圖書、情報、檔案一體化管理探析

　圖書、情報、檔案一體化管理探析

　論文導讀：自 20 世紀 70 年代國外檔案學家提出圖書、情報、檔案一體化管理設想以來。本文在回顧圖書、情報、檔案一體化管理觀點的基礎上。圖書、情報、檔案一體化管理支持者的理論依據主要有以下幾個方面。共同的淵源和廣泛的共性為實現一體化管理提供了良好的基礎[1]。關鍵詞：圖書，情報，檔案，一體化管理

　自 20 世紀 70 年代國外檔案學家提出圖書、情報、檔案一體化管理設想以來，國內許多理論和實際工作者也從不同方面對這一問題進行了建設性探討。時至今日，隨著社會、經濟、文化特別是網絡技術的飛速發展，一體化構想也不斷獲得專家的親睞和論證。本文在回顧圖書、情報、檔案一體化管理觀點的基礎上，從對象、目的、功能、屬性、管理成本和協調發展等六個方面提出了質疑和看法，以助于人們對這一問題具有更加科學、理性的認識。

　1.一體化主張的簡要回顧 圖書、情報、檔案一體化管理支持者的理論依據主要有以下幾個方面。

　1.1 屬性同源。認為圖書、情報、檔案同出一源，都屬于文獻信息的范疇，它們不僅載體相同、相似，而且服務性質、管理方法、管理手段都是高度一致的，共同的淵源和廣泛的共性為實現一體化管理提供了良好的基礎[1]。一般而言，屬性同源說者并不否認圖書、情報、檔案三者之間也存在一定的差別，不過他們普遍認為，差異不是一體化的主要障礙，相反，一體化有利于它們之間的優勢互補。

　1.2 資源互補。認為在文獻資源建設方面，圖書館、檔案館還存在著

　一個明顯的和相當重要的互補作用。就是，檔案作為事件發生的原始記錄，是唯一的文獻，一旦丟失或發生意外（火災、水災）等情況，就無法彌補，就會出現斷檔現象。在這種情況下，圖書資料就尤為重要，可靠性和復本量大，收藏地域寬，各大圖書館都可能查到，就有可能把斷檔的檔案和不足彌補起來，體現了圖書和檔案的相互依存、遺漏補缺的互補作用。

　1.3 資源共享。資源共享可以帶來超值利益，其理論根據是奧地利生物學家貝塔郎菲提出的著名定律：整體的屬性與功能大于各孤立部分的總和。提出一體化可以實現資源共享的觀點認為，當前我國圖書、情報、檔案存在嚴重的“信息孤島”現象，圖書、情報、檔案一體化系統有利于文獻信息由分立到整合，從而產生 1＋1＋1>3 的效果。

　1.4 網絡條件。認為目前我國各級網絡化建設已逐步完善，為圖書、情報、檔案一體化管理提供了一個網絡化技術平臺，只要建立強有力的組織領導機構，制定相關的法律、法規，解決數據庫格式、用戶接口以及聯機采訪、聯合編目等標準化、規范化問題，就一定能夠完成一體化的構想。

　2.實現圖書、情報、檔案一體化管理的六大質疑 在對肯定性觀點做簡要回顧之后，提出一些否定的看法或許可以使人們對這一問題會有更理性的認識。筆者認為影響圖書、情報、檔案一體化管理的原因，正是它們之間的差異即質的區別。那么圖書、情報、檔案它們本質的東西是什么？是文獻的內容和范圍。因為，它們都是利用文獻為人類社會提供服務，離開了文獻它們就失去了存在的基礎，

　下面以圖書和檔案為例，就它們所收集文獻的內容、范圍、使用目的以及一體化對三學科的管理和服務方面加以分析，以說明實現圖書、情報、檔案一體化管理是不可行的。

　2.1 圖書館、檔案館雖然都是以文獻為自己的工作對象，但所收集文獻的內容和范圍卻截然不同。圖書館所收集的文獻是以人類知識整體為對象，文獻的知識信息數量大，學科門類齊全，內容學術性、理論性強。論文格式，情報。而檔案館所收集的文獻是以立檔單位為對象，是立檔單位各項實踐活動的原始記錄，是對客觀事務的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有歷史憑證作用。

　2.2 從文獻利用的目的和對象看，圖書館文獻主要是為社會廣大讀者的不同需求服務，使用者利用圖書館文獻是為了更加便利快捷地獲取自己所需的信息和知識。而檔案機構公共服務性不如圖書館、情報部門強，它以特定對象確定自己的服務內容，主要是對部門、機構內部的管理需要服務，使用者利用文獻主要為了解決管理中遇到的問題。

　2.3 從圖書館和檔案館屬性來分析，圖書館強調的是其服務性，而檔案館則是保存性。圖書館所收集的文獻主要是為了讀者使用，所有文獻都向讀者開放，文獻在館內允許有一個自然損耗。論文格式，情報。而檔案館所收集的文獻主要是為保存，以備查用，在使用方面受一定的權限限制，許多文獻的保存期都是永久，在保存期內任何文獻都不能遺失。

　2.4 圖書館的文獻具有互補性和可代替性，檔案館文獻具有唯一性和不可代替性。隨著科學技術的不斷發展，作為記錄人類知識的文獻不

　斷增加。圖書館為了滿足不同用戶的需求，要收集齊所有文獻是不可能的（也沒有必要），所以必須實行多館聯合采購，共同建立一個文獻資源保障體系，以實現文獻資源共享。此外，一個圖書館的文獻如果一旦全部毀壞，還可以通過其它圖書館的文獻來代替，這是由圖書出版的多復本量決定的。而檔案館的文獻資源建設只能依靠本館自身力量來完成，文獻具有唯一性，一旦損失無法彌補。

　2.5 一體化所追求的資源共享難以帶來管理和服務成本的。大家知道，美國是市場經濟高度發達的國家之一，市場經濟的一個顯著特征就是注重資源利用效率。為了使文獻信息資源利用達到或接近帕累托最優，美國曾于 1948 年開始實施旨在實現文獻信息資源共享的法明頓計劃。論文格式，情報。為此，聯邦政府與圖書館界投入了大量資金、付出了巨大努力，但十幾年后，美國人發現這一計劃的實施，并沒有在降低成本上顯現出他們所期望的優越性，相反，它給美國政府和各成員館帶來了巨大的經濟負擔，無論是人員配備還是資金消耗都已超出了成員館的承受能力。論文格式，情報。本著對文獻信息資源共享的堅定信念，1966 年美國以“全國采購和編目計劃”（NPAC）全面替代了法明頓計劃，但隨后的事實表明，它同樣沒有給美國人帶來預期的利益，該計劃于八十年代初由于預算、資金枯竭而宣告結束。論文格式，情報。我國圖書館文獻信息資源共享始于 1957 年，其標志是 1957年國務院頒布的《全國圖書協調方案》。論文格式，情報。30 年后即1987 年，由文化部、國家科委、國家教委、中國科學院等 15 個部委聯合成立了全國部際圖書情報工作協調委員會，成功地組織了全國文

　獻資源調查與布局的研究工作，但是在文獻信息資源共享方面，始終未取得令人滿意的進展。上述事例表明，在圖書館或圖書情報界自身資源共享問題尚未有效解決之前，圖書、情報、檔案一體化必將面臨很大的經濟風險，另外一體化所需要的管理平臺、技術平臺和法規平臺的搭建也需要付出巨大的社會成本，盲目實施一體化極有可能與它所追求的目標產生背離。

　2.6 一體化難以促進圖、情、檔三學科管理和服務的協調發展。從根本上講，一體化所追求的目標在于最大限度滿足用戶需求、提高資源利用率，它對三學科在科學管理和服務方面的固有特性以及自身發展模式、要求考慮的并不十分周全。又以檔案和圖書為例：很多檔案其內容要么涉及到國家或企事業單位的機密，要么涉及到個人隱私或不公開信息，根據國家檔案法規定，檔案的歸檔、保存、查閱、解密、銷毀都有嚴格的法定程序。相比而言，一般的圖書資料其搜集、加工、利用只需遵循具體的業務規程，并沒有系統的法律規定或什么特殊要求，即使將來出臺圖書館專門法，也與檔案法在立法目的、調整范圍及法律內容上有很大不同，對檔案和圖書實施“一體化”管理顯然是相當困難的。再以知識產權保護為例：大多數涉及到專利法的知識產權是通過檔案的形式予以保護的；涉及到著作權法的知識產權通常又與圖書密切相關；而情報――特別是商業情報，又受到了反不正當競爭法的保護，按照該法第三款的規定，這樣的情報是指“不為公眾所知悉，能為權力人帶來經濟利益，具有實用性并經權力人采取保密措施的技術信息和經營信息”。顯然，將受反不正當競爭法保護的情報、

　受專利法保護的檔案與一般的圖書資料實行“一體化”管理會帶來利用和知識產權保護上的混亂。

　3.結語 對一體化管理的否定性看法并不是對一體化構想的全面否定。無論如何，一體化構想都是對圖書、情報、檔案未來發展趨勢的一種具有積極意義的預測或探索，只不過這種預測需要有更為全面的眼光和更加科學的方法。正如一個項目的風險評估是可行性分析的有機組成部分一樣，否定性意見具有防止決策失誤、減少風險、避免資源浪費的積極作用。

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