商務 部 部門職能說明書 樣本 部門職能說明書 編
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5 所在部門
商務部 崗位類別
作業類 核
準
審
核
編
制
部門負責人
職務名稱
商務部經理 直接上級
部門/ / 領導
副總經理 一、部門設置目的
根據公司發展戰略及公司年度經營規劃,對公司營運收入和營運費用的審核監督、核算管理,并對客戶信用管理和報表統計分析,確保公司審核監督體系和核算管理體系有效運作,為領導決策提供有效參考依據。
二、部門組織關系圖
三、部門工作關系
公司內部關系
部門
主要聯系事項
總經辦 培訓、企業文化活動、薪酬績效管理,接受工作事項安排,會議跟蹤事項 商務部經理 應收主管 審核監督主管 應付主管 總應收專員 口岸應收專員 項目客戶應收專員 審核專員 總應付專員 口岸應付專員 箱管費用專員 船租費用專員 稽查專員 成本分解專員 統計專員 副總經理
市場部 海運價格表提供,戰略客戶和月結客戶簽訂合同共享,市場信息調查和共享 操作部 提供系統出運艙單、拖車價格變更表、系統改單信息,拖車公司簽訂合同共享,供應商系統錄入共享 船務部 提供船舶動態,船方供應商簽訂合同共享,船舶時間統計表,與船東對賬爭議點溝通協助,船租費用和船方承擔費用協辦 箱管部 提供系統場內外超期箱管費率維護,箱管費用變更信息,修箱理賠信息,客戶特殊用箱期維護,所有租、購箱合同共享,箱管費用協辦 客服部 提供保險對賬單,理賠信息,客戶反饋信息共享 會計部 對商務提交費率維護、賬單、艙單、系統變更及各項雜費等審核,收款維護,進項發票收集反饋,銷項發票開據,部分月報信息共享 風控法務部 合同擬定、修訂、審核,提供專業的法律咨詢 所有辦事處 信息收集反饋,提供相應報表數據 人力資源部 人員招聘、培訓、晉升、調配、工資統計等 行政管理部 企業文化活動、行政物資購買、日常辦公用品發放、其他行政事項等 信息部 OA 辦公、軟件操作系統、網絡故障處理、電腦安裝等 公司外部關系 單位
主要聯系事項
全國客戶 所有業務收入的收取、銷項發票申請、協調配合業務開展。
全國供應商 所有業務費用支出的核對、進項發票跟蹤、協調配合業務開展。
四、 部門職能描述 序號
一級職能
二級職能
負責程度
全責
主責
協助
1 制度與流程建設
1.1 根據公司戰略發展需要,主導部門管理制度、流程建設;
▲
各部門 1.2 建立、優化部門管理相關制度、流程并組織實施。
▲
各部門 2 合同管理
2.1 根據公司戰略發展需要,主導碼頭、堆場合同簽訂工作;
▲ 市場部 辦事處 2.2 根據《合同管理規定》,對合同內容和細節進行審核、修訂、洽談、確定;
▲ 風控法務部 辦事處
2.3 根據雙方已確定合同,辦理合同流程審批、蓋章、
▲ 各部門
郵寄、歸檔、共享工作。
3 費率維護管理
3.1 根據雙方簽訂合同,對碼頭費率系統維護工作;
▲ 會計部
3.2 根據公司制度、合同、費率標準,進行系統成本應付分解; ▲
3.3 根據市場部與客戶簽訂合同,對包干客戶合同系統設置維護;
▲ 會計部
3.4 根據公司規定,對新增費率和公司所有雜費收取標準的更新與發布; ▲
3.5 共享全國碼頭費率表給市場部、箱管部使用。
▲ 市場部 箱管部
4 商務審核與監督
4.1 根據公司制度、合同、費率標準,對系統艙單(營運收入和費用)合理性、準確性進行審核,避免造成公司損失、確保公司效益; ▲
4.2 根據客戶對外、公司對內變更要求,對操作人員提交系統改單信息合理性、準確性進行審核,控制公司變更風險,確保公司效益;
▲ 操作部 4.3 根據市場動態信息,對系統拖車價格錄入、價格變動進行審核,確保公司對外定價合理性和保證客戶詢價、接艙工作有序開展;
▲ 操作部 辦事處 4.4 對市場部每周維護的系統海運價格進行簽閱審核;
▲ 4.5 根據簽訂合同、對船務部系統維護船租進行審核;
▲ 船務部 4.6 根據簽訂合同、對辦事處和船務部系統錄入船舶小結進行審核;
▲ 船務部 辦事處 4.7 根據簽訂合同、對箱管部系統維護箱租金、修箱費率、箱管雜費收取系統計費和費用變更審核;
▲ 箱管部 4.8 根據公司制度、合同、費率標準,對業務部門和部門內部執行情況、是否違規操作進行監督;
▲ 各部門 4.9 根據公司制度、合同、費率標準,對業務部門和部門內部執行各項收入、費用核對準確性、合理性進行監督;
▲ 各部門 4.10 根據對外部市場價格的了解、以對內部執行價格合理性的監督。
▲ 外部關系方 5 營運收入管理
5.1 根據系統已審艙單和所有應收款項,進行客戶對賬工作,包括賬單編制、傳遞、對賬確認工作,確保公司收入準確性; ▲
5.2 根據開票管理規定,對客戶發票申請和資料進行系統提交和跟蹤發票開具;
▲ 會計部
5.3 根據系統應收賬款,對客戶應付款項進行催收工作,確保公司款項及時收回、促進公司資金流運作;
▲ 辦事處 5.4 根據客戶付款信息,與總部財務確認到賬,對系統應收賬款核銷工作,確保核算工作準確、有序開展;
▲ 會計部 5.5 根據客戶付款方式和扣、放貨規定,進行系統扣、放貨工作,控制公司收款風險;
▲ 各部門 辦事處 5.6 根據公司規定,每月底對應收賬款、預收賬款,進行財務、商務對賬確認工作,確保核算工作準確和公司收益;
▲ 會計部 5.7 根據公司管理規定,每月底對應收賬款賬齡、未收原因進行統計分析。
▲
6 營運費用管理
6.1 根據公司制度、合同、費率標準,進行所有供應商對賬工作,確保公司費用準確性; ▲
6.2 根據公司制度、合同、費率標準,進行客戶傭金(含訂艙返還傭金)對賬工作,確保公司費用準確性; ▲
6.3 根據與供應商雙方確認費用,進行應付賬款費用申請;
▲ 各部門 6.4 根據與供應商雙方確認費用,進行供應商發票開具跟蹤管理;
▲ 會計部 6.5 根據供應商應付賬款和合同約定賬期,提交供應商付款計劃讓財務安排資金。
▲ 會計部 7 客戶信用管理
7.1 根據客戶維護管理制度,草擬提交客戶信用評價管理體系建議方案,上級批復通過后制定執行;
▲ 上級 7.2 根據客戶付款記錄,綜合評估客戶的信用,作為是否成本公司月結客戶或 VIP 客戶、戰略客戶的重要參考依據;
▲ 各部門 7.3 根據客戶信用評價管理體系,每月統計客戶付款信用評估表,評估客戶付款信用,草擬建議處理方案;
▲ 上級 7.4 根據上級批復客戶信用評估表處理方案、發函通知客戶并執行; ▲
7.5 根據客戶信用評價管理體系,每月定期發函客戶告知信用情況及溫馨提醒客戶可能存在信用風險。
▲
8 報表統計分析
8.1 根據船舶營運情況,制作航線盈虧報表; ▲
8.2 根據每月運營情況,統計口岸箱量、回款率績效考核; ▲
8.3 根據每月運營情況,統計碼頭、政府優惠返還; ▲
8.4 根據每月運營情況,統計總經辦及部門領導要求報表; ▲
8.5 根據每月統計報表、分析報表并提出相應成本控制建議和處理方案;
▲ 各部門 8.6 根據每月運營情況,制作商務部 PPT 月報。
▲
9 日常管理工作
9.1 配合公司人力資源中心進行部門人員招聘和提交人員需求;
▲ 人資 9.2 部門人員集體活動組織、會議召開、培訓、辦公室用品申請、調動管理; ▲
9.3 周計劃、月計劃、月度工作總結、半年工作總結、年度工作總結、每月月度報表的制作編寫; ▲
9.4 領導交代的其他工作。
▲
五、 部門運作相關 制度與流程 制度名稱
《辦事處印章管理辦法》、《關于辦事處放貨操作規范》、《關于月結客戶付款時效規定》、《關于辦事處放貨權限方案通知》、《扣貨(箱)管理制度》、《關于加強公司承兌票收取規范通知》、《客戶管理制度--客戶信用管理》、《開票管理規定》、《海運費統一報價管理制度》、《關于對外拖車報價事宜通知》、《關于與供應商對賬的相關管理規定》、《供應商發票管理規定》 主要流程
《未收款商務放貨申請流程》、《停止放貨申請流程》、《商務部用款申請、抵扣用款流程》、《公司退款流程》、《航租費用申請流程》、《公司船務部抵扣申請流程》