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****公司行政管理制度 總
綱
****公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據是《****公司管理制度》和《****公司員工守則》。
本制度由總經理、公司管理中心、行政部及各部門主管直線執行。司職機構為公司行政部。
本制度的修改須經總經理核準；重大事項的更改須報執行董事或董事會核準。
第一章
人事管理
總
則
1． 人事管理是公司“人才為本”價值的直接體現； 2． 人事管理以合法、平等為基準，以實績導向、取優汰劣、賞罰分明為宗旨； 3． 人事管理以滿足公司發展需要為核心目標。
一
人力資源規劃 1． 根據公司業務發展需要進行前瞻性人力資源計劃； 2． 建立明確的人才標準、工作分析體系；
3． 短期人力資源計劃由總經理核準，中長期人力資源計劃報董事會核準； 4． 經核準后由總經理領導制定征用計劃； 5． 行政部依據招聘計劃執行招聘流程； 6． 建立公司人才庫（全部應征人才簡歷），作為公司業務發展的儲備。
人力資源規劃流程
公司/部門發展 工作分析 人才標準 短期計劃 中長期計劃 總 經 理 董 事 長 征用計劃 招聘流程 執行人：行政部、各部主管 責任人：行政部 監督人：總經理、董事長
二
招聘與錄用 1. ****公司各部門需招聘新員工時，應該按照公司標準文本《人員增補申請表》進行填寫后上交公司行政管理部，由行政管理部上報公司總經理批準后，開始招聘程序。
2. 各部門所需招聘的新員工，應該首先嘗試公司內部人員調動，在公司內無合適人選或無法調動時，開始公司對外的招聘程序。
3. 行政管理部對外的招聘方式可以采用：公司內部人才庫尋覓、設攤招聘、登報廣告征員等方式。
4. 行政管理部于招聘前須將本公司用人計劃、本次招聘人數、職位、要求等材料報政府有關勞動人事部門批準,方可擬稿登報或設攤招聘。
5. 行政管理部負責應征人員資料的初審工作,并將合適的候選人材料轉送錄用部門審閱,并與其共同商定參加初試者人員名單。
6. 初試由行政管理部主持,包括筆試和面試，同時填寫《面試記錄》與《初（復）試考核表》。
7. 復試由行政管理部與錄用部門共同主持,同時填寫《面試記錄》與《初（復）試考核表》。
8. 錄用建議由行政管理部與錄用部門會同總經理共同作出，由行政部發放《聘用通知書》。
9. 新進員工憑《聘用通知書》報到，應繳驗以下材料:身份證復印件一份、最高學歷影印件，據此行政管理部建立《人事資料卡》，并由行政管理部保存并管理使用。
10. 錄用人試用期為三個月,試用滿一至二個月時,由行政管理部會同部門主管對試用員工按照公司員工考核體系進行一次中期考核,若發現有任何不符合錄用條件者,隨時解聘。屆滿后再進行正式考核。（見公司考核相關表格）。
11. 錄用人試用期結束，成為公司正式員工，公司與之簽定《勞動合同》并由公司行政人事部將《勞動合同》送至勞動監察部門進行見證，同時辦理勞動人事檔案關系的調動、三金等相關福利等事宜。
12. 對公司高級管理人員的聘用由總經理或董事長直接簽發任命書，然后由行政人事部與其簽訂聘用合同。
13. 員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準確、及時、保密。
14. 員工人事檔案包括：《應聘人員登記表》、履歷、《面試考核表》、《錄用通知書》、《承諾書》、《人事資料卡》、《勞動合同》、《年度 IDA》、職務、工資計錄。
招聘流 程
可以
不可以
各部門填妥〈人員增補申請表〉 交行政管理部 公司內部調動 內部人員調動程序 登報廣告征員 設攤招聘 內部人才庫尋覓 篩選候選人（行政部協同錄用部門）
初試（行政管理部）
初（復）試 考 核表 人員增補申請表 測試打字、語言、寫作 總經理批準 復試（行政部協同錄用部門）
時間間隔 2 周左右 總經理審批 信函通知報到 行政管理部明確工資與福利 聘用通知書 面 試記 錄初（復）試 考 核表 面 試記 錄
報到建檔 員工資料卡 勞動合同 IDE 協議 考
核 考核表格 正式錄用，簽定勞動合同見證等相關手續 解 聘 三個月
合 格 不合格 責任人：行政主管 監督人：總經理
三、培 訓 1.
行政管理部負責綜合協調各部門之訓練計劃,訂立各項公司全年教育訓練計劃。
2.
行政管理部須督導實施教育訓練計劃,檢討各項訓練情況并做效果分析。
3.
行政管理部負責收集、編訂教育訓練教材。
4.
行政管理部協同公司其他部門進行相關人員的業務培訓。
5.
公司培訓分為：新員工引導培訓、在職培訓（主管指導、在崗司內外、脫崗司內外）與主管培訓等多種。
****公司迎新引導培訓體系表
培訓人 培訓內容 培訓時間 考核基準 總經理 公司介紹
行政部 《員工守則》 《行政管理制度》 《檔案管理制度》
財務部 《財務管理制度》
業務部 《業務管理制度》
法律顧問 法律事務 ? 商業秘密 ? 合同、文本管理 ? 商業信息
培訓流程需求分析 內容確定 培訓計劃 總 經 理 實
施 評
估 總 經 理 培訓需求 調查表 執行人：行政部、各部主管 責任人：行政部 監督人：總經理總經理 評
估 培訓考核表 執行人：行政部、各部主管 負責人：行政部 監督人：總經理
四
考勤
1. 英達仕公司每位員工在每一正常工作時日，必須自行、準確打卡。
2. 凡是漏打， 錯打卡者須在 24 小時內申請補辦，經部門主管核定后報行政管理部。
3. 公司員工出差,須填報出差申請單，經主管、總經理批準后須將申請單復印件一份交行政管理部備查。
4. 行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間之例假記入員工出勤資料表。
5. 出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。
6. 如遇業務人員外出執辦公務，須填寫《外出登記表》并經主管核準后有效，通知行政管理部專職人員，作為考勤之依據。
7. 員工在規定工作時制外繼續工作者，須填寫《加班申請表》并經本部門主管及行政管理部批準后方可以加班論，行政管理部負責加班人員之出勤考核。
8. 行政管理部若發現申請加班人員無出勤記錄,須向申請人部門核查,若無確鑿證明,以作廢論。
9. 員工不得任意加班,行政管理部若發現無經主管核準之加班單,即使有考勤記錄，也不將其視作加班。
10. 員工按政府規定進行日常工作及休假，同時實行帶薪或無薪假。
11. 申請假期應于事前向本部門主管提出并報行政管理部核準，緊急事項于事后 24 小時內補申請。
12. 假期的請休嚴格按照公司《管理制度》規定執行。
13. 行政管理部監督公司員工于每工作日結束時填寫并上交《工作時間控制表》并于每周二之前將公司員工上周所交《工作時間控制表》進行統計，制作成《周工作時間統計表》并上交總經理。
14. 公司行政管理部執掌每月月底統計作業,匯集“出勤卡”、 《周工作時間統計表》、《請假單》、 《加班申請表》等相關記錄,統計填制員工《出勤資料表》, 交財務部計算工資之用，并入案備查。對一切不合制度之情事向有關主管提出處理意見,并填寫《員工假期規劃提示單》提交給公司員工。
15. 行政管理部主辦人若發現員工曠職達 2 日或超出 2 日者、請假超出規定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者,應即時提請行政管理部主管核辦。
考勤流程
行 政 專 員 提 示 行 為 提示單 月出勤記錄 考勤卡、時控表、請假單、加班單等 每 月 24公司員工 出 勤 資 料卡
五
假期
?。ㄒ唬┱埿菁?1.
英達仕公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計劃生育假和探親假,各種給假標準參見《管理制度》。
2.
因突發事件或疾病而不得已請假者，須在半日內通知行政管理部負責人，并在請假后 24 小時補填請假單。
3.
各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥《請假申請單》，經行政管理部批簽后，遞交總經理批示，同時安排妥后續工作方可。
4.
普通員工因私或工作外出在二天之內者，須提前一至二天填寫請假單，由本部門主管批準，交行政管理部備案；若員工請假在二天以上者，在本部門主管允許后經總經理批示，交行政人事部備案。
5.
行政管理部在經辦請假手續人員審查所附請假材料,
病假者需附醫院診斷證明,請產假、喪假者須附出生證明或死亡通知書，請假者須有充足理由。
請假/ / 調休流程
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申 請 人 請假申請單 職務代理人簽字 部門主管簽字 2 天以上總經理簽字 行政管理部主管簽字 申請單歸檔 申 請 人 責任人：部門主管 監督人：行政主管
六
獎懲
1． 獎懲依據為公司《員工守則》 2． 公司各級主管均有提出獎懲的建議權 3． 行政部負責事實調查并報告總經理 4． 各級主管按公司權限行使獎懲 5． 各類獎懲由行政部執行 6． 各類獎懲須報備行政管理部備案，登記入《人事資料卡》
獎懲流程
獎懲申請 行政部調查 核
準 公
告 行政部執行 行政部備案 報告總經理 獎懲申請表
七
考
核
1. 考核管理是英達仕投資管理顧問公司管理的一項重要內容，它的目的在于維持企業的良好秩序，更好地貫徹企業管理制度，完成計劃指標和實現經濟效益。
2. 對司內各部門的管理狀況及個人的行為活動制定統一的規范作出合理的評判，激勵先進，褒揚正氣，有功則獎，有過則罰。調動員工工作積極性，完成指標，提高工作效率。
3. 英達仕公司對部門的考核，主要內容為費用情況、資金狀況、業績完成進展情況以及公司運作的規范及制度的執行情況；對員工的考核主要為業績、品德和行為的執行情況。
4. 于考核作業前,行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調動獎懲諸種資料作為一般依據。
5. 對部門考核一般周期為半年一次。
6. 考核由直線上級主管執行行政部參與配合，亦可設立考核小組 7. 對公司員工的考核區分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前 5 天內，行政管理部協同公司各部門主管對公司員工按照公司業績指標體系，并結合員工IDE 協議等相關指標，對員工月、季、年度工作情況進
行考核，填寫《考核記錄表》，上報總經理。
8. 考核結束后,行政管理部負責將考核等級反映于員工的獎懲與職位、薪資等級年度的相應調整。
考核流程
行政部 業務部 行政部 行政資料 IDA/業績 工作分析 考
核 考
核 總經理 考核表
八
核薪
1.
財務部根據《出勤資料卡》、《業績獎金確認單》進行核薪 2.
《出勤資料卡》由行政部統計提供 3.
《業績獎金確認單》由業務部統計提供 4.
財務部匯總之薪資表報總經理核準 5.
周考勤、獎懲發生薪資增減，依據公司《員工守則》
核薪流程
行政部 業務部 考勤資料 業績獎資料 財務核薪 總經理 出納支付 薪資表 出 勤 資料卡 業 績 獎確認單
九
保險
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社會統籌保險 1． 養老保險 1.1 1.2 養老保險辦理流程
2． 醫療保險
2.1
2.2 醫療保險辦理流程
3． 失業保險 4． 住房公積金 （二）
商業保險 十
人員流動
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調動
1． 部門內員工崗位調動，由部門主管向行政部提出調動說明；聽取行政部建議后決定；報備總經理； 2． 部門內主管崗位調動，由部門主管向行政部及上級主管提出調動說明，聽取意見后決定；報備總經理； 3． 部門級以上主管崗位調動，由總經理提出動議，聽取有關建議后決定；報備執行董事； 4． 調動由行政部發布調動令 部門內員工調動流程
部門內主管調動流程
部門主管 調動說明 行政部建議 調動說明書 決
定 執
行 調動令 報備總經理 調動令 部門主管 調動說明 行政部意見 上級意見 調動說明書 決
定
部門級以上主管調動流程
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辭職 ? 辭退
按制度辦理辭職手續，填寫《離職申請書》，經有任免權限的主管批準后由行政管理部辦妥移交手續并填寫《移交接清單》后方得視為按正常手續辭職，行政管理部通知財執
行 調動令 報備總經理 調動令 總經理 調動動議 行政部意 相關意見 調動動態 決
定 執
行 調動令 調動令
務結算工資。
辭退和開除
有任免權限的主管需解聘其任免范圍內合同制員工的，應填寫《解聘/開除通知書》，然后交行政管理部辦理有關離職移交手續。被解聘員工應辦妥移交接手續，填寫《移交接清單》后方得離職，同時由財務部結清工資。
無論以何種情況離開公司者,由行政管理部簽發離職證明書，一式二份,一份交離職人，一份留存行政管理部。
員工離職后,行政管理部須將離職人員各項手續、表單歸檔封存。
辭職交接流程
辭職/離職申請 主管意見 行政主管意見 GM 批示 業務交接 財務交接 行政出勤統辭職/辭退
申請書 工作交接單 工作交接單
十一
關聯企業
1． 公司對關聯企業之高級主管執行人事管理職責； 2． 管理范圍 外方人員：請休假 國內人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退 3． 各作業流程參照前述相關流程 4． 各項管理之決定均須經董事長校核。
第二章
行政管理 一
禮儀紀律
1. 行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監督； 2. 行政部主管發現不當現象，可簽發“提示單”以提示警告，并報備有關部門主管； 3. 行政部確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請； 4. 對公司禮儀紀律現象，行政部與各部門主管均可直接向總經理提出提出。
二
工作計劃與報告
沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規定，并通過相關計劃流程和計劃表格的制作，實現工作計劃的確立、執行和評估。
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公司、部門年度發展計劃 1 公司總經理、部門主管于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發展計劃。
2 公司年度發展計劃經公司主要高層領導人討論制作，
公司董事會核準同意后確定執行。
3 部門年度發展計劃經部門主要領導人員討論制作，公司總經理核準同意后確定執行。
4 公司、部門年度發展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎和依據。
5 公司、部門年度發展計劃是對公司、部門經營發展的評價基礎。
年度計劃流程
總經理 公司計劃草案 報告 稽核 董事會 核準 各部主管 報告 部門計劃草案總經理核準 執
行
（二）
部門、員工月度工作計劃 1 部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。
2 月度工作計劃通過對《月度工作計劃表》的制作來完成，在該表格中應該相應地填寫部門、員工下月工作內容安排和時間控制。
3 員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執行。
4 部門月度工作計劃交總經理核準同意后確定執行。
5 月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據之一。
年度月度工作計劃
部門主管 計劃草案 公司年度計劃
（三）
員工日工作時間控制計劃 1 公司員工通過《日工作時間控制表》進行日工作時間計劃與安排控制。
2 公司員工應該按照“《日工作時間控制表》填寫規定”在規定的時間按照規定的項目如實填寫并上交公司行政管理部。
3 在《日工作時間控制表》中體現出員工對每日工作安報告 稽核 總經理 核準
部內員工 報告 計劃草案 主管核準 執
行
排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的主要依據之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據。
4 《日工作時間控制表》是公司對外服務的重要計費依據。
日工作計劃流程
（四）
專項市場、業務規劃 部門月度計劃 部門主管 員工日計劃 執
行 稽
核 報
告
1 在公司進行新市場的開拓和新業務的推廣時，該市場和業務的主要負責人應該進行專項市場、業務規劃。
2 專項市場、業務規劃建立對該市場、業務的全面了解，公司主要經營人員的深入研究、探討的基礎上，同時該規劃應該結合公司、部門年度發展計劃和市場需求與競爭變化的基礎上。
3 專項市場、業務規劃通過制作《市場規劃表》和《業務規劃表》來完成，并嚴格按照規劃進行市場拓展與業務推廣。
三
會議管理
會議是公司決議產生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區分為定期例會與非定期會議，規定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。
(一）
定期例會
會議名稱 時間安排 參加人員 會議內容 召集/主持人員 業務診斷會議 每工作日上午 9:30各部門人員 對外服務中相關問題討論、各部主管
-10:00 日計劃 月度總結、規劃會議
每月度第一天下午 總經理
各部門主管、工作人員
上月度工作總結月度工作規劃報告 各部主管 主管例會 每月第一天下午 總經理、各部主管 月度工作計劃協調 總經理 員工大會 每月中旬一次 總經理 全體員工 經營總結、工作安排、其他相關內容 行政管理部/總經理 董事會會議 每年度一次 董事長、董事、總經理 公司重大事項決議 總經理/董事長 （二）
非定期會議
會議名稱 時間安排 參加人員 會議內容 召集/主持人員 公司發展研討會 不定時 總經理、部門主管、主要經營業務人員 就市場拓展、業務推廣、公司經營等相關事項的討論 行政管理部主任/總經理 臨時會 不定時 總經理、部 特殊事宜 行政管理部主
議 門主管、其他有關人員 任/總經理 董事會臨時會議 不定時 董事長、董事、總經理 公司經營特殊重大事宜 總經理/董事長 （三）
會議安排 1． 公司內會議由行政部秘書安排，部門內會議由各部自行安排 2． 主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內容 3． 秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內容 4． 秘書負責會場安排與整理 5． 開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉發給有關人員及總經理備案 會議流程
會議計劃 秘
書 通
知 會議計劃單 會議通知
四
辦公設備管理
1． 電腦 1.1 行政部根據公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統； 1.2 根據保密原則需要，由行政部對行政、業務文件目錄設定統一管理的電腦密碼 1.3 員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄 1.4 員工不得私設電腦密碼 2．傳真機、復印機：
2.1 由公司行政部統一管理與使用 2.2 建立嚴格的使用登記制度 2.3 未經許可，個人不得自行操作使用 安
排 記
錄 摘要備案
3．可運用狀態維護 3.1 行政部負責電腦、傳真機\復印機的檢查、保養和維修,保證設備的可運用狀態
五
文書作業
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打印 1． 總經理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》，并標明文件之性質，如傳真、公函、內部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據其緩急確定先后秩序。
2． 打印完畢后秘書先行校核并于《文書委派單》上簽字，轉交委辦單位之經辦人校核、簽字 3． 對外傳真、公函秘書須復印存檔（參見收發文流程）
4． 文書處理過程中，未經同意秘書不得將受托文書傳閱他人 文書作業流程
總經理/主管 文書委托 文書委派單
（二）
復印 1． 公司復印作業由行政部秘書統一執行 2． 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書 3． 客戶資料、服務文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經高級主管批準后執行復印 4． 秘書于復印、裝訂作業后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內容、頁數、復印機碼、批準人、保密標識等）
復印流程
秘書處理 委辦校核 保密標志 文書委派單 文書委派單 各部門
六
收發文
1. 文件是經營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達仕顧問管理公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。
2. 本公司對外文件之收發的責任者為指定專人----文秘統一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。附《收、發文登記表》 3. 文秘在收文后必須先根據文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋復印委托 復印裝訂 各部門 核準 保 密 標識復印委托單 復印裝訂登記
閱辦結果，并對文本進行復印和留檔。
4. 公司的各類文件均屬內部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業務便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。
5. 本公司對外之發送文函按性質訂立參見《文檔管理制度》。
6. 文件傳真的發文工作亦由文秘人員負責，需發文者將文稿經主管人員簽字后交文秘處登記發文摘要、分類編號、發送后歸還原稿人。凡對外報送的業務資料、協議等重要文件皆須復印備份存檔。
7. 對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。
8. 每月未，文秘應將收、發文整理裝訂成冊。每半年將經各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》 9. 文件管理應參見《文檔管理制度》規定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應將收、發文整理裝訂成冊。
10. 每半年將經各部門主管確認的確無用之文、報刊可作
一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。
收發文流程
信函收文 總臺收函 收件人簽收 個人信函 部門信函 私函自理 公函歸檔 業務部門 總經理 主管歸檔 秘書篩選 登記歸檔 總經理 責任人：文員、GM 秘書 監督人：行政主管 發函發文 發函打印 主管簽字 用公司印 收函登記表 分理 復印存檔 信件 快遞 文員送郵 總臺電話 責任人：文員、總臺 監督人：業務、行政主管
用印流程 發文登記表 傳真 保密標識
七
用印
1.
本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印。
2.
公司各部申請簽章及總經理、董事長職章，應提出申請(匯簽)經上級核準后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。
用公司印流程
公司章 合同章 法人章 財務章 用印申請 GM 秘書 GM 簽準 用印 GM 秘書 申請單歸類 申請人 責任人：GM 秘書 監督人：GM 用印申請單
八
文檔
?。ㄒ唬﹫D書雜志 1.
公司所屬圖書是專供相關公司內人士參閱，由行政部統一保管，于每年 6 月、12 月下旬詳實盤點。
2.
文秘應將圖書書名、出版社名稱、數冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。附《圖書登記冊》 3.
一般情況下，圖書只得在司內閱讀，借書冊數以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續借者，重新到行政部處登記。
4.
對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。
圖書管理流程
圖書購進 文員登記 入庫 圖 書登 記表 圖書
?。ǘI資料 1． 資料分類：
1.1 公司搜集的各種公司業務文本、流程、企劃案、制度、顧問業理論等文件正本
及復印件； 1.2 公司由政府主管部門購買的政策法規； 1.3 公司各類剪報; 1.4 公司搜集的各類行業（如建材、裝飾等）材料 2． 公司資料只可于公司內借閱當天歸還，不得攜出司外 3． 特殊情況需復印者，須填報復印申請批準
資料管理流程
資料整理 登記注冊 入
庫 借閱 復印 登記表 保密標識 定時清點 清點報告 借閱 復印
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客戶檔案 1． 客戶檔案是公司文檔管理和商業秘密保護作業中的重要領域 2． 客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務過程中制作的各類文件、文本 3． 客戶檔案只可于公司內借閱，當天歸還，不得攜出司外 當天回庫
4． 特殊情況需復印時，須填報復印申請報批 5． 服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任
客戶檔案管理流程
專案人員管理 結
案 行政登記 保密標識 登記表 清點報告
（四）辦公文檔 1． 行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統管理 2． 行政人員辦公文檔設：
? 工作計劃與報告 ? 司內行政 3． 業務人員辦公文檔設：
? 工作計劃與報告 入
庫 借
閱 復
印 登
記 申
請 借閱人 復印人 當天回庫 借 閱登記 復印申請 定時清點
? 司內行政 ? 拓展資料 ? 談項目 A、B、C…… ? 執行項目 A、B、C…… 九
訪客接待
1.
來本公司之賓客由秘書負責接待。
2.
接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關主管部門聯系接洽。
3.
秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關主管匯報。
訪客接待流程
訪客 總臺詢問 推銷商 總臺應對 客戶 電話業務員 出迎進專案室 文員上茶 朋友 電話受訪人 出迎進接待室 董事長/GM 朋友 電話秘書 出迎進辦公室 秘書上茶 責任人：總臺、秘書、文員 監督人：各級主管
十
辦公用品
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文具 1． 行政部負責辦公文具的采購與領用登記 2． 行政部須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業務程序的正常進行 （二）
茶、水 1． 行政部負責茶、水等日用品的采購與使用登記 2． 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序 3． 公司舉辦培訓、講座等大型活動時，行政部應及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行
十一
采購
1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節約總成本和控制辦公費用總額度的基礎上統一購置。
2. 辦公設備維修、郵件投遞等業務委托中行政部統一處理。
3. 行政部須對固定供應商建立完整的檔案系統，以節約成本之原則，選擇、跟換供應商。
4. 公司各業務部門將需要購置的固定資產以申請單形式上報行政管理部，經批準后，由行政管理部對采購物資的數量、質量、規格、供應商、價格進行統計、分析、比較，作出清單，遞交總經理批示，經批準后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續工作。合同文本交行政管理部門備案。
采購作業流程
驗收付款流程
采購申請 GM 批示 行政專員 固定供應商/商店 行政專員 詢價/比價 GM 復議 定貨合同 驗收付款流程 通報會計 責任人：行政專員 監督人：行政主管、GM 詢 價 /比 價單 采 購申 請單 一般采購 大宗采購 采購合同 會計支付定金 到貨 行政/財務驗收 退貨 接收 請款 采購申請單
詢價/比價單 驗收報告 請 款單
十二
固定資產管理
1.
行政管理部對公司所有固定資產進行登記注冊 2.
固定資產因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產處分申請單”一式二聯,注明申請單位、日期、財產編號、名稱、數量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關資料分別轉送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權限送呈簽核。
3.
“固定資產申請單”一式二聯,經核準后,由使用部門分送如下：第一聯送財務部；第二聯送行政管理部。
4.
財務部收到“固定資產處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核準或證明文件，在據以轉帳及更改財產目錄。如為出售則暫時存檔。
5.
行政管理部收到“固定資產處分單”后，應依核準之方式處理資產，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產管理卡”后抽出并“固定資產處分申請單”存檔。
6.
固定資產如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向警察單位報案辦理。
十三
物業
1． 行政管理部負責公司辦公室的各項物業管理 2． 負責與物業管理公司協調水、電、信函及安全事宜 3． 負責辦公室內的照明、植物、家具等事務管理 4． 負責辦公室內的清掃保潔 5． 負責辦公室的鑰匙管理
十四
公司福利
1. 公司員工之福利事項由管理部執掌。
2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。
3. 行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。
4. 公司員工本人及家庭如遇重大經濟困難，得向行政管理部申請補助或救濟。
5. 辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經部門主管核準后呈報行政管理部，并經總經理簽核后轉會財務部支付。
十五
午餐
第三章
業務支持
一
公司主頁
1． 行政管理部負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜 2． 企劃部根據公司業務需要，負責主頁內容的組織、策劃和更改 3． 行政部根據經確認的主頁內容，進行下載、修改及上傳的技術處理 4． 行政部負責聯絡網絡公司委托主頁宣傳事宜 5． 行政部負責主頁反饋查詢、上網人數的統計和報告事宜
二
商業秘密保護制度
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保護公司與客戶的商業秘密，維護公司的安全與利益。
?。ǘ┦褂梅秶?本規則適用于****公司全體員工。
?。ㄈ┒x 1、公司的商業秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經濟利益、具有實用性，并經公
司采取保密措施的技術信息和經營信息。
其中：
? 不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲??； ? 能為公司帶來經濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能為公司帶來現實的或者潛在的經濟利益或競爭優勢； ? 經公司采取保密措施的，系指包括設置保密警示標識、制訂保密條款、簽訂保密協議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。
2、 前款所述之技術信息和經營信息，包括：
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公司管理、財務、人事等方面的系統設計、制度文本內容及方法； （2）
公司顧問服務的內容與方法。
?。?）
公司公共關系的內容與方法； （4）
公司客戶名冊；
?。?）
公司經營計劃與營銷策略； （6）
招投標的規劃與標底； （7）
客戶資料； （8）
上述列舉以外的技術信息和經營信息，符合本條第一款所述之定義的，認定為公司商業秘密。
3、 公司商業秘密的來源：
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公司自行制作并符合所述定義者； （2）
公司以外第三方制作并符合所述定義者； （3）
公司與第三方合作制作并符合所述定義者。
4、本制度所稱之載體系指載有公司商業秘密內容的：
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工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）； （2）
公司《文件檔案管理制度》規定的各類秘密文件、資料等。
?。ㄋ模┍Ｗo原則 保護商業秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業秘密之安全性又便利于各項工作的原則。
?。ㄎ澹┴熑尾块T與人員 1 由行政管理部與法律顧問協同負責公司商業秘密監督、管理事宜。
2 公司全體員工負有保護商業秘密的責任和義務。
?。┍Ｗo措施
1．在《****公司勞動合同》中明確規定商業秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規定期限內須承擔規定的義務。
2．公司根據需要，可要求專案和有關人員簽訂對特定事項的保密承諾書。
3．行政部對電腦設定完整的文件目錄和子目錄系統，并根據需要設定管理密碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責任協議書。
4．行政部對傳真機、復印機統一管理，由專人使用，建立嚴格的使用登記管理流程。
5．行政部建立嚴格的管理流程對公司發文進行管理。
6．行政部負責根據《文件檔案管理制度》進行對各類載體設置警示標識的工作。警示標識包括：密級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定字樣。
?。ㄆ撸┬姑軕?1． 員工發現公司商業秘密有可能泄露時，均有義務報告主管部門立即采取防范措施； 2． 公司商業秘密已經泄露，發現人與當事人均有義務立即報告主管部門即采取補救措施； （八）泄密責任追究 1． 當公司商業秘密已經泄露，公司有權追究當事人的經濟和法律責任； 2． 根據情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責
任。
?。ň牛┡嘤?行政管理部組織對公司全體員工進行相關培訓。
三
文件檔 案管理制度
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意義 （二）
文件檔案的類別與形式 公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。
1. 公司法律文件：公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等 2. 公司董事會文件：董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等 3. 公司管理制度：公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程 4. 公司財務資料：各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等 5. 公司人事薪資：人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6. 公司經營策略規劃：客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等 7. 公司客戶名冊：客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等 8. 公司業務文件：公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等 9. 公司客戶服務文件：服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等 10. 公司客戶檔案：已結案客戶的完整檔案，包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等 11. 公司專業資料：公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等 12. 公司圖書、雜志：公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志 13. 公司日常行政文件：日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14. 公司宣傳資料：公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等
四
公共關系
1． 英達仕投資管理顧問有限公司的對外公共關系工作包括：公司與客戶、股東、媒體及政府機構之間的關系。附《客戶溝通登記表》 2． 公共關系主要體現在各部門開辦及各項業務活動進行所需的對外事務性及手續中建立的長期、友好的關系。
3． 對外建立必要的咨詢、顧問關系；必要的外界溝通、聯絡。維護英達仕公司的利益和聲譽；積極服務各項業務經營活動的開展；保障外界關系的渠道暢通，最大限度的節省開支是對外公共關系工作的原則。
4． 一切因工作關系建立的對外溝通渠道屬英達仕所有，由本公司對外聯絡人向行政管理部報送有關工作單位、職務、通訊地址電話，與本公司的關系及聯絡等資料，各部門的公共關系必須無條件用于公司工作的開展，各部門均有義務積極協助行政管理部建立暢通的對外渠道。附《客戶意見反饋表》
五
廣告宣傳
1. 廣告是極其重要的業務活動。廣告費用是公司營運成本控制和擴展市場的重要
環節。
2. 行政管理部門根據公司服務的定位特點，對廣告策劃方案進行審查、審批，確保廣告的效益。
3. 廣告費用使用的強度、媒體或提出的責任人為公司業務部門，它的使用分配須經過行政管理部和總經理的審批。
4. 財務部是廣告費用支付執行的審查者和把關部門，它依據批準的廣告方案、廣告計劃、廣告費用來審查費用支出的合理性。
5. 公司可根據目前實際的經營狀況，每季度可以申請廣告費額度，在申請報告中需包括廣告計劃、費用金額以及使用方式和時間，其基本格式由各業務部門提供 1. 如業務情況不理想，公司可中止廣告以節省費用，原申請額度自動作廢，行政管理部以文字形式通知財務部。
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