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堤東小學
檔案管理制度匯編
堤東小學綜合檔案室編 2005 年 年 8 月
目 目
錄
1、 堤東小學檔案管理工作規范……………………………………… 2 2、 文書檔案立卷歸檔制度………………………………………………6 3、 基建檔案立卷歸檔制度………………………………………………6 4、 設備儀器檔案立卷歸檔制度…………………………………………7 5、 會計檔案立卷歸檔制度………………………………………………7 6、 聲像檔案立卷歸檔制度………………………………………………8 7、 教學檔案立卷歸檔制度………………………………………………8 8、 榮譽檔案立卷歸檔制度 ……………………………………………9 9、 文書檔案歸檔范圍及保管期限表… ………………………………10 10、基建檔案文件歸檔范圍及保管期限表 ……………………………11 11、設備儀器檔案歸檔范圍及保管期限表 …………………………… 11 12、會計檔案文件材料范圍及保管期限表 ……………………………12 13、聲像、榮譽（實物）檔案歸檔范圍及保管期限 …………………12 14、教學檔案歸檔范圍及保管期限表 …………………………………13 15、檔案室職責 …………………………………………………………15 15、檔案員崗位責任制及考核辦法 ……………………………………15 16、兼職檔案員職責 ……………………………………………………15 16、檔案保管制度 ………………………………………………………16 17、檔案借閱利用制度 …………………………………………………16 18、檔案保密制度 ………………………………………………………16 19、檔案的鑒定、銷毀、移交制度 ……………………………………17 20、不需立卷歸檔文件材料的范圍和處理辦法 ………………………17 21、江門市蓬江區堤東小學檔案分類方案 ……………………………18
堤東小學檔案管理工作規范
一、檔案工作的基本原則
（一）本校檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
（二）檔案工作是辦好本校的重要基礎工作之一，是衡量本校教育質量和管理水平的一個重要標志，也是評估本校全面建設的重要內容之一。
（三）本校必須按照《檔案法》和《廣東省檔案管理規定》管理好檔案。對檔案實行集中統一管理，確保完整、準確、安全、便于開發利用。
（四）本校應制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入本校工作計劃和規劃、納入管理制度。納入各部門的職責范圍和有關人員崗位責任制；在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時考慮做好檔案工作。
（五）本校應設立綜合檔案室，明確一位校領導分管檔案工作，校內各部門要有一位負責人分管本部門的檔案工作，并配備適當的專（兼）職檔案人員。各級領導要關心檔案人員的思想、工作、生活，不斷提高檔案人員的政治、業務素質和生活待遇。檔案人員應相對穩定。
（六）要把檔案工作列入本校發展計劃，在人員、經費、庫房、設備等方面給予保證。
（七）本校檔案工作要逐步從經驗管理向科學管理轉變，采用電子計算機等先進技術管理檔案，大力開發檔案信息資源，滿足教學和各項工作需要。
二、檔案室的主要任務
（一）貫徹執行黨和國家檔案工作的方針、政策和法規，規劃全校檔案工作。
（二）制定本校檔案工作規章制度，監督、指導、檢查執行情況。
（三）負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管和統計全校各類檔案及有關資料。
（四）開展檔案的利用工作。
（五）參加信息工作的整體化建設，負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案信息資源。
（六）參加檔案工作協作、學術研究和交流活動。
（七）接受同級檔案部門及上級業務主管部門的監督指導，培訓全校各有關部門兼職檔案工作人員。
（八）開展檔案宣傳和教育活動。
（九）完成本校領導交辦的其他任務。
三、檔案工作的制度建設
（一）綜合性的規章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細則和規定。
（二）立卷、單份文件歸檔制度，包括各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。
（三）檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備的管理措施。
（四）檔案的保密、保衛制度，包括檔案的保密、保衛措施和對檔案人員的相應要求。
（五）檔案統計制度，包括統計時間、類別、數量、內容、檢索和利用工作。
（六）利用制度，包括利用手續、方式、要求、批準權限和管理辦法等。
（七）檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續等。
（八）崗位責任制，包括目標、職責、權限、任務、考核、獎懲措施等。
四、檔案人員的素質要求
（一）能認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，執行黨和國家方針政策、公正廉潔，嚴守黨和國家機密。
（二）能認真學習檔案專業知識、管理科學知識和其它相關學科知識，工作責任心強，敬業愛
崗。
（三）具有大專以上文化水平和一定專業知識并經上崗培訓。
五、檔案的收集
（一）收集范圍。
1、本校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對本校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。
（1）本校檔案的歸檔范圍共分七大類：文書檔案、教學檔案、基建檔案、設備儀器檔案、會計檔案、榮譽實物檔案、特殊載體（含聲像）檔案。
（2）國內外與本校有關的各種具有保存價值的其它資料。
（3）校內教職員工在其非職務范圍的公務活動中形成的文件材料，可交由本校檔案室作資料保存。
2、建國前本本校的各類檔案。
3、并入本校的單位的檔案資料。
4、上級決定由本校保管的撤銷單位的檔案。
（二）立卷歸檔分工。
1、部門整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎，校內各部門必須分工明確，協同配合。
2、本校領導及各職能部門分管檔案工作的負責人，都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責范圍，督促有關部門、有關人員認真做好工作。
3、全校性、綜合性的由校長辦公室負責整理歸檔，其余按部門職能分工負責立卷歸檔。
4、整理立卷歸檔涉及多個部門的文件，應由主要職能部門歸口，其他部門形成的亦應相對集中。
（三）歸檔文件和案卷的質量要求。
1、歸檔文件及案卷質量總的要求是：遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用。文件材料必須準確反映本校教學、教研和管理活動的真實內容，手續完備，制作和書寫材料應利于長期保存。
（1）文書檔案（即黨政工團類檔案），按“卷”整理的，依問題、時間或重要程度組卷。
按“件”整理歸檔的，可采用年度—類別（二級類目）—保管期限的方法分類，文件數量少的單位可采用年度一保管期限的方法分類。
（2）教學、科研、基建、設備等專題性、成套性的檔案，按階段、項目、型號等分別組卷（具體參閱各工作規范）。
（3）特殊載體類，按類別（指實物、照片、錄音、錄像）、內容、項目組合。
2、確定文件材料的保存價值，要根據本校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷：
（1）凡反映本校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、社會、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管；
（2）凡反映本校一般工作活動，長期對本校和社會有查考利用價值的，列為長期保管；
（3）凡在較短時期內對本校工作有查考價值的，列為短期保管。
3、對上級發來的文電，除少數直接針對本校，并要執行的重要文件，應永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。
4、卷內文件排列，卷內文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號排列）、正文在前，文稿在后。
5、編目：卷內文件材料按排列次序打印卷內文件目錄，并按頁依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。
對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化，若原有題名無實質內容或無題名的，要重新擬定并在前后加［］。沒有責任者、日期的文件，要考證清楚，及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲
像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。
6、填寫備考表應將卷內文件材料立卷情況說明，立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢查人應是立卷單位負責人。
7、案卷題名：案卷題名應簡明確切，體式一致。題名須包括責任者、內容、名稱（文種）等。字數一般不超過 50 個字。
8、案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應復制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應填寫的項目。
（四）歸檔時間和手續。
1、黨政部門和按年度歸檔的部門應在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。
2、教學部門和按教學年度歸檔的部門應在每學年結束后三個月內，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。
3、教研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。教師在公開刊物上發表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。
4、基建文件材料歸檔工作應與工程建設同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。
5、設備儀器檔案，在設備儀器開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收，安裝調試后一個月內主辦部門應將全部相關材料整理好移交綜合檔案室。
6、會計檔案按年度由財務部門按要求和規定整理歸檔，在財務部門保管二年期滿后的次年 6 月底前移交綜合檔案室。
7、特殊載體檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介或實物，在 2 個月內移交綜合檔案室歸檔。
8、隨時接收上級規定應接收的檔案。
9、接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。
六、檔案的整理
（一）劃分全宗。
1、檔案必須按全宗整理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。
2、建國后本校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨本校名稱變動而改變。
（二）檔案的分類、編號。
1、檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。
2、分類是以全宗為單位，按檔案產生的領域范疇，結合記述的內容性質，對庫存檔案整理、編號、排架。
（三）檔案檢索工具的編制。
1、案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現重復的檔號。
2、從實際出發逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引。
七、檔案的計算機管理
（一）檔案管理應納入本校自動化信息管理網絡，使用與本規范配套的計算機檔案管理系統，提高開發利用檔案信息資源的能力。
（二）計算機檔案管理系統應用軟件的配置環境、機種選型要和本單位自動化信息管理網絡一致。盡可能選用容量較大，檔次較高的計算機，以保證檔案科學管理的需要和本校教育管理信息系統聯網要求。
八、檔案的保管
（一）庫房要求。
1、新設置的庫房應基本符合國家檔案部門的有關規定。原有不合格庫房，應按規范逐步改造。
新建辦公樓或教學樓應考慮檔案庫房的設置。
2、庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施。
3、庫房標準溫度為 14—24C，標準相對濕度為 45—60％。
（二）庫房應根據工作需要逐步配置計算機、復印機、抽濕機、空調機、吸塵器等必須的設備。
（三）檔案入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。
（四）庫房排架應從左至右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，庫房排架應編順序號，各柜、各庫均應有檔案資料存放指引卡和示意圖。
（五）綜合檔案室應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發現問題，及時解決，對破損、褪變檔案要及時修補復制。
（六）特殊載體檔案的保管，見“特殊載體檔案工作規范”。
九、檔案的鑒定和統計
（一）檔案的鑒定。
1、綜合檔案室應根據本規范并結合國家有關保管期限原則規定，對已到期的檔案進行鑒定。
2、在分管校長領導下，由檔案室和相關部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管校長批準后，方可存毀。
3、銷毀檔案時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。
（二）檔案的統計。
1、建立健全統計臺帳并指定專人負責，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內各種情況數據，按檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表。
2、按上級主管部門和本校要求進行定期的綜合或專項統計分析。
3、對統計數字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施、建議，并報本校領導審閱。
十、檔案的開發利用
（一）檔案人員要熟悉庫藏，主動為校領導和各部門提供利用服務。
1、要充分發揮本校優勢，加強內外信息的綜合開發利用，發揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務，提高其社會效益和經濟效益。
2、綜合檔案室內應有閱覽室和復印設備，為利用者提供方便。
（二）珍貴檔案應以復制件代替原件提供利用。
（三）建立健全利用手續。
1、凡利用庫藏檔案，均應按規定辦理利用手續，填寫《檔案借閱登記表》，經批準才能給予利用。
2、利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》，留檔案室存查。
3、本校檔案一般不外借，特殊情況，經校領導批準后方能借出。對借出的檔案，檔案室要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，并根據不同情況，按規定進行處理。
十一、檔案的編研和學術研究
（一）本校檔案室應加強編研工作，對檔案資料進行研究、整理、編輯。自編或配合有關部門編寫重要參考資料。
1、編研的重要參考資料包括：本校沿革、歷任校領導（含副職）簡介、本校各種基礎數據匯編、年鑒、本校大事記（可與黨辦、校辦合編）、重要檔案史料匯編、重要專題文件匯編（如學生運動、規章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設備等）、重要會議簡介等。
2、檔案室對編纂的各種匯編要注意把關，保證質量。印發前應報有關部門或分管校領導審查。
（二）本校應積極參加本系統，本地區的檔案協會（學會、研究會、協作組）活動，以及其它類型的檔案學術與業務研討活動。
文書檔案立卷歸檔制度
為了規范文書檔案材料的管理，根據上級有關規定，結合本校實際，制定本制度。
一、凡是本校在日常工作中主要活動形成并辦理完畢的，具有保存和查考利用價值的各類文件材料均應立卷歸檔。主要包括：
1、上級主管部門對本校下達計劃任務的通知和有關批復的文件材料及有關小學的一些法規性文件等。
2、本校及其各部門活動形成的、總結、報告（含專題總結）各種簡報。
3、本校黨、政、工、團、隊、婦在工作活動中形成并辦理完畢，且具有保存價值的各類文件材料。
4、本校制度的各項規章制度材料。
5、本校的大事記、獎懲記錄、反映本校重要活動的組織材料、?？?、匯報、專題文章。
6、本校機構設置、人事教職工等各種統計報表、名冊、調資晉級、工資名冊、技術職務晉升、人員職務任免、通報表彰、組織機構變革等人事、工資材料。
7、各種會議材料（含會議記錄）及調查資料。
8、本校典型的經驗材料，需備案的重要報送材料。
二、及時做好文件材料的收集積累工作。
1、上級文件材料使用完畢及時送交檔案室存檔。
2、本校打印的文件材料，需留兩份交檔案室，以備歸檔和作重份匯編。
3、各種重要會議的文件材料，在會議結束后要全部交檔案室，以便整理歸檔。
4、本校各部門，要定期將辦理完畢的文件材料清退給檔案室，分別存放，以備立卷歸檔，不得由承辦部門或個人分散保管，更不得歸為己有。
5、本校各部門平時要做好形成的文件材料積累工作，按規定定期將辦理完畢的文件交檔案室，并協助檔案室做好立卷歸檔的工作。
三、凡歸檔的文件材料規格質量要符合要求，不得使用圓珠筆或鉛筆起稿和批改文件。文件應去掉金屬物、破損的文件應裱糊、字跡擴散的應復制與原文一并立卷。
四、文書立卷歸檔工作要按規范要求進行，要編制完整的《檔案目錄》（由目錄封皮、立卷說明、案卷目錄、卷內文件目錄組成），一式三份，并編制其它如專題目錄等檢索工作。
五、本年度的文書立卷歸檔工作，翌年第一季度完成，最遲不超過上半年。
基建檔案立卷歸檔制度
為加強基建檔案的管理，方便提供利用，根據國家檔局、國家教委《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》，結合本校實際，制定本制度。
一、歸檔范圍：
1、有關建設項目的立項申請及上級的批復。
2、選址報告、地質勘測報告、征用土地的申請、批準使用土地的文件。
3、報建手續的文字材料。
4、建筑圖紙、設計方案、工程預算、預算材料和施工合同、拆遷協議等。
5、施工、竣工、交工驗收的材料。
6、使用過程中出現問題的處理和改造、擴建等文件材料。
二、歸檔時間：
工程竣工后二個月內由項目負責人同檔案員收集、整理整個工作的文件資料、圖紙等，整理好移交檔案室。
三、歸檔要求：
1、凡是歸檔的技術文件材料和圖紙都必須收集齊全，系統整理，按工作專業分別組卷，圖紙一律折疊成 297×210CM 為準，散裝的圖紙要求每張加蓋檔號章、填寫類號、卷號、件號。
2、本校全部基建檔案及其底圖等材料由檔案室負責管理。
設備儀器檔案立卷歸檔制度
為了更有效地保護和發揮設備儀器檔案在工作活動中的作用，更好地保護和使用設備儀器，根據有關規定制定本制度。
一、設備儀器檔案是指辦公和教學活動中直接使用的設備儀器及其說明書、使用介紹書、圖紙等，是檔案的重要組成部分，所以，必須嚴格保管和科學管理。
二、歸檔范圍 1、重要辦公設備的儀器的說明書、圖紙、保修卡等。
2、重要教學設備的圖紙、使用說明書等。
三、歸檔時間 本校在購買使用各設備儀器后一個月內將設備儀器的說明書或使用介紹書等材料移交綜合檔案室整理、歸檔。
四、歸檔要求 凡是應歸檔的說明書、使用介紹書必須收集齊全，并且按照要求規范整理、歸檔。
會計檔案立卷歸檔制度
為了加強會計檔案管理，根據國家財政部、國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》和省、市財政部門、檔案部門有關會計檔案管理的規定，結合本校實際，特制定本制度。
一、會計檔案是指本校財會部門在各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存起來的核算材料。會計檔案是本校全部檔案的重要組成部門，主要包括會計憑證、會計帳簿、會計報表等。必須按規定進行收集、整理、歸檔。
二、歸檔范圍：
1、會計憑證包括會計原始憑證、記帳憑證等。
2、會計帳簿包括銀行和現金明細帳、總帳、預算內、外收支帳簿、固定資產帳卡、輔助帳。
3、會計報表包括年度會計報表、月報表、主要財物指標。
4、其它資料：工資計算表、收據存根、移交清冊、銷毀清冊。
三、歸檔時間：
每年形成的會計檔案，在翌年三月底以前，由財會人員進行整理，按規定確定保管期限，按照本校的財會檔案分類編號方法組卷。整理好的會計檔案在財務室保管二年后，由財會人員列好清單向檔案室移交，經驗收后，交接雙方在移交清單上簽字，雙方各留一份清單備查。
四、歸檔的要求：
1、歸檔的會計檔案、務必齊全、完整、真實、準確。
2、歸檔的各類憑證的規格基本一致，折疊整齊、裝訂牢固。
3、裝訂時應注意調節成冊的厚薄，以便保管和查閱，每冊封面要書寫工整、編號清楚，加蓋經辦人印章。
4、要編制完善的檔案目錄。
五、檔案的管理：
1、會計檔案由財會人員負責做好平時檔案材料的收集、積累、整理、保管工作。
2、查閱財會檔案的人員只限在指定地點查看、嚴禁拆卷、撕頁、涂改、勾劃、損壞，對違反者，視情節輕重，報告有關領導給予處理。
3、加強檔案的統計工作，及時收集檔案利用的效益，檔案管理人員要對查閱檔案的利用效果進行登記。
聲像檔案立卷歸檔制度
為加強本校聲像檔案的收集、整理和管理工作、更好的保護聲像檔案和充分發揮聲像檔案在本校各項工作的服務作用，根據《照片檔案管理規范》和上級有關規定，結合本校實際，特制定本制度。
一、聲像檔案是指本校行政工作和業務活動及發生在本系統、本地區重大事件等形成和某項工作需要而購進的照片、底片、錄音帶、錄像帶、機讀光（磁）盤（碟）等。
二、歸檔范圍 1、上級領導視察本校各項活動形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶。
2、上級機關在本校召開的工作會議、現場會議的照片、底片、錄音帶、錄像帶。
3、本校召開的各項重要會議、舉辦重要的文藝、體育、業務學術交流、總結表彰、重大紀念活動的照片、底片、錄音帶、錄像帶。
4、對外公開教學活動。
5、反映本校機構改革、房屋變化等的照片、底片等。
6、各個時期領導班子的照片及每屆畢業留影。
7、本校榮獲的獎狀、獎旗、獎杯、證書等榮譽實物的照片。
8、本校教學工作活動中形成的機器識讀光（磁）盤（碟）。
三、歸檔管理要求：
1、聲像檔案必須詳細記錄攝錄時間、地點、人物、內容及攝錄人。
2、具有保存價值的聲像材料，由攝錄人在完成后一個月內及時整理，將正片與底片對應夾好，移交檔案室。
3、聲像檔案由檔案室集中統一管理，不準由個人私存。
4、檔案室協助攝錄人整理、簽定聲像材料，檔案室負責保管、統計和提供利用。
5、聲像檔案由檔案室按《檔案分類編號方案》統一編號，分別編目、排列存放。
教學檔案立卷歸檔制度
為了加強本校教學檔案管理工作，使之更好地為教育科研和本校的改革發展服務，根據本校的實際情況，參照有關規定，制定本制度。
一、歸檔范圍：
凡是本校教學、后勤管理工作中形成并辦理完畢的具有保存查考利用價值的文件材料，包括校務、教務、班級教育、體育衛生、后勤、家長工作、教育教學及其它工作計劃、總結、教研活動及課題研究成果資料、教學質量分析、圖片資料、自編優秀教材和教案、優秀論文集、專題總結匯報材料、獎懲記錄、各級先進表彰、成績統計表、體衛管理資料、體格鍛煉情況記錄、學籍冊、學生花名冊、新生入學名冊、家長本校的教案、計劃、總結、家長本校工作資料、家長開放日記錄、后勤工作的通知、意見、決定等文件材料。
教師個人業務檔案，含優秀教案、論文、教育筆記、年度考核總結、各項業務檢查評比、先進事跡材料、學歷證書、聘用證書、所獲取各種榮譽的影印件等。
二、歸檔要求：
凡是歸檔的文件材料必須收集齊全、系統管理、書寫要合符規范要求。
三、歸檔時間：
教學檔案按學年度時間歸檔。要求在新學年度開始后三個月（即每年 11 月份）前將上學年度的教學檔案按規定歸檔完畢。
四、檔案管理要求：
1、全部教學檔案及有關材料的收集、管理、歸檔由檔案室負責。教學檔案數量較大，內容較多，必須注意平時做好收集積累材料的工作，及時把歸檔的材料收集齊全。
2、要把好檔案材料的質量關。教學計劃、教學總結、教案、論文等材料必須做到“三統一”，即統一紙張、統一格式、統一留出裝訂線，要寫上姓名和日期。不得使用圓珠筆、鉛筆或復寫紙復寫。
3、檔案室負責對教學檔案提供利用。凡借閱者必須經檔案室負責人同意并按規定履行借閱手續。
4、借閱檔案時，嚴禁拆卷、撕頁、涂改、勾劃、損壞。對違反者視情節輕重，報告有關領導給予處理。
5、檔案歸還后，檔案員要嚴格檢查、以保證檔案的安全、完整。
榮譽實物檔案立卷歸檔制度
為了加強榮譽（贈物）實物檔案的管理，充分發揮其作用，根據上級有關規定，結合本校實際，制定本制度。
一、歸檔案范圍：
1、上級機關、領導、友好單位人士來視察、檢查工作、參觀學習或其它交流活動贈送給本校的有保存價值的贈物、題詞等。
2、本校參加上級組織的重大活動領取的帶有紀念性質的證書、牌匾等。
3、本校榮獲上級表彰的獎狀、獎旗、獎杯、獎牌、榮譽證書。
4、本校各職能部門獲上級表彰的獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等。
5、本校收到的各種有紀念意義的物品。
二、歸檔時間：
榮譽實物檔案收集整理時間，以年度為限，每年收集整理歸檔一次，在翌年第一季度內收集整理歸檔完畢。教學業務工作獲獎的，以學年度為限，在第二學年度開始后三個月內收集整理歸檔完畢。
三、歸檔管理要求：
1、凡屬歸檔范圍的榮譽實物必須按規定收集齊全，依時歸檔，妥善管理。歸檔的實物必須是原
件，按規定分類整理編號排列。
2、本校獲獎的榮譽實物檔案，由檔案室收集歸檔管理，各職能部門獲獎的榮譽實物，由職能部門有關負責人協助檔案室每年統一編制檔案目錄后，其實物可暫存在部門一段時間，再向檔案室移交。
3、個人獲獎的榮譽實物，只收集實物照片，其實物由個人保管。
4、可折疊的榮譽實物折疊后裝盒保管。需要長時間展示和開架閱覽的，應盡可能用復印件。
文書檔案歸檔范圍與保管期限表
文件級別 文 文
件
材
料
名
稱 保管期限 本
校
文
件 1、本校計劃、總結、專題報告、發展目標 永久 2、本校領導班子會議、重要會議的記錄 永久 3、本校組織沿革、大事記、榮譽冊、校史等 永久 4、黨、政、工、婦、團、隊、學生會的計劃、總結、重要會議記錄 永久 5、黨員統計年報表、黨員名冊、民主評議、團員名冊等文件材料 永久 6、本校領導的任免 永久 7、先進單位、優秀教師、優秀教育工作者的通報及先進事跡材料等（1）省級以上
?。?）市級以上
?。?）區級以上 永久 長期 長期 8、創建文明本校、辦校主要經驗和特色、研究會論文、獲獎名單 永久 9、本校的請示與上級的批復、下級的請示、報告與本校的批復、批示，屬方針政策性的材料 永久 10、本校與上級機關所簽訂的協議書 永久 11、上等級本校、評估、有關材料及市一級本校的命名決定 永久 12、教代會提案材料，工會委員及小組名單、呈批報表等 永久 13、教代會、財會、行政收支情況 永久 14、教師進修學歷證明書、考核等的通知 永久 15、基層報表、教職工、轉證、調資、定級、離退休、職務聘任、撫恤、教齡津貼等文件材料 永久 16、教工一覽表、本校領導班子名冊、教職工名冊 永久 17、教職工調動工作的行政、工資、黨、團組織關系的介紹信及存根 長期 18、婦女工作、計策工作、各種普查工作等有關材料 長期 19、教師任職資力證明、職稱評審申報材料 長期 20、各部門工作人員崗位職責、規章制度匯編、各類職務考核表及學生行為規范 長期 21、學生美術作品獲獎名單及作品發表的通報 長期 22、關于財務、資產、住房、福利等材料、教職工與學生捐款 長期 23、關于師德師風德育工作、普法等材料、教職工學習體會 長期 24、班級的少先隊工作計劃、總結 長期
25、職工增減名冊、月報表、審批表、外用人數、及其他綜合報表 長期 26、教師考核量化表、工作記實手冊、教職工聘任、專業技術人員年度考核表 長期 27、校務日志 短期 28、同極機關和非隸屬機關印發的非本校主管業務但要貫徹執行的文件材料 短期
基建檔案文件范圍及保管期限表
序號 文 文 件 材 料 名 稱 保管期限 1 項目建議書、申請書及批復 永久 2 初步設計、圖紙、文件材料 長期 3 施工設計 長期 4 設計計算書、工程概算、預算 長期 5 總體規定設計、鑒定及審批 永久 6 征地批文及協議書 永久 7 承建包工合同、協議書、租賃文件 長期 8 環保、消防、工程材料 長期 9 施工定位測量、地質勘探 長期 10 項目竣工驗收報表、竣工驗收移交證明書 永久 11 全部竣工圖 永久 12 項目質量評審材料 長期 13 工程總結、工程決算 永久 14 維修、改建、擴建工程形成的圖紙、文件材料 長期
設備儀器檔案材料歸檔范圍及保管期限表
序號 文 件 材 料 名 稱 稱 保管期限 辦公設備 1、重要辦公設備的圖紙、使用說明書。
長期 2、一般辦公設備的圖紙、使用說明書。
短期 3、辦公設備增減情況表、儀器使用登記表。
短期 教學設備 1、重要教學設備的圖紙、使用說明書。
長期 2、一般教學設備的圖紙、使用說明書。
短期 3、教學儀器增減情況表、儀器使用登記表。
短期
會計檔案文件材料范圍及保管期限表
類別 序號 文 件 材 料 名 稱 稱 保管期限 憑 證 1 原始憑證、記帳憑證 15 年 2 基建的會計憑證 長期 帳 薄 3 固定資產帳 25 年 4 現金和銀行存款日記帳 25 年 5 總帳 15 年 6 明細帳 15 年 報
表 7 年度會計決算報表 永久 8 預算收支計算表 永久 9 收支計劃預算表 永久 10 自有資金收支計算表 永久 11 財務大檢查自查報告表 永久 12 預算外資金情況登記表 永久 13 國家行政事業單位資產年度報表 永久 14 個人所得稅自查報告表 永久 其 它 15 會計檔案報告清冊 25 年 16 會計檔案銷毀清冊 25 年
聲像、榮譽（實物）檔案文件材料范圍及保管期限表
類別 序號 文 文
件
材
料
名
稱 保管 期限 聲
像
檔 1 上級機關或有關單位來檢查工作的照片（底片）、錄音帶、錄像帶 1、重要的 2、一般的 永久、長期 短期 2 上級機關在本校召開的工作會議現場會的照片（含底片），錄音帶、錄像帶
1、重要的 2、一般的 永久、長期 短期
案 3 召開的各種會議的照片（含底片）、錄音帶、錄像帶 1、重要的 2、 一般的 永久、長期 短期 4 重大事件的照片（含底片）、錄音帶、錄像帶 永久 5 外事活動的照片（含底片）、錄音帶、錄像帶 1、重要的 2、一般的 永久 長期 6 舉辦重大的文藝、體育、業務技術交流、總結表彰、重大紀念活動的照片（含底片）、錄音帶、錄像帶 1、重要的 2、一般的 永久 長期 7 本校組織的重要活動、家長開放日的照片（含底片）、錄音帶、錄像帶 1、重要的 2、一般的 永久 長期 8 對外公開教學活動、家長開放日的照片（含底片）、錄音帶、錄像帶 1、重要的 2、一般的 永久 長期 9 機構改革、各時期領導班子、校舍變化等的照片（含底片）、錄音帶、錄像帶 永久 10 重要的科研、工程項目的照片（含底片）、錄音帶、錄像帶 1、重要的 2、一般的 永久 長期 11 教學掛圖：1、本校自制的 2、本校購買的 永久 長期 12 光盤（VCD）：
1、本校自制的 2、本校購買的 永久 長期 13 幻燈片：1、自制的 2、本校購買的 永久 長期 榮譽實物檔案 1 本校獲得的榮譽證書、獎狀、獎旗、獎杯、獎牌等 1、省級以上的 2、市極以上的 永久 永久 2 其它榮譽實物 長期 3 贈物 短期
教學檔案歸檔范圍和保管期限表
序號 文 文
件
材
料
名
稱 保管 期限
1 教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的指導、規定、辦法 永久 2 本校的發展規范、計劃、總結、教學的規章、會議記錄、調研報告、簡報 永久 3 教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料，教師參加各類培訓、進修班材料 長期 4 統計報表 永久 5 校運會材料 長期 6 學科、專業、實驗室建設計劃、總結、統計報表 永久 7 招生計劃、規定、生源計劃，新生錄取材料，新生名冊，招生宣傳，招生工作總結 長期 8 新生入學登記表，學生學籍卡，在校學生名冊 永久 9 學生學籍變更材料（升級、休學、復學、轉學、退學）
長期 10 學生獎勵材料（獎學金、優秀學生、先進班級），學生處分材料，學生成績冊 長期 11 課程建設要求及安排、校歷表、課程表 長期 12 典型教案、重要備課記錄 長期 13 日常教學工作評估，教師教學基本功競賽活動記錄 長期 14 各級、各科試題 短期 15 教學實習的計劃、總結 短期 16
社會調查、社會實踐計劃、總結 短期 17 班主任的計劃、總結，各項環境的評比 長期 18 學期教學目標、月、周、日教育計劃、教師工作總結 長期 19 德育工作計劃、總結，國旗下講話 長期 20 家長本校計劃、總結，教案、家長會、家長開放日和家長座談會記錄 長期 21 教學工作人員分工表，教研機構與變更情況 長期 22 教學經驗論文，教研成果，對外交流材料 長期 23 學科教案，專題研究活動設計，公開課教案及講評記錄 長期
24 接待外單位情況記錄，出外講課記錄，試驗班的實驗方案 長期 25 學生素質情況調查表，教育工作評議表，學生質檢記錄 長期 26 衛生保健工作計劃，總結、論文，衛生保健課教案 長期 27 保健工作檢查分析，安全及飲食衛生檢查記錄 長期 28 畢業生工作計劃及總結 長期 29 自編教材，自編教學指導書，實習指導書和習題集 長期 30 自編的參考資料 短期
檔 檔
案
室
職
責
1、認真貫徹落實檔案工作各項管理制度。
2、組織學習《檔案法》和檔案理論及業務知識，提高業務水平，使檔案工作人員更好地搞好本職工作。
3、對本校的文件資料，認真收集，做到半年大清，年終徹底清。每年文件材料的立卷、歸檔工作爭取在翌年三月前完成，教學檔案能在新學年度三個月內歸檔完畢上學年度的材料，最遲不超過半年。
4、集中統一管理本校全部檔案，積極做好提供利用，充分發揮檔案工作為本校各項工作服務。
5、做好檔案的保管工作，落實“八防”措施，使檔案不受損壞。
6、嚴格執行檔案的借閱登記制度，確保檔案的保密與安全。
7、監督指導和協助各負責人做好檔案立卷工作。
8、辦理領導交辦的其它業務工作。
檔案員崗位責任制及考核辦法
1、認真執行《檔案法》及其實施辦法和各項管理制度。
2、認真做好每年度文件的收集、整理、立卷、歸檔工作，按期完成檔案的立卷歸檔工作，保證案卷質量符合檔案行政管理部門的規定。接受各部門移交的各門類檔案資料，做好編號排列上架入柜工作。
3、協助主管部門領導擬訂檔案工作計劃、安排，注意總結推廣經驗。
4、積極開展檔案的利用工作，編寫各類檔案立卷說明，編寫和匯編各種資料。
5、熟悉室藏檔案資料的內容及存放位置，負責檔案的統計工作，定期對檔案的收入、移出、借閱、利用等情況進行統計，定期向上級主管部門報送統計報表。
6、堅持每日對庫房的溫濕度進行觀察記錄，掌握和做好溫濕度調節工作。
7、嚴格執行各項檔案管理制度，刻苦鉆研業務，不斷提高檔案的科學化管理水平。同時負責對各部門的業務檢查、監督、指導，努力完成領導交辦的有關任務。
8、本崗位責任制納入年度教師考核內容，成績優秀者給予適當獎勵。
職 兼 職 檔 案 員 職 責
1、學習、宣傳《檔案法》和《保密法》，提高干部、職工的檔案工作意識、保密觀念和利用檔案服務于本校工作的自覺性。
2、負責本校各部門檔案資料的收集、整理工作，按規定時間和程序向檔案室移交符合質量要求的檔案。
3、協助檔案室做好檔案資料的分類、立卷工作。
檔 檔 案 保 管 制 度
1、檔案是黨國家的寶貴財富。統一管理各門類的檔案，維護檔案的完整和安全，最大限度地延長檔案的壽命，充分發揮檔案為本校和社會各項工作的服務作用，是檔案保管的根本目的。
2、檔案室要有專人負責，檔案人員要遵守紀律，嚴格執行制度，確保檔案的完整、保密與安全。檔案要有專室、專柜保管。
3、檔案庫房應保持整潔，不在檔案庫主房內存放雜物和易燃易爆物品。嚴禁室內吸煙，確保檔案的安全。室內配備有防盜、防光、防高溫、防潮、防蟲鼠、防塵等設施。錄音、錄象帶應放在木柜或不磁化的柜架內。
4、檔案入庫出庫時應認真檢查驗收，發現問題及時報告、及時進行處理。
5、對檔案室各項設備，庫存案卷定期進行檢查。
6、保持案卷排列整齊，借出登記，歸還核銷。
7、檔案工作人員要忠于職守，上班要做好檔案庫房每日的溫濕度記錄，及時通風、降溫、降濕。
8、建立檔案管理臺帳，定期對各門類的數量、人員數量、各種設備、檔案資料等進行統計。并及時向上級報送檔案工作基本情況統計報表。建立完善的檔案資料收入、移出登記。
9、檔案工作人員工作調動時，要及時辦理好移交手續，并將要注意的事項傳授給接手人 。
檔 檔 案 借 閱 利 用 制 度
一、檔案保管的目的在于提供利用。檔案管理人員要熟悉室藏檔案資料的內容與存放位置，要根據單位和社會中心工作主動提供檔案資料，為單位和社會各項工作服務。
二、本校工作人員因工作需要均可向檔案室借閱有關檔案、資料。凡查閱所屬業務范圍檔案，需先辦理登記手續，查閱非所屬業務的，還需要有關領導同意，方可查閱。
三、外單位人員來查閱檔案者，必須持有單位介紹信、證明其身份及查閱的目的與內容，經主管領導同意，才給予查閱。檔案管理人員應視其查閱內容，按有關規定給予查閱，并辦理有關登記手續。
四、檔案資料原則上在閱覽室查閱，確需借出的，要經主管領導同意，到檔案室履行借閱手續，借閱時間一般不得超過五天，如超過上述規定時間的，應重新辦理借閱手續。歸還時，檔案人員應
當面檢查、注銷。同時，利用者應在《檔案利用效果登記表》填寫利用檔案的效果。
五、檔案室案卷采取整卷借閱方法，借閱檔案者需愛護檔案，禁止涂改、勾畫、沾口水翻頁、拆散和抽換卷內文件，確保檔案的齊全和整潔。如有以上行為者，按《檔案法》有關條款查處。
六、借出檔案如借閱人出差或調動工作時，應將所有檔案全部歸還檔案室。
七、利用檔案者須對所查閱檔案資料負保密責任，有遵守保密制度，未經批準，不得擅自摘抄，復制和對外公開檔案材料。
八、案卷借出、歸還時，檔案管理人員要當面嚴格檢查，如發現有遺失、污損檔案文件等情況，要追究借閱者的責任，并報告領導予以處理，構成犯罪者依法處理。
檔 檔
案
保
密
制
度
一、嚴格遵守《檔案法》和《中華人民共和國保守國家機密法》的有關規定，認真做好檔案保密工作。、 二、有密件組成的案卷，要在檔案目錄上注明密級，設專柜保管。本校工作人員借閱機密文件、查閱黨組會議記錄、行政會議記錄、須經領導批準。查閱的案卷只限于領導批準其查閱的有關內容，不得將案卷帶出檔案室。秘密文件，須經主管保密的領導批準方可復制，并將復制件視為原件，按有關規定管理，以確保檔案的安全與保密。
三、凡案卷內容涉及保密問題的，查閱檔案者，一律不得泄密，違反者按有關規定處理。
四、查閱檔案的人員，必須保證對檔案材料的絕對保密，未經許可，不準私自抄錄和復制，更不準擅自將檔案帶出外面擴散，違者追究責任。
五、非檔案人員，未經允許嚴禁進入檔案庫房，上級領導，外單位來指導、參觀學習人員，必須由單位領導或檔案人員陪同方可進入庫房，一般不應涉及本校密件組成案卷。
六、檔案工作人員要自覺遵守和執行以上有關規定。
檔案的鑒定、銷毀、移交制度
一、檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作必須有檔案員會同有關部門負責人組織實施。對確無價值的檔案進行登記造冊，經單位主管檔案工作領導批準后按有關規定銷毀。
二、檔案室工作人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。
三、鑒定標準：
以上級檔案部門的有關規定為依據，制定各門類檔案材料的保管期限表，作為確定案卷保管期限和鑒定銷毀的標準。
四、檔案的銷毀：
檔案鑒定小組應定期組織對室藏檔案進行鑒定，對超過保管期限的檔案和需要調整保管期限的檔案提出處理意見 。對超過保管并無保存價值的檔案，登記造冊，報請主管領導批準，進行銷毀。銷毀時，須由兩人負責監銷，并在銷毀清冊上簽名。銷毀清冊由檔案室保存。
不需立卷歸檔文件材料的范圍和處理辦法
一、上級機關的文件材料 1、上級機關任免，獎懲非本校工作人員的文件，普發供參閱，不辦理文件材料。
2、上級來文供工作參考的抄件。
3、上級領導征求意見未定稿的文件。
4、沒有領導重要批注意見的重份文件。
二、本校的文件材料 1、重份文件。
2、無查考利用價值的事務性、臨時性文件。
3、非經會議討論，未經領導審閱，簽發的未生效的文件、電報、草稿、一般性文件的非定稿。
4、被包括的文件，即一份文件的全部內容已被另一部分文件所包括。
三、不需要貫徹執行，無查考價值的同級機關和非隸屬機關的文件材料。
四、不需在辦理的、不用備案的、下級機關送來一般性文件材料。
上述文件材料除需備查由綜合檔案室整理之外，其余均由文書部門填寫銷毀清冊，經有關領導批準，并由二人監銷處理。
堤東小學檔案分類編號方案
為了進一步加強檔案綜合管理工作，提高現代化管理水平，實現檔案分類、整理、編目、排列標準化和規范化，便于檔案信息資源的開發利用，使檔案更好地為教育改革、發展服務，根據《廣東省檔案分類辦法》，結合本校實際，制定本分類方案。
一、分類原則 1、以本校所形成的全部檔案為對象，根據各個職能部門、檔案內容和檔案載體形成特點進行分類，便于科學管理和開發利用。
二、類別設置 〈一〉大類設置
本校全部檔案分為文書（黨、政、工、團、婦）檔案、基建檔案、設備儀器檔案、會計檔案、聲像檔案、教學檔案、榮譽實物檔案七大類。大類分別用英文字母代字。如下表：
類
別
代
號
文 書 檔 案 A A
基 建 檔 案 B B
設備儀器檔案 C C
會 計 檔 案 D 聲 像 檔 案 F F
教 學 檔 案 G 榮譽實物檔案 H H
< < 二 > 屬類設置
各大類視實際需要設一級屬類、二級屬類，屬類用阿拉伯數字代字。隨著屬類的增加，阿拉伯數字可以一直往下順延。屬類名稱和代號如下表：
大類名稱 一 級 屬 類 名 稱 代
號 文書檔案 不設屬類
基建檔案 第一個工程項目 B 1 第二個工程項目 B 2 設備儀器檔案 XXX 設備 C 1 XXX 設備 C 2 會計檔案 報表
D 1 帳簿
D 2 憑證
D 3 其它
D 4 聲像檔案 照 片
F 1 錄 音 、 錄 像 帶 F 2 磁盤、光盤
F 3 教學檔案 教 學 管 理
G 1 教 師 個 人 業 務
G 2 體 育 衛 生 G 3 題
庫 G 4
學籍冊、學生名冊(含插班生登記表) G 5 榮譽實物檔案 可折疊榮譽實物
H 1 不可折疊榮譽實物
H 2 三、分類與編號方法 〈一〉文書檔案
按“年度—機構—問題”組卷。永久、長期保管的檔案合編一本目錄，每年的案卷先排永久，后排長期，一年或多年編一個流水號。短期保管的檔案自編一本目錄，多年編一個流水號。分類編號方法如下：
A
12·1—1
案卷號（第 1 卷）
目錄號（第 1 本目錄）
永久、長期保管期限代號
大類代號（文書檔案）
A
3·1—1
案卷號（第 1 卷）
目錄號（第 1 本目錄）
短期保管期限代號
大類代號（文書檔案）
〈二〉基建檔案 按工程項目分類，每個工程項目各自編案卷順序號。分類編號方法如下：
B
1—1
案卷順序號（第 1 卷）
屬類代號（第一項工程）
大類代號（基建檔案）
〈三〉設備儀器檔案
以設備名稱或型號分類，每一名稱或每一型號的設備各編案卷順序號。分類編號方法如下：
C 1· 1—1
案卷順...
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