）填寫。

　四 、 如何 確認干部的出生日期？

　答：干部的出生日期是客觀存在的自然情況，不得隨意更改。要求更改出生日期，必須有確鑿證據。在認定干部出生日期時，應依據中共中央組織部（干檔字〔1989〕1 號）和中共中央組織部、人事部、公安部聯合下發的《關于辦理干部退（離）休等手續認定出生日期問題的通知》（組通字〔1990〕24 號）精神辦理。

　 （1）凡干部居民身份證同本人檔案記載的出生日期一致的，均可作為干部本人出生日期的依據。

　 （2）凡干部居民身份證同本人檔案記載的出生日期不一致的，有關部門可會同干部常住戶口所在地登記機關進行查證。查實的出生日期按干部管理權限和戶口管理權限批準后，即可作為認定干部本人出生日期的依據。查證材料應歸入本人檔案。

?。?）對無法查實的，應以干部檔案或戶口檔案中最早的材料記載的出生日期為依據。

　五 、 各種 先進人物事跡材料，未加蓋組織印章的能否收集歸檔？

　答：各種先進人物事跡材料，雖經整理成文但未經正式評定或批準手續，亦未經組織加蓋印章的都不必收集歸檔。

　六 、 學生獎學金登記表是否要收集歸檔？歸哪類？

　答：凡手續齊全的學生獎學金登記表或審批表應收集歸入檔案第 7 類。

　 七 、 《教師資格過渡申請表》 是否屬于收集范圍？歸哪類？

　答：凡《教師資格過渡申請表》加蓋過教育行政管理部門 “教師資格認定專用章”的，應收集后歸入第 4 類。

　八 、 大中專學生的畢業、結業證書是否屬于收集范圍？

　答：大中專學生的畢業、結業證書一般由個人保存，不屬于干部檔案材料收集范圍。如果結業證書帶有學習成績，可以復印后作為學習成績單列入檔案材料收集范圍，歸入檔案第 4 類。

　九 、 干部檔案知識：

　“ 報考登記表

　” 、 “ 報名單 ” 是否要收集？歸哪類？

　答：凡已被錄取的，表上有考分，并有組織印章，應歸檔案第 4 類。如未被錄取的，各種登記表都不需歸檔。

　十、干部鑒定材料中的哪些內容可不收集歸檔？ 答：如下材料可以不必收集歸檔：

?。?）從本人檔案中摘錄的優、缺點材料； （2）鑒定會上發言記錄及頭尾不清、文字雜亂的材料； （3）個別談話記錄或他人提供的干部一般表現情況。

　小結、鑒定材料中，時間相隔較近、內容類同的可選擇較全面的一份歸檔。

　十一、收集短期培訓材料（包括崗位培訓）有否課時要求？該歸哪類？ 答：一般應三個月（從開班到結束）及以上期限的培訓材料需收集歸檔。如不到三個月的，如果有培訓材料（包括成績單）的，也可收集歸入檔案第 4 類。

　十二、對更改干部的姓名、民族、出生日期、國籍的材料收集，應以什么時間為界線？過去已改了，是否要補辦手續？

　答：收集更改姓名、民族、出生日期、國籍的材料，應以中央組織部 1991 年 3 月 29日下發《干部檔案整理工作細則》的時間為界線。過去已更改的，可不必補辦手續，但有關材料還需收集歸檔（包括個人申請、組織審查意見、上級批復以及所依據的證明材料）。應分別歸入本人檔案第 1 類或第 5 類。

　 十三、 大中專生畢業分配工作報到通知單，是否要收集歸檔？

　答：大中專畢業生分配工作報到通知單可作為踏上工作崗位的憑證和依據，因此要收集后歸入本人檔案第 10 類。

　十四、 如何劃分干部人事檔案的密級? ?

　答：黨政機關干部人事檔案的密級，應按照中央組織部、國家保密局下發的《組織工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》，分別劃分為絕密級、機密級、秘密級。

?。?）黨和國家領導人的檔案，屬于絕密級。

?。?）中央管理的干部和省、部級管理的干部的檔案，屬于機密級。

?。?）縣、處級及其以下黨政機關干部的檔案，屬于秘密級。

　 十五、被取消預備黨員資格的“入黨志愿書”是否收入干部檔案? ?

　答：根據中央組織部印發的《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》，取消預備黨員資格的組織意見，屬于收集歸檔的范圍。如果預備黨員被取消資格時，沒有單獨形成處理意見、處分決定等材料，只在“入黨志愿書”中注明取消預備黨員資格，經有關黨委批準蓋章后，其“入黨志愿書”應收集歸入干部檔案(歸六類，并在目錄上注明已取消預備黨員資格)，以備查考。凡是單行材料中已明確取消預備黨員資格的，只收單行材料歸檔，不再收集“入黨志愿書”歸檔。

　十六、列入收集歸檔范圍的專業技術職務考績材料，具體指的是哪些材料? ?

　答：主要是指專業技術人員在評聘、晉升專業技術職稱、職務或在定期考核中形成的評議專業技術水平、評價專業技術人員工作實績的正式材料。如《專業技術人員考績檔案》(一種表格)，其中包括業務自傳、有關專家評語、考評意見。在考核過程中形成的設計方案、圖紙、論文、實習報告等。如果專業技術人員調到黨政機關或人民團體工作，其全部專業技術干部考績檔案材料應單獨立卷，隨干部檔案一起轉有關部門和干部檔案一起保存。

　十七、列入收集歸檔范圍的專業技術職務考績材料，具體指的是哪些材料? ?

　答：主要是指專業技術人員在評聘、晉升專業技術職稱、職務或在定期考核中形成的評議專業技術水平、評價專業技術人員工作實績的正式材料。如《專業技術人員考績檔案》(一種表格)，其中包括業務自傳、有關專家評語、考評意見。在考核過程中形成的設計方案、圖紙、論文、實習報告等。如果專業技術人員調到黨政機關或人民團體工作，其全部專業技術干部考績檔案材料應單獨立卷，隨干部檔案一起轉有關部門和干部檔案一起保存。

　十八、干部本人要求更改姓名，應辦理哪些手續？形成的材料是否歸檔？

　答：

　由于個人姓名的形成都有歷史原因，也是一個人的代號，且更改姓名涉及的面較廣，手續也比較繁瑣，因此應從嚴掌握。沒有特殊原因，不宜隨便更改姓名。如果一定要改，本人應先向組織人事部門書面申請，并要有充分理由，經本單位組織審議并提出意見，再向本人居住地公安部門申請，經公安部門同意后，方能更改，并將同意更改的有關材料歸入本人檔案第 1 類。

　十九、列入收集歸檔范圍的專業技術職務考績材料，具體指的是哪些材料? ?

　答：主要是指專業技術人員在評聘、晉升專業技術職稱、職務或在定期考核中形成的評議專業技術水平、評價專業技術人員工作實績的正式材料。如《專業技術人員考績檔案》(一種表格)，其中包括業務自傳、有關專家評語、考評意見。在考核過程中形成的設計方案、圖紙、論文、實習報告等。如果專業技術人員調到黨政機關或人民團體工作，其全部專業技術干部考績檔案材料應單獨立卷，隨干部檔案一起轉有關部門和干部檔案一起保存。

　二十、 干部人事檔案是否屬于國家所有檔案？

　國家所有檔案，是與集體所有和個人所有檔案相對而言。干部人事檔案是國家干部的人事檔案，是由組織人事等部門工作中形成的有關干部個人情況的文件材料構成的。干部在世時，其檔案由組織人事部門保管，干部死亡后，其檔案按規定向有關檔案館移交，作為國家檔案史料保存?！陡刹繖n案工作條例》規定，它是國家檔案的重要組成部分。所以，干部人事檔案屬于國家所有檔案。根據《中華人民共和國檔案法》規定：“任何個人不得據為己有”，嚴禁任何人公布和向外提供干部人事檔案材料、出賣干部人事檔案材料。

　二十一、如何加強對干部人事檔案材料收集歸檔工作的監督檢查？

　答：各級組織人事部門應及時研究解決收集歸檔工作中的問題，支持檔案管理人員的工作，保證收集檔案工作的順利進行。干部人事檔案工作人員，要忠于職守、熟悉業務、掌握政策、認真鑒別、嚴格把關、保守機密、積極主動、認真負責地做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。對違反規定、涂改、偽造干部人事檔案材料的要追究責任，嚴肅查處。根據情節輕重給予行政處分。構成犯罪的，要依法追究刑事責任。

　二十二、如何劃分干部人事檔案的密級? ?

　答：黨政機關干部人事檔案的密級，應按照中央組織部、國家保密局下發的《組織工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》，分別劃分為絕密級、機密級、秘密級。

?。?）黨和國家領導人的檔案，屬于絕密級。

?。?）中央管理的干部和省、部級管理的干部的檔案，屬于機密級。

?。?）縣、處級及其以下黨政機關干部的檔案，屬于秘密級。

　 二十三、 干部人事檔案工作人員應具備哪些素質？

　答：干部人事檔案管理工作，既是一項政治性、政策性、保密性、服務性很強的工作，也是一項具有科學性和專業性的工作。這些性質要求從事干部人事檔案管理工作的人員，必須具備較好的政治素質和較高的專業素質。

?。? 1 ）要熟悉黨和國家的干部人事制度，熟悉干部人事管理工作的方針、政策。如調配、任免、錄用聘用、考核考察、政審、獎懲、工資、教育培訓等工作情況，了解有關的方針政策，并能用以指導工作，保證干部人事檔案管理工作有明確的指導思想和正確的方向。

?。? 3 ）要熟悉黨的歷史。干部人事檔案材料的許多內容，同我黨我國各個歷史時期的重大事件有關，了解黨的歷史和各個歷史時期的重大事件才能把握有關的檔案材料形成的歷史背景、從而正確地認識某些檔案材料的保存價值。

?。? 4 ）要精通干部人事檔案管理工作的業務。如收集、鑒別、清理、保管、轉遞和提供利用等工作的有關規定和工作方法，以及計算機的運用，檔案保護技術等科學技術知識。

?。? 5 ）要有高尚的職業道德。嚴于律己，認真負責，堅持原則，不徇私情、不以權謀私，嚴格按政策規定辦事，堅決杜絕一切失密的現象和徇私舞弊的行為。

　二十四、 什么是“無頭檔案”? ? 如何對待和防止產生“無頭檔案”? ?

　答：

　所謂“無頭檔案”，是指查不到下落的人員的檔案或檔案材料。“無頭檔案”的產生，造成管人與管檔脫節，影響了檔案的利用和建設，也影響干部人事管理工作。因此，對待已產生的“無頭檔案”，要嚴肅認真地處理。首先對“無頭檔案”要認真進行鑒別，對有保存價值的檔案材料，要認真查找有關人員下落，并轉給有關部門。對查找不到有關人員下落的“無頭檔案”，移交檔案人原籍檔案館保管；對無保存價值的零散檔案材料，造表登記目錄，請示有關領導同志批準銷毀。

　要防止“無頭檔案”的發生，首先要在人員工作調動后，及時將其檔案轉給所在單位，不要造成人檔脫節。其次傳遞檔案時要認真細致，防止出現轉錯或轉遞不到位的情況發生。

　 二十五、 什么是干部人事檔案的轉遞工作? ? 轉遞干部人事檔案有什么規定? ?

　答：

　干部人事檔案的轉遞工作，是指干部人事檔案管理部門之間、干部人事檔案管理部門與形成干部人事檔案材料的部門及借用干部人事檔案部門之間，通過機要交通或直接派人送取的途徑，轉出和接收干部人事檔案、干部人事檔案材料的工作。具體地說，干部因工作調動改變了主管單位時，其檔案應轉至新的主管單位；在辦理干部職務的任免、獎勵、處分等項工作中，形成了新的干部人事檔案材料，形成材料的單位，要按照干部管理權限，將材料轉給管理干部人事檔案的部門。

　轉遞干部人事檔案工作的主要規定是：

?。?）干部人事檔案須通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

?。?）縣及相當于縣以上的各級黨委組織、人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。

?。?）轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

　 （4）轉遞檔案必須按統一規定的“干部人事檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫，嚴密包封，按規定密級發出。

?。?）收到檔案材料的接收單位，經核對無誤后，須在回執上簽名蓋章并立即退回。對逾期一個月未退回執的，轉出單位應及時催問，以防檔案材料丟失。

　除上述規定外，為了全面做好干部人事檔案材料的轉遞工作，干部人事檔案管理部門要與有關的干部調配、任免工作等部門建立必要的聯系制度。

　二十六、 查閱、借閱干部人事檔案應遵守哪些規定? ?

　答：干部人事檔案是按照干部管理權限確定的范圍進行管理的，因此，對查閱、借閱不同層次干部的檔案都規定了相應的查閱、借閱審批制度。盡管各地區、各部門具體的審批辦法有所不同，但是，最基本的規定是，因工作需要才能查閱和借閱干部人事檔案，并且必須遵守下列規定：

?。?）查閱單位應填寫《查閱干部檔案審批表》，按照有關規定辦理審批手續。不能僅憑調查證明材料、介紹信直接查閱干部人事檔案。

?。?）檔案管理單位有權根據規定，確定是否提供和提供哪些材料。

?。?）凡查閱干部人事檔案，利用單位應根據有關部門的具體規定，派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

?。?）檔案一般不借出使用。如有特殊情況借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，借閱單位不得擅自轉借他人。

?。?）任何個人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案。

?。?）查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和《中華人民共和國檔案法》有關規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

?。?）借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自復制（拍攝）檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示干部檔案主管部門審查批準后才能復制(拍攝)。

　二十七、 什么是干部人事檔案的利用工作？利用范圍與方式有哪些？

　答：

　干部人事檔案的利用工作，是指干部人事檔案管理部門，根椐查閱、借閱檔案的規定和利用單位工作的需要，提供干部人事檔案查閱、借閱，或提供干部有關情況和出具證明材料的工作。它是直接為干部、人事和其他有關工作服務的一種方式。提供利用工作，必須遵循保密、安全和方便利用的原則。

　干部人事檔案的利用范圍，主要有四個方面：

　一是干部工作利用。如干部工作中考察、考核干部，任免、調動、政治審查、調整干部工資，解決干部職級待遇，辦理出國出境手續，治理喪事等； 二是黨、團組織建設，發展黨團員等利用； 三是審理干部違犯黨紀國法等問題利用； 四是研究歷史利用，如編纂黨史、軍史、地方志、組織史沿革，撰寫人物傳記等。

　干部人事檔案的利用涉及到人的問題，有的干部個人情況不允許擴散。為此，國家保密局和中央組織部根椐干部職務的高低，規定了干部人事檔案的密級。因此，提供利用工作必須根椐不同情況，采取不同的方式。一般說來，有經下幾種基本方式：

?。? 1 ）提供借閱。這種方式是，查閱干部人事檔案的單位，按規定辦好查閱檔案的手續后，到干部人事檔案管理部門去查閱干部人事檔案或有關材料。這種利用方式的好處是，安全、保密，疑難問題能得到及時解答。

?。? 2 ）借出使用。這種方式是，借閱干部人事檔案的單位按規定辦理借閱手續后，從干部人事檔案管理部門借出檔案使用。一般來說，干部人事檔案是不宜借出使用的。采用這種方式，主要是因為某些部門使用人員到干部人事檔案部門查閱有困難或為了解決工作上的特殊需要，為了保證檔案的安全和其他部門的使用，干部人事檔案管理部門必須嚴格審查借閱的理由，把好關，并在借出的同時要求借閱單位對所借檔案要指定專人查閱和保管。對借出使用的檔案，一般采取限期歸還和定期催要的辦法加以控制。

?。? 3 ）出具證明材料。干部人事檔案管理部門，在規定允許的范圍內，向索要材料的單位提供檔案中有關情況或材料。提供的手段，一般是采用復印、拍照原件或摘錄函復等方式。

?。? 4 ）整理有關資料提供。干部人事檔案管理部門，根椐利用單位的要求，整理出綜合性的資料，提供利用。

?。? 5 ）答復查詢。干部人事檔案管理部門根椐有關部門來函、來電話提供的情況，給予查告干部的工作單位或職務以及其他自然情況。

　二十八、 如何填寫干部職務、工資變動情況？

　答：填寫干部職務、工資變動情況是指干部人事檔案管理人員根椐干部任職、免職命令或選舉結果及工資升降等通知，及時在干部人事檔案中的《干部職務變動登記表》或《工資變動登記表》上記錄干部的職務和工資變化情況，這是干部人事檔案管理工作的一項重要基礎工作?；咀龇ㄊ牵?/p>

?。? 1 ）填寫干部職務變動 ①填寫的范圍是本部門正式管理的干部職務。

?、谔顚懧殑兆儎拥囊罁屈h委和政府的任免通知、命令、各種代表會選舉結果、文件、公報和有關機關文件等、在填寫黨內職務時，一般以黨內有關部門的任免文電通知為準。黨委班子換屆，以選舉結果、文件或公報為準；填寫行政職務（系指黨外的各項職務）時，要依法辦事，凡任免職務需要經過有關法律程序或其他章程規定辦理的應在辦理完畢后填寫，否則，填寫的職務是無效力的。此外，干部享受職級待遇和退（離）休等情況，按有關通知填寫。

?、厶顚戫椖浚喝温?、免職時間，任職機關部門及職務，批準文電號。

?。? 2 ）填寫干部工資變動

　填寫干部工資變動，是指填寫調整、晉升、獎勵干部的工資變動情況。

?、偬顚懝べY變動必須以有關部門審批工資的文件、通知為依據。

?、谔顚戫椖浚焊刹康墓ぷ鞑块T及職務、職務級別工資、職務工資、批準時間、批準機關及文號。對執行企、事業工資標準的，可填寫實際工資額，并注明執行工資標準的檔次。

?。?）填表寫干部職務、工資變動情況，關系到干部的切身利益，要求檔案人員必須認真、負責、細致，確保填寫的項目內容準確無誤。

　二十九、 什么是干部人事檔案材料的整理工作? ? 對整理工作有何基本要求和專門規定? ?

　答：

　干部人事檔案材料的整理工作，是以干部個人為單位將收集起來的干部人事檔案材料進行鑒別、分類、排序、編號、登記目錄、技術加工、裝訂成卷以及不斷充實檔案材料的工作。通過整理，使原來零亂的檔案材料轉化為能反映干部情況的系統、條理的專門案卷，即干部檔案。同時，干部人事檔案材料的整理工作又貫穿于干部檔案立卷的全過程。因此，它是干部人事檔案業務建設中一項很重要的基礎工作。

　為了實現干部人事檔案整理工作的規范化，搞好檔案建設，便于檔案的保管和利用，中央組織部根據《干部檔案工作條例》及有關規定，專門制定了《干部檔案整理工作細則》。根據細則的要求，整理工作必須做到：認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

　三十、 收集、補充歸檔材料途徑有哪些？收集歸檔材料的方法有哪些？

　答：

　收集、補充歸檔材料，一般可通過下列途徑：

?。?）通過組織、人事部門收集各種履歷表、登記表、簡歷表、自傳、鑒定等材料、干部任免呈報表、退職、退休、離休審批表，調整工資審批表、出國、提干、錄用審批表以及干部考核、考察等材料。

?。?）通過干部審查部門或落實政策部門收集確定參加革命工作的時間、歷史問題審查結論，復查、甄別平反的結論、調查報告和本人申訴材料以及落實政策的其他結論性材料。

?。?）通過紀檢、監察、公安、司法等部門收集違犯黨紀、政紀、黨內處分材料，刑事判決書，個人檢查材料，撤消處分，平反決定等復查材料。

?。?）通過黨、團組織和工會、民主黨派、籌備召開各種代表大會的機構等部門收集入黨、入團和加入民主黨派材料，民主評議黨員、干部的材料，黨員登記表，各種人大、政協和黨、團、工、婦代會等代表登記表以及各種先進、模范人物的表彰、表揚的審批和事跡材料。

?。?）通過科技、業務部門收集業務考績、技術業務的評定材料，著作論文篇目、譯著書目以及晉升技術職稱、學位等審批材料。

?。?）通過各類學校、黨校、干部院校、科研部門和其他培訓機構收集學生、學員在學習期間形成的檔案材料和成績單，干部在培訓期間形成的鑒定材料以及學歷證明等材料。

　收集歸檔材料的方法主要是：

?。?）對形成干部人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內，要負責按要求把應歸檔的材料送往干部人事檔案管理部門歸檔，并形成制度。

?。?）干部人事檔案管理部門要經常了解和掌握形成干部人事檔案材料的信息，溝通渠道，建立聯系制度，不失時機地向形成材料的部門收集應歸檔的材料。

?。?）干部人事檔案管理部門發現送交的歸檔材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補送材料或補辦手續。形成材料的部門要按要求認真辦理。

?。?）干部人事檔案管理部門接到干部任免、工資變動通知后，要及時將干部職務變動和工資變動情況登記在檔案內的“工資變動登記表”和“干部職務變動登記表”內。

　三十一、 什么是干部人事檔案材料的整理工作? ? 對整理工作有何基本要求和專門規定? ?

　答：

　干部人事檔案材料的整理工作，是以干部個人為單位將收集起來的干部人事檔案材料進行鑒別、分類、排序、編號、登記目錄、技術加工、裝訂成卷以及不斷充實檔案材料的工作。通過整理，使原來零亂的檔案材料轉化為能反映干部情況的系統、條理的專門案卷，即干部檔案。同時，干部人事檔案材料的整理工作又貫穿于干部檔案立卷的全過程。因此，它是干部人事檔案業務建設中一項很重要的基礎工作。

　為了實現干部人事檔案整理工作的規范化，搞好檔案建設，便于檔案的保管和利用，中央組織部根據《干部檔案工作條例》及有關規定，專門制定了《干部檔案整理工作細則》。根據細則的要求，整理工作必須做到：認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

　三十二、 哪些干部人事檔案材料屬于收集、歸檔的范圍? ?

　答：在干部人事、組織建設等工作中形成的文件材料很多，為了使檔案材料符合精煉、實用的標準，使之具有保存價值，有關文件明確規定了干部人事檔案材料的收集、歸檔范圍：

?。?）干部調配(轉業安置)、任免、考察考核等工作中形成的各類人員登記表(如干部履歷表、履歷書和教師、職工、醫務人員、軍人登記表等)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑒定、干部考核登記表、民主評議和組織考核形成的綜合材料，退(離)休審批表和軍隊轉業干部審批表。

?。?）錄用和聘用干部工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、政審(考核)材料、續聘審批表、解聘辭退材料。

?。?）辦理出國、出境人員審批工作中形成的審批表、登記表及在國外、境外表現情況的鑒定材料。

?。?）黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表和委員的簡歷、政績材料。

?。?）辦理干部工資、待遇工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批復材料。

?。?）國民教育、成人教育和干部培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結業成績登記表、學習鑒定材料。

?。?）評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術職務任職資格申報表、專業技術職務考績材料、聘任專業職務的審批表、套改和晉升專業職務(職稱)審批表。

?。?）更改干部的姓名、民族、年齡、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等過程中形成的個人申請、組織審查報告、上級批復以及所依據的證明材料。

?。?）黨團組織建設中形成的材料：已批準轉正的中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書(1－2 份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料，黨員登記表，個人總結，不予登記的決定，組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員中形成的組織意見、民主評議黨員登記表，優秀黨員事跡及組織審批材料，認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的意見。共青團入團志愿書、申請書、團員登記表，優秀團員事跡材料，退團材料；加入民主黨派的有關材料。

?。?0）干部的創造發明、科研成果、著作、譯著、有重大影響的論文(如獲獎或在全國性的報刊上發表的)等的目錄。

?。?1）表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎通報材料。

?。?2）組織布置填寫的履歷、自傳、組織鑒定、自我鑒定材料。

?。?3）紀律檢查、監察和行政管理工作中形成的處分決定(免于處分的意見)、查證核實報告、上級批復、本人對處分決定的意見和檢查、交待材料，通報批評材料；法院審判工作形成的判決書；復查甄別報告、決定、上報批復材料。

?。?4）干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人對結論的意見、檢查交待或說明的材料，以及作為依據的調查證明材料；甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

?。?5）體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

?。?6）辦理干部喪事活動中形成的生平(悼詞)，報紙報道的消息、訃告、非正常死亡的調查報告及能說明有關情況的遺書。

?。?7）其它可供組織參考并有保存價值的材料。

　三十三、干部檔案年齡認定標準，退休年齡以檔案為準嗎 干部人事檔案出生時間認定主要依據：

　1、中組部、人事部、公安部《關于辦理干部退（離）休等手續時認定出生日期問題的通知》（組通字〔1990〕24 號）規定：“凡干部身份證同干部本人檔案記載的出生日期不一致的，組織人事部門在辦理退（離）休等手續時， 干部人事檔案出生時間認定主要依據：1、中組部、人事部、公安部《關于辦理干部退（離）休等手續時認定出生日期問題的通知》（組通字〔1990〕24 號）規定：“凡干部身份證同干部本人檔案記載的出生日期不一致的，組織人事部門在辦理退（離）休等手續時，應會同干部常住戶口所在地戶口登記機關進行查證核實，按干部管理權限和戶口管理權限批準后查實的出生日期作為計算年齡和戶口登記的依據。查證材料歸入本人檔案，同時抄送干部常住戶口所在地戶口登記機關。對無法查實的，應以干部檔案或戶口檔案中最先記載的出生日期為依據。” 2、中組部、人事部、公安部《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字〔2006〕41 號）規定：“對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據。”干部人事檔案認定“出生時間”時堅持“最早最先”的原則，一般來說就是按檔案中形成時間最早的一份材料上填寫的出生時間認定，比如《入團志愿書》、《中學學籍材料》等。很多人的檔案里就《入團志愿書》一份材料上填的出生時間比較早，那也是按這個時間認定。下面說說特殊情況，有的人因上學、入團、入黨、入伍、招工等需要而改大年齡，就只能按改大認定了。入伍和招工一般都有年齡要求，很多人初中一畢業不上高中了，家長就想著讓孩子去當兵鍛煉鍛煉吧，可年齡不夠，于是把出生時間填大幾歲順利入伍，那就只能按這個改過的出生時間認定。按檔案認定出來的“出生時間”就會出現和身份證號碼上的出生時間不一致的情況，退休時間也是按認定出來的“出生時間”計算。因此退休年齡以單位根據檔案認定的出生時間計算。

　三十四、上級干部人事檔案管理部門對下級有關部門的業務指導的主要任務是什么? ?

　答：按照黨管干部的原則和我國干部人事檔案管理體制，各級干部人事檔案主管部門，在本級黨委組織部門領導下進行工作，對同級或下級的干部人事檔案工作，在業務上負有監督、檢查和指導的責任 。業務指導的基本任務是：調查了解干部人事檔案管理工作情況；研究解決干部人事檔案管理工作中的問題，根據中央的方針、政策和上級有關業務部門的有關規定，制定具體管理辦法或實施意見；總結、推廣干部人事檔案管理工作的先進經驗；召開干部人事檔案工作會議；對干部人事檔案管理工作人員進行業務培訓等。

　三十五、銷毀干部人事檔案材料有何要求? ?

　答 ：銷毀干部人事檔案材料 ，是指按照有關規定落實干部政策，平反錯案后，對其結論意見和收集歸檔的材料進行鑒別的過程中，清除出來的不實材料、無保存價值的材料和重復

　多余的材料進行銷毀的工作。根據有關規定，不屬歸檔范圍的材料不得歸檔，對已經歸檔的材料，經過鑒別，分別情況予以處理。對清理出來需要銷毀的材料，須詳細登記，并報請主管負責人審查批準，方可銷毀。履行這一程序，是為了防止隨意銷毀干部人事檔案材料，造成不可挽回的損失。任何個人不得私自銷毀檔案材料。

　三十六、什么是“無頭檔案”? ? 如何對待和防止產生“無頭檔案”? ?

　答：所謂“無頭檔案”，是指查不到下落的人員的檔案或檔案材料。“無頭檔案”的產生，造成管人與管檔脫節，影響了檔案的利用和建設，也影響干部人事管理工作。因此，對待已產生的“無頭檔案”，要嚴肅認真地處理。首先對“無頭檔案”要認真進行鑒別，對有保存價值的檔案材料，要認真查找有關人員下落，并轉給有關部門。對查找不到有關人員下落的“無頭檔案”，移交檔案人原籍檔案館保管；對無保存價值的零散檔案材料，造表登記目錄，請示有關領導同志批準銷毀。

　要防止“無頭檔案”的發生，首先要在人員工作調動后，及時將其檔案轉給所在單位，不要造成人檔脫節。其次傳遞檔案時要認真細致，防止出現轉錯或轉遞不到位的情況發生。

　 三十七、 對干部取得的高等教育學歷學位，如何區分全日制教育和在職教育？

　問：高中畢業后參加函授學習，是全日制還是在職學習？對干部取得的高等教育學歷學位，如何區分全日制教育和在職教育？答：中央一貫要求干部選拔任用不唯學歷。在干部工作中，為便于管理，將干部的學歷學位按全日制教育和在職教育予以區分。對干部取得的高等教 問：高中畢業后參加函授學習，是全日制還是在職學習？對干部取得的高等教育學歷學位，如何區分全日制教育和在職教育？ 答：中央一貫要求干部選拔任用不唯學歷。在干部工作中，為便于管理，將干部的學歷學位按全日制教育和在職教育予以區分。對干部取得的高等教育學歷學位，區分的基本原則和條件如下：

　干部在參加工作之前所取得的學歷學位，按照國家教育部門關于學歷學位的有關規定，屬于普通全日制教育的，按全日制教育掌握；其他情況，一般按在職教育掌握。

　干部在參加工作之后所取得的學歷學位，按全日制教育掌握的，一般須同時符合以下條件：（1）通過參加全國統一的普通高校招生考試入學、達到錄取分數線、經省級招辦批準錄??；（2）學習期間采取全天在校學習方式（即全脫產學習）；（3）學習期間須與原單位脫離工作關系和工資關系，轉遞本人檔案；（4）畢業時頒發普通高等學校學歷證書和學位證書，并重新派遣。否則，一般按在職教育掌握。

　干部在國（境）外、軍隊院校取得的學歷學位等，在區分全日制教育和在職教育時，可參照上述規定掌握。

　三十八、 哪些入黨材料需要存入干部人事檔案？

　哪些入黨材料需要存入干部人事檔案？答：預備黨員轉正后，應將其《入黨志愿書》、入黨和轉正申請書、自傳、政審材料、教育考察材料，交黨委存入本人人事檔案。無人事檔案的，建立黨員檔案，由所在黨委保存。按照有關規定，對一般性的教育考察材料可不存入本人 哪些入黨材料需要存入干部人事檔案？ 答：預備黨員轉正后，應將其《入黨志愿書》、入黨和轉正申請書、自傳、政審材料、教育考察材料，交黨委存入本人人事檔案。無人事檔案的，建立黨員檔案，由所在黨委保存。按照有關規定，對一般性的教育考察材料可不存入本人人事檔案，由所在黨組織暫存兩三年即可；對涉及重要情況的結論性、鑒定性的考察材料，應存入本人人事檔案。

　三十九、哪些干部人事檔案材料屬于收集、歸檔的范圍? ?

　答：在干部人事、組織建設等工作中形成的文件材料很多，為了使檔案材料符合精煉、實用的標準，使之具有保存價值，有關文件明確規定了干部人事檔案材料的收集、歸檔范圍：

?。?）干部調配(轉業安置)、任免、考察考核等工作中形成的各類人員登記表(如干部履歷表、履歷書和教師、職工、醫務人員、軍人登記表等)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑒定、干部考核登記表、民主評議和組織考核形成的綜合材料，退(離)休審批表和軍隊轉業干部審批表。

?。?）錄用和聘用干部工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、政審(考核)材料、續聘審批表、解聘辭退材料。

?。?）辦理出國、出境人員審批工作中形成的審批表、登記表及在國外、境外表現情況的鑒定材料。

?。?）黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表和委員的簡歷、政績材料。

?。?）辦理干部工資、待遇工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批復材料。

?。?）國民教育、成人教育和干部培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結業成績登記表、學習鑒定材料。

?。?）評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術職務任職資格申報表、專業技術職務考績材料、聘任專業職務的審批表、套改和晉升專業職務(職稱)審批表。

?。?）更改干部的姓名、民族、年齡、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等過程中形成的個人申請、組織審查報告、上級批復以及所依據的證明材料。

　 （9）黨團組織建設中形成的材料：已批準轉正的中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書(1－2 份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料，黨員登記表，個人總結，不予登記的決定，組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員中形成的組織意見、民主評議黨

　員登記表，優秀黨員事跡及組織審批材料，認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的意見。共青團入團志愿書、申請書、團員登記表，優秀團員事跡材料，退團材料；加入民主黨派的有關材料。

?。?0）干部的創造發明、科研成果、著作、譯著、有重大影響的論文(如獲獎或在全國性的報刊上發表的)等的目錄。

?。?1）表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎通報材料。

　 （12）組織布置填寫的履歷、自傳、組織鑒定、自我鑒定材料。

?。?3）紀律檢查、監察和行政管理工作中形成的處分決定(免于處分的意見)、查證核實報告、上級批復、本人對處分決定的意見和檢查、交待材料，通報批評材料；法院審判工作形成的判決書；復查甄別報告、決定、上報批復材料。

?。?4）干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人對結論的意見、檢查交待或說明的材料，以及作為依據的調查證明材料；甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

　 （15）體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

?。?6）辦理干部喪事活動中形成的生平(悼詞)，報紙報道的消息、訃告、非正常死亡的調查報告及能說明有關情況的遺書。

?。?7）其它可供組織參考并有保存價值的材料。

　 四十 、干部人事檔案材料分類排序說明一覽表

　類別

　 材料內容

　 排列順序

　 材料編號

　備注

　一、履歷材料

　履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料，包括中央和地方各級黨委委員、人大、政協常委會委員簡歷以及本人填寫反映個人經歷情況的各種表格等。

　按材料形成時間先后順序，由遠到近排列。

　類序號按1-1、 1-2、1-3 等，頁碼按1、2、3 等編寫。

　類序號寫在每份材料首頁的 右上角，頁碼寫在每頁材料的角 右下角（雙面都有文字或圖表的，背面頁碼寫在左下角，下同）。

　二、自傳材料

　自傳和屬于自傳性質的材料；以自傳為主的履歷或簡歷表；領導干部個人有關事項發生變化的報告表等材料，配偶、子女出國（境）留學和加入外國國籍、子女涉外婚姻...