2022 年客戶檔案電子化管理系統改造技術規范

　2018 年客戶檔案電子化管理系統改造技術規范 總則 1.

　一般要求 1.1

　投標方必須認真閱讀本技術條款內容，以免造成投標失敗。

　1.1.1

　本技術規范書主要描述客戶檔案數字化系統與客戶檔案數字化項目服務要求有關事項。

　1.1.2

　本技術規范書提出的是最低限度的技術要求, 并未對一切技術細節作出規定，也未充分引述有關標準和規范的條文。投標方應提供符合本招標技術文件的優質服務，認真閱讀，逐條準確回答和陳述，必須清楚地說明是否滿足本技術規范書的每一項具體要求。如果不滿足要求，除在逐條應答時予以說明外，還需以“差異表”的形式另外列出。

　1.1.3

　投標方應提供滿足本技術規范書要求的實施方案及報價，實施方案必須滿足本技術規范的主要要求，否則將被認作沒有回答。投標方認為需特殊說明的部分，應附詳細的技術資料，否則因評標理解不同而產生的后果由投標方負責。

　1.1.4

　如果投標方認為本技術條款所描述技術要求等存在不合理性或不明白的，可在響應原要求后陳述相關建議。

　1.1.5

　投標方也可提出滿足本技術規范書要求，且技術先進、成熟、價格合理的其他建議，供招標方選擇。

　1.1.6

　投標方應提供滿足本技術規范書要求的完整的服務、產品，滿足國家及用戶提出的有關質量標準要求。

　1.1.7

　投標方應保證為今后招標方開發的或招標方委托第三方開發的其他產品提供可靠的性能和兼容性。

　1.1.8

　投標方應對本次投標所有文件保密，不得向其他單位公布或泄漏招標項目的有關信息。

　1.1.9

　在不超出本技術規范書要求的情況下，投標方應對招標方提出的所有細化要求予以滿足。

　1.1.10

　投標方建議書的詳細要求見招標書的商務部分。投標方必須隨投標文件提供具有全部建議書的 U 盤文件壹份。文件格式要求為：文字部分用 Microsoft WORD 2003，表格部分用 Microsoft EXCEL 2003，圖紙部分用 AUTOCAD R14/2000 或 Microsoft Visio 2003。投標內容以印刷的投標文件正本為準。

　1.1.11

　所有文件、圖紙、通信的均使用中文。所有計算、說明、圖紙文件、手冊等使用國際單位制。

　1.1.12

　投標方職責 1.2

　負責本規范書內所需服務的方案設計，并根據招標方需求細化。

　1.2.1

　負責服務現場驗收。

　1.2.2

　簽訂合同后為招標方提供項目管理服務。

　1.2.3

　負責對招標方運行人員的技術培訓，并準備好相關的耗材與設備。

　1.2.4

　負責提供項目數據成果備份。

　1.2.5

　列出需招標方提供的場地、傳輸網絡等支持。

　1.2.6

　負責提供最終的客戶檔案數字化成果及客戶檔案數字化系統。

　1.2.7

　保證提供的所有服務、產品的質量及技術指標完全滿足本規范書要求。

　1.2.8

　負責配合招標方有關人員在投標方地點的聯絡會、培訓等事宜，投標方自行承擔項目組人員的往返交通、住宿等費用等。

　1.2.9

　招標方職責 1.3

　負責提供與本項目有關的紙質客戶檔案資料。

　1.3.1

　確認投標方提供的客戶檔案數字化成果。

　1.3.2

　提供滿足投標方開展工作的環境條件。

　1.3.3

　參加相關聯絡會。

　1.3.4

　負責向投標方解釋技術規范書中的要求。

　1.3.5

　配合投標方完成項目工作，并組織驗收。

　1.3.6

　應遵循的主要標準 2.

　項目參考及依據的標準

?。?）《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）；

?。?）《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）；

?。?）《檔案裝裱技術規范》（DA/T25-2000）；

?。?）《中國南方電網有限責任公司信息化工作管理規定》QCSG218024-2014 及其他相關管理辦法

　項目概述 3.

　項目名稱：2018 年 AA 供電局客戶檔案電子化管理系統 3.1

　項目目標 3.2

　擬以外委形式，通過委托專業的檔案服務公司對客戶檔案進行規范化歸集、整理，并對現在分散存放的客戶檔案及新增客戶檔案進行數字化，通過掃描、拍照等高科技技術手段，將紙質檔案轉換為數字化影像，建成資料齊全的數字化客戶檔案數據庫；編寫客戶檔案數字化軟件，通過與客戶檔案管理系統軟件聯接，實現檔案查閱、檢索的自動化，實現既有利于檔案的安全保管，又能提高檔案利用效率的工作目標。

　范圍和內容、總體要求 4.

　范圍和內容 4.1

　本次采購范圍為對 AA 供電局兩市兩縣局客戶檔案進行數字化、整理、歸檔工作，主要內容包括：客戶檔案加工、客戶檔案數字化處理、客戶檔案信息著錄、真空封裝。具體內容如下。

　項目 工作量預測 客戶檔案加工：包括消毒殺菌、分類、歸檔、排序整理、上架入庫 158 萬件 虛擬工單信息勾選、分類、著錄 105 萬件 客戶檔案數字化處理：包括校對、修訂、復核、裱糊、去釘、折疊（圖紙）、打印條形碼、貼條形碼、掃描、導入系統 217.408 萬頁 客戶檔案信息著錄：包括總檢、錄入系統（一錄一校）、數據掛接 105.33 萬條

　真空封裝：包括每 300 頁成一卷（袋），真空包裝袋 2.72 萬盒 中標方自帶檔案數字化的加工設備、耗材檔案消殺設備等； 1)

　檔案整理要求，包括但不限于分類、排序、剔除重復件、去釘、粘貼過小紙張、折疊過大紙張、修復破損檔案、蓋檔號章、打頁碼、貼碼等等； 2)

　檔案數字化處理要求，包括但不限于檔案著錄、掃描、數據掛接等； 3)

　檔案實物入庫、上架調庫要求，包括但不限于：案卷出入庫清點交接、登記、上架、日常調卷、清潔及其他庫房管理工作。

　4)

　工作場地及相關水電需求由采購人提供。

　5)

　最終用以結算項目總款項的數量，按照工程結束驗收后的實際數量來統計。

　6)

　總體要求 4.2

　投標方必須響應并承諾下列要求：

　投標方必須提供完整的技術方案。

　4.2.1

　本規范書指標要求中，凡標有下劃線或加“★”的地方均被視為重要的技術指標要求或性能要求。投標方要特別加以注意，必須完全滿足這些要求。

　4.2.2

　 客戶檔案數字化服務項目要求 5.

　主要技術要求 5.1

　建立客戶檔案目錄數據庫，客戶檔案關鍵題名數據庫。

　5.1.1

　數字化客戶檔案能夠為現場工單大廳受理、呼叫中心、計量檢定、內部審計、內部稽查等業務提供信息支持。

　5.1.2

　數字化客戶檔案支持營銷作業的報裝、增容、更名、過戶、改類、用檢等現場移動作業。

　5.1.3

　實現系統支持客戶檔案資料入庫（預處理庫）-分類整理-客戶檔案修補-信息錄入-編制目錄-高速掃描-實體歸檔的全過程流程管理。

　5.1.4

　系統支持條碼打印、數據收集處理模塊、檔案編目模塊、檔案質檢管理、檔案移交管理、檔案信息檢索更新模塊、影像檔案歸檔模塊，確?？蛻魴n案數字化流程操作。

　5.1.5

　系統支持數據維護、用戶及權限管理、組及權限管理模塊、統計報表管理、日志管理、檔案密級管理、基本信息維護。

　5.1.6

　系統支持檔案組卷管理、檔案借閱管理、檔案變更管理、檔案流轉管理、實物檔案歸檔管理，對客戶檔案存儲調閱情況可以實施跟蹤管理。

　5.1.7

　系統支持檔案室查詢、檔案查詢功能(可通過工單號、戶號、戶名、地址等信息查詢對應的檔案)，實現根據條件查詢該檔案在檔案室的具體位置及檔案信息，圖片，卷宗，流程等信息。

　5.1.8

　支持 RFID 技術對實體客戶檔案進行有效定位、跟蹤和管理。

　5.1.9

　目錄數據采用通用數據格式，滿足信息檢索的需要，同時建立客戶檔案關鍵題名數據庫，形成與文件級目錄一一對應，并確保數字化客戶檔案的真實、準確。

　5.1.10

　檔案管理系統支持圖片、PDF、ZIP 等格式的文件導入功能。

　5.1.11

　數字化項目服務內容 5.2

　檔案數字化工作主要包括以下內容：檔案交接、拆卷、掃描、影像處理、索引、校對、著錄、封裝等；加工過程中必須確保檔案載體的安全完整及檔案信息內容安全。各工作環節具體要求如下：

　檔案接收 5.2.1

　對檔案的完整性、真實性進行檢查。

　1)

　對缺頁、漏頁、編號錯誤等問題進行逐一登記。

　2)

　編制移交清單，雙方簽字確認。

　3)

　拆卷/件 5.2.2

　是指將檔案拆線，形成適合掃描的散頁的過程。技術要求如下：

　應注意保護檔案實體不受損害。

　1)

　將案卷/件內紙張逐一分開，對特殊頁（如雙面有頁碼，需做合頁）做出標識，提醒掃描人員注意。

　2)

　注明每卷/件檔案的頁數及其它特殊情況。

　3)

　拆除裝訂物。

　4)

　掃描 5.2.3

　是指對檔案進行快速掃描，形成影像文件的過程。技術要求如下：

　根據數據交換規則設置掃描影像的輸出存放位置。

　1)

　核對掃描頁數與拆卷人注明的頁數是否相符，確保無重掃、漏掃、多掃，同時要確保圖像清晰、完整。

　2)

　區分案卷中的掃描件和非掃描件，無關的、重份的文件要剔除。

　3)

　在保證影像質量的前提下，以盡量減少存儲容量為準則。

　4)

　圖像頁面設置為黑白兩色，且字跡清晰；不帶插圖的檔案，通常采用黑白二值模式掃描；頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，采用灰度模式掃描；頁面中有紅頭、印章或插有黑白、彩色插圖的檔案，支持彩色模式進行掃描。

　5)

　檔案采用黑白 300DPI 的分辨率進行掃描，掃描文件以單頁 TIFF 或 JPG 格式存儲（影像保持原有溫建格式，不做任何格式處理）；系統支持彩色采用 300DPI 的分辨率進行掃描，掃描文件以單頁 TIFF 或 JPG 格式存儲。

　6)

　用每份工單號對應命名其掃描形成的影像文件。多頁的文件可采用該檔號建立相應的文件夾，按頁碼順序對影像文件命名。

　7)

　檔案原件模糊不清的文件應在掃描流程單上注明“原件不清”自相，待做相應的處理。

　8)

　貼條碼，打印粘貼每份工單號的條形碼，保證條形碼粘貼無誤。

　9)

　寫入射頻碼，封裝前對每袋/卷檔案寫入射頻碼，確保無誤。

　10)

　影像處理 5.2.4

　是指對掃描的影像文件進行修整，提高掃描文件的質量的過程。技術要求如下：

　處理過程中應遵循在不影響可讀的前提下展現檔案原貌的原則。

　1)

　對影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。

　2)

　掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整； 3)

　對偏斜的圖像進行糾偏處理，要求偏斜度小于 1 度（以標題所在水平線為準）；對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　4)

　掃描頁面內容居中顯示，不可出現明顯偏左或偏右的現象，正文內容、頁眉、頁腳反面印章、附件、手寫注釋等信息完整；圖像內容與原件完全對應，不得出現內容殘缺。

　5)

　如采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以減小圖像文件的容量。

　6)

　掃描圖像字跡清晰、顏色恰當，不宜過淺和過深；不得出現字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況，及時檔案原件存在銹斑、顏色深淺不一致，也應保證掃描圖像可讀。

　7)

　編目索引 5.2.5

　對所掃描的影像文件建立索引的過程，該流程相關要求如下：

　著錄對應的“工單信息”、“袋/卷內目錄”、“備考表”等相關信息，建立檔案目錄數據庫。

　1)

　檢查有否缺頁、少頁、無法看清楚的影像，如有必須通知掃描人員重新掃描，確保頁數和目錄信息完全一致。

　2)

　如發現原目錄有少編、錯編現象，就按實際頁碼編寫目錄，以目錄的頁碼內容和電子影像頁碼內容一致為標準，并登記在冊備查。

　3)

　提供的數據掛接規范（XML 格式），形成批量掛接文件，供掛接到 AA 供電局客戶檔案管理系統中，掛接準確率要求 100%。

　4)

　質檢要求 5.2.6

　是指對建立索引的影像文件進行全面統一檢查，確保質量的過程。該過程相關要求如下：

　檢查電子影像的頁數與原始案卷是否一致。

　1)

　檢查索引人員錄入的“工單信息”、“袋/卷內目錄”、“備考表”是否正確。

　2)

　檢查電子影像是否清晰。

　3)

　檢查目錄與對應影像的掛接是否正確。

　4)

　對于質量達不到要求的文件，做下記錄并及時重新掃描。

　5)

　客戶檔案著錄 5.2.7

　中標公司負責將著錄信息批量導入客戶檔案管理系統（導入格式由招標人提供）。

　 檔案封裝 5.2.8

　檔案數字化完成后，需要對檔案進行真空封裝。具體裝訂要求如下：

　以每袋 300 頁（特殊情況除外）為基準進行封裝。

　1)

　封裝前對檔案進行消毒殺菌。

　2)

　驗收提交 5.2.9

　是指對項目所有成果的核實、驗收。具體要求如下：

　驗收包括對數字化檔案圖像（圖像質量、著錄質量）及檔案原件的驗收。

　1)

　必須制定嚴格的質量控制方案，對加工的數據進行自檢，自檢達標的數據才能提交采購方驗收。

　2)

　提供已進行數字化掃描加工檔案的明細清單一份（電子版本）。

　3)

　將數據導入客戶檔案管理系統。

　4)

　完成所有數字化掃描加工任務，由雙方共同進行驗收，驗收通過以雙方簽署項目驗收單為準。

　5)

　清點封裝后的檔案數量。

　6)

　檔案入庫上架 5.2.10

　是指對封裝檔案的排架上庫。具體要求如下：

　按客戶檔案類別進行分區域排架。

　1)

　按工單號時間先后順序進行排架。

　2)

　對所有排架的客戶檔案進行庫位信息采集。

　3)

　其他服務要求 6.

　項目進度 6.1

　本技術規范書范圍和內容要求 2019 年 12 月 25 日前完成。

　6.1.1

　投標方必須響應并承諾下列要求：投標方應在建議書中根據招標方要求的服務內容、交付日期，提出詳細的項目進度表及工作組織安排。

　6.1.2

　安全要求 6.2

　中標人應嚴格遵守國家相關的保密法律規定，遵守《保密協議》和 AA 供電局有關規定（另行簽訂）。檔案掃描工作必須在寶安人民法院指定的場所內進行，確保場所正

　常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法行為或違反相關規定，將依法或依據約定追究相應的責任。施工單位應做到：

　與項目工作人員簽訂保密協議，加強對工作人員的保密教育。

　1)

　建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。

　2)

　不同的工序之間應采取相應的管理措施，杜絕泄密事故的發生。

　3)

　掃描加工場地的安全及保密措施。加工場地應具備保密設施，保證檔案原件的安全和保密。在工作平臺上建立監管系統，實時監控工作人員的操作過程，統一記錄保存。

　4)

　工作人員不得以任何形式將各項檔案資料帶出指定工作現場，不得以任何形式進行泄漏、傳播；不得無故查看及討論檔案內容。同時，還應保持工作環境整潔、衛生；應著工作室專用鞋，必須自備無袋工作服工作，不得攜帶掛包、錢包、磁盤、紙張、手機等任何物品進入工作間，更不得將工作間的任何物品帶出工作間外； 5)

　對于廢紙的處理，數字化處理過程中產生的廢紙必須存放在指定的紙箱內，每星期集中清理一次。清理時要安排專人對紙張進行仔細檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后，交由檔案局工作人員統一處理。

　6)

　不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備，不得私自攜帶照相工具進入作業場所，通訊工具應在進入作業場所前交由專人統一保管。

　7)

　分批驗收進行數據移交時，加工中心的數據必須在 AA 供電局工作人員的現場監督下銷毀，同時移交該批次數字化過程的監管系統監控記錄。

　8)

　提供組成掃描加工服務中心的組織機構表（包括多少管理人員及多少操作人員等）。

　9)

　所有進入加工場地的工作人員實行掛牌制度。

　10)

　本項目數字化產品成果的所有權歸 AA 供電局所有，在未經其同意、授權的情況下，不得擅自將產品轉讓給第三方使用及用于樣本展示，否則將承擔一切經濟和法律責任。

　11)

　項目聯絡 6.3

　為審查和確認本項目的工作方案，便于合同按期執行，在系統建設過程中需召開多次聯絡會。計劃將在投標方所在地 1 次，在招標方所在地根據需要可進行多次。

　6.3.1

　聯絡會的內容如下：

　6.3.2

　確認服務、產品是否滿足規范書要求。

　 討論、確定培訓計劃。

　 其他有關事項。

　 質量監督和驗收要求 6.4

　采購人對掃描質量進行[平時考核和各期款項支付前抽查（按總量 3%數量進行檢查），若有漏掃、錯掃、掃描質量明顯粗糙模糊與原圖差別很大且非掃描儀鼓掌等客觀

　原因造成的，按照每頁所對應服務費的 5 倍金額予以扣發并由投標人改正；若有著錄錯誤的，每錯一處扣 10 元，投標人須予以改正；如最后工程進度無法在預定期內完成，則每拖延一個工作日，扣發服務費 3000 元，連同最后一期服務費結算。

　6.4.1

　投標人從事本項目的工作人員須具備高中及以上學歷，身體健康，有體檢證明。

　6.4.2

　投標人違反規定，所提供的維護服務未達到招標文件要求，采購人書面提出整改通知，投標人 24 小時內必須完成整改。

　6.4.3

　售后服務要求 6.5

　提供每天 24 小時的不間斷技術支持服務，為提供電話、傳真、現場多種方式技術支持服務，全方位響應需求。

　6.5.1

　所有服務及軟件系統由投標方提供 12 個月的免費維護、保修服務，自項目驗收簽字之日起計算。

　6.5.2

　投標方售后服務響應時間：1 小時內進行響應，第 2 工作日上門。

　6.5.3

　三年內，如因系統升級而需要進行檔案掃描數據的升遷，需要配合提供免費數據升遷服務。

　6.5.4

　附件 7.

　7.1 差異表 序號 招標文件

　投標文件 條目 簡要內容 條目 簡要內容