宣傳物料采購項目配送、售后、應急方案 1. 配送服務方案 我公司針對 xxxxxxx 比選項目(xxxxxxx)的宣傳物料貨物配送特制定如下配送服務方案。
1.1. 承諾配送區域及覆蓋面 結合本工作包地區宣傳物料的特點,我公司承諾配送區域為采購方總部和各營業廳服務點及外縣區營業廳服務點,細化到鄉鎮及村屯點。還包括采購方按需臨時指定的其它配送地點。
1.2. 配送方式 以本公司自有車輛運輸為主,按需結合當地及覆蓋區域第三方物流為輔形式最佳地完成采購方宣傳物料的及時安全準確配送。
1.3. 我公司本項目組服務人員及配送車輛配備情況 1.3.1. 項目組配送服務人員安排 職務 姓名 聯系電話 職責 項目經理
配送部主管
大貨車司機
小貨車司機
轎車司機
庫管
裝卸工
裝卸工
1.3.2. 配送車輛安排 車號 品牌 購置年限
1.4. 配送運輸安全保障控制 對宣傳物料運輸必須進行捆扎和加固方案;再進行物料外圍安全保險保護,以防翻滾。對運輸安全的控制應該分五步進行:
?。?)、裝車:裝車前必須對要運輸的大件設備進行尺寸核對,是否符合車身長度,并對圓體直徑較小處進行枕木支墊平整; (2)、捆扎和加固:物料裝車后立即進行加固及支墊平整,再進行分段捆扎牢實。
?。?)、選取和維護運輸工具--正確選用運輸工具;對運輸工具進行維護。
?。?)、正確選取運輸路線(在運輸前再次對路線進行勘查,確保運輸條件與實際情況相符等)。
?。?)、人員的安排:明確人員的職責,進行相關的運輸安全進行交底。
1.5. 配送服務應急預案及處理 1.5.1. 組織保障 項目部下設專門的應急支持小組,建立內部和外部溝通機制。項目經理親自指導、指揮應急支持小組的日常工作,直接聽取應急支持小組的各種報告。在特定的緊急狀況下將召集會議,組織臨時機構或者親赴現場處理,直至緊急狀況解除。各分組組長負責其職責范圍內應急預案措施的組織、落實、實施。
1.5.2. 基本應急措施 針對影響正常運行典型的潛在風險因素,項目部將致力于通過采取“策劃、分析和提高作業水平”等措施予以防控。由于第三方責任、不可控因素等導致的實際發生的緊急情況時,將按照預先制定的應急預案,“即時報告、維護現場、請求支援、替換替代、調整計劃”等措施,必要時,項目部將臨時改變分工模式,由項目經理親自調配資源,消除或減輕緊急情況帶來的不利影響。項目部還將通過培訓,并制作便于攜帶的應急預案印刷品等方法,確保每一位具體從事現場操作的工作人員熟悉本應急預案內容,進而在緊急情況發生時,采取最為恰當的措施。
1.5.3. 應急預案 1、天氣突變應急預案:
如在運輸作業期間遇天氣突變,如降雨情況,及時對車輛采取防滑措施,保證貨物安全運抵指定地點。
2、車輛故障應急預案:
在運輸前,通知維修人員待命。在途中運輸車輛出現故障,立即安排維修技術人員進行維修。
3、道路緊急施工應急預案:
項目部大件物品運輸經過路線進行反復勘察,并在設備起運前一天再次確認道路狀況,掌握運輸路線的詳細資料。盡管如此,仍難以完全避免因道路緊急開挖施工導致的通行受阻情況。遇到此類情況,現場經理應及時采取補救措施,如難度較大項目經理將親赴現場,協調內外部資源,及時提出運輸路線整改方案,在施工部門配合下在最短的時間內完成對施工道路進行整改,確保物料運輸通行; 4、道路堵塞應急預案:
在物料運輸過程中遇到交通堵塞情況;服從當地交通主管部門的協調指揮,加強交通管制。如遇集市或重大集會,應建議改變運輸計劃,或者尋求新的通行路線,保證順利通過; 5、交通事故應急預案:
在運輸車輛發生交通事故時,現場人員及時保護事故現場,并上報項目經理、業主及保險公司,說明情況,積極協調交警主管部門處理,必要時,協調交警主
管部門在做好記錄的前提下“先放行后處理”; 6、加固松動應急預案:
運輸過程中,因客觀原因導致捆扎松動的情況下,由隨從的人員認真分析松動的原因,重新制定切實可行的加固方案,對大件物料進行重新加固; 7、不可抗力應急預案:
在運輸過程中有不可抗力的情況發生時,首先將運輸物料置于相對安全的地帶、妥善保管,不可抗力的影響消除后,如果具備繼續承運的條件,項目部將在確保設備以及運輸人員安全的前提下,繼續實施運輸計劃。
1.6. 配送服務流程 接到項目部配送通知→項目經理根據情況制定配送路線和方案及配送物料清單→通知配送部主管→調配司機及車輛關下發配送單→配送司機及隨車工出車→庫管按配送調配物料→配送至采購方指定地點→卸貨→配合接收人員驗收→不合格物料清點裝車(返貨并重新安排制作配送)→收貨方人員簽收 1.7. 配送時限 公司提供 7*24 小時免費送貨服務,對采購方宣傳物料實行免費的不限次數分批送貨,市區內可做到 0.5 小時內送達,外縣區可做到 2 小時內送達。送達地點包括到采購方及下屬分公司指定地點。
2. 售后服務方案 為規范售后服務工作,滿足采購方的需求,保證采購方在使用我公司產品時,能發揮最大的效益,提高用戶對產品的滿意度和信任度, 我公司針對 xxxxxxx 比選項目(xxxxxxx)制定此售后服務方案。
2.1. 售后服務內容 及方法 2.1.1. 售后服務內容 1、根據合同及技術協議的要求,對保修期內,因宣傳物料的制造,裝配及材料等質量問題造成各類故障或零件損壞,無償為用戶維修或更換相應零配件。
2、對保修期外的宣傳物料,參照采購報價(包括零配件,人員出差等)迅速、果斷排除故障,讓用戶滿意。
3、對采購方要求進行安裝調試的,在規定的時間內,組織人員對產品進行安
裝調試及對用戶工作人員進行使用培訓。
4、定期組織人員對采購方使用產品進行走訪,了解產品的使用情況,征求用戶對產品在設計,安裝,工藝等方面的意見。
2.1.2. 售后服務方法 1、電話咨詢
我公司設立電話咨詢服務熱線(xxxxxxx),有專人接收和受理貴公司使用產品過程中產生的問題咨詢。在接到貴公司的咨詢以后,根據咨詢內容的不同,熱線服務人員安排不同的專業人員在24小時內對貴公司咨詢給出電話或傳真答復。
2、電話技術指導 我公司設立電話技術指導服務熱線(xxxxxxx),接收和受理貴公司在使用產品過程中的故障申告、咨詢以及技術服務要求。在接到貴公司的故障申告、咨詢以及技術服務請求后,根據故障類型的不同,安排相應的技術人員予以電話指導。提供每天24小時開通的電話技術指導服務。
3、技術人員上門支持 我公司接到貴公司技術支持服務要求后,如果不能通過電話支持服務解決產品發生的故障,我公司將派技術人員赴現場排除故障。在故障解決后,對貴公司的工程技術人員進行現場培訓。培訓的內容與當次故障相關的內容或日常維護相關的內容。
4、業務管理和跟蹤 我公司對每個項目都建立日志和用戶檔案,貴公司所有的需求被記錄、備案,問題解決的全過程均有文檔跟蹤,以便保證服務質量。我公司定期和客戶進行溝通,能及時解決產品發生的故障和出現的問題。
5、退換貨流程 我公司承諾對于我公司提供宣傳物料無條件退換貨服務,并保證退換貨周期不超過2個工作日。所有退換貨按照以下流程進行。
2.2. 售后服務的標準及要求 1、售后服務人員必須樹立用戶滿意是檢驗服務工作標準的理念,要竭盡全力為用戶服務,覺不允許頂撞用戶和與用戶發生口角。
2、在服務中積極,熱情,耐心的解答用戶提出的各種問題,傳授維修保養常識,用戶問題無法解答時,應耐心解釋,并及時報告公司總部協助解決。
3、服務人員應舉止文明,禮貌待人,主動服務,和用戶建立良好的關系。
4、接到服務信息,應在 0.5 小時內答復,需要現場服務的,在客戶規定的時間內到達現場,切實實現對客戶的承諾。
5、決不允許服務人員向用戶索要財務或變相提出無理要求 6、服務人員對產品發生的故障,要判斷準確,及時修復。
7、服務人員完成工作任務后,要認真做服務記錄。
8、重大質量問題,反饋公司有關部門予以解決。
9、建立售后服務來電來函的登記,做好售后服務派遣記錄,以及費用等各項報表。
2.3. 售后 管理 工作流程 1、上崗,售后服務人員上崗工作前均需接受系統的上崗培訓。掌握基本售接到客戶退換貨申請 派專職負責人員電話或現場與客戶溝通確認退貨還是換貨 退貨 換貨 派人員取回入庫消毀 確定換貨原因 按要求重新制作 制作完內部檢驗合格后按客戶要求派送到指定地點請客戶驗收(退換周期不超過2個工作日)
后人員技能方可上崗。
2、安裝,(銷售部門接到訂單)
由售后部門主管與其他部門溝通并制定派工單,售后負責人指定出勤人員出勤。出勤人員應嚴格按照派工單要求為客戶進行安裝。安裝工作結束后要耐心詳細的向客戶接受本產品功能、操作方法、注意事項及安全警告等。最后客戶簽字確認方可撤離現場。
3、服務及維修,出勤人員接到派工單后應迅速趕往現場為客戶解決問題。如當時無法解決問題,要耐心禮貌的向客戶解釋緣由,并承諾解決期限??蛻艉炞植⒃S可后方可撤離。
4、復命,返回公司后應將本次服務內容或故障解決等信息按產品編號機型記錄連同派工單等一系列返回單據呈報給負責人收納管理。
2.4. 售后服務機構設置 我公司針對本項目設在本地設有專門售后服務機構,位于 XXXXX,售后 24小時服務電話:xxxxxxx. 售后機構人員配置情況 序號 姓名 職務 從業年限 聯系電話 1
項目經理 2
2
售后服務部主任 4
3
設計師 3
5
安裝工 4
6
維修工 4
7
設計師 4
8
設計師 5
2.5. 售后服務 管理考核辦法
1、投訴方式:用戶以來電、來函、來人方式反應服務人員工作中表現不良或對服務不滿意的即為投訴。
2、因以下原因造成用戶投訴的,一經查實,記大過一次,并采取有效措施挽回影響:
1)和用戶發生口角,頂撞用戶 2)對用戶索要財物,并提出無理要求的
3)為完成任務且未與客戶解釋說明而尚自離開現場的 實事求是按公司財務制度和銷售中心的有關規定報銷,提交報銷的各種票據應真實、合法、有效,出差的票據與出差地應相符,否則不予報銷,一旦發現弄虛作假的行為,視情節給予記過、記大過、辭退直至追究法律責任。
2.6. 售后服務承諾 xxxxxxx:
我公司自愿參加 xxxxxxx 比選項目(xxxxxxx)的投標。我公司鄭重承諾,如果我公司的投標被評定為中標,我公司對于中標貨物,除完全響應合同條款對伴隨服務和售后服務的所有要求外,還將按照以下條款提供優質和完善的售后服務承諾:
1、維修承諾 宣傳物料質量保修期為一年,在保修期內,產品在正常使用的情況出現故障,可以享有免費維修服務。質量保修期自送達簽收日起。
成立專項小組,定期對宣傳物料進行維護,檢修。
對本項目提供的宣傳物料、業務材料施行“三包”服務承諾。
提供 7*24 小時的售后服務。
對此項目廣告宣傳物料、業務材料實行終身維護、維修、保養措施。
下列情況不屬于保修和“三包”范圍內:
A.人為操作不當所造成的損壞; B.擅自改裝, 拆除造成的損壞與故障; C.因使用環境不符合本產品之要求所造成的損壞與故障; D.因不可抗拒因素(如地震、火災等)引起的故障和損傷。
2、故障維修響應時間承諾 在維保期內,提供 7*24 小時的維修服務,在接到報修通知后 0.5 小時以內,維修人員趕到現場服務并連續進行,直到故障排除完全恢復正常使用為止。一般故障 1 小時內修復。嚴重故障 24 小時內給予修復,如 24 小時內無法修復的,保修期內自動更換新產品或免費提供代用產品.特殊情況下,我司會提供備用廣告
宣傳物料、業務材料,確保正常使用。
3、產品保修承諾 為維護甲方的合法利益,我公司對本廣告宣傳物料、業務材料項目實行產品修理、更換、退貨的“三包”責任和義務。具體如下:
3.1 修理 在三包有效期內,我公司提供免費修理服務; 為維護甲方的利益,我公司嚴格要求維修人員不得使用與產品技術要求和質量要求不符的配件,同時認真做好維修記錄,記錄維修前故障和修理后的產品質量狀況;維修完畢,請使用單位檢驗修理后的產品及維修記錄; 我公司將保證常用維修備件的合理儲備,確保維修工作的正常進行,避免因缺少零配件而延誤維修時間。
3.2 更換 在保質期內,由于產品缺陷造成的損壞,由我公司負責為甲方免費更換同型號同質量產品。
在保質期內,因我公司未按合同或者協議提供廣告宣傳物料、業務材料備品,延誤維修時間,自維修之日起超過 1 日仍未修好的,修理者應在修理記錄中注明,憑此據由我公司負責為甲方免費更換同質量同標準的產品更換。更換時,應當提供新的產品 3.3 退貨 在保質期內,符合第二條的更換條件的,因我公司無法提供同型號的產品,甲方又不愿意更換其他型號而要求退貨的,可以無條件退貨。
在保質期內,符合第二條更換條件的,并嚴重影響宣傳品使用,我公司有同種類廣告宣傳物料、業務材料為貴單位更換,但是貴單位不愿意更換而要求退貨的,我公司將予以退貨。
3. 應急預案 3.1. 總則 3.1.1. 目的 及時應對和解決突發或重大服務質量問題,更好地維護客戶利益,全面提升
服務客戶的能力,完美完成本項目服務。
3.1.2. 工作原則 質量第一,用戶至上;反應迅捷,服務高效;誠信守法,規范操作。
3.1.3. 適用范圍 在本公司為 xxxxxxxxxxxxxx 提供宣傳物料服務中發生的,對正常供貨環節(生產、運輸、售后服務)產生影響的突發性事件和重大服務質量問題,以及客戶突發性產品需求。突發性事件包括:送貨車輛故障、惡劣性天氣變化等,重大服務質量問題有顧客質量投訴、售后服務投訴??蛻敉话l性產品需求是指客戶的應急訂單。
3.2. 組織領導及職責分工 3.2.1. 服務 網點及組織領導 成員單位:設計部、制作部、售后服務部、運輸部 3.2.2. 2 各相關部門職責 售后服務部,接到客戶投訴要按規定的時限認真進行處理,并及時對客戶予以回復,直到客戶滿意為止;遇有突發或重大服務質量問題的信息,應及時通制項目經理,并在 30 分鐘內給予答復,并制訂出解決方案。
售后服務部負責收集和匯總突發或重大質量問題的信息。遇到突發性事件,應該及時會同相關責任部門處理;遇到重大服務質量問題應該及時向公司領導匯報,并建議召開小組會議研究處理辦法和組織實施。
設計部應該會同售后服務部研究制定應對和解決突發和重大服務質量問題的預案,制定相關責任人,對預案全面掌握并能隨時操作和使用。而后,將預案及時傳達有關 部門和工位,并做好培訓工作。
制作部部要對供貨宣傳物料的產品設計性能和產品質量有所記錄,并在發生重大質量問題時能夠及時提供所需資料,積極配合售后服務部的工作。
運輸部對送貨車輛送貨前或途中出現故障,按本預案規定進行處理,以確保產品送貨工作不被延誤或最大程度地減少延誤時間。對突發性惡劣天氣導致送貨工作不能正常進行,按預案規定需要調整送貨時間的,負責向相關部門提報配合工作事項。
3.3. 應急處置方案 3.3.1. 送貨車輛故障處置 1 送貨車輛在送貨途中出現故障,送貨員要立即通知部門負責人,說明送貨車輛故障發生的詳細地點,并隨時保持通訊聯系。運輸部應該立即安排備用送貨車輛迅速前往接替,恢復正常送貨,并安排對故障車輛及時進行維修,保證送貨通道安全暢通。
2 送貨車輛故障如是交通安全事故造成的,未造成人員傷亡的,要立即派人前往處理交通事故,盡快恢復對客戶送貨,如車輛損壞無法送貨的,要同時安排替補車輛前往;如造成人員傷亡的,現場負責人員要立即組織搶救,并請示領導決定調整送貨時間。
3 項目部必須備有客戶的詳細檔案(電子或書面),并有安全備份,以便在實施應急措施時及時聯系客戶。
3.3.2. 惡劣性天氣變化及處置 惡劣性天氣主要是指由臺風、暴雨、強降雪等不可抗力的影響致使無法正常為零件客戶提供貨源供應服務的自然狀況。
1 因臺風、暴雨、強降雪等惡劣天氣引發局部重大災害的,無法對客戶提供貨源供應服務的,由項目部研究決定暫停、變更和恢復服務的時間、地點,并通過電話通知客戶。
2 因臺風、暴雨、強降雪等惡劣性天氣引發對部分區域客戶無法提供貨源供應服務的,一旦影響提供貨源供應服務的狀態消除,向客戶提供補貨。
3 運辦理部應每日查詢本地區三日內天氣預報,向員工發布,對惡劣性天氣要重點做好提醒工作。
4 設計部、運輸部、制作部必須備有所屬工作人員的全部通訊聯系電話,以便相關應急措施得到及時落實。
3.3.3. 重大服務質量問題處置 1 項目經理及售后服務部立即召集應急預案小組成員舉行會議,通報情況,研究應對措施,并將責任落實到相關部門。
2 根據會議要求,有相關責任部門啟用解決預案,對咨詢或者投訴的客戶立
即作出回應。售后服務人員保證 0.5 小時內到現場解決。
3 質量問題涉及到設計部和制作部的,相關部門要隨時提供技術參數和資料,以便現場服務人員能夠準確、快速地解決問題。
4 在服務過程中,要征求客戶意見,制定客戶滿意的技術方案。免費提供技術、人員和工具處置重大服務質量問題,并給予客戶以技術指導,技術指導不明白不準離開現場,待用戶滿意后,方可離開現場。
3.4. 客戶突發性產品需求 1 因突發性產品需求涉及到的臨時補貨。
2 為了應對突發性產品需求,在倉庫要有充足數量的貨源、相關配件和工具,并由專人保管,以備不時之需。
3 對于突發性產品需求,應該及時上報到總公司,由總公司批準后,及時向運輸部發出通知,爭取在最短時間內將客戶所需產品制作完畢送達,并且應急小組的專業設計及制作技術人員要隨同產品及時到達現場。
4 工作人員到達現場之后,要與客戶溝通,制定客戶滿意的技術方案,及時完成產品的安裝與調試。在安裝前,我方人員對安裝工作給予技術指導,并為滿足、保證宣傳物料正常使用,安裝質量進行檢驗和測試。
5 當供應宣傳物料出現故障或有部件需要更換時,根據用戶通知,公司要及時派有經驗的技術人員現場處理問題及指導更換部件,指導用戶滿意為止。
3.5. 應急制作方案 當接到緊急制作通知后,負責人會在第一時間領取到制作詳細信息。確認資料后立即通報相關人員,作宣傳物料版面的設計制作,同時通知倉庫準備原輔材料、包裝物。生產部接到通知后,立即調整制作設備,挑選工人,馬上投入生產,運輸部門準備好車輛,配備好人員,隨時準備發貨,在確保安全和質量的前提下最快交付客戶。一般應急宣傳物料制作 1-2 小時內交付用戶,物殊宣傳物料 24小時內交付用戶使用。特急進入加急處理程序,特殊安排,確保按用戶需要時間及時交貨。
3.6. 原材料采購應急預案 (一)目的 :
為了有效確保宣傳物料制作的寫真 PP 背膠、KT 板、噴繪布、亞克力板等主要原輔材料等采購物資的供應,預防因采購物資的短缺或不當等因素引起的意外損失,保證采購物資供應的及時有序、保質保量,結合公司工作實際制定本預案。
?。ǘ┓秶?本預案適用于 xxxxxxxxxxxxxxxxx 宣傳物料制作項目主要原輔材料等采購物資的供應,在緊急情況下的預防及應急處理。
?。ㄈ┙M織機構及職能:
公司成立采購物質供應應急工作小組:
組 長:總經理
副組長:項目經理、采購總監、分管副總 成 員:各部門經理及采購部員工 1、認真貫徹公司關于采購物資供應的決策和部署,統一組織、實施 xxxxx宣傳物料制作項目主要原輔材料的采購和供應工作。
2、根據各類原輔材料的采購供應情況,決定是否實施采購應急處理預案。
3、負責在緊急狀態下, xxxxxxxxxxxxxx 宣傳物料制作項目主要原輔材料采購物質的供應情況及采購應急處理預案的實施情況向公司高層匯報。
?。ㄋ模┎少徫镔Y供應的應急情況 1、xxxxxxxxxxxxxx 宣傳品物料項目主要原輔材料供應不及時,不能與生產計劃相協調; 2、在采購過程中,xxxxxxxxxxxxxx 宣傳物料制作項目主要原輔材料達不到公司的品質要求; 3、受市場變化的影響,xxxxxxxxxxxxxx 宣傳物料制作項目主要原輔材料采購的供應跟不上計劃或是達不到生產訂單的需求; 4、主要原輔材料供應商由于某種因素導致原輔材料供應出現短缺,且短期內不能解決的。
?。ㄎ澹贝胧?1、日常采購依據安全庫存量規定。安全庫存量規定見下表。
2、主要原輔材料必須有 2 家以上的供應商,具體見下表。
3、建立起主要原輔材料后備供應商,并納入公司合格供方名錄。
4、采購過程的應急措施:
結合對公司合格供應商和后備供應商相關情況,當出現原輔材料短缺或達不到公司要求的情況時,及時調用公司后備合格供應商;受市場變化的影響,xxxxxxxxxxxxxx 宣傳物料制作項目主要原輔材料采購供應跟不上計劃或是達不到生產訂單的需求而導致原輔材料短缺時,及時將物料的采購情況反饋給公司領導和相關部門,或是擴大市場采購范圍,或是根據原料的供應情況調整生產。
5、制作生產部門結合 xxxxxxxxxxxxxx 宣傳物料制作項目主要原輔材料的供應進度,合理調整生產。
?。┌踩珟齑媪恳幎?1.目的 本文件規定了輔助材料的安全庫存情況,以保證能及時提供生產所需的輔助材料. 2.職責 倉庫保管員根據倉庫庫存情況及安全庫存規定及時通知采購部,采購部根據倉庫要求及時通知供應商送貨。
3.輔助材料安全庫存量 材料名稱
單位
安全庫存量
備注
亞克力板 5mm 張 50
亞克力板 3mm 張 50
亞克力板 10mm 張 50
KT 板(2.4mx0.9)
張 100
KT 板(2.4mx1.2)
張 100
Pp 寫真背膠 635 卷(50 米/卷)
10
Pp 寫真背膠 914 卷(50 米/卷)
10
Pp 寫真背膠 127 卷(50 米/卷)
10
Pp 寫真背膠 152 卷(50 米/卷)
10
635 膜 卷(50 米/卷)
10
914 膜 卷(50 米/卷)
10
127 膜 卷(50 米/卷)
10
152 膜 卷(50 米/卷)
10
2A 噴繪布 914 卷(100 米/卷)
10
2A 噴繪布 152 卷(100 米/卷)
10
2A 噴繪布 240 卷(100 米/卷)
10
2A 噴繪布 350 卷(100 米/卷)
10
A4 高光像紙 張 10000
A3 高光像紙 張 10000
寫真燈片 平 500
白鋼板 張 80
雙透布料 平 1000
鋁型材 根 100
復印紙 箱 10
易拉寶 套 100
X 展架 套 100
?。ㄆ撸┲饕o材料供應商和后備供應商名錄 物料
供應商
備注
其他
寫真噴繪耗材類
后備供應商
后備供應商
紙張類
后備供應商
后備供應商
鋼材
后備供應商 鋁材
后備供應商