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附件 2
河南師范大學新聯學院檔案 實體分類辦法
（修改版）
檔案實體分類辦法
一、編制說明 根據國家教育部、檔案局聯合下發的 27 號令《高校檔案管理辦法》及原國家教委發布的《高等學校檔案實體分類法》（教辦[1994]429 號）的要求，結合我校實際情況制訂本辦法。
?。ㄒ唬╊惸康膭澐峙c標識
1.一級類目的設置和標識 根據檔案產生的領域，結合檔案記述的內容，我校形成檔案主要分為十一大類，同時作為相應檔案的補充，增加了聲像、實物、電子三個類別，標識采用名稱主詞的漢語拼音的第一個字母。
Q DQ 黨群
主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料。
Z XZ 行政
主要包括行政職能部門（教務、科研、科技開發、基建、外事、財務等部門除外）工作中形成的文件材料。
X JX 教學
主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。
Y KY 科研
主要包括科研管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。
P CP 產品生產與科技開發
主要包括產品生產、科技開發管理及活動過程中形成的文件
材料。
J JJ 基建
主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。
B SB 儀器設備
主要包括在儀器設備工作管理和儀器設備申購、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等環節中形成的文件材料。
B CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。
S WS 外事
主要包括外事工作管理和外事活動中形成的文件材料。
K CK 財會
主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。
W RW 人物
主要包括在本?；蛟诒拘W習、工作過的黨政領導及著名專家學者在從事各種活動中直接形成的對國家、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、音像等形式的歷史記錄。
附加：
X SX 聲像
主要包括學校在教學、科研、管理等活動中，通過攝錄或掃描形成的具有保存價值的照片、圖像、錄像帶、錄音帶、唱片、光盤片、縮微片、幻燈片等。
W SW 實物
主要包括學校獲得的校級以上的各級各類獎勵實物（獎狀、獎牌、獎杯、獎狀等），曾經使用過的印章，兄弟單位、國內外友人、校友贈送的珍貴禮品，名人到校的題詞及字畫。
Z DZ 電子
主要包括學校在黨政管理、教學、科研等活動中形成的各類電子檔案（文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數據庫文件）。
2.二級類目的設置和標識 二級類目是對-級類目的細劃，具體設置情況如下 （1）黨群類（DQ），下設 9 個二級類目：綜合（DQ11）、紀檢監察（DQ12）、組織（DQ13）、宣傳教育（DQ14）、統戰（DQ15）、工會（DQ16）、團委（DQ17）、學生工作（DQ18）、各院（部、中心）分黨委、黨總支黨務綜合（DQ19）。
?。?）行政類（XZ），下設 7 個二級類目：綜合（XZ11）、人事（XZ12）、審計（XZ13）、武裝保衛（XZ14）、總務資產（XZ15）、圖書檔案（XZ16）、各院（部、中心）行政綜合（XZ17）。
?。?）教學類（JX），下設 8 個二級類目：綜合（JX11）、學科與實驗室建設（JX12）、招生工作（JX13）、學籍管理（JX14）、課堂教學與教學實踐（JX15）、學位工作（JX16）、畢業生工作（JX17）、教材管理（JX18）。
?。?）科研類（KY），下設 7 個二級類目：綜合（KY11）、縱
向科研項目（KY12）、橫向科研項目（KY13）、科研成果及獎勵（KY14）、專利證書（KY15）、標準（KY16）、論文專著（KYl7）。
?。?）基建類（JJ），下設 2 個二級類目：綜合（JI11）、基建項目（JJ12）。
?。?）儀器設備類（SB），下設 2 個二級類目：綜合（SB11）、設備項目（SB12）
?。?）產品生產與科技開發類（CP），下設 2 個二級類目：綜合（CP11）、產品生產與科技開發項目（CP12）。
?。?）出版類（CB），下設 3 個二級類目：綜合（CB11）、報紙（CB12）、刊物（CB13）。
?。?）外事類（WS），下設 5 個二級類目：綜合（WS11）、出國（境）（WS12）、來校（WS13）、國際合作與會議（WS14）、外國留學生工作（WS15）。
?。?0）財會類（CK），下設 5 個二級類目：綜合（CK11）、會計報表（CK12）、會計賬簿（CK13）、會計憑證（CK14）、工資冊（CK15）。
?。?1）人物類（RW），下設 1 個二級類目：人物姓名首字母。
3.三級類目的設置 根據學校在教學和管理的過程中，實際產生的檔案情況，對案卷級和文件級的二級類目設置了不同的三級類目。
案卷級
教學類案卷級檔案三級類目的設置，是根據我校辦學形式多
樣及發展規模的實際，按辦學層次設研究生、全日制本?？粕统扇私逃?3 個三級類目。
科研類案卷級檔案三級類目的設置，主要在科研項目上設置了自然科學研究項目和人文社會科學研究項目 2 個三級類目。
基建類案卷級檔案三級類目的設置，由于單體基建項目案卷多，因此基建項目類將按照項目實體設置三級類目。
財會類案卷級檔案三級類目的設置，僅會計憑證-項按其內容不同，設學校財務類、基建類 2 個三級類目。
人物類案卷級檔案按其資料的種類設置 8 個三級類目。
文件級
文件級檔案三級類目的設置為各類檔案歸檔范圍及保管期限表中的序號。
?。ǘn號的編制及標識
檔號是存取檔案的代號，排架的依據，反映了我校檔案的分類體系和物理位置。
根據檔案形成的方式不同，我校檔案采取案卷級和文件級交叉管理方式，除新生錄取名冊（JX1301、JX1302、JX1303）、學籍管理（JX1401、JX1402、JX1403）、科研項目（KY12、KY13）、基建項目（JJ12）、儀器設備（SB12）、產品生產與科技開發項目（CP12）、會計報表（CK12）、會計帳本（CK13）、財會憑證（CK14）、工資冊（CK15）采取案卷級管理外，其余均采取文件級管理。
1.檔號的結構
案卷級
檔號=全宗號+年度+分類號+保管期限+案卷號 例 ：
2018 年 科 研 類 檔 案 KY1201 的 第 一 卷 的 檔 號 為2018-KY1201-Y-001 卷內文件級檔號=全宗號+年度+分類號+保管期限+案卷號+件號 例：2018 年科研類檔案 KY1201 的第一卷中的第一件的檔號為 2018-KY1201-Y-001-1 其中，基建項目類檔案檔號結構為：
全宗號+分類號+保管期限+案卷號 例：圖書館與行政辦公樓（A-1）基建類檔案 JJ12 的第一卷的檔號為 A.1-JJ12-Y-001 卷內文件級檔號=全宗號+分類號+保管期限+案卷號+件號 例：圖書館與行政辦公樓（A-1）基建類檔案 JJ12 的第一卷的第一件的檔號為 A.1-JJ12-Y-001-1 備注：全宗號為上級單位根據相關規則給予本單位唯一的一個代碼。未向上級單位移交過檔案的單位沒有全宗號，因此不填。
文件級 檔號=全宗號+年度+分類號+保管期限+件號 例 ：
2018 年 行 政 類 檔 案 XZ11.01 第 一 件 的 檔 號 為2018-XZ11.01-Y-0001 備注：全宗號為上級單位根據相關規則給予本單位唯一的一
個代碼。未向上級單位移交過檔案的單位沒有全宗號，因此不填。
其中，人物檔案檔號結構為：
RW+人物姓名代號+材料類別號+保管期限+順序號 2.檔號的標識 檔號的標識采用現代漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、保管期限號、案卷號、件號之間用符號"-"連接。
全宗號：全宗號為上級單位根據相關規則給予本單位唯一的一個代碼。未向上級單位移交過檔案的單位沒有全宗號，因此不填。
年度號：由四位阿拉伯數字組成。如：2018。
分類號：一級類目+二級類目+三級類目。
案卷號：即案卷順序號，是指同一類目下的案卷順序編號，為阿拉伯三位數。如：001、011。
件號：即文件順序號,為阿拉伯四位數。如：0001、0011。
例如：河南師范大學新聯學院 2018 年組織工作檔案 DQ13.01永久第 5 件，可標為：2018-DQ13.01-Y-0005 河南師范大學新聯學院 2018 年本科生學籍檔案永久第 15卷，可標為：2018-JX1402-Y-015 （三）聲像、實物、電子檔案
聲像檔案、實物檔案、電子檔案同是高等學校檔案的重要組成部分，內容不超過十一大類，但由于載體和幅面尺寸（類型）
不同，保管要求不同等原因，擬單獨列出，單獨編號排架，作為十一大類檔案的補充。
1.聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、微縮膠片、光盤片等不同載體的文件材料。
檔號結構為：
全宗號+年度號+聲像檔案分類號+保管期限+保管單位順序號。
保管單位采用卷、冊、盒、盤。
例如：河南師范大學新聯學院 2018 年管理學院畢業生集體照，檔號為 2018-SX1102-Y-3 2.實物檔案包括獎牌、獎狀（證書）、獎章、錦旗、獎杯、印章，各類禮品和樣品等實物。
檔號結構為：
全宗號+年度號+實物檔案分類號+保管期限+保管單位順序號。
保管單位采用件。
3.電子檔案實體為各類電子文件的脫機載體，包括只讀光盤、-次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。
檔號結構為：
全宗號+年度號+電子文件檔案分類號+保管期限+保管單位順序號 保管單位采用盤。
例如：河南師范大學新聯學院 2011 屆畢業生學籍檔案掃描電子文件光盤，檔號為：2011-DZ11I02-Y-1 二、檔案的實體排架 根據《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》的規定，高校檔案排架時要嚴格按檔號排架，不留空柜，不空號。結合我校實際，采用分年度，依次按一級類目、二級類目排架，每類中按問題編號，每個問題中按保管期限的順序排架。
三、檔案實體分類方法主表 Q DQ 黨群
11.綜合 12.紀檢監察 13.組織 老干部工作入此類 14.宣傳教育 15.統戰 民主黨派材料入此類 16.工會 教代會、工代會和婦女材料入此類 17.團委 學生社團、社會實踐、科技創新入此類 18.學生工作 學生表彰、違紀處分材料，學生思想政治教育、大學生心理
健康教育、學生資助管理工作、職業教育入此類 19.院（部、中心）分黨委、黨總支黨務綜合后勤集團黨務綜合材料入此類 Z XZ 行政
11.綜合 12.人事 13.審計 14.武裝保衛 15.總務資產 計劃生育材料入此類 16.檔案圖書 17.院（部、中心）行政綜合后勤集團行政綜合材料入此類 X JX 教學
11.綜合 學生運動會，教學評估，優秀教學評獎材料入此類 12.學科與實驗室建設 專業設置、精品課程、特色專業入此類 13.招生工作 1301.研究生（碩博）教育 1302.全日制本、?？平逃?1303.成人教育 14.學籍管理
1401.研究生（碩博）教育 1402.全日制本、?？平逃?1403.成人教育 15.課堂教學與教學實踐 16.學位工作 17.畢業生工作 畢業生信息反饋材料入此類 18.教材管理 Y KY 科研
11.綜合 學術活動材料入此類 12-[n].縱向科研項目，按科研項目設置類目。其中：n=[項目]=1，2，3......）
1201-[n].自然科學類研究項目 1202-[n].人文社科類研究項目 13-[n].橫向科研項目 14.科研成果及獎勵 15.專利證書 16.標準 17.論文專著 CP 產品生產與科技開發 11.綜合
校辦工廠、國家大學科技園材料入此類 12-[n].產品生產與科技開發項目（n=[項目 J：1、2、 3......，）
J JJ 基建
11.綜合 12.按單項工程設置三級類目 ...... B SB 儀器設備
11、綜合 12-[nl.按儀器設備種類或型號設置二級類目（n=[型號 1=1、2、3......）
B CB 出版
11.綜合 12.報紙 13.刊物 S WS 外事工作
11.綜合 12.出國（境）
13.來校 14.國際合作與會議 15.外國留學生工作 K CK 財會
11.綜合
12.會計報表 13.會計賬簿 14.會計憑證 1401.學校財務類 1402.基建類 15.工資冊 獎金、獎學金、助學金發放明細入此類 W RW 人物
人名首字母為二級目錄 三級目錄為：
01 生平、傳記 02 專著、譯著 03 撰寫的論文 04 各種有價值的學術筆記和手稿 05 各時期的照片、錄音、錄像等材料 06 有價值的來往書信 07 獎狀、證書、獎品、證章、聘書、任命書等 08 國內外對人物的評價材料 附：
X SX 聲像
11.照片 12.光盤片 13.錄像帶
14.錄音帶 15.影視膠片 16.縮微膠片 17.幻燈片 三級類目：
01 黨政類 02 教學類 03 科研類 04 外事類 05 產品生產與科技開發類 06 基建類 07 人物類 W SW 實物
11.獎勵牌匾 12.獎狀、證書 13.獎杯 14.錦旗 15.印章 16.珍貴禮品 17.字畫（含題詞）
18.有保存價值的其它物品 Z DZ 電子
11.光盤
12.磁盤 13.磁帶 14.數據 三級目錄：
T 文本文件 I 圖像文件 G 圖形文件 V 影像文件 A 聲音文件 O 超媒體鏈接文件 P 程序文件 D 數據文件 四級類目：
01 黨政管理類 02 教學類 03 科研類 04 基本建設類 05 儀器設備類 06 產品生產與科技開發類 07 出版類 08 外事類 09 財會類
河南師范大學新 聯學院檔案歸檔范圍及保管期限表
黨群類檔案歸檔范圍及保管期限表 DQ11 綜合 序號 類目名稱 保管期限 一 上級文件
01 上級機關召開的會議印發本校文件或本校負責人在上級機關會議上的發言 永久 02 上級機關或負責人針對本校的指示、批復、通報批不、講話 永久 03 上級機關對本校干部任免、獎勵、處分的決定、通知 永久 04 上級機關對本校的調查或檢查工作形成的重要文件 永久 二 本校文件
05 黨委工作規章制度 永久 06 黨代會文件材料
06.1 召開黨代會的請不和批復、會議籌備計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、發言稿、領導講話稿、照片、錄音、錄像:大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單:候選人登記表和情況介紹:大會選舉辦法、選舉結果和上級批復等 永久
06.2 提案及辦理情況:會議簡報、會議情況、反映記錄、小組會議記錄、會議收到的重要賀電、賀信 06.3 參考文件;工作人員名單:工作證、代表證、列席證及選票式樣 07 黨委會、黨委擴大會、書記校長碰頭會、民主生活會、總支書記會、黨委中心組會議記錄、紀要、決議及會議討論的文件 永久 08 黨委向上級有關部門的請示及批復 永久 09 黨委工作計劃、報告(包括調查報告〉、總結(包括經驗總結) 永久 10 黨委發布的決定、辦法、指示、批轉、通報和通知 永久 11 以黨委名義召開的工作會議材料 永久 12 上級黨委調研、檢查、巡視學校工作形成的文件材料 永久 13 黨委負責同志在校內的重要講話稿和參加上級召開會議的發言稿 永久 14 黨委工作簡報、情況反映、工作信息 永久 15 黨委大事記 永久 16 黨和國家領導人、地方黨政領導人以及各級機關領導人來校視察、檢查工作時的題詞、講話、報告及聲像材料 永久 17 黨群系統啟用印章的文件和印模及舊印章 永久 18 黨群系統重要統計材料 永久 19 黨委各部、各總支報黨委的工作計劃、總結、報告、請示及批復 30 年 20 黨委保密、秘書工作的有關材料 30 年 21 黨委與有關機關聯系、協商工作的來往文件 30 年 22 上級黨組織有關黨的建設的文件材料
22.1 針對本校的 永久 22.2 需要貫徹執行的 30 年 23 以校黨字、黨辦字文號編制的文件
23.1 重要的 永久 23.2 一般的 30 年 24 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
24.1 重要的 永久 24.2 一般的 30 年
DQ12 紀檢監察 序號 類目名稱 保管期限 01 上級關于紀檢、監察工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 紀委、監察工作規章制度 30 年
03 紀委、監察工作計劃、報告、決定、總結、調查材料及重要統計 永久 04 紀委、監察工作會議記錄、紀要 永久 05 黨員處分、復查材料 永久 06 群眾來信來訪及處理意見
06.1 有領導批示或處理結果的 永久 06.2 其他有處理結果的 30 年
07 紀委、監察立案調查、處理的材料
07.1 重要的 永久 07.2 一般的 30 年
08 以學校紀委文號編制的文件
08.1 重要的 永久 08.2 一般的 30 年
09 其他保存價值的文件材料、實物和聲像材料
09.1 重要的 永久 09.2 一般的 30 年
DQ13 組織 序號 類目名稱 保管期限 一 組織工作
01 上級關于組織工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 組織工作規章制度 30 年
03 本校組織工作計劃、總結、決定、報告、調查材料及重要統計 永久 04 組織部召開的重要會議記錄、紀要、決定材料 永久 05 本校組織機構設置、變動的報告及決定、批復、通知 永久 06 校黨委對各分黨委、黨總支、各類干部任免的材料及支部改選、建立、撤銷等審批材料 永久 07 處、科級干部、后備干部的任職考察材料 30 年
08 處、科級干部名冊 永久 09 評選先進黨支部、優秀黨員、先進黨務工作者的事跡材料及名單
09.1 校級以上 永久 09.2 校內 30 年
10 黨校教學大綱、工作手冊、教師名單、黨課講稿、分黨校學員成績單及黨校開展工作的相關文件材料 30 年
11 全校性的黨內教育活動及培訓材料 30 年
12 各分黨委、總支、支部委員名冊 永久 13 黨員目標管理、民主評議黨員材料 30 年
14 學校各部門目標管理責任書 30 年
15 處、科級干部培訓|、掛職、駐村、博士服務團等工作相關材料 30 年
16 校領導年度考評材料 永久
17 黨員名冊
永久 18 關于吸收新黨員、預備黨員轉正或取消資格、黨員退黨的文件材料 30 年
19 發展新黨員、預備黨員轉正的名冊 永久 20 黨員和黨組織情況統計年報表 永久 21 黨組織關系轉入介紹信、轉出介紹信存根 永久 22 出席市級以上的黨代會代表名單、登記表 永久 23 黨費收支、結存情況統計表 30 年
24 處級干部考核材料 30 年
25 以學校組織部文號編制的文件
25.1 重要的 永久 25.2 一般的 30 年
26 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
26.1 重要的 永久 26.2 一般的 30 年
二 老干部工作
27 上級有關老干部工作方面的文件材料
27.1 針對本校的 永久 27.2 需要貫徹執行的 30 年
28 離退休工作規章制度 30 年
29 離退休干部情況統計表 30 年
30 學校老干部工作計劃、總結 30 年
31 學校"關心下一代工作"文件材料 10 年
32 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
32.1 重要的 永久 32.2 一般的 30 年
DQ14 宣傳教育
序號 類目名稱 保管期限 01 上級關于宣傳工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 宣傳工作規章制度 30 年 03 本校宣傳工作計劃、決定、報告、通知、總結、重要統計 永久 04 教職工政治思想工作動態及調查材料 30 年 05 理論學習的決定、通知、計劃、總結 30 年 06 反映本校重大活動的新聞報道、簡報、照片、錄音、錄像、圖表、文字 永久 07 宣傳部門印發的資料匯編、各類宮傳幽冊、宣傳片等 30 年 08 舉辦形勢教育報告會及其他形勢教育活動中形成的材料〈包括照片、聲像等資料) 30 年 09 學校精神文明建設有關文件材料 30 年 10 以學校宣傳部文號編制的文件
10.1 重要的 永久 10.2 一般的 30 年 11 其他有保價值的文件材料、實物和聲像材料
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年
DQ15 統戰 序號 類目名稱 保管期限 01 上級關于統戰工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 統戰工作規章制度 30 年
03 本校統戰工作計劃、決定、報告、通知、總結、重要統計 永久 04 統戰工作情況調查、典型材料、統計報表 30 年
05 本校各級人大代表、政協委員名單及審批材料 永久 06 臺、港、澳和僑務工作材料 30 年
07 各民主黨派成員和負責人名冊及有關材料 30 年
08 統戰工作重要會議記錄 30 年
09 各民主黨派任免(本校教職工)干部的通知 永久 10 以學校統戰部文號編制的文件
10.1 重要的 永久 10.2 一般的 30 年
11 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年
DQ16 工會 序號 類目名稱 保管期限 01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 工會工作規章制度 30 年
03 工會工作計劃、報告、決定、重要通知、總結、統計 30 年
04 教代表、工代會有關文件
永久
04.1 請不、批復、通知、決議、議程、代表名單、工作報告、領導講話、大會發言、選舉結果報告及上級批復、重要的聲像材料 04.2 重要的賀信、賀電、提案及辦理結果，代表團的劃分及團長名單、主席團成員名單、執行主席名單 04.3 會議參考文件、籌備會議記錄、計劃、總結和會議服務機構材料，證件及選票式樣 05 工會各類表彰材料
05.1 校級以上 永久 05.2 校級 30 年
06 處分會員的有關材料 30 年
07 基層工會干部名冊、會員名冊 永久 08 工會委員會會議記錄、紀要 永久 09 女工委員會工作材料 30 年
10 以學校工會文號編制的文件
10.1 重要的 永久 10.2 一般的 30 年
11 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年
DQ17 團委 序號 類目名稱 保管期限 01 上級關于共青團工作文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 團委工作規章制度 30 年 03 團委工作計劃、報告、決定、總結、重要統計 30 年 04 團代會、學代會文件 永久 04.1 關于召開會議的請示、批復、通知、代表名單、工作報告、領導選舉結果、領導講話、大會發言、大會通過的決議和上級批復、重要的聲像材料 04.2 大會議程、紀要、簡報、重要賀信、賀電、提案 04.3 籌備工作計劃、總結、會議工作組材料 05 團委、分團委、團支部、學生會干部任免通知 永久 06 團內統計報表 永久 07 團干部名單、團員名冊 永久 08 表彰和獎勵先進團支部、優秀團員的材料
08.1 校級以上 永久 08.2 校級 30 年 09 國家、省、市級表彰團支部、社會實踐、志愿者先進集體、個人的獎勵材料 永久 10 處分團員的材料及復查材料 30 年 11 團中央、團省委領導到校的講話、報告記錄、題詞 永久 12 團委會議記錄 30 年 13 學生會、研究生會有關文件材料
13.1 重要的 30 年 13.2 一般的 10 年 14 學生社團的審批表、管理章程及統計材料 30 年 15 團委牽頭進行的重大活動的有關材料 30 年
16
大學生科技創新活動材料(學生科協、學生會課外科技活動的重要材料:學生參與校外的各類科研項目、比賽、活動的匯總表、照片及獲獎文件、證書、獎杯、獎牌等〉 30 年
17 學生社會實踐活動的計劃、總結以及典型調查報告 30 年 18 大學生創業活動綜合材料(國家級、省級大學生創業基地名單、協議:創業教育相關資料:各類創業基金項目材料) 30 年
19 以團委文號編制的文件
19.1 重要的 永久 19.2 一般的 30 年 20 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
20.1 重要的 永久 20.2 一般的 30 年 DQ18 學生工作 序號 類目名稱 保管期限 01 上級關于學生工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校學生工作計劃、總結 30 年
03 輔導員隊伍建設的材料 30 年
04 學生思想政治工作典型調查材料和統計 永久
05 學校獎貸學金條例及償還貸款辦法 30 年
06 學生勤工儉學名單、統計等有關材料 10 年
07 學生獎勵材料(優秀學生、優秀學生干部、先進班級)
07.1 校級以上 永久 07.2 校級 30 年
08 學生違紀處分材料，本人申訴及復查結論材料 永久 09 上級有關大學生心理健康教育的文件
09.1 需要貫徹執行的 30 年
09.2 一般的 10 年
10 心理健康教育工作計劃與總結 30 年
11 以學生工作部文號下發的文件
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年
12 其他有保存價值的文件、實物或聲像材料
12.1 重要的 永久 12.2 一般的 30 年
DQ19 各院（部、中心）分黨委、黨總支黨務綜合 序號 類目名稱 保管期限 01 分黨委、黨總支、直屬支部工作規章制度 30 年
02
分黨委、總支、直屬支部工作計劃、報告、決定、總結、請示及批復、重要通知、經驗介紹、調查材料、會議記錄、重要統計 30 年
03
分黨委、總支、直屬支部黨建工作及有關材料 30 年
04
分黨委、總支、直屬支部人員獎勵及有關材料 30 年
05
以分黨委文號編制的文件
05.1
重要的 永久 05.2
一般的 30 年
行政類檔案歸檔范圍及保管期限表
1 XZ11 綜合
序號 類目名稱 保管期限 一 上級文件(上級有關高校行政管理的文件)
01 上級機關召開的會議印發本校的文件或本校負責人在上級機關會議上的發言 永久 02 上級機關或負責人針對本校的指示、批復、通報、批示、講話 永久 03 上級機關對本校的調查或檢查工作形成的重要文件 永久 04 上級機關下發的需要貫徹執行的文件 30 年
二 本校文件
05 全校性的規章制度 永久 06 學校年度、學期工作計劃、報告、總結 永久 07 校長辦公會、校長書記碰頭會、黨政聯席會議記錄、紀要 永久 08 以學校名義發布的決定、辦法、指爾、批轉、通報、通知 永久 09 全校性的工作會議、座談會文件 永久 10 校領導在會議上的重要講話和參加校外會議發言稿及聲像材料 永久 11 本校教育事業發展規劃、計劃及上級批復 永久 12 本校向上級的請不及批復 永久 13 學校評估材料 永久 14 有關全校性工作的調查材料和經驗總結 永久 15 學年報表、綜合統計及統計資料匯編 永久 16 啟用印章的文件及印模 永久 17 本校歷史沿革、情況介紹 永久 18 本校校史、大事記、年鑒、簡報、信息、Z9J 態等 永久 19 黨和國家領導人、地方黨政領導人、上級機關領導來校視察檢查 工作時的題詞、講話、聲像材料等 永久
20 學校領導同上級領導有關學校工作的重要來往信件 30 年
21 校慶工作材料
21.1 校慶工作的重要計劃、領導講話、來賓名單、請柬、校友簽名冊、重要的賀電、賀信、紀念品、聲像材料等 永久 21.2 校慶活動一般材料 30 年
22 學校主辦的祝賀著名老教授、知名人士壽辰等活動的材料（包括聲像材料）
30 年 23 學校組織的知名人士治喪活動材料(包括聲像材料) 30 年
24 本校著名專家在校外重要會議上的講話稿及聲像材料 30 年
25 校友工作材料
25.1 重要的 永久 25.2 一般的 30 年
26 普選工作材料 10 年
27 學校法律咨詢工作資料 30 年
27.1 有關合同、協議、判決書原件 永久 27.2 有關合同、協議文件的審查意見材料 30 年
28 以校字和校辦字文號編制發布的文件
28.1 重要的 永久 28.2 一般的 30 年
29 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
29.1 重要的 永久 29.2 一般的 30 年
2 XZ12 人事
序號 類目名稱 保管期限 01 上級有關人事工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校人事工作規章制度 30 年
03 人事工作計劃、報告、總結、調查材料、會議記錄 永久 04 關于機構、編制規劃、計劃、報告及上級批復 永久 05 表彰和獎勵先進集體、先進教職工的材料 永久 06 處分教職工的材料和復查、撤銷處分的材料 永久 07 師資培養、管理工作計劃、規定、總結 永久 08 教師進修計劃、安排、總結 30 年
09 教師工作量的規定及執行情況 30 年
10 教師業務考核材料 30 年
11 教職工年度考核材料 30 年
12 人事工作各類統計表、報表 永久 13 教職工名冊 永久 14 教職工評定、聘任專業技術職稱材料及上級批復(文件、職稱評定審批表、聘任花名冊等) 永久 15 教職工工資調整材料、名冊 永久 16 教職工轉正定級表 永久 17
職工錄用、調入、調出的有關材料:(包括轉移行政、工資關系介紹信存根、調入人員批件、報到介紹信、工資轉移介紹信、畢業生分配報到證、復轉業軍人安置介紹信等〉 永久 18 教職工校內調動材料 30 年
19 合同制職工的合同、解除合同報告、決定、通知等有關材料 永久 20
有突出貢獻的中青年專家、政府特殊津貼專家、省優秀中青年骨干教師、省創新人才等各層次"人才工程"的選拔、推薦及上級批復等材料 永久 21 教職工退職、離職的有關材料 永久 22 教職工離休、退休及有關榮譽證書授予工作的文件材料 永久 23 教職工退休后重新工作的審批材料 永久 24 教職工福利、困難補助(包括遺屬補助)等管理工作材料 30 年
25 教職工醫療、養老、失業等社會保險材料 永久 26 使用臨時工有關材料 30 年
27 教育事業單位因公致殘審批材料(I)批準工傷名單(2)工傷審批材料(如單位報告、醫院診斷、證明材料、學校審批意見等〕 永久 28 以校人字文件編制發布的文件
28.1 重要的 永久 28.2 一般的 30 年
29 其他有保存價值的文件材料、實物或聲像材料
29.1 重要的 永久 29.2 一般的 30 年
3 XZ13 審計
序號 類目名稱 保管期限 01 上級有關審計工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校審計工作規章制度 30 年
03 審計工作計劃、報告、決定、總結 30 年
04 審計工作統計年報及重要報表 永久 05 審計通知書、決定及部門、單位領導的審批意見和部門、單位下達的行文以及審計意見書和移交處理書等審計公文 30 年 06 審計報告、審計報告征求意見書、被審計單位的書面意見和審計組的書面說明，審定審計報告的記錄、證據、審計工作底稿 30 年 07 審計工作方案，檢查審計意見書的落實情況和審計決定執行情況的報告和記錄 30 年 08 有關審計項目的請示報告、批示和會議記錄 30 年
09 其他有保存價值的文件材料、實物或聲像材料
09.1 重要的 永久 09.2 一般的 30 年
4 XZ14 武裝保衛
序號 類目名稱 保管期限 01 上級有關安全保衛工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校安全保衛工作規章制度 30 年
03 本校安全保衛工作計劃、總結、報告、調查材料、重要統計 30 年
04 本校師生員工案件的偵察、調查、處分結論材料及上級的批復、判決書 30 年 05 本校師生員工案件的平反、復查處理結論材料及上級的批復 30 年
06 要害部門的安全保衛、消防工作 30 年
07 保衛工作簡報 30 年
08 上級有關武裝、人防、民兵、軍訓工作的文件
08.1 重要的 30 年
08.2 一般的 10 年
09 本校武裝部職責范圍內的規章制度 30 年
10 武裝部工作計劃、總結、調查報告 30 年
11 武裝部工作統計年報及重要報表 30 年
12 復員、轉業、退伍軍人、軍烈屬名冊和登記表 30 年
13 本校關于學生軍事訓練的文件材料 30 年
14 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
14.1 重要的 永久 14.2 一般的 30 年
5 XZ15 總務資產
序號 類自名稱 保管期限 01 上級有關后勤、資產工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校后勤處、資產與產業管理處、校醫院規章制度 30 年
03 本校后勤、校產、校醫院工作計劃、報告、調查材料 30 年
04 學校房屋管理、調配、使用、轉移等的規定、總結 30 年
05 學校固定資產統計 永久 06 愛國衛生、公費醫療、保健工作計劃、總結、規定、通知等 30 年
07 師生員工健康狀況調查材料及統計表 30 年
08 本校計劃生育工作文件及領取獨生子女證名冊 30 年
09 車輛、伙食、校園綠化的有關材料 10 年
10 學校有關節水節電等節能減排方面的文件材料 30 年
11 后勤管理工作中與有關單位簽訂的協議合同 30 年
12 經營性房產的租賃合同 30 年
13 學校固定資產(除實驗設備外)、辦公家具的采購與招投標文件 30 年
14 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
14.1 重要的 永久 14.2 一般的 30 年
6 XZ16 檔案圖書
序號 類目名稱 保管期限 01 上級有關檔案、圖書工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 檔案、圖書規章制度 30 年
03 檔案、圖書工作計劃、報告、總結 30 年
04 檔案、圖書概況、發展規劃、統計年報 永久 05 檔案全宗介紹 永久 06 檔案移交及檔案鑒定銷毀審批材料清冊 永久 07 圖書購置的招投標文件材料 30 年
08 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
08.1 重要的 永久 08.2 一般的 30 年
7 XZ17 各院（部、中心）行政綜合
序號 類目名稱 保管期限 01 院、所、中心工作規章制度 30 年
02 院、所、中心會議記錄、紀要、簡報 30 年
03 院、所、中心工作計劃、總結、報告、決定、重要統計 30 年
04 院、所、中心開展各種學術活動的文件 30 年
05 院、所、中心與國內單位協作的材料 30 年
06 以院、所、中心文號編制發布的文件
06.1 重要的 30 年
06.2 一般的 10 年
07 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
07.1 重要的 永久 07.2 一般的 30 年
教學類檔案歸檔范圍及保管期限表
1 JX11 綜合
序號 類目名稱 保管期限
研究生教育
01 上級關于研究生工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 本校研究生工作的計劃、決定、報告、總結 永久 03 本校研究生工作的統計材料 永久 04 研究生教學規劃、實施計劃、會議記錄、調研報告、簡報 永久 05 研究生教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的指爾、規定、辦法 永久
06 研究生教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料 30 年 07 非學歷教育的培訓班、進修班材料 30 年 08 各學科碩士生導師名冊 30 年 09 研究生聯合辦學材料 30 年
本、?？平逃?/p>
10 上級針對本校的有關教學工作的文件材料 永久 11 教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的指示、規定、辦法 永久
12 學校教學規劃、實施計劃、有關教學的規章制度、會議記錄、調研報告、簡報、總結 永久
13 學校教學工作會議文件 永久 14 教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料 30 年 15 非學歷教育的培訓班、進修班材料 30 年 16 各類教學工作統計報表 永久 17 學生運動會材料 30 年 18 各類教學成果獲獎項目相關文件材料 永久 19 本?？坡摵限k學材料 永久
繼續教育
20 上級針對本校的關于成教工作的文件 永久 21 成教工作的計劃、總結 永久 22 成教工作的統計材料 永久 23 成教教學規劃、實施計劃、會議記錄、調研報告 永久 24 與外單位簽訂的重要協議書、合同書 30 年 25 成教教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料 30 年 26 成教聯合辦學、非學歷教育的培訓班、進修班材料 30 年 27 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
27.1 重要的 永久 27.2 一般的 30 年 2 JX12 學科與實驗室建設
序號 類目名稱 保管期限 01 上級有關學科、專業設置及實驗室建設的文件材料
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 學科、專業、實驗室論證、評估、申報、審批材料 永久 03 重點學科、專業、實驗室建設材料 永久
04 各級本、?？瀑|量工程項目(優秀教學團隊、特色專業、精品課程等)的申報、建設、審批材料 永久
05 學科、專業、實驗室建設計劃、簡報、總結材料 30 年 06 學科、專業、實驗室建設統計報表 永久 07 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
07.1 重要的 永久 07.2 一般的 30 年 3 JX13 招生工作
序號 類目名稱 保管期限
研究生教育
01 上級關于研究生招生工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 研究生招生計劃、總結 30 年 03 研究生新生錄取花名冊及新生名單 永久 04 研究生入學試題及標準答案 10 年 05 委培、代培研究生的協議書、合同書 30 年 06 研究生招生宣傳材料 10 年
本、?？平逃?/p>
07 上級有關本、?？普猩ぷ鞯奈募牧?/p>
07.1 針對本校的 永久 07.2 需要貫徹執行的 30 年 08 學校本、?？普猩媱?、總結 30 年 09 本、?？菩律浫∶麅约靶律麊?永久 10 學校年度招生簡章、招生手冊 永久 11 轉學審批材料 永久
繼續教育
12 上級有關成教招生工作的文件
12.1 針對本校的 永久 12.2 需要貫徹執行 30 年 13 本校成教招生計劃、總結 30 年 14 本校成教新生錄取名冊及新生名單 永久 15 成教招生宣傳材料 10 年 16 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
16.1 重要的 永久 16.2 一般的 30 年 （其中新生錄取名冊及新生名單按研究生、本?？?、成教三類劃分三級目錄，分別為: JX1301 、 JX1302、JX1303）
4 JX14 學籍管理
序號 類目名稱 保管期限
研究生教育
01 本校有關研究生學籍管理的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 研究生錄取登記表 永久 03 研究生學籍卡、成績單 永久
04 研究生在校名冊 永久 05 研究生學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學）本、?？平逃?30 年
06 上級有關本、?？茖W籍管理的文件
06.1 針對本校的 永久 06.2 需要貫徹執行的 30 年 07 學生學籍登記卡 永久 08 學生歷年成績單 永久 09 本、?？圃谛W生名冊 永久 10 本、?？茖W生學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學）
30 年
11 學生校內轉專業審批材料 30 年 12 新生電子注冊信息審核表 30 年 13 學生四六級英語成績冊 30 年 14 大學生計算機等級考試成績冊 30 年 15 學生個人信息更改資料 30 年
繼續教育
16 上級有關成教學籍管理的文件
16.1 針對本校的 永久 16.2 需要貫徹執行的 30 年 17 成教學生學籍卡及成績單 永久 18 成教學生學籍變更材料(升級、留級、休學、復學、轉學、退學) 30 年 19 成教學生在校名冊 永久 20 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
20.1 重要的 永久 20.2 一般的 30 年 （其中學籍卡、成績單按研究生、本?？?、成教三類劃分三級目錄，分別為:JX1401、JX1402、JX1403）
5 JX15 課堂教學與教學實踐
序號 類目名稱 保管期限 01 各專業教學計劃、培養方案、教學大綱 永久 02 課程建設要求及安排，校歷表，課表 30 年 03 學校實習基地建設相關資料 30 年 04 教學督導組名單、建立學校教學質量監控體系的相關文件資料 30 年 05 典型教案、重要備課記錄 30 年 06 教學實習、生產實習計劃、總結及有關材料 10 年 07 社會調查、社會實踐計劃、總結及有關材料 10 年 08 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
08.1 重要的 永久 08.2 一般的 30 年 6 JX16 學位工作
序號 類目名稱 保管期限 01 上級有關學位工作的文件材料
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 本校學位評定條例、辦法及計劃、總結 30 年 03 學校學位委員會會議記錄、決定 永久 04 學位委員會授予各層次學位清冊 永久
05 本科生優秀學士學位論文 30 年 06 博士、碩士研究生學位論文及評審材料 永久 07 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
07.1 重要的 永久 07.2 一般的 30 年 （其中碩士研究生學位論文及評審材料按 JX1601 進行整理歸檔）
7 JX17 畢業生工作
序號 類目名稱 保管期限 01 上級有關畢業生就業的文件材料
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 畢業生工作計劃、簡報、總結 30 年 03 學生就業創業工作中形成的管理材料 30 年 04 每年畢業生就業招聘會相關資料 30 年 05 優秀畢業生名冊 永久 06 畢業生質量跟蹤調查和信息反饋材料 30 年 07 畢業證、學位證領取簽收名冊 永久 08 畢業生(結業生)名冊 永久 09 補辦學歷證明材料 永久 10 應屆畢業生畢業證、學位證樣本 永久 11 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年 8 JX18 教材管理
序號 類目名稱 保管期限 01 自編、主編教材 30 年 02 本校選用的教材目錄 30 年 03 自編、主編教學指導書、頭"習指導書和習題集 30 年 04 其他有保存價值的自編參考資料 10 年 附錄: : 各院系自存教學類檔案
序號 類目名稱 保管期限 01 本科生畢業論文及評審意見 30 年 02 課堂教學材料、課程進度表 10 年 03 教師任課安排、教案 30 年 04 優秀實習報告 10 年 05 本系教學檢查、調查材料及總結 10 年 06 教師工作量核算、登記材料 10 年 07 各系、科、專業課程試題庫 30 年
科研類檔案歸檔范圍及保管期限表
1 KY11 綜合
序號 類目名稱 保管期限 01 上級有關科研工作的文件材料
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 上級下達的各類科研課題項目立項審批文件 永久 03 學?？蒲泄ぷ饔媱?、總結 30 年 04 全?？蒲泄ぷ鲿h紀要、會議文件及聲像等成套材料 30 年 05 科研經費的申請、批復 永久 06 科研項目經費使用情況報告 10 年 07 校級科研機構的建立審批文件及管理材料 永久 08 報上級的科研年鑒、學?？蒲泄ぷ鹘y計年報 永久 09 科技合同糾紛的處理材料 30 年 10 學校與各省、市、重點企業簽訂的科技合作協議書 30 年 11 本校舉辦的全國性學術會議報告、批復、紀要、論文等有關文件 30 年 12 申報科學基金及有關批復 30 年 13 學會工作(學術活動)材料 10 年 14 科研方面的獎勵文件材料 永久 15 其他有保存價值的文件材料、實物和聲像材料
15.1 重要的 永久 15.2 一般的 10 年 2 KY12 縱向科研項目
序號 類目名稱 保管期限 01 開題報告、課題調研論證材料 永久 02 任務書、委托書、合同、協議書，課題研究計劃 永久 03 實驗、測試、調查等原始記錄(含關鍵配方、工藝流程及綜合分析) 永久
04 數據處理材料包括機算機處理(程序設計說明、框圖計算結果) 永久 05 設計的文字說明和圖紙(底圖、藍圖機械設計圖、電子線路圖等) 永久 06 研究實驗階段工作總結、實驗報告，有關的照片、錄像帶聲像材料 永久
07 課題最終研究報告、總結等 永久 08 鑒定證書 永久 09 鑒定會主要材料(鑒定代表名單、會議記錄、專家評審意見、鑒定申請書、查新報告，技術鑒定材料等) 永久
10 科研成果登記表、登記證書、報告表 永久 11 科研成果獎勵申報與審批材料 永久 12 成果轉讓合同及經濟效益證明等推廣應用材料 永久 13 取得負結果或因故中斷的重要課題的科研文件材料 永久 (說明: KYI2 分自然科學科研課題、人文社科科研課題，分兩個三級類目:KYI201、KY1202)
3 KY13 橫向科研項目
序號 類目名稱 保管期限 01 橫向科研項目審查表、橫向科研項目合同書 30 年 02 科研成果推廣應用及技術轉讓的合同、協議等有關材料 30 年 03 橫向科研經費單〈復印件) 30 年
4 KY14 科研成果及獎勵
序號 類目名稱 保管期限 01 科研成果證書 永久 02 獲獎證件(如獎狀、獎章、證書等原件) 永久
5 KY15 專利證書
序號 類目名稱 保管期限 01 發明專利證書原件 30 年 02 實用新型專利證書 30 年 03 外觀設計專利 30 年
6 KY16 標準
序號 類目名稱 保管期限 01 國際標準 永久 02 國家標準 永久 03 行業標準 永久 04 地方標準 永久 05 企業標準 永久 7 KY17 論文專著
序號 類自名稱 保 管期限 01 本校各院、系、所獲獎的論文和專著 30 年 02 正式出版的專著 30 年 03 核心期刊上發表的論文 30 年 04 國家級報紙理論版發表的文章 30 年 05 每年發表的論文目錄 30 年
產品生產與科技開發類檔案歸檔范圍及保管期限表
1 CP11 綜合
序號 類目名稱 保管期限 01 上級關于產品生產與科技開發管理的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 本單位為產品生產與科技開發制定的各種規定、條例、辦法、制度及手冊、圖表 30 年 03 產品生產與科技開發的請不、報告、批復、批示 30 年 04 校辦產業的設立、變更、撤并、改制重組、職務聘免、更換法人等方面的文件材料 永久
05 關于校辦產業的重要會議記錄 30 年 06 產品生產...
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