試論數據庫在檔案管理中的不足及建議

信息化是當今世界發展的大趨勢,是推動經濟社會發展和變革的重要力量。隨著我國各單位業務的急速發展,單純的手工記錄方式已無法及時有效地對檔案材料進行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計算機技術在近十年來的迅猛發展,使得各單位利用計算機對檔案進行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應用現代信息技術,對檔案信息資源進行開發、管理和提供利用等服務,主要包括檔案資源數字化和網絡化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。

一、數據庫在檔案管理中應用的現狀與不足

隨著各單位業務的不斷擴大,傳統的手工管理檔案的方法,已經不能適應成倍膨脹的檔案數量,也無法滿足社會對檔案的巨大利用需求,利用檔案管理軟件進行計算機管理是提高各單位檔案服務水平的必由之路。將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡,即從檔案的實態轉換到虛擬態,檔案信息與載體分離,在這個意義上說網絡傳遞的僅是檔案信息,用戶得到的僅是復制品,而非檔案原件。使用數據庫計算機輔助管理檔案不同于以往對紙質文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作,管理人員除了需要具備檔案管理業務素質外,還需要對計算機及數據庫應用具備一定的認識。有相當多的檔案管理工作人員知識結構老化,缺乏計算機技術知識,不能準確、規范地錄入基本信息,導致基本信息錯誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時,由于一些檔案管理軟件在建立時僅考慮當時的數據量和用戶需求,數據庫結構中只有比較有限的幾個數據字段,數據庫容量較小,不能導出通用格式的數據。當數據量成倍增加,數據庫運行的速度就相應減慢,使工作效率被迫降低。

二、數據庫在檔案管理中的應用建議

要全面提升檔案數據庫系統的安全水平是個艱難的過程,涉及方面很多,需要管理部門投入大量的人力物力。有些方面,例如設備的可靠性,火災預防等方面,主要涉及投入力度的問題:防止人為的有意識破壞方面,如泄密監取密碼口令、計算機病毒、黑客等,主要依靠管理制度和計算機安全專項技術。但在數據庫的一致性、完整性問題上,檔案管理部門自身起著決定性作用。

1、確保檔案的保密性和安全性

單位檔案的保密性和安全性是十分令人關注的問題。檔案一旦進入計算機網絡系統,網絡的安全將直接關系到檔案的保密性。對于計算機網絡與電子文件所存在的技術上的弱點只能靠技術上的發展去解決。作為計算機網絡的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責任關注信息技術的最新發展,也有責任采用諸如防火墻、密碼技術、網關、虛擬保險箱、電子印章、電子水印等最先進信息技術解決上述問題。同時通過建立符合科研檔案技術發展規律的各種工作規范來保障電子文件的安全。只要工作規范,技術到位,這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。

加強網絡監控,及時備份數據。網絡中存在的安全性問題是對檔案管理系統安全性最大的威脅。目前有多種網絡安全策略,各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護作用,其中網絡的訪問控制可以說是保證網絡安全最重要的核心策略,它的主要任務是保證網絡資源不被非法使用和訪問,它也是維護網絡系統安全、保護網絡資源的重要手段。另外,要注意建立計算機檢索查詢和提供檔案信息的主要服務方式,為使用者提供網狀信息組織結構,使用戶可以根據自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽,而不是按照規定途徑進行檢索和查詢檔案信息。

2、用科學的數據庫開發方式

早期使用結構化方法開發的檔案管理軟件,其穩定性、可修改性和可重用性都比較差,用戶需求的變化往往造成系統結構的較大變化,并且需要花費很大代價才能實現這種變化。新的檔案管理軟件可采用面向對象的程序設計方法,商定一種或多種數據轉換方式,以便數據能夠在不同軟件之間實現信息共享?？紤]到信息網絡化的需要,檔案管理軟件可具備通過網頁進行數據查詢、交換的功能。同時還應考慮數據量增加的速度和數據庫技術發展的趨勢,以便今后對數據庫進行升級或更新換代。對于管理條例的各種文件可采用數碼照相或者文本方式進行保存整理,通過公文類程序或網頁進行交換及查詢。

3、加強法制建設

保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的,還需要有相關法律、規章制度的約束。因此,檔案信息安全與其它社會問題一樣,是一個復雜的綜合性較強的問題,各個環節必須緊密銜接才能發揮作用。

（作者單位：156335黑龍江省建三江分局濃江農場檔案室）