對于規范和加強人事檔案管理八項工作制度

　中共龍口市教育體育局

　關于規范和加強人事檔案管理的八項工作制度

　為規范人事檔案工作程序，加強人事檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》、中央組織部《干部檔案工作條例》和省、地、市組織、人事部門的有關規定，結合實際情況，制定本制度，自 2001 年 1 月 1 日起施行。

　一、

　查（借）閱制度

　1、 查閱單位應填寫《查閱人事檔案審批表》，按照查閱人事檔案的規定辦理審批手續。不得憑借調查證明材料介紹信查閱人事檔案。

　2、 管檔單位要根據規定，確定是否提供和提供什么材料。

　3、 查閱人事檔案時，查閱單位應派兩名以上政工干部或中共黨員查閱。

　4、 檔案一般不外借。如必須借出使用，要說明理由，經局主要負責人批準，嚴格履行登記手續，限期歸還，并不得擅自轉借他人。

　5、 任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。任何單位不分管干部工作的領導及其他人員不得借故查閱人事檔案，如有此類情況發生，管檔同志要說服或有權拒絕。

　6、 查閱人事檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違犯者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。

　7、 借用、查閱檔案的單位和個人，不得擅自復制、拍攝檔案內容。

　因工作需要從檔案中取證的，必須請示審查批準后才能復制、拍攝，復制、拍攝必須在管檔工作人員全程監控下進行。

　8、 查閱人事檔案，一般要在閱檔室內完成，查閱完畢要及時返還入庫，政工科內不得滯留人事檔案。

　二、

　收集制度

　1、 按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，要經常地有計劃地將反映干部“德、能、勤、績”的材料收集歸檔，逐步完善人事檔案的內容。

　2、 在市組織、人事部門統一部署下，要根據工作需要和檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫干部履歷表、自傳、鑒定等，及時補充干部人事檔案內容。

　3、 要積極主動地收集應當歸檔的人事檔案材料。

　4、 歸檔材料必須內容真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備，需組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后才能歸入人事檔案。

　5、 歸檔材料應統一使用 16 開規格的辦公用紙，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　6、 報送人事檔案材料時應認真填寫《轉遞人事檔案材料通知單》，并按人事檔案轉遞的要求辦理好交接手續。

　7、 管檔人員要對收集到的人事檔案和人事檔案材料認真審查鑒別，對符合歸檔要求的材料進行登記。

　三、

　鑒別歸檔制度

　1、 要根據《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔歸定》和《干部檔案整理工作細則》等有關規定，認真做好鑒別工作。

　2、 收集的材料，歸檔前必須認真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔。

　3、 未經鑒別，任何人都不得擅自銷毀人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從人事檔案中撤出材料，發生此類現象，應查清情況，追究責任，嚴肅處理。

　4、 對不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔，經鑒別后，可視情況予以處理。

　5、 經鑒別應銷毀的材料，必須詳細登記，報請局領導審查批準后，才能銷毀。

　6、 屬于歸檔的材料，均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

　四、

　轉遞制度

　1、 人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。

　2、 縣及相當于縣以上的黨委組織人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。

　3、 轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

　4、 轉遞檔案必須按統一規定的“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密包封。

　5、 收到檔案的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即退回。

　逾期一個月未退回者，轉出單位應寫信催問，以防丟失。

　6、 為使干部人事檔案能夠隨干部調動或職務的變動而及時轉遞，干部調配、任免部門應將干部調入單位和任免通知及時告知干部人事檔案管理部門，并建立必要的聯系制度。

　五、

　檢查核對制度

　1、 堅持每年全面檢查核對一次檔案，發現問題及時解決。

　2、 及時檢查干部人事檔案的實有數量與登記簿冊目錄中的數量是否相符。

　3、 檢查庫房、檔案柜、檔案盒等是否符合存放要求，是否有利于“六防”措施的實施。

　4、 檢查干部人事檔案所在的方位是否與干部人事檔案的柜號、編號相符。

　5、 檢查干部人事檔案的轉遞、借閱、歸還等是否有記載。

　六、

　保管保密制度

　1、 存放人事檔案必須使用鐵質檔案柜，實現檔案庫房、閱檔室、檔案管理人員辦公室“三室分開”。

　2、 要努力達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）的要求，安全防護設施要經常進行檢查，并有記錄，做到萬無一失。

　3、 檔案庫房和閱檔室內，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆等妨礙檔案安全的物品。

　4、 工作人員離開庫房時要關燈、鎖好門窗，單獨使用電閘的應拉下

　電閘。

　5、 保管的人事檔案，必須登記造冊，每半年或一年要按人頭核一次，發現問題及時解決。

　6、 人事檔案庫房為機要室，無關人員一律不得進入。

　7、 檔案工作人員，不準向無關人員談論有關人事檔案的內容，如有泄漏或公布檔案內容者，應視其情節輕重予以嚴肅處理。

　8、 嚴禁任何個人私自保存他人的檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《干部檔案工作條例》的，應視其情節輕重，予以嚴肅處理。

　9、 嚴禁用電話索取或提供有關干部的全面情況和涉及干部的政治歷史或其他重要問題的情況。

　10、 嚴禁任何人攜帶檔案及檔案材料，進入公共場所和娛樂場所。

　七、

　管理人員職責

　1、 堅持黨的基本路線，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想和黨的方針、政策，努力提高政治思想水平。

　2、 熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，提高業務水平和工作能力，積極為干部工作服務。

　3、 嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容。

　4、 堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事。

　5、 工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務文件等的交接工作。

　八、

　送交檔案材料歸檔工作制度

　1、 要按照人事檔案收集歸檔的要求，將檔案材料及時歸檔。

　2、 要在材料形成后 30 天內歸檔。任何組織和個人不得以任何理由積壓或滯留歸檔材料。

　3、 由市組織、人事部門管理檔案的，要主動收集本單位干部人事檔案材料，及時送交檔案管理部門歸檔。

　4、 送交歸檔的材料應符合歸檔的要求，材料不齊全、內容不真實、手續不完備等不符合歸檔要求的材料，應及時通知材料形成部門，補送材料或補辦手續，形成材料的部門必須按規定認真辦理。

　2000 年 12 月 5 日