檔案資料管理作業指導書

　檔案資料管理作業指導書

　1. 目的

　為了規范公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務，制訂本管理制度。

　2. 適用范圍

　適合公司本部、分公司及各物業客戶服務中心的檔案資料管理。

　3. 職責

　3.1 綜合管理部負責公司檔案管理工作。

　3.2 各職能、業務部門負責本部門的檔案管理工作。

　3.3 各分公司綜合辦公室負責管理在本部門存放的檔案資料。

　4. 方法與過程控制 4.1 綜合管理部和各分公司綜合辦公室要指定專人負責檔案管理工作，各部門負責人對檔案管理最終結果負責。

　4.2 綜合管理部將公司所有檔案目錄按科學的方法統一編制成冊，建立詳細的公司檔案分類目錄，便于查閱。

　4.3 為了保證各物業客戶服務中心的工作順利開展，原則上各類專業檔案由各客戶服務中心負責保管、存放。

　4.3.1 各類批文、證照、人事檔案原件存放在責任部門。

　4.3.2 公司的各種財務資料、稅務資料存放在財務管理部，由財務管理部按國家及公司有關規定進行整理、分類存檔。

　帶 格 式 的: 字體: 小三帶 格 式 的: 居中, 行距: 2 倍行距帶 格 式 的: 行距: 2 倍行距

　4.3.2 有關工程的各類圖紙、技術資料及前期介入的相關資料存放于工程管理部。

　4.3.3 業主入住的有關資料及有關特殊的物業服務的合同，由客戶服務中心負責保管。

　4.3.4 除有關特殊的物業服務的合同外，所有對外簽訂的合同，必須按《合同管理作業指導書》，存放在綜合管理部和財務管理部。

　4.3.5 公司聲像檔案統一由綜合管理部負責保管。

　4 4.4 聲像檔案具體管理辦法

　4.4.1 聲像檔案主要由照片（含底片）、攝像帶、移動硬盤、光盤、數字文件資料等組成。

　4.4.2 聲像檔案收集范圍包括公司對內、對外重大活動、參加的各項重要會議、外出學習、考察及其他有保存價值的聲像資料。

　4.4.3 各部門歸檔的各類聲像檔案必須附有簡單文字說明，以方便聲像檔案管理人員的歸檔和其他人員借閱，照片的自然張每張必須編寫文字說明。

　4.5 公司各類批文、證照原件等借出時，須報請主管領導或總經理同意批準，出現丟失損壞承擔相應責任。

　河南綠都物業服務有限公司三級文件

　編號

　TDWY4.2.3- - Z01- - 01

　名稱

　檔案資料管理作業指導書

　版本

　A/0

　第

　2 2 頁

　共

　2 2 頁

　編制

　張星

　更改

　審核

　文 廣岐

　批準

　張紅東

　生效期

　1 2011 年 年 4 4 月 月 1 1 日

　4.6 檔案借閱人必須填寫《文件資料借閱登記表》并在規定期限內歸還所借檔案資料，情況特 殊者可加寫說明、主管領導簽字后續借。借用日期根據業務需求，以最終領導簽批帶 格 式 的: 行距: 2 倍行距帶 格 式 的: 行距: 2 倍行距帶 格 式 的: 行距: 2 倍行距

　時間為準。

　5. 引用文件

　TDWY7.2.2-Z01-01

　《合同管理專業指導書》 6. 相關質量記錄

　TDWY4.2.3-Z01-F5

　《文件資料借閱登記表》