項目檔案資料管理規程

　項目檔案資料管理規程 第一節 通則 1 總則 1、為規范高速工程建設項目工程檔案、行政檔案管理以及項目竣工文件材料立卷歸檔工作，保證建設項目檔案質量，使其能夠完整、準確、安全和有效利用，根據中華人民共和國《檔案法》、國家《基本建設項目檔案管理暫行規定》（國檔發[88]4 號）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-89）、《公路工程竣（交）工驗收辦法》（交通部令[2004]第 3 號令）和《關于貫徹執行公路工程竣交工驗收辦法有工事宜的通知》（交公路發[2004]446 號）、《公路工程質量檢驗評定標準》（土建工程）（JTG F80/1-2004）和《公路工程質量檢驗評定標準》（機電工程）（JTG F80/2-2004）、《國家行政機關公文處理實施細則》等有關規定和要求，結合項目管理實際情況，特制定本管理規程。

　2、工程建設項目檔案是指在新建或改建工程建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工、竣工等全過程中形成的具有保存、查考利用價值的文字材料、圖紙、圖表、計算、聲像等各種形式和載體的文件材料。

　3、工程建設項目檔案是工程建設的原始記錄，是對工程建設整個過程的真實記載，又是檢驗工程質量、結算工程建設投資、交付使用、建立固定資產的重要依據，它還是新建工程投入運營、使用、管理、維修、養護、確保生產能力的參考依據。在工程改建、擴建時，也將是不可缺少的重要基礎及依據性資料。

　4、本管理規程適用于公司范圍內在建工程建設項目的檔案資料管理及竣工文件檔案的編制，其他擴建或改建工程項目可參照執行。

　2 工程檔案管理的職責劃分 1、管理處（組）負責統一管理項目檔案管理工作，業務上受省交通廳及省檔案主管部門的指導與監督。

　2、建設項目檔案工作是高速公路建設的重要組成部分，應將其納入到公路建設工作的全過程，管理處應明確檔案工作分管領導，建立與工程檔案工作相適應的管理機構，配備檔案管理專職人員，不斷熟悉上級部門檔案管理有關法律、法規，不斷完善檔案管理制度，并負責組織、協調和指導參與項目建設的設計、

　施工、監理等單位檔案管理和竣工文件的編制工作。

　3、項目建設過程中，管理處（組）要建立項目檔案管理網絡，層層建立檔案管理崗位責任制。在項目建設的各個階段，各設計、施工、監理及科研單位均應明確專人負責檔案工作，根據管理處（組）的要求，在各自職責范圍內做好與建設項目有關的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

　4、各監理單位應將竣工文件的編制和檔案整理工作作為工程質量監理工作的內容之一，對承包人進行監督管理。

　3 工程檔案管理控制措施 1、工程檔案管理工作應與高速公路建設同步進行，即從項目立項開始就著手進行文件材料的收集、積累和整理工作。在簽訂勘測、設計、施工、監理等協議（合同）時，要對工程檔案的質量、份數和移交工作提出明確要求。在工程實施階段，檢查工程進度與施工質量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況。進行單位、分部、分項工程質量等級評定和單項工程驗收時，要同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量，并在驗收后，及時整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。

　2、各工程參建單位應建立檔案工作的“四納入”和“三參加”制度。“四納入”即將建設工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關領導和工程技術人員的崗位職責中；納入經濟責任制。“三參加”即建設項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質量評定會；參加設備開箱驗收；參加工程合同段驗收和項目交工和竣工驗收。

　3、項目檔案管理工作質量的高低是衡量高速公路建設質量的一個重要方面。對于未能按要求完成竣工文件編制和檔案整理工作的，管理處（組）應通過扣發工程質量保證金等措施督促相關單位搞好檔案管理工作。

　4、管理處應根據工程進度填寫《國家、省重點項目檔案管理登記表》并報送省檔案局、省交通廳等行業管理和上級部門。

　4 工程檔案的整理、匯總和移交 1、管理處（組）負責組織項目全部歸檔文件的匯總整理，并根據項目檔案分類編號有關規定，完成案卷總目錄的編制工作。

　2、項目檔案資料由管理處（組）匯總后，按規定流向統一向有關單位辦理移交，移交工作應在工程竣工驗收后三個月內完成。

　3、管理處（組）向有關單位移交檔案時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙份數等，并有完備的清點、簽字等交接手續。

　5 工程交（竣 ）工檔案專項驗收 1、工程項目在交（竣）工驗收前，必須進行檔案專項驗收。一般情況下，工程檔案專項驗收由省檔案主管部門會同省交通行業主管部門組織進行。

　2、在組織高速公路建設項目交（竣）工驗收時，驗收委員會應有省檔案管理部門派員參加。在項目交（竣）工驗收報告中，應有項目檔案工作總結的章節，在竣工驗收鑒定書中要對檔案管理工作及結果進行評價。

　3、工程檔案專項驗收前，管理處（組）應組織施工、監理、設計及使用等有關單位的項目負責人，工程管理、工程技術負責人，對項目檔案進行自檢，并做出檔案自檢報告。

　4、工程檔案專項驗收時，驗收組一般按以下抽查頻率抽查項目檔案的歸檔情況：竣工檔案案卷數量超過 1000 卷的，抽查 15%的項目檔案；檔案案卷數量在 1000 卷以下的，抽查 30%的項目檔案。對工程檔案完整、準確、系統性的專項驗收評價意見，建設、設計、施工、監理單位應在正式交（竣）工驗收前限期整改完成。

　6 項目檔案分類編號規則 1、本規則規定了高速公路工程建設項目檔案的分類原則、分類方法和類目設置范圍。本規則適用于除高速公路以外的其他一級公路、普通公路建設項目檔案的分類整理、組卷和排架管理。

　2、工程檔案分類原則是以高速公路建設全部檔案為對象，結合建設項目的內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，便于現代化管理與開發利用。工程項目檔案分類設置如下：

　(1) 一、二、三級類目，由當地檔案管理部門或檔案接管單位自行制定，以最新規定為準。

　(2) 四級類目：即公司在建各項目。

　(3) 五級類目：即項目檔案六大類型（詳見附錄 A），包括：項目綜合類（即甲方綜合文件材料）、工程造價管理類、工程竣工圖表類、工程施工類、工程監理類、工程科研類。

　(4) 六級及以下類目設置：參照“附錄 A”中檔案的類目劃分及項目特點確定。

　3、工程施工類除施工綜合文件及合同段標準試驗、原材料出廠三證、質量檢驗報告以時間順序分類組通用卷外，其余技術資料基本遵循單位、分部、分項工程的劃分原則進行分類，以分項工程為單元依次進行組卷。

　4、工程檔案分類中的類目標識，統一采用阿拉伯數字編號標識，分類號中每一級位類目之間，用“-”號或間隔號“.”隔離開。

　5、聲像、照片或其他非紙質載體形式的檔案，其形成、反映的內容和作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯系，一般不單獨設置類目，可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號。因其載體形式和保管要求不同，應分庫保管。

　6、本管理規程將隨著交通及檔案主管部門有關規定和國家公路建設施工規范的變化而作適當修訂。

　關于檔案的檔號編寫方法，以各項目為例示意如下 GL5.1.YB-4.3.1.1.1-001案卷號或流水號分項工程（土方路基）分部工程（路基土石方工程）單位工程（路基工程）合同段號工程施工類鹽壩高速公路項目三級類目（道路）二級類目（公路工程）一級類目（公路）

　第二節 項目檔案資料的構成與整理 項目建設過程中，凡是反映與建設項目有關的重要活動、具有查考利用價值的各種載體的文件材料，都應歸入項目檔案。工程項目各參建單位包括建設、設計、施工、監理、科研等單位均應在各自職責范圍內做好與建設項目有關的文件材料的收集、整理工作，并將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件材料收集齊全，在歸檔前進行系統整理。

　為確保完整、準確、系統地把項目整個過程中直接形成的文件材料收集起來，將應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄整理好，形成合格的竣工文件，結合各項目管理模式、管理處（組）機構設置及部門職能

　劃分原則，對各項目檔案資料歸檔范圍、主要流向、保管期限及責任編制單位進行了劃分，具體說明如下：

　1 甲方文件：

　由管理處（組）負責主理完成。其中，項目前期、交（竣）工驗收階段所形成的文件材料以及項目建設過程管理文件材料，由管理處（組）會同相關主管部門負責整理立卷。

　項目征地拆遷文件、招投標及合同文件、工程造價文件、工程決算及審計報告等有關文件材料應分別由管理處（組）相關部門根據文件材料形成的階段、性質、內容分類整理組卷。

　2 設計文件：

　由管理處（組）會同設計單位主理完成。

　工程項目設計文件材料包括地質勘察資料、初步設計、方案設計、技術設計、總體規劃設計、工程概預算、施工圖設計、專項工程勘察設計文件、設計計算書等，由管理處（組）會同設計單位按項目、分不同階段及專業分別整理組卷。

　1 施工文件：

　由工程施工單位負責主理完成。

　1、工程項目施工階段形成的文件材料，包括施工過程中產生的一切施工技術資料及原始記錄、統計資料、竣工圖表等，原則上一律以合同段為單位分別編制，各合同段的起終點樁號以施工圖設計為準。

　2、當一個承包人同期承建同一項目的若干單位工程時，工程施工綜合文件可以合并組織，工程施工技術文件則應按單位工程組織。當一個單位工程由若干承包人承建，各承包人應各自組織整理所承建工程的工程施工文件材料，然后由管理處（組）或指定的承包人進行匯總。

　 4 監理文件：

　由監理單位負責主理完成。

　工程項目監理文件材料，包括監理綜合文件材料、監理指令、停（復）工令、備忘錄、有關會議紀要、施工質量及進度、合同等的管理文件，工程計量與支付、與合同各方的往來文件等均由監理單位按合同段、階段、問題分類等進行整理組卷。

　5 工程科研文件：

　由科研單位負責主理完成。

　管理處（組）負責組織協調項目整個竣工文件的編制工作。施工、設計、監理單位在完成各自竣工資料的編制工作后，應分別向管理處（組）及有關檔案管理部門移交。

　遵照以上分類，從橫向劃分，可以將項目檔案劃分為項目行政檔案和項目工程檔案兩大部分。以下章節，將就項目行政檔案資料管理規程和項目工程檔案資料管理規程做詳細闡述。

　第三節 項目行政檔案資料管理規程 1 行政公文格式 項目行政公文（以下簡稱“公文”，亦即紅頭文件），是指項目在建設管理過程中形成的具有法定效力及規范體式的文書，是項目依法管理和進行公務活動的重要工具。

　廣義地講，項目行政公文主要包括項目在日常管理過程中的收發文、函、電，內部請示、報告、情況反映以及決策情報等文本文件與電子文件等。

　行政公文格式一般包括發文機關、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送機關、印制份數等基本要素。從內容來分，行政公文的格式由主要結構和附加標記兩部分組成。管理處對外行文應嚴格遵照《國家行政機關公文格式》（2001 年 1 月 1 日起施行）及集團總部有關行文規定。具體要求如下：

　1.1 主要結構部分 1、標題：應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　2、主送機關：指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。普發公文不寫主送機關；向上級機關報告和請示的公文，一般只寫一個主送機關，不能多頭分送，以免責任不明，延誤問題的及時處理。

　主送機關在標題的下面，正文之前，靠左側頂格書寫，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關

　名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

　3、正文：是公文的主體，是反映公文內容的重要部分。除綜合性內容的公文外，應一文一事，以便于分送和分理。

　4、附注、附件：是公文的附加說明，也是公文的重要部分。附注（需要說明的其他事項）并不是每份公文都有，若有，應加圓括號標識在成文日期下一行。公文如有附件，在正文下空一行左空 2 字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件名稱后不加標點符號。

　5、發文機關標識：發文機關標識應當使用發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件” 組成；特定機關可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為 80mm。聯合發文，主辦機關排列在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下距中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

　6、成文日期：以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人簽發日期為準。成文日期應采用公元紀年法，要求一律寫明年、月、日全稱，不能省略。會議通過的公文，其通過日期通常加括號寫在標題的下方中央。

　7、印章：公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋公章。單一機關制發公文，落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期；聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。印章間互不相交或相切。

　聯合發文時，發文機關的名稱通常署在附注或（正文）末尾的下方右側，印章則加蓋文件末尾發文時間的上面，用印位置要求上不壓正文，下要騎年蓋月。

　特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。

　8、抄報、抄送機關：指除主送機關外需要執行或知曉公文的其它機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。對上級機關用“抄報”，對同級、下級和不相隸屬的機關單位均用“抄送”。

　9、簽發人：通常在上報的請示、報告等公文和告啟類公文中使用。在上行文中，由簽發人在姓名后加“簽發”二字，或在姓名之上加“同意上報”等字，簽發

　位置通常在發文字號右側。如有多個簽發人，發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行，紅色反線下移。

　1.2 附加標記部分 1、發文字號：簡稱“文號”，即公文的編號，包括機關代號、年份和序號三個組成部分。其中年號應用六角括號括起，并用公元全稱。序號不編虛位（即 1不能編為 001），不加“第”字。聯合發文時，通常只用主辦機關的文號。

　管理處紅頭文件統一以集團總部的名義下發，由管理處各主辦部、室擬稿后統一交總部辦公室校印、編號并發送。

　管理處對外一般性業務函件，行文采用“XX高速公路養護部”文樣（藍頭文件，格式見 SZEW/EM/B-112-1-B0），文號編寫為“XX（項目簡稱，如深高鹽壩）路文[××××（年份）]×號（序號）”，由養護部行政事務部統一進行編寫。

　管理處會議紀要如部門經理辦公會會議紀要、工作會議紀要、專題會議等，文件編號應首先分類，然后按年度、次序等依次編號。（會議紀要格式見SZEW/EM/B-112-2-B0，會議紀要簽發單格式見 SZEW/EM/B-112-3-B0）

　2、密級和保密期限：涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明印數序號。“密級”和“保密期限” 標志一般頂格標識在版心右上角第一行，之間用“★”隔開。

　3、緊急程度：是對公文送達和辦理的時限要求，一般分為“急件”、“特急件”和“限時送達”等幾種，與“平件”相對。緊急程度的標志一般頂格標識在版心右上角第一行。

　4、閱讀范圍：指特定文件的發送范圍和規定傳達和閱讀的對象。一般在下行文中才能使用，其位置放在發文日期之下，抄送單位上面，并加括號，有時也在正文末尾加以注明。

　5、主題詞：即是用規范化動名詞或詞組簡明扼要反映公文主題，其位置排在“抄送機關”之上左側。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

　6、印發機關和印發日期：位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）。印發機關左空 1 字，印發日期右空 1 字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿

　拉伯數碼標識。

　7、公文份數序號：是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。

　除上述內容和標志外，公文外觀形式均要求符合國家規定標準，行文一律用國家規范的文字自左至右橫寫橫排，書寫使用鋼筆或毛筆或打印體，禁止使用圓珠筆、鉛筆，更不能復寫。文面的眉邊留空要恰當，公文用紙一般為 A4 型（210mm×297mm），左側裝訂等等。

　2 工作便箋格式 項目實施過程中，除紅頭文件及一般對外業務聯系的函件（藍頭文件）外，項目合同各方（管理處、監理辦、承包人等）間的日常工作行文大部分采用“工作便箋”形式，具體格式參見“SZEW/EM/B-112-4-B0”，說明如下：

　1、通用格式首行（XXXXX）代表發文方名稱，應視實際發文單位不同而改變，如可為深圳市鹽壩高速公路養護部、第一監理辦、第一合同段等等。

　2、文件送發時，發文方應統一編寫“發函編號”、“發函日期”、“送發份數”“抄送單位”等函件基本要素。

　3、“發函編號”應體現文件主要流通通道，由發文方及文件主送單位確定，因此也稱發文路徑。項目實施階段，發文路徑由發文方視文件走向逐步擬定。管理處部門對監理辦及承包人的發函編號可參見檔表-12。

?。?）一般情況下，“發函編號”要求由以下三部分構成，即發文方簡稱+文件主送方簡稱+流水號；“收函編號”由收文方統一進行編號。

　如從施工管理部發文主送第一監理辦，發函編號可編寫為：SG→JL1-xxx，其中，SG 表示施工管理部， JL1 表示第一監理辦，xxx 表示該路徑發文流水號，從 001 開始。相同路徑“發函編號”不允許重復。

?。?）“發函日期”及“收函日期”以文件簽發及實際收到日期為準。

?。?）“關于…”是函件題名，為便于函件檢索，要求函件題名必須準確。

?。?）文件“印發份數”以文件存檔及實際送達份數確定。

　部門工作便箋發文編號由養護部部門自行編寫。

　3 行政公文辦理程序及其基本要求 公文辦理，指對公文的制作、處理和管理，也指公文從形成、運轉辦理、傳遞、存貯到轉化為檔案或毀滅的完整生命周期中，以特定原則和方法對公文進行制作、加工、利用、保管、料理，使其完善并獲得必要功效的行為或過程。

　管理處行政公文處理辦法，必須遵照國發[2000]23 號《國家行政機關公文處理辦法》及集團總部行文有關規定，符合深圳市政府辦公廳公文處理有關要求。

　行政公文辦理基本流程為（其中括號中為以總部名義紅頭文件流程）：

　文稿交擬→承辦人擬制→部門負責人審核→有關部門會簽→行政事務部核稿→項目領導簽發（→項目領導審核→工程部復核→公司領導簽發）→辦公室繕校→用印→封發→收文→分理→擬辦→批辦→承辦→催辦→辦復→歸檔立卷→銷毀等。

　3.1 發文辦理 管理處對外發文主要分兩種形式：一是以集團總部名義對外的行政公文（紅頭文件），二是以管理處名義的一般業務函件及部門工作便箋。

　發文辦理是指制發文件的過程，包括交擬、擬制、審核、會簽、簽發、復核、繕校、用印、登記、分發等過程。

　1、交擬：指管理處總經理將撰寫文稿的任務交給有關部門或撰稿人員，這是公文撰制的起點。一般情況下文稿遵照主管（主辦）者草擬原則。

　2、擬制：指承辦人根據領導意圖撰寫公文的內容。其基本要求是：符合國家方針、政策、法律、法令和有關規定；符合客觀實際；主旨鮮明準確；詞章準確、嚴密、簡練、生動；書寫清楚整潔；講究實效；符合保密制度要求。

　擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部

　門會簽后報請管理處總經理協調或裁定。

　3、審核：指對擬制好的公文稿的審查。以集團總部名義對外的公文，由經辦人擬稿后附總部發文稿紙，在管理處內部審查完畢后交工程部執行公司發文程序。以管理處名義或部門名義對外的公文，由經辦人擬稿后附管理處“發文審批表”（ SZEW/EM/B-112-5-B0），送部門負責人及行政事務部指定專人審核。審核的重點是：是否確需行文；是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合有關規定等。

　4、簽發：指集團總部或管理處總經理對已審核的文稿進行最后審定，使之成為最后定稿或批準印發的一項決定性工作。一般情況下，公文經核稿后由辦公室送經有關分管領導審核、簽認完畢后，由集團總部領導或項目總經理簽發；簽發文件的領導外出期間，可根據授權情況由分管業務領導審批、簽發有關文件。

　部門工作便箋一般要求由主管（主辦）人員擬稿，報部門經理審批簽發（必要時商相關部門會簽、重要問題應報管理處總經理審批）后正式成文下發。

　管理處內部常規會議紀要的簽發可按“會議紀要簽發單”規定格式簽發。但對于可能涉及合同糾紛的會議紀要，則必須要求與會人員在會議紀要后直接補上手簽名后方可下發，或在會后另行簽署相應協議解決。

　5、合簽：指兩個以上的單位或部門領導人對文件的聯合簽發。一方面，幾個單位（或部門）聯合發文時，由擬稿單位（或部門）領導簽發后，再送其余單位領導（或部門）核簽；另一方面，一些政策性或業務性很強的文件，由主管單位（或部門）領導簽發后，再由其他單位（或部門）領導核簽。

　6、繕校：是對發文的繕印和校對，是將文稿定稿制成正本的技術性工作。公文經領導簽發后正式印制前，行政事務部應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件是否齊全，最后負責編號并套印相關格式。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

　7、用?。褐冈谛枰糜≌碌墓纳霞由w機關或機關負責人的印章。用印時首先檢查是否確系有效簽發公文，其次用印端正清楚并壓蓋發文機關名稱和時間。

　部門工作便箋不加蓋管理處公章，以部門負責人簽字為準。

　8、封發：是文件的封裝和發送，所有文件按規定份數正式成文后統一交行政事務部送發。

　文件發送過程中，簽收手續如收件人、收件份數、收件日期等必須完善。發文登記格式可參見檔表-06。

　3.2 收文辦理 收文辦理指對收到文件的辦理過程，包括文件簽收、登記、審核、分理、擬辦、批辦、承辦、催辦、辦復等程序。管理處文件傳遞在遵循集團總部有關規定的基礎上，具體處理過程如下：

　1、為便于行政檔案管理，在項目實施階段，規定監理辦及承包人對管理處上報文件基本按一式三份原件進行報送。

　2、收文：是指收發人員收入外單位發來文件的工作，由行政事務部完成。其它部門一般不直接收受、批轉文件。如因特殊情況收受文件后應立即交送行政事務部，進入正常的收辦文程序。收文基本程序是：將來件逐件清點，核對；對收進文件進行編號、登記，收文登記包括收文時間、收文編號、來文機關、來文文號、文件標題或摘要、份數、密級、緊急程度和有無附件等項目。

　收到下屬單位上報的需要辦理的公文，行政事務部應當進行審核。審核的重點是：是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地方職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

　3、分理：經審核，對符合規定的公文，行政事務部應貼附“文件處理表”（ SZEW/EM/B-112-7-B0）進行處理。首先，行政事務部應對處理文件提出分理意見并于當日分送擬辦部門，需要兩個以上部門處理的文件應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合規定的公文，經行政事務部負責人批準后，應退回呈報單位并說明理由。

　收到上級機關下發或交辦的公文，由行政事務部主任批示或呈送項目領導批示后交有關部門處理。

　4、擬辦：擬辦部門收到交辦的公文后應當及時處理，提出擬辦意見，不得

　延誤、推諉。具體要求：凡屬本部門職權范圍內的工作，應直接提出擬辦意見；凡涉及其它部門業務和職能的事項，由主辦部門主動與其他部門協商處理；凡須報請管理處總經理審批的重要事項，應提出處理意見，報領導批示后再具體辦理。

　部門對文件處理完畢后（需簽署處理結果意見），文件及處理表原件由主辦部門直接返還行政事務部，行政事務部應視文件具體處理情況呈交領導批示或閱示。

　緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回行政事務部并說明理由。

　5、批辦：項目領導對呈送的公文及公文擬辦意見提出指示性意見。對于有擬辦意見的公文，應批明是否同意或修正、補充的意見。批辦文件時，先要認真閱讀文件，然后斟酌擬辦意見，迅速批示，完畢由行政事務部及時退交擬辦部門。

　6、承辦：指項目有關部門根據擬辦和項目領導批辦意見，具體處理公文、執行公文精神的工作。

　7、催辦：指對公文承辦的檢查和督促。送領導批示或者交有關部門辦理的公文，行政事務部要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。這一工作是為避免出現公文積壓、辦事拖拉的現象。催辦的方式靈活多樣，可通過面詢、電詢、便函催詢等形式。

　關于文件催辦事宜，行政事務部收發人員必須做到定期查詢，特殊情況應向部門負責人報告。

　8、辦復：辦復是對公文承辦完畢后，將公文處理結果及時報告有關領導人。

　9、傳閱：是指對有關來文，按領導批示意見需經多個部門和領導人閱讀時組織的傳遞閱讀工作。傳閱要分清主次和先后次序，傳閱過程中既要防止漏閱現象，也不可出現公文旅行、停滯積壓的行為，另外，還要注意保密，防止公

　文遺失。

　10、審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　11、文件全部處理完畢后，已處理文件及文件處理表均應返還行政事務部。行政事務部做好以下兩方面的工作：

?。?）對文件處理表進行復印，同來文原件一份裝訂在一起返還有關部門傳閱或備查。

?。?）將文件處理表原件及來文原件一份及時歸檔。

　12、文件在整個傳遞及處理過程中，應嚴格履行登記簽收雙控手續，簽收人、簽收日期等必須完善。收文處理登記格式見 SZEW/EM/B-112-8-B0。

　3.3 公文歸檔 1、文件辦理完畢后，行政事務部應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時對來往文件原件（含發文稿及文件處理表）進行整理和歸檔（立卷）。任何個人均不得保存應當歸檔的公文。

　2、歸檔范圍內的文件要根據其相互聯系、特征和保存價值等不同類別制定不同分類大綱進行整理（立卷），保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映項目的主要工作情況，便于保管和利用。

　來文應根據來文單位或文件類別進行歸檔編號和組卷，發文應根據發文路徑的 不 同 分 別 來 組 卷 歸 檔 ， 詳 見 “ 管 理 處 文 件 資 料 分 類 一 覽 表 ”（SZEW/EM/B-112-9-B0）

　說明：示意圖中三級分類號以后繼續分類可由歸檔人員自行掌握。

　項目來往文件歸檔均要求遵照中華人民共和國《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-89）進行歸檔，目錄要求全部打印。

　3、聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制或其他形式的公文副本。

　4、擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　3.4 公文管理 1、行政公文由行政事務部設專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀等的管理。

　2、作為檔案管理的職能部門，行政事務部除應不斷熟悉并建立健全有關規定外，還應建立完善的文件查閱登記制度。對于一般性文件，查閱時實行登記；對于有密級規定的重要文件，查閱時必須征得行政事務部主任或管理處總經理的同意。文件查閱登記格式見 SZEW/EM/B-112-10-B0。

　3、上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，外單位需經管理處總經理或行政事務部主任批準后方可翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。

　4、公文翻印作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

　5、公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　6、不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經行政事務部主任批準，可以銷毀。

　7、銷毀秘密公文應當指定場所，由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

　8、機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤消時，需要歸檔的公文整理（立卷）按有關規定移交檔案部門。工作人員調離崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

　9、涉及電子文件等其他公文的使用和管理，按照其他有關規定執行。

　3.5 簽報基本程序 1、管理處內部部門向領導請示工作均要求采用簽報形式，使用SZEW/EM/B-112-11-B0 格式。簽報一般涉及管理處或部門的重要工作，是需向上級領導呈報的專項報告，采用公司統一規定格式。

　2、簽報一般由對口業務的主管（主辦）人員擬稿，部門負責人簽署意見，再送管理處總經理審批。如請示的事項涉及其他部門時，應先送有關部門會簽。

　3、簽報內容一般包括：事件發生的時間、地點、現象描述；事件發生原因分析；可能引起的各種結果和對項目管理的影響分析；提出處理解決問題的具體建議等。

　4、簽報請示一般是逐級進行，特殊情況也可以越級簽報請示。

　5、一般情況下，簽報由部門完成后，由行政事務部統一報送并跟蹤，同時辦理登記、簽收手續。緊急情況可在登記后，由部門直接報送并跟蹤，但應完善登記、簽收手續。

　6、簽報完成簽批手續后，行政事務部在保存原件的同時，應及時復印一份退回主辦部門備查。由部門自行報送、跟蹤的簽報，完成審批手續后，原件應交行政事務部存檔，部門留存復印件。

　7、各級領導在收到書面簽報單后一般在 3 天內應給予明確的批復意見。

　第四節 項目工程檔案資料管理規程 1 項目招、投標文件的管理 1.1 招投標文件材料的組成 1、招、投標前期準備階段文件 （1）招標機構成立有關文件 （2）標底編制有關文件 ①確定標底編制單位過程文件 ②標底文件 （3）工程合同段劃分有關文件 2、招、投標實施階段文件 （1）招標公告； （2）資格預審文件：含資格預審過程中有關請示、報告、審查表、核準表、資格預審文件的購買登記等有關文件； （3）招標文件：含招標須知、合同一般條款、合同專用條款、合同量清單及其它附件、補遺書、

　招標文件的購買登記等有關文件； （4）投標文件：投標單位確定過程文件（如抽簽通知及抽簽表等）、投標邀請書、邀請投標單位資格預審文件、投標文件等。

　3、評標、開標、定標階段文件 （1）評標文件：包括評標委員會的成立、評標專家等的確定文件、技術標書符合性及報價符合性審查等文件。

?。?）開標文件：包括標前會、開標會簽到表、會議議程、會議記錄等有關文件。

?。?）定標文件：包括定標原則等有關文件。

　4、中標文件：包括發包申請、簽發中標通知書申請等有關文件、中標通知書等。

　1.2 招、投標文件的歸檔整理 一般情況下，建設項目招、投標文件的歸檔過程應基本遵循招、投標過程的幾大階段及基本程序，在招、投標階段工作結束后三個月內完成歸檔工作。招、投標文件所有歸檔文件均要求為原件（正本），歸檔目錄嚴格遵循科技檔案卷內目錄格式。

　2 項目合同文件的管理 2.1 合同分類 一般情況下，公路建設項目合同大致可分為以下七大類：

　1、A 類合同：建筑安裝工程合同 2、B 類合同：設備及工具、器具采購合同 3、C 類合同：工程材料采購合同 4、D 類合同：征地、拆遷合同 5、E 類合同：工程勘察、設計類合同 6、F 類合同：工程監理類合同 7、G 類合同：其他類合同 2.2 合同編號 一般情況下，合同編號應由“項目編號＋合同分類號＋三位流水號”組成。如，鹽壩高速公路路基工程第一項簽署的合同，編號應為：YB－A－001，其中，YB

　表示鹽壩高速公路工程項目，A 表示建筑安裝工程合同，001 表示簽署的該類合同流水號。

　2.3 合同歸檔 合同歸檔可在合同分類的基礎上，參照以下目錄格式：

　合同類型：

　序號 合同編號 合同名稱 簽約單位 簽約時間 合同有效期 備 注 1

　 2

　 3

　 ┉

　 n

　 合同簽署過程資料，應統一集中保存。

　3 項目施工技術檔案的管理 3.1 單位、分部及分項工程的劃分 根據建設任務、施工管理和質量檢驗評定需要，要求在施工準備階段必須將建設項目按下列原則及交通部《公路工程質量檢驗評定標準》（土建部分）（JTG F80/1-2004）和《公路工程質量檢驗評定標準》（機電部分）（JTG F80/2-2004）附錄 A 要求劃分單位工程、分部工程和分項工程。

　1、公路工程 應根據交通部《公路工程質量檢驗評定標準》的規定，結合地區及工程項目等實際情況，按以下原則劃分：

?。?）單位工程 在建設項目中，根據簽訂的合同，具有獨立施工條件，可以單獨作為成本計算對象的工程。

　A、路基工程：以每 10Km 或每合同段為單元（包括互通立交主線路基工程）劃分為一個單位工程。

　B、路面工程：以每 10Km 或每合同段為單元劃分為一個單位工程。

　C、一般情況下，非公路橋梁工程（大、中橋及互通式立交主線橋）以每座

　為一個單位工程。因高速公路橋梁工程屬分開設計、分開施工，為便于資料歸檔及評定，每座橋梁分左、右幅劃分為兩個單位工程。

　D、分離式立交參照橋梁工程進行劃分。

　E、互通立交工程（不包括主線路基、路面工程和主線橋）：每座為一個單位工程。

　F、隧道工程：基本遵循交通部《公路工程質量檢驗評定標準》進行劃分。

　G、交通工程、安全設施：以每 20 公里或適當段落為單元，分標志、標線，防護欄、柵，緊急電話，照明設施等內容各劃分為一個（或幾個）單位工程。

　H、綠化工程：以每 20 公里或不同合同段，劃分為一個或幾個單位工程。

?。?）分部工程 在單位工程中，應按結構部位、路段長度及施工特點或施工任務劃分為若干個分部工程。

　A、路基、路面工程（包括互通立交主線工程）

　基本遵循交通部《公路工程質量檢驗評定標準》的相應分部工程的劃分原則進行劃分。

　B、橋梁工程（大、中橋包括互通立交主線橋）a、整座橋在分左、右幅單位工程的基礎上，其基礎及下部構造、上部構造、橋梁總體及橋面等也要求按左、右幅分別進行分部工程的劃分。

　例：XX 橋左幅橋基礎及下部構造 XX 橋左幅橋上部構造 XX 橋左幅橋橋梁總體及橋面 XX 橋右幅橋基礎及下部構造 XX 橋右幅橋上部構造 XX 橋右幅橋橋梁總體及橋面 b、非高速公路橋梁工程及互通式立交匝道橋則無需分左、右幅來劃分分部工程。

　c、每座橋的防護工程劃分為一個分部工程 。

　C、互通立交工程（不包括主線路基和主線橋）

　a、路橋工程：每座匝道橋為一個分部工程，每條匝道為一個分部工程。

　b、路面工程：每條匝道所有工程為一個分部工程。

　D、隧道工程及交通安全設施：原則參照交通部《公路工程質量檢驗評定標準》進行劃分，但在執行中應根據工程實際情況再進行細劃分。

?。?）分項工程 在分部工程中，應按不同的施工方法、材料、工序及路段長度等劃分為若干個分項工程。

　A、路基、路面工程（包括互通立交主線工程）中各分項工程（除小橋外）按交通部《公路工程質量檢驗評定標準》的相應分項工程劃分的規定進行劃分。其中路基排水工程所包括的各分項工程應增加邊溝等其它應涉及項目，砌筑工程所包括的各分項工程應增加護面墻等其它應涉及項目，涵洞及通道應每座劃分為一個分項工程。

　B、橋梁工程（大中橋）（包括互通立交主線橋）在各分部工程劃分的基礎上，分項工程原則按交通部《公路工程質量檢驗評定標準》相應規定進行劃分，也可根據現場及管理的實際情況適當調整。

　C、互通立交工程（不包括主線工程部分）中的匝道工程按交通部《公路工程質量檢驗評定標準》中附錄 A 中路基、路面工程所包括的各分項工程的劃分規定進行劃分，但每個涵洞及通道為一個分項工程。（注意：互通式立交部分每個分項工程應不同程度包含相關子項）

　D、路基工程（包括互通立交主線路基工程）中的分部工程“小橋”和互通立交工程（不包括主線路基工程和主線橋）中的分部工程“匝道橋”的分項工程的劃分原則按交通部《公路工程質量檢驗評定標準》中附錄 A 中橋梁工程（大、中橋）所包括的各分項工程的劃分規定進行劃分，也可根據現場及管理的實際情況適當調整。

　E、交通安全設施部分原則參照交通部《公路工程質量檢驗評定標準》中附錄 A 進行劃分，也可根據現場及管理的實際情況適當調整。

　F、考慮到橋、涵背回填質量控制等方面因素，特別要求所有橋、涵背回填應單獨劃分為一個或若干個分項工程，按照有關技術規范合理進行質量檢測及評定。

　2、非公路工程

　有關供配電、消防、管道安裝、通風、照明及收費站房建工程等，其單位、分部、分項工程的劃分，應參照當地主管部門或有關行業規定進行合理劃分。

　3.2 分項工程編號 根據公司項目管理模式，公司范圍內在建高速公路項目分項工程的劃分及編號可根據工程項目實際情況參照如下規定確定。

　如代號

　YB

　03

　01

　 －

　01

　 －

　 01

　鹽壩高速公路

　合同段號

　單位工程號 分部工程號 分項工程號 就表示“鹽壩高速公路第三合同段路基工程填土路基”分項工程。

　如果單位、分部、分項工程同一級別有兩個以上單元時，編號方法要求在同級別的編號后增加（N），其中 N 表示同級別的單元號，從 1 開始。

　如 YB0301（1）—04（3）—02（2），此編號表示鹽壩高速公路第三合同段第一段路基單位工程第三段涵洞分部工程第二個蓋板涵分項工程。

　3.3 工程質量評定 高速公路工程項目質量評定，應嚴格遵照交通部《公路工程質量檢驗評定標準》有關規定執行。

　對于《公路工程質量檢驗評定標準》中尚未涉及的分項工程，監理辦應及時商承包人確定檢測及評分項目，對此類分項工程作出合理評分或等級評定。

　對于結構物分項工程中包含鋼筋制安等子項的分項工程，該分項工程的評定應是所有子項的加權得分，如樁基、承臺、墩柱等分項評分均應由兩個子項組成。

　同樣，互通式立交部分分項工程評分也應是幾個子項加權評分，如互通式立交路基分項工程，評分基本應包含路基土方、路基排水、路基防護等子項。

　同一分部工程中，相同類型的排水及砌筑工程應劃分為一個分項工程，質量檢驗報告單應分不同處進行填報，但評定時只能作為一個分項工程。

　 若一個分項工程評定時涉及幾個子項，則應參照檢評標準中的“萬能表”（單位、分部工程質量評定表）對該分項工程進行綜合評定。

　非公路工程項目的評定，應遵循相關行業規定進行質量評分或等級評定。

　3.4 施工技術文件材料的整理 1、合同段標準試驗及原材料出廠三證、質保書、質量檢驗報告，外購件成

　品的合格證及成品制造過程的檢驗資料等均要求施工單位按單位工程或合同段以時間順序分類別組通用卷。

　2、合同段單位、分部工程質量評定資料組專卷。

　3、其他技術資料應在遵照單位、分部、分項工程劃分的基礎上，以分項工程為單位依次整理立卷。分項工程完工證書資料由承包人負責完成，其基本應包含下述內容：

?。?）分項工程完工證書； （2）分項工程質量檢驗評定表； （3）分項工程開工申請單、開工令； （4）工程變更類（含變更申請單、變更令、變更通知書及其它有關變更的文件）； （5）分項工程施工方案，技術方案，質量、安全保證措施； （6）質量檢測資料（含測量資料，各種原材料檢驗及試驗資料，工序質量檢驗資料、原始記錄等，其中工序質量檢驗資料應與工序質量檢驗單配套整理）； （7）分項工程竣工圖紙； （8）其它（如會議紀要、質量事故報告單及質量事故處理文件）。

　若有試驗段，則試驗段資料組卷時應排列在所有同類分項工程完工證書資料前。分項工程完工證書資料中第（6）項所包含內容，不同類型的分項工程檢驗報表不同（其中分項工程中所涉及到的原材料及標準試驗報告等均為復印件，供審查、簽發分項工程完工證書所用，竣工資料組卷時一律抽出）。

　3.5 合同段工程交工證書 合同段項目工程通過交工驗收后，項目法人應及時簽發合同段交工驗收證書，格式見交通部《關于貫徹執行公路工程竣交工驗收辦法有關事宜的通知》（交公路發[2004]446 號）附件 3。

　3.6 竣工圖編制 有關施工資料中竣工圖的編制方法，具體規定以省交通廳或深圳市檔案主管部門的有關規定為準?？蓞⑷缦乱幎ň幹疲?/p>

　1、竣工圖編制基本規定 （1）竣工圖基本概念

　竣工圖（紙質竣工圖和竣工圖磁盤數據文件）是建筑工程在施工中所繪制的一種“定型”圖樣。它是建筑物、構筑物工程施工結果在圖紙（或圖形數據）上的反映，是最真實的記錄，是竣工檔案的核心。

?。?）竣工圖編制職責范圍 竣工圖編制組織和匯總由管理處（組）負責，管理處（組）在招標和簽訂工程承包合同時，應對竣工圖的編制要求做出明確規定。

　工程承包合同中未予明確的可按下列辦法處理：竣工圖原則上由承包人負責編制，因重大（特大）設計變更需要重新繪制竣工圖，要分清原因，由責任方負責。

?。?）竣工圖編制方法 在各分項（或相對獨立的單項）工程完工后，應及時編制工程竣工圖。即竣工圖編制是在施工過程中分階段進行，而非所有工程竣工以后才進行。所有分項工程完工后，合同段竣工圖紙應在各分項工程竣工圖的基礎上，遵照原設計圖卷冊組合原則，按照原設計圖基本順序整理合同段工程竣工圖?？⒐D編制辦法如下：

　1）編制竣工圖時，竣工圖圖面必須蓋有設計部門出圖章，竣工圖必須逐張加蓋“竣工圖標志章”。“竣工圖標志章”按廣東省或深圳市檔案局統一要求規格尺寸刻制 ，“竣工圖”標志章蓋在圖紙右下腳圖標上方空白處，使用不褪色紅印泥。

　2）凡按原施工圖進行施工而沒有變更的工程，則由承包人負責在原設計施工圖上逐張加蓋“竣工圖標志章”，即作為竣工圖。

　3）凡在施工中有一般性變更，能夠在原設計施工圖上加以修改補充的，可不重新繪制竣工圖，由承包人負責在原施工圖（必須是新圖）在修改部位上杠改，并在修改部位附近空白處引線指示，注明修改的部分，并附注變更依據（如變更令、變更通知單或會議紀要等），然后加蓋“竣工圖”標志章即作為竣工圖。當頁修改的竣工圖，圖標中圖號除應在原圖號前加“修”字，以“修 XXX”形式表示外，原設計單位名稱應改為竣工圖繪制單位名稱，繪圖人、審核人等簽名應如實填寫俱全。

　4）凡因下列因素，則需作較大幅度的改變：

?、夙椖扛淖?、結構改變、工藝改變、平面布置改變以及發生其它重大改變而

　不宜在原施工設計圖上進行修改補充的； ②圖面變更面積超過 10％的； ③因圖面修改較大，在原圖上杠改后可能出現圖面不清、辨認困難等。

　由于以上任何原因，則須將修改部位框出在本張圖的空白處局部或增頁重新繪制竣工圖。增頁重繪圖應在重繪圖適當部位注明重繪依據，是關于某某圖號、某某頁碼以及某某部位的修改等文字說明。圖號可在原圖號“XXX”的基礎上編制，如可編制為“修 XXX”或“XXX—修增 01（02、…）”等形式表示，圖標中原設計單位名稱應改為竣工圖繪制單位名稱，繪圖人、審核人等簽名應如實填寫俱全。

　5）若因工程實際需要，因施工內容增加而導致圖紙整頁增加且有完整變更手續，則此部分圖紙圖號編制采用“新增－XX－YY”形式編寫，“XX”表示合同段編號，“YY”表示新增圖紙流水號，從“01”開始。新增工程內容應在竣工說明中重點說明。

　6）在施工過程中，在變更手續齊備的情況下，經批準后，以設計院或其他單位名義下發的工程變更圖可作為竣工圖直接加蓋“竣工圖”標志章。

　7）竣工圖要如實反映工程竣工后的實況，如同一結構部位經多次變更，且每次變更均涉及到計量支付，則變更過程中的所有圖紙均應作為原設計圖紙依次保留，翻曬成藍圖但不加蓋“竣工圖”標志章。“竣工圖”標志章只在最終的竣工圖紙上加蓋。

　8）凡圖形、標高等沒有變化，但竣工工程數量與原設計工程數量有出入時，需重新繪列竣工工程數量，原設計工程數量表仍應保留。

　9）重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。

　10）路基工程若未涉及工程變更，則橫...