XXX 集團人事檔案管理制度
第一條 根據人事檔案管理工作的有關要求,更好的規范 XXX 集團(包括江蘇 XXX集團公司(簡稱“集團公司”)及集團公司子公司(以下簡稱“子公司”))的員工檔案管理工作,有效、科學的保管和使用檔案,特制訂本管理制度。
第二條 本制度適用范圍為集團公司及各子公司。
第三條 檔案管理的職能部門 集團公司人力資源部負責集團公司員工的檔案管理工作及對各子公司的檔案管理工作進行總體管理。
各子公司人力資源部負責本公司員工的檔案管理工作。并按照集團公司人力資源部的統一要求,做好各類專項檔案管理工作。
第四條 員工檔案管理工作主要包括以下方面:
1.保管所有公司簽訂勞動合同員工的正式檔案; 2.審核、接受轉入的檔案材料; 3.辦理員工檔案的查閱、借閱; 4.根據檔案內容據實提供證明等材料; 5.檢查、更新和整理檔案材料,保證檔案材料的完整性; 6.負責按照規定辦理員工檔案轉出事宜; 7.辦理其他與檔案材料相關的工作。
第五條 員工檔案內容 1. 履歷材料 保存記載員工個人經歷等基本情況。主要包括干部履歷表、員工登記表
等。表格應由本人親筆書寫,內容完整。
組織部統一印制的干部履歷表是記錄個人情況的重要表格,原則上人力資源部三至五年組織填寫一次,統一收集歸檔。
2. 自傳材料 主要包括員工本人所寫的有關敘述經歷,家庭情況,社會關系等自傳性質的材料。
3. 鑒定、考察、考核材料 主要包括各種有組織考察意見的自我鑒定,工作鑒定,畢業結業鑒定,出國鑒定,工作調動鑒定以及經組織上整理并審定蓋章的干部考察材料等。
4. 學歷、培訓、專業技術材料 主要包括報考中專以上學校學生登記表、審查表,畢業生登記表,學習培訓成績單,學歷證明材料,專業技術職務任職資格申報表、專業技術職務技術業務水平評定材料,創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄等材料。
5. 政歷審查材料 主要包括入黨、入團、參軍、出國政審材料,家庭成員及主要社會關系證明等材料。
6. 黨團材料 主要包括入黨志愿書,入黨申請書和轉正申請書,黨員登記表,民主評議黨員材料,入團志愿書、申請書,團員登記表等材料。
7. 獎勵材料 主要包括創造發明獎勵材料,正式命名授予的勞動模范、先進工作者、
優秀黨團員等稱號的審批表及事跡材料,組織上對個人的嘉獎、通報表揚等材料。
8. 違紀處分材料 主要包括處分決定,處分報告,組織上對個人通報批評材料,法院的刑事判決書、勞教審批材料等。
9. 任免、出國等材料 主要包括干部職務任免材料,勞動合同書,調動審批表,轉復軍人審批表,出國出境人員審批表,黨代會、人代會、政協會、群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表,離退休待遇審批表等材料。
10. 其他參考材料 不在以上 9 類材料范圍內的,可供參考的有保存價值的材料。主要包括:殘疾等級材料,工傷認定相關材料,員工死亡后的訃告、悼詞,遺屬補助的相關材料,民事糾紛判決書或協議書,工會會員及各種協會、理事會會員登記表。
第六條 員工簡易檔案 為了便于人力資源管理需要,不屬于第五條規定內容員工情況的書面材料,各公司人力資源部應建立簡易檔案,并負責保管、整理和使用。簡易檔案主要包括:應聘人員情況登記表原件、應聘簡歷或個人情況介紹、應聘考試材料、應聘時指定醫院的體檢報告等。
第七條 員工檔案轉入 新錄用人員在簽訂勞動合同以后,必須把所有檔案材料調入公司保管。如有特殊原因暫不能調入的,須經所在公司總經理批準同意方可。
轉入的員工檔案上應由有檔案保管資質的單位將檔案材料封印,由專人攜帶或轉寄至各公司人力資源部,檔案材料須封印完整,如封印不完整,各公司人力資源部有權拒收。
各公司人力資源部收到轉入的員工檔案后,應及時核查檔案內容,如有缺損的材料,應通知該員工負責補充齊全。
員工檔案轉入公司保管前所產生的檔案保管費用,以及員工入司后未能將檔案轉入公司而產生的檔案保管費用均由員工本人自行承擔。
第八條 員工檔案的管理 1. 檔案的日常保管 集團公司人力資源部建立符合標準、相關設施配置到位的專用檔案保管柜和檔案室保管員工檔案。集團公司人力資源部為各子公司配備獨立的檔案柜。
集團公司人力資源部定期檢查檔案保管情況,發現問題及時解決。
2. 檔案的查閱和外借 各子公司人力資源部工作人員憑“查閱檔案聯系單”可查閱本公司員工檔案。查閱檔案材料應在專門的檔案查閱室進行,查閱人須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
因工作需要從檔案中取證的,須征得集團公司人力資源部負責人的同意方可復制內容,集團公司人力資源部可為復制出的材料出具“與原件一致”的證明。
檔案材料一般不外借,如必須借出使用的,要說明理由,經集團公司人力資源部領導同意,履行登記手續,限期歸還,不得擅自轉借他人。
3. 檔案材料的更新 各公司人力資源部隨著員工情況的變化應及時更新員工檔案材料,補充檔案
內容。不適宜裝入正式檔案的材料,可裝入簡易檔案中保管。
員工個人所取得的學歷學位證明,專業技術職務材料等材料,應及時交給所屬公司的人力資源部備案。
第九條 員工檔案的轉出 1. 員工與公司解除或終止勞動合同關系,所在公司人力資源部應在與職工約定的離職日期后 15 日內辦理完員工檔案的轉出手續。
2. 離職員工檔案應通過機要交通轉遞或派專人遞送,人力資源部須將檔案密封并加蓋啟封印章。如交由員工本人轉遞的,人力資源部在員工檔案轉出時開具“檔案轉移通知單”,并負責收回通知單回執聯。
3. 員工達到法定退休年齡辦理退休手續時,按政府規定人力資源部應將其檔案轉給相關檔案管理部門。
4. 員工在集團公司和子公司范圍內調動的,調出和調進的公司應及時辦理該員工檔案轉遞手續。
第十條 勞務派遣員工檔案管理 1. 與勞務派遣單位簽訂勞動合同的員工的檔案材料由勞務派遣單位負責接收、管理、轉遞。
2. 集團公司及各子公司作為用工單位,應根據勞務派遣協議,協助勞務派遣單位和勞務派遣員工雙方辦理員工檔案相關事宜。
3. 為了日常人力資源管理工作需要,各公司人力資源部應建立派遣員工簡易檔案,并負責更新和補充材料。
第十一條 本制度由集團公司人力資源部負責最終解釋。