音像檔案管理規定

　個舊 市 質量技術監督局

　音像資料歸檔及檔案管理規定

?。ㄔ囆校?/p>

　 為適應信息化建設需要，規范本局在開展公務活動中運用計算機、照相機、攝像機等電子技術而形成的音像資料，根據《中華人民共和國檔案法》及有關政策法規，結合實際情況，特制訂本規定。

　一、本規定適用于本單位和個人在履行公務、開展業務活動中而形成的音像資料歸檔及其檔案管理。

　二、音像資料的收集范圍應是本單位在其主要職能活動中產生的、具有查考使用價值的，及其相關的支持軟件和數據等。要求內容真實、完整、有效、具有價值。具體歸檔范圍：

?。ㄒ唬└骷夘I導來本單位視察、檢查工作的音像資料；

?。ǘ┵|監工作會議等大型會議的音像資料；

?。ㄈ┍辉u為省、州、市級以上的各類榮譽稱號等形成的音像資料；

?。ㄋ模┓从潮締挝粎⒓又匾鐣顒拥囊粝褓Y料；

?。ㄎ澹┓从潮締挝桓刹空嗡枷胄麄?a href="http://www.trylelo.com/k/jiaoyu/" target="_blank" class="keylink">教育、業務學習、文體活動等形成的音像資料； （六）反映本單位的重大事件及特殊情況的音像資料；

?。ㄆ撸┓从潮締挝恢匾讣樘幍绕渌匾獦I務工作、重要活動的音像資料。

　三、音像資料的存貯格式

　用照相機等設備獲得的靜態圖像文件，其通用文件格式為JPEG、TIFF。用攝像機等視頻設備獲得的動態影像文件，其通用文件格式為 MPEG、AVI。用數字音頻設備獲得的音頻文件，其通用文件格式為 WAV、MP3。用多媒體技術制作的多媒體文件，其通用文件格式為 MPEG、AVI。

　四、音像資料制作（承辦）部門職責

　為保證音像資料的完整、真實和有效利用，從其制作形成到歸檔管理的過程，均應嚴格按制度規范登記、明確職責、責任到人，保證音像資料從產生、運轉、處理和移交歸檔過程中完全處于受控狀態。

　音像資料在歸檔前應由各承辦（制作）部門按照規定存貯格式進行整理，制作（承辦）部門負有對光盤、磁盤、磁帶等介質載體進行病毒檢查和清除，并做好產生的時間、主要內容等標記的責任。

　五、明確音像資料檔案的移交歸檔

　制作（承辦）科室應定期主動向檔案管理部門移交音像資料。市局各科室應于每季度末將本科室形成的音像資料移交至局辦公室。

　制作（承辦）科室和綜合檔案室在移交過程中應檢查并確認歸檔音像資料的真實性與完整性，做到移交及時、數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、賬目一致、手續清楚。

　六、音像資料歸檔入庫后的職責

　綜合檔案管理人員負有對音像資料歸檔工作的監督、指導責任，歸檔時認真檢查驗收；接收入庫后應統一編目，安全保管、提供開發利用。

　綜合檔案室在接收音像資料檔案后，要對音像資料重新制作統一歸檔標識并進行分類、組盤，把分類后的音像資料按規定重新排列，填寫著錄項目、編制機讀記錄和存放載體的編號，編制符合國家檔案著錄規則要求的簡要檢索工具。

　七、音像資料檔案的保管

　音像資料檔案的保管要做到防潮、防磁、保密、安全，便于保管、使用。

　對涉密音像資料要嚴格按相關保密條例進行處理，確實做到不在非涉密計算機等設備處理涉密電子文件；涉密電子檔案的編目、入庫、收藏均另行處理。

　磁性載體上的歸檔音像資料應定期復制。需搶救的光盤應及時復制，原載體保留時間不應少于四年。

　八、音像資料檔案的使用

　電子文件檔案既要嚴格管理保護，又要便于有效使用。查閱和使用歸檔音像資料手續按文書檔案借閱辦法處理。

　九、本規定自發布之日起開始實施。